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Alfresco - un cas par Infocyble
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  • 1. Alfresco au secours demilliers d’heuresd’enregistrementÉlisabeth Lavigueur, InfocybleLaurent Barbier, Le Groupe Infiny ltéeLe 10 novembre 2009
  • 2. Source : http://www.sciencehumor.org/wp-content/uploads/2008/06/sign_brain.jpg
  • 3. Notre guideQuel beau problème !Analyse et modélisationEntrée en scène d’AlfrescoPilote et mise en œuvreQuels bons coups !
  • 4. 1. Quel beau problème !ContexteConstats
  • 5. Le Groupe Infiny ltée• 2 départements• Agence de communication• Production vidéo
  • 6. Contexte• Le Groupe Infiny a besoin d’aide• Il recherche Infocyble
  • 7. Infocyble• Gestion des documents• Gestion de l’information• Sciences de l’information
  • 8. Quel beau problème !• Comment ça se passe chez Groupe Infiny• Monter un film « c’est comme monter une entreprise! »• Post Production Source : http://www.outside-hollywood.com/2006/10/the-post-production-process/
  • 9. Constats• 1 minute 1/2 de tournage engendre plus de 75 « éléments »• Plus de 1 000 cassettes ayant 1 à 8 projets• Des milliers d’heures de tournage• Disque dur de 5 téraoctets en 3 ans• Retouches à faire 2 ans plus tard• Pas moyen de déléguer
  • 10. 2. Analyse et modélisationComprendre « comment ça se passe » !Analyser en profondeurAnalyser une activité majeureÉquilibrer « gestion des contenus et gestion des documents »Modéliser et formaliser
  • 11. Écouter et comprendre« comment ça se passe » !
  • 12. Analyser en profondeurDécortiquer : quoi Comprendre : comment• Les composantes • Les résultats attendus• Les documents • Les interactions• Les contenus • Les dépendances• Les acteurs • Les méthodes• Les tâches • Les processus• Les dates de tombée • Les lacunes• Les liens • «L’humain »• (...) • (...)
  • 13. Analyser une activitémajeureActivité Action Acteurs Contenus Chaîne Durée Contrôle Etc. Cahier de de qualité production Tournage Assistant Scènes Quoi 1 réalisateur 2 Call Sheet Plans Quand 1.1 1.2 2.1 2.2 Scénario Prises Comment 1.1.1 1.1.2 2.1.1 2.2.2 Calendrier Qui Contacts Avec qui Autorisation Statut de la Ville de Mtl
  • 14. Équilibrer gestion descontenus et gestion desdocuments• Faire des choix grâce à l’analyse 1. Tout n’est pas de la GED : au sens Records Management 2. Tout n’est pas modélisable non plus : un synopsis• Optimiser le processus de GED 1. Le document devenu contenu est intégré à la GED 2. Le document crée/importé est intégré à la GED• Deux étapes différentes mais convergentes : les espaces, les catégories, les aspects, les scripts (...)
  • 15. C’est insulter Alfresco quede le réduire à de la GED !
  • 16. Alfresco, intégration de la(des) modélisation(s)01•UML (Unified Modeling Language « langage de modélisation unifié »)02•Éclipse03•Modélisation Alfresco
  • 17. Modéliser et formaliser (1)
  • 18. Modéliseretformaliser(2)
  • 19. 3. Entrée en scèned’AlfrescoAlfresco, c’est à ton tour !Alfresco, intégration de la (des) modélisation(s)Alfresco, une solution parmi tant d’autres : la GED
  • 20. Alfresco, c’est à ton tour• Solutions « sur mesure » d’Alfresco dans le contexte du Groupe Infiny Ex. : démarrage de projet, avant Optimiser les processus d’affaires même la préproduction Ex.: montage en postproduction Lier les « acteurs » aux « actions » et aux Ex. : Workflow « résultats » Ex.: création de scripts vs contrôle Valider des statuts de qualité (commandes d’un décor) Ex. : version : avec les aspects Contrôler la mise à jour des informations d’Alfresco Travailler sur le terrain en collaboratif Ex. Alfresco Share
  • 21. Intégration delamodélisation(3)
  • 22. Intégration de lamodélisation (4)
  • 23. Alfresco, une solution parmitant d’autres : la GED• Gestion électronique des documents• Gestion des documents• Gestion de l’information• Ne pas réinventer la roue• Tabou quand tu nous tiens
  • 24. 4. Pilote et mise en œuvreAssigner les bons rôles et responsabilitésTester, ajuster et « vendre »
  • 25. Assigner les bons rôles etresponsabilités • C’est un projet collaboratif !• Le responsable, Le Groupe Infiny• Les « acteurs » du projet• La costumière a trouvé le scénario, elle sait quand « changer la perruque! »• L’assistant réalisateur a trouvé et utilisé le modèle à son hôtel avant de se rendre sur le tournage• Les comédiens (...)• Les figurants (...)• Etc.
  • 26. Tester, ajuster et « vendre »• Tester : le pilote et la règle du « un »• Ajuster : correctifs, ré-analyse, création : la règle du « pourquoi »• Former, former et former• 100 fois sur le métier (...)
  • 27. 5. Quels bons coups !La recherche : c’est l’indicateur de performance « vedette »ReUse et ROIQuand le quantitatif parleQuand le qualitatif parle
  • 28. La recherche : c’est l’indicateurde performance « vedette »• Deux recherches « en direct » d’Alfresco Infiny
  • 29. ReUse• ReUse : Alfresco devient un « Jukebox » !• Retrouver une scène, c’est 5 000 $• Un de nos cas : réutiliser une scène de nuit à Montréal pour un montage de publicité
  • 30. Les 4 R de Sachs• Reduce the amount of redundant, out of data and un-valued content• Reuse content across all channels and delivery methods – This will improve accuracy and enrich all content through the ability to associate similar content no matter which department created it• Repair the processes and procedures that cause replication of content where content that is semantically identical is available• Recycle the knowledge gained from within the organisation to reduce cost, maintenance and time Source : Howard Sachs Chief Content Architect Sensis Pty Ltd
  • 31. Quand le quantitatif parle• Beaucoup moins de documents à recréer quand la modélisation a été faite, surtout les documents administratifs• Plus d’heures de gagnées par tournage avec le repérage des versions des documents au tournage
  • 32. Quand le qualitatif parle• Plus de frustration quand il faut faire une retouche 2 ans après le tournage (...)• Pouvoir déléguer quand tous les intervenants, les actions, les documents sont facilement accessibles (...)• Gagner du temps quand les acteurs peuvent eux- mêmes rentrer l’information (...)• Rendre les gens autonomes grâce au travail et à la plate-forme collaborative
  • 33. Le mot de la fin• L’analyse• Le réingéniering des processus grâce à Alfresco• La formation• La collaboration• L’innovation
  • 34. Droits d’auteur• Cette présentation est en creative commons .• Mais, elle ne peut en aucune façon être reproduite pour un usage commercial, ni modifiée.• Le nom dinfocyble doit être systématiquement mentionné sur tout autre type de reproduction.
  • 35. Merci

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