1. Alfresco au secours de
milliers d’heures
d’enregistrement
Élisabeth Lavigueur, Infocyble
Laurent Barbier, Le Groupe Infiny ltée
Le 10 novembre 2009

2. Source : http://www.sciencehumor.org/wp-content/uploads/2008/06/sign_brain.jpg

3. Notre guide
Quel beau problème !
Analyse et modélisation
Entrée en scène d’Alfresco
Pilote et mise en œuvre
Quels bons coups !

4. 1. Quel beau problème !
Contexte
Constats

5. Le Groupe Infiny ltée
• 2 départements
• Agence de communication
• Production vidéo

6. Contexte
• Le Groupe Infiny a besoin d’aide
• Il recherche Infocyble

7. Infocyble
• Gestion des documents
• Gestion de l’information
• Sciences de l’information

8. Quel beau
problème !
• Comment ça se
passe chez
Groupe Infiny
• Monter un film
« c’est comme
monter une
entreprise! »
• Post Production
Source : http://www.outside-hollywood.com/2006/10/the-post-production-process/

9. Constats
• 1 minute 1/2 de tournage engendre plus de 75
« éléments »
• Plus de 1 000 cassettes ayant 1 à 8 projets
• Des milliers d’heures de tournage
• Disque dur de 5 téraoctets en 3 ans
• Retouches à faire 2 ans plus tard
• Pas moyen de déléguer

10. 2. Analyse et modélisation
Comprendre « comment ça se passe » !
Analyser en profondeur
Analyser une activité majeure
Équilibrer « gestion des contenus et gestion des
documents »
Modéliser et formaliser

11. Écouter et comprendre
« comment ça se passe » !

12. Analyser en profondeur
Décortiquer : quoi Comprendre : comment
• Les composantes • Les résultats attendus
• Les documents • Les interactions
• Les contenus • Les dépendances
• Les acteurs • Les méthodes
• Les tâches • Les processus
• Les dates de tombée • Les lacunes
• Les liens • «L’humain »
• (...) • (...)

13. Analyser une activité
majeure
Activité Action Acteurs Contenus Chaîne Durée Contrôle Etc.
Cahier de de qualité
production
Tournage Assistant Scènes Quoi
1
réalisateur 2
Call Sheet Plans Quand
1.1
1.2
2.1
2.2
Scénario Prises Comment
1.1.1
1.1.2
2.1.1
2.2.2
Calendrier Qui
Contacts Avec qui
Autorisation Statut
de la Ville de
Mtl

14. Équilibrer gestion des
contenus et gestion des
documents
• Faire des choix grâce à l’analyse
1. Tout n’est pas de la GED : au sens Records Management
2. Tout n’est pas modélisable non plus : un synopsis
• Optimiser le processus de GED
1. Le document devenu contenu est intégré à la GED
2. Le document crée/importé est intégré à la GED
• Deux étapes différentes mais convergentes : les espaces, les
catégories, les aspects, les scripts (...)

15. C’est insulter Alfresco que
de le réduire à de la GED !

16. Alfresco, intégration de la
(des) modélisation(s)
01
•UML (Unified Modeling Language « langage de modélisation unifié »)
02
•Éclipse
03
•Modélisation Alfresco

17. Modéliser et formaliser (1)

18. Modéliser
et
formaliser
(2)

19. 3. Entrée en scène
d’Alfresco
Alfresco, c’est à ton tour !
Alfresco, intégration de la (des) modélisation(s)
Alfresco, une solution parmi tant d’autres : la GED

20. Alfresco, c’est à ton tour
• Solutions « sur mesure » d’Alfresco dans le contexte du Groupe
Infiny
Ex. : démarrage de projet, avant
Optimiser les processus d’affaires même la préproduction
Ex.: montage en postproduction
Lier les « acteurs » aux « actions » et aux Ex. : Workflow
« résultats »
Ex.: création de scripts vs contrôle
Valider des statuts de qualité (commandes d’un décor)
Ex. : version : avec les aspects
Contrôler la mise à jour des informations d’Alfresco
Travailler sur le terrain en collaboratif Ex. Alfresco Share

21. Intégration de
la
modélisation
(3)

22. Intégration de la
modélisation (4)

23. Alfresco, une solution parmi
tant d’autres : la GED
• Gestion électronique des documents
• Gestion des documents
• Gestion de l’information
• Ne pas réinventer la roue
• Tabou quand tu nous tiens

24. 4. Pilote et mise en œuvre
Assigner les bons rôles et responsabilités
Tester, ajuster et « vendre »

25. Assigner les bons rôles et
responsabilités
• C’est un projet collaboratif !
• Le responsable, Le Groupe Infiny
• Les « acteurs » du projet
• La costumière a trouvé le scénario, elle sait quand « changer la perruque! »
• L’assistant réalisateur a trouvé et utilisé le modèle à son hôtel avant de se rendre
sur le tournage
• Les comédiens (...)
• Les figurants (...)
• Etc.

26. Tester, ajuster et « vendre »
• Tester : le pilote et la règle du « un »
• Ajuster : correctifs, ré-analyse, création : la règle du
« pourquoi »
• Former, former et former
• 100 fois sur le métier (...)

27. 5. Quels bons coups !
La recherche : c’est l’indicateur de performance
« vedette »
ReUse et ROI
Quand le quantitatif parle
Quand le qualitatif parle

28. La recherche : c’est l’indicateur
de performance « vedette »
• Deux recherches « en direct » d’Alfresco Infiny

29. ReUse
• ReUse : Alfresco devient un « Jukebox » !
• Retrouver une scène, c’est 5 000 $
• Un de nos cas : réutiliser une scène de nuit à Montréal
pour un montage de publicité

30. Les 4 R de Sachs
• Reduce the amount of redundant, out of data and un-valued content
• Reuse content across all channels and delivery methods – This will
improve accuracy and enrich all content through the ability to
associate similar content no matter which department created it
• Repair the processes and procedures that cause replication of
content where content that is semantically identical is available
• Recycle the knowledge gained from within the organisation to
reduce cost, maintenance and time
Source : Howard Sachs Chief Content Architect Sensis Pty Ltd

31. Quand le quantitatif parle
• Beaucoup moins de documents à recréer quand la
modélisation a été faite, surtout les documents
administratifs
• Plus d’heures de gagnées par tournage avec le
repérage des versions des documents au tournage

32. Quand le qualitatif parle
• Plus de frustration quand il faut faire une retouche 2 ans
après le tournage (...)
• Pouvoir déléguer quand tous les intervenants, les
actions, les documents sont facilement accessibles (...)
• Gagner du temps quand les acteurs peuvent eux-
mêmes rentrer l’information (...)
• Rendre les gens autonomes grâce au travail et à la
plate-forme collaborative

33. Le mot de la fin
• L’analyse
• Le réingéniering des processus grâce à Alfresco
• La formation
• La collaboration
• L’innovation

34. Droits d’auteur
• Cette présentation est en creative commons .
• Mais, elle ne peut en aucune façon être reproduite pour
un usage commercial, ni modifiée.
• Le nom d'infocyble doit être systématiquement
mentionné sur tout autre type de reproduction.

35. Merci