Dia a día de un Administrador de Fincas, método GTD

QUE PASA DETRÁS????

ESTRÉS:
ES LA DISTANCIA ENTRE LO QUE HACEMOS Y LO QUE QUEREMOS HACER.

25 TRAMPAS QUE HACEN PERDER EL TIEMPO
(Marca cuales son los 5 supuestos que más te afectan)
No tener ni objetivos, ni prioridades, ni planificación del día.
Intentar hacer demasiadas cosas a la vez.
Tiempo de espera (reuniones, citas…).
Prisas, impaciencia.
Desorganización personal/mesa repleta.
Papeleo y lectura
Insuficiente delegación
Falta de motivación /comportamiento indiferente
Falta de coordinación/de trabajo en equipo
Interrupciones telefónicas
Visitas no programadas
Incapacidad de decir “NO”
Información incompleta y tardía
Falta de autodisciplina
No acabar los trabajos
Distracción, ruidos
Falta de información
Reuniones
Comunicación inexistente o imprecisa
Cotilleo
Demasiada comunicación y demasiados apuntes
Incapacidad para escuchar
Postergación
Querer saberlo todo
Comodidad
Perfeccionismo

Happy Coffee Lady
LO QUE CUENTA NO ES LO QUE HAYA COMENZADO, SI NO LO QUE HAYA CONCLUIDO CON ÉXITO.

PERO…………
Esto nunca lo haré así.
Esto lo probé hace años y no funciona.
En mi trabajo como administrador esto no es posible.
Mis compañeros se reirán de mi.
Los agobios, la presión del trabajo y los plazos no me dejan tiempo para hacerlo.
Esto solo funciona en teoría.
Si esto fuera tan sencillo, todo el mundo lo haría.
SU VERSIÓN.

ANTES DE NADA
1. No te asustes. Parece complicado pero no lo es.
2. Repite y familiarízate. Tómate el fin de semana.
3. Te funcionará. Es un pequeño sacrificio vs. Éxito.

¿QUE ES GTD ?
Es un profundo cambio de hábitos en tu organización.
No hay “listas de tareas” por orden de prioridad.
Flujo de 4 pasos
Vale para TODO.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico.
¡¡Nuestra memoria es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y lugar en el que podemos hacerlo!!

MESA TRABAJO GTD

GESTION DEL TIEMPO
“Trabajar según el principio de que nunca se debe hacer algo que otra persona puede hacerlo por uno mismo”
John D. Rockefeller

GESTION CORREO

¿QUE NECESITO?
Aprender
Aplicaciones: on line, pda, moleskine.
No es el método definitivo, a algunos no les vale.
Paciencia: no desesperes, persiste y lo conseguirás.

1º- RECOPILAR
Captura de ideas, tareas, recopilatorios, COSAS.
TODO LA INBOX.
En cuanto se te ocurra una al alinbox.
No se hace nada más, no se clasifica, NADA.

Ejemplos:
Faxes
Redacción actas
Convocatorias
Lecturas
Presupuestos obras
Llamadas
Viajes
“LO QUE SE TE PASE POR LA CABEZA”.

2º- PROCESAR
Es el momento de sacar las cosas del INFOX.
¿Requiere acción?.___Delegar___Carpeta.
¿No requiere una acción?.________Archivar_______Eliminar.
REGLA DE LOS DOS MINUTOS.

3º- ORGANIZAR
Organización por carpetas o bandejas.
Carpeta PROXIMO
Carpeta PROYECTOS
Carpeta EN ESPERA
Carpeta “ALGUN DIA /QUIZAS”.

DOCUMENTACION CONTABLE

DOCUMENTACIÓN NO CONTABLE

4.- REVISAR
Chequee el estado de sus temas y proyectos.
Hágalo “siempre que se pueda” o una vez a la semana.
Reasigne estados……o muévalo de un sitio a otro.
Proceso ágil, pero asegura el éxito del método.

MI SALVACION
.

LOS DOCE PRINCIPIOS DE LA GESTION DEL TIEMPO
Controle a qué dedica su tiempo.
Delegue siempre que sea posible.
Planifique por la noche el día siguiente.
Organícese espacios libres (sin interrupciones).
Establezca prioridades claras.
Aproveche tiempos muertos para otras actividades.
Establezca bloques de tiempo de un mínimo de treinta minutos.
Sea flexible. La falacia de la perfección.
Compruebe si algunas actividades no pueden eliminarse totalmente.
Reduzca el tiempo de trabajo efectivo con una buena preparación del trabajo.
No descuide actividades con efecto a largo plazo (por ejemplo formación).
Desarrolle su propio estilo de trabajo.

PLANIFICACION DEL RENDIMIENTO: ¿Cuánto tiempo dedicas a pensar en tu NEGOCIO?.

QUEJAS Y RECLAMACIONES
“NO TENER COMPETIDORES ES EL PEOR MAESTRO”
Henry Ford
“UNA QUEJA ES UN REGALO”

COMBATIR LA DESMOTIVACION
Recuerda el porqué
Disfruta del camino
Motívate con lo pequeño
Sé consciente del ahora
Date un respiro

DEONTOLOGIA PROFESIONAL
“No hagas a los demás lo que no quieras que te hagan a ti”

Dia a día de un Administrador de Fincas, método GTD

by Francisco José García Higuera on May 12, 2010

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