Your SlideShare is downloading. ×
Sbo review process
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Sbo review process

235
views

Published on


0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
235
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
13
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. SAP Business One
  • 2. SAP Business One 7. Production Planning Purchase - MRP Run Order 10 6. Business Planning 20 30 - Sales ForeCast - Cost Centers Pragmatic methodology $ Financial Analysis Product Costing Profit Analysis 4. Extensive documentation 2. Light Manufacturing - Production Order Proven preconfiguration Sales & Distribution - Sales Opportunity - Order to Cash  SAP AG 2003 - Purchase Order - Goods receipt PO - Invoice SAP Best Practice 5. Financials and Accounting - 1. Purchasing 3. Inventory Management - Stock transfer/transfer posting - Good Issue / Good Receipt
  • 3. Modul – modul SAP Business One Modul Financial Keterangan Dimana aktivitas akunting dan keuangan dilakukan Sales Opportunities Proses aktivitas penjualan terhadap pelanggan dan calon pelanggan Sales Proses Penjualan ke Customer dari Pembuatan Quotation, Sales Order, Proses Pengiriman barang dan Proses Penagihan. Purchasing Proses pembelian barang ke Supplier dari Proses purchase order, penerimaan barang dan penagihan dari vendor Business Partners  SAP AG 2003 Penyimpanan informasi dari pelanggan, supplier dan calon pelanggan
  • 4. Modul – modul SAP Business One Modul Keterangan Banking Proses Pembayaran dan Penerimaan keuangan Inventory Proses Pencatatan transaksi inventory (Receipt, Issues dan perpindahaan antar warehouse ) Production Human Resources  SAP AG 2003 Proses Produksi (Light) Tempat menyimpan data informasi karyawan
  • 5. Currency Transaction Currency Jenis mata uang yang digunakan pada level transaksi Local Currency Jenis mata uang yang dipakai sebagai mata uang dasar perusahaan dan pelaporan keuangan di negara masing-masing System Currency Jenis mata uang yang digunakan sebagai mata uang alternatif pelaporan keuangan dan biasa nya digunakan oleh multinational company sebagai mata uang konsolidasi ke pusat  SAP AG 2003
  • 6. 3 jenis Business Partner di SAP Business One Vendors Customers Leads One or more control accounts for vendors One or more control accounts for customers Leads do not have any effect on accounting. Possible transactions  All purchasing transactions Possible transactions  All sales transactions  Sales opportunities Possible transactions  Quotations and orders  Sales opportunities  SAP AG 2003
  • 7. Item Master SAP Business One dapat mengatur semua item yang dibeli, diproduksi, dijual atau disimpan oleh perusahaan. Produk yang merupakan servis atau jasa juga dapat didefinisikan sebagai item, walaupun produk tersebut hanya relevan untuk proses penjualan. Untuk setiap item, pengguna sistem dapat memasukan data-data yang relevan dengan item tersebut di master item, dimana datadata tersebut akan secara otomatis digunakan oleh sistem dalam proses pembelian, penjualan, produksi, pengaturan gudang dan akunting.  SAP AG 2003
  • 8. Manajemen Inventory SAP Busines One membantu perusahaan untuk mengatur inventory dari perusahaan. Quantity inventory dari item pada sistem diatur pada setiap warehouse, dan dibagi menjadi :  In stock Quantity  Total Kuantitas  Commited Quantity  Kuantitas yang dipesan oleh pelanggan  Ordered Quantity  Kuantitas yang diorder oleh perusahaan dari supplier tetapi belum dikirim  Available quantity / quantity ready stock  dihitung dengan In Stock - Committed + Ordered quantity  SAP AG 2003
  • 9. Metode penilaian inventory  Moving Average price Sistem menghitung moving average price dengan membagi total nilai dari barang dengan quantity pada stock. €€€€€  First In - First Out (FIFO) Sistem menyimpan nilai penerimaan barang dalam lapisanlapisan yang terpisah, dimana sistem akan menggunakan nilai dari lapisan urutan yang awal terlebih dahulu sebagai cost dalam penjualan.  Standard Price Sistem menggunakan nilai tetap sebagai cost dari suatu barang dalam semua pergerakan barang. Pilihan ini biasa digunakan untuk item yang kita produksi sendiri.  SAP AG 2003
  • 10. Alur dalam pembelian Kantor Pusat Mengakses informasi Secara real time Bagian Pengadaan Membuat PO Bagian Keuangan Warehouse Melakukan Pembayaran Memeriksa & Menerima Barang Memeriksa Invoice  SAP AG 2003
  • 11. Alur dokumen dalam pembelian (Purchasing) Target document Purchase Order 1.) Warehouse (Quantity) General Ledger (Value)  SAP AG 2003 Base document Goods Receipt PO 2.) AP Invoice 3.)
  • 12. Purchase Order Purchase Order: 1. Tidak menghasilkan jurnal akunting. 2. Jumlah barang yang dipesan akan menambah ordered quantity pada inventory manajemen.  SAP AG 2003
  • 13. Goods Receipt Purchase Order Goods Receipt Purchase Order: 1. Dokumen ini dibuat pada saat barang diterima. 2. Barang diterima di salah satu warehouse dan kuantitas dari warehouse akan terupdate. 3. Akan terbentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock. Journal : Inventory AP belum ditagih  SAP AG 2003
  • 14. AP Invoice Accounts Payable Invoice: 1. Dokumen ini dibuat saat menerima tagihan dari supplier. 2. Akan terbentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai hutang. Journal : AP yang belum ditagih AP 3. Jika tidak ada penerimaan barang sebelum nya, maka dokumen AP Invoice akan mengupdate stock dan membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock. Journal : Inventory AP  SAP AG 2003
  • 15. Postings dalam Proses Purchasing untuk Item Inventory Purchase Order Goods Receipt PO Allocation Stock Acc. Costs Acc. 100 100  SAP AG 2003 AP Invoice Allocation Costs Acc. 100 Vendor 100
  • 16. Postings dalam Proses Purchasing untuk Item Non -Inventory Purchase Order AP Invoice Goods Receipt PO Expenses Account EU Expenses Acc. Foreign Expenses Acc. 100  SAP AG 2003 Vendor 100
  • 17. A/P Reserve Invoice Purchase Order 1.) Warehouse (Quantity) General Ledger (Value)  SAP AG 2003 A/P Reserve Invoice 2.) Goods Receipt PO 3.)
  • 18. A/P Reserve Invoice 1. A/P reserve invoices digunakan untuk membuat pro forma invoice dimana Invoice diterima sebelum penerimaan barang. AP Reserve invoice tidak mengubah in stock quantity. 2. Jika A/P Reserve dibuat tanpa Purchase Order maka ordered quantity akan bertambah sejumlah kuantitas AP Reserve Invoice. 3. A/P Reserve Invoice akan membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai hutang. Journal : AP Belum Ditagih AP  SAP AG 2003
  • 19. Goods Returns untuk pembelian Purchase Order Goods Receipt PO Stock Acc. 100 Allocation Costs Acc. 100 Goods Returns Stock Acc. 100 Warehouse (Quantity) General Ledger (Value)  SAP AG 2003 Allocation Costs Acc. 100
  • 20. Good Returns 1. Good return adalah dokumen clearing untuk Good Receipt PO dimana AP Invoice terhadap penerimaan barang tersebut belum dilakukan. 2. Good Returns akan mengurangi stock pada warehouse. 3. Good Return akan membentuk mengupdate nilai stock.  SAP AG 2003 jurnal akunting untuk
  • 21. Credit Memo untuk pembelian Purchase Order AP Invoice Goods Receipt PO Allocation Stock Acc. Costs Acc. 100 100 Allocation Costs Acc. 100 Credit Memo Stock Acc. 100 Warehouse (Quantity) General Ledger (Value)  SAP AG 2003 Vendor 100 Vendor 100
  • 22. AP Credit Memo 1. AP Credit Memo digunakan untuk mengembalikan barang pada supplier dimana AP Invoice sudah dilakukan. 2. AP Credit Memo akan mengupdate kuantitas stock dan membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock dan hutang. 3. AP Credit memo melakukan jurnal balik terhadap jurnal akunting dari AP Invoice dan Good Receipt PO.  SAP AG 2003
  • 23. Goods Receipt PO: Partial Deliveries/Overdeliveries Purchase Order # 1 2 3 10 15 2 1.) Overdelivery 2.) Add Items Goods Receipt PO Goods Receipt PO # 1 2 3  SAP AG 2003 20 # 1 2 3 4 1
  • 24. Perubahan stock dalam pembelian Transaction In Stock - Committed + Purchasing / AP Purchase order Goods receipt PO + + - A/P invoice for goods receipt PO Goods Receipt PO w/o reference to PO + + A/P invoice w/o reference to Purchase Order + + A/P Reserve Invoice w/o reference to PO Goods Recept PO with reference to A/P Reserve Invoice Goods returns A/P Credit memo  SAP AG 2003 + Ordered = Available + + + - - - - -
  • 25. Alur dalam penjualan Sales Processes : Overview Diagram Sales Order Sales Order Processing Processing Sales Opportunity Pre--Sales Activities Invoice Payment Payment Billing Billing  SAP AG 1999  SAP AG 2003 Inventory Inventory Sourcing Sourcing Delivery Shipping
  • 26. Sales Opportunities (CRM) 1st Stage (6%*) 2nd Stage (20%) 3rd Stage (40%) 4th Stage (60%) 5th Stage (80%) First Meeting Lead    Contact at trade fair Contact expresses general interest You enter the prospect in the system as a lead 600 Euro**   You analyze the prospect's requirements and identify suitable products You record the business partner's master data 2000 Euro Won  SAP AG 2003 Second Meeting  Negotiations regarding prices, payment terms, and so on Quotation  Quotation is created for the customer Negotiations    4000 Euro ? 6000 Euro Lost Sales negotiations Prospect buys products on basis of quotation You now classify the prospect (lead) as a customer in the system because you expect additional sales 8000 Euro
  • 27. Alur dokumen pada penjualan Quotation Warehouse (Quantity) General Ledger (Value)  SAP AG 2003 Delivery Order 1.) 2.) A/R Invoice 3.)
  • 28. Sales Order Sales Order : 1. Tidak menghasilkan jurnal akunting. 2. Jumlah barang yang dipesan akan menambah Committed Quantity dan mengurangi Available Quantity pada inventory manajemen.  SAP AG 2003
  • 29. Delivery Delivery Order : 1. Dokumen ini dibuat pada saat barang dikirim. 2. Jumlah barang yang dikirim akan mengurangi In Stock Quantity dan Committed Quantity pada inventory manajemen. 3. Akan terbentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock. Journal : COGS Inventory  SAP AG 2003
  • 30. AR Invoice Accounts Receivable Invoice: 1. Dokumen ini dibuat saat menagih customer. 2. Akan terbentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai piutang. Journal : AR Penjualan 1. Jika tidak ada pengiriman barang sebelum nya, maka dokumen AR Invoice akan mengurangi in stock quantity dan membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock. Journal : AR Penjualan COGS Inventory  SAP AG 2003
  • 31. Dokumen penjualan dan keterangannya Quotation Order Delivery 1.) Sales Document must be Created in the System 2.) Change/Reverse A/R Invoice X X X 3.) Sales Document for Correction Returns A/R Credit Memo 4.) Reference When Added Quotation Order Quotation A/R Reserve Invoice Delivery Order Quotation (X) X X (Goods Issue) (If No Reference to Delivery) X X 5.) Quantities Posted in Inventory Management 6.) Values Posted in General Ledger  SAP AG 2003
  • 32. Postings dalam Proses Sales untuk Item Inventory Sales Order Cost Acc. 100  SAP AG 2003 A/R Invoice Delivery Stock Acc. 100 Customer 100 Revenues Account Sales Revenues – EU Foreign Revenues Acc. 100
  • 33. Postings dalam Proses Sales untuk Item Non-Inventory Sales Order A/R Invoice Delivery Customer 100  SAP AG 2003 Revenues Account Sales Revenues – EU Foreign Revenues Acc. 100
  • 34. A/R Reserve Invoice Quotation Warehouse (Quantity) Accounting (Value)  SAP AG 2003 Order 1.) A/R Reserve Invoice 2.) Delivery 3.)
  • 35. A/R Reserve Invoice 1. A/R reserve invoice digunakan untuk membuat pro forma invoice dimana Invoice dibuat sebelum pengiriman barang. A/R Reserve invoice tidak mengubah in stock Quantity. 2. Committed quantity bertambah sejumlah kuantitas sales order. 3. Jika A/R Reserve dibuat tanpa Sales Order maka committed quantity akan bertambah sejumlah kuantitas A/R Reserve Invoice. 4. A/R Reserve Invoice akan membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai piutang. Journal : AR Penjualan  SAP AG 2003
  • 36. Returns Quotation Order Delivery Cost Account Stock Account 50 50 Returns Cost Account Sales Returns 50 50 Warehouse (Quantity) General Ledger (Value)  SAP AG 2003
  • 37. Returns 1. Returns adalah dokumen clearing untuk Delivery Order dimana AR Invoice terhadap pengiriman barang tersebut belum dilakukan. 2. Returns akan menambah stock pada warehouse. 3. Returns akan membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock.  SAP AG 2003
  • 38. AR Credit Memo Quotation Sales Order Cost Acc. 50 Delivery Stock Acc. 50 A/R Invoice Customer 100 Sales Revenues 100 A/R Credit Memo Customer 100 Cost Acc. 50 Warehouse (Quantity) General Ledger (Value)  SAP AG 2003 Revenues Acc. 100 Stock Acc. 50
  • 39. AR Credit Memo 1. AR Credit Memo digunakan untuk pengembalian barang pada customer dimana AR Invoice sudah dilakukan. 2. AR Credit Memo akan menambah in stock quantity dan membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock dan piutang. 3. AR Credit memo melakukan jurnal balik terhadap jurnal akunting dari AR Invoice dan Delivery Order.  SAP AG 2003
  • 40. Perubahan stock pada penjualan Transaction In Stock - Committed + Ordered = Available Sales / AR Quotation Order Delivery for order Separate delivery (w/o reference to order) Pick List - + - - A/R Invoice for delivery Separate A/R Invoice (w/o reference to delivery) - - A/R Reserve Invoice for Order A/R Reserve Invoice (w/o reference to order) + Delivery for A/R Reserve Invoice Returns A/R Credit memo  SAP AG 2003 + + - + +
  • 41. Pergerakan stock Goods Receipts PO Delivery Goods Returns from Purchasing Functions Returns from Sales Functions Goods Receipts Goods Issues Warehouse Beginning Quantities Stock Transfer between Warehouses Remove Components for Production  SAP AG 2003 Goods Receipts from Final Product
  • 42. Posting untuk pergerakan inventory Goods Receipt Stock Account Warehouse Inventory Offset - Increase 100 100 Goods Issue Inventory Offset - Decrease Warehouse  SAP AG 2003 100 Stock Account 100
  • 43. Transfer inventory antar warehouse Inventory Transfer Inventory account (Warehouse 01) 100 Warehouse 01  SAP AG 2003 Inventory account (Warehouse 02) 100 Warehouse 02
  • 44. 2 Tipe Akun Balance Sheet Accounts Asset Accounts Liability Equity Accounts Accounts Balance Sheet Assets Liabilities Equity Income Statement Accounts Revenue Accounts Profit & Loss Statement Revenue ./. Expenses = Profit/Loss  SAP AG 2003 Expense Accounts
  • 45. Fungsi COA ? Chart Of Account : Digunakan untuk menyimpan detail General Ledger mengenai informasi dari sebuah perusahaan berdasarkan type dan jenis transaksi dalam bentuk general ledger.  SAP AG 2003
  • 46. Struktur Chart of Account Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Freehold Land Assets Land & Buildings General Ledger Liabilities Fixed Assets ... Cost of Sales Intangible Assets Operating C. Tax + Extr. Current Assets ... ... Buildings Plant & Machinery Formation Expenses ... Non-Operating  SAP AG 2003 Tangible Assets Cap. + Res. Turnover Level 5 ... Patents, and so on Title Active Account
  • 47. Terima Kasih Terima Kasih  SAP AG 2003