Digitalización Certificada de Facturas

Solución de Digitalización Certificada de Facturas

eSigna Digital Scan Docu
El sistema consiste en una solución de digitalización certificada de documentos, que permitirá al cliente digitalizar documentos, con plena validez jurídica mediante el sistema de compulsa electrónica.
eSigna® DigitalScan está homologada para la digitalización y destrucción de facturas en papel por la AEAT, con identificador 953C9CE7D97DEC8A , por el Gobierno de Navarra, con referencia identificativa 22820072009372098 y homologada por el Gobierno del País Vasco, lo cual permitirá digitalizar y destruir con plena validez jurídica:
Las facturas en papel presentadas por los proveedores
Cualquier otro documento: como documentos de registro o del gestor de expedientes.

Marco legal y público objetivo
Cualquier compañía que recibe facturas: desde una PYME pequeña hasta una gran empresa

Argumentos de venta
Ahorro de costes y optimización de espacio físico
Una empresa que recibe 300 facturas al mes, dedica aproximadamente 5 2 para almacenar los documentos de los últimos cinco años. Este espacio tiene un coste de alrededor de 1000€ al año. (El precio por m 2 aplicado al ejemplo es de 200€/año) Una empresa no tendrá que dedicar espacio físico para conservar las facturas de los últimos cinco años. Se podrá ahorrar el coste de este espacio o dedicarlo a otra cosa. Tarea Concepto Coste/año Espacio ocupado (9 carpetas archivadoras por año; 45 carpetas por 5 años) 5 m² 1.000,00 €

Ventajas
Ahorro de tiempo
El tiempo medio dedicado en la gestión de una factura en papel es de 13 minutos y, con la digitalización certificada, se reduce a 3 minutos. Se eliminan la distribución de facturas y el tiempo dedicado a fotocopiar, y se reduce el tiempo de archivo En una compañía que recibe 300 facturas al mes , un empleado puede ahorrar 50 horas mensuales, y 75 días al año . Se podría dedicar este tiempo a desempeñar tareas más productivas.

Ventajas
Inexistencia de riesgo de extravío de documentos
Facturas de papel, alto riesgo de pérdida
Back-up
Facilidad y rapidez en la localización de facturas
Búsquedas y exportaciones
Optimización de los recursos técnicos
MFP que copia, imprime, escanea, envía y recibe faxes

Digital Scan: Características
Solución llave en mano con todos los elementos para la digitalización certificada
No es necesaria ni configuración ni instalación por parte del usuario.
Escanea, Firma y sella en tiempo, dándole a un solo botón

Elementos que incluye la solución:
Visión general Equipo multifuncional Escáner Sistema de anclaje Controlador de digitalización certificada Software de digitalización Certificado digital Token Lector de tarjeta SIM 2 1 3 4 5 6 7

Descripción del proceso de digitalización :
Ejemplo de proceso de digitalización El usuario escanea una factura. Se obtiene una imagen fiel e íntegra del documento. El sistema añade la firma electrónica y el sello de tiempo (opcional) al documento escaneado. Lo guarda en la base de datos. OCR de todo el texto del documento en papel, que se incluye en la base de datos como información asociada al documento. C i f Introducción manual de información de los documentos: fecha de digitalización, número del expediente, número de factura, CIF del emisor, nombre del emisor, base imponible. Búsqueda avanzada por varios criterios de búsqueda. Se localizan los documentos en segundos y se pueden realizar exportaciones. Definición de políticas de Back-up, para disponer de copias de seguridad de la base de datos. 1 3 2 4 5 6

Digital Scan Docu
Se introduce el TOKEN en el sistema
El sistema pregunta por el PIN del Certificado
El Usuario solo tiene que apretar el “Botón Verde”

Portal Web de consulta
El Usuario accede a la plataforma con su certificado digital

Pantalla principal eSigna AAPP

Gestión de documentos eSigna AAPP Catalogación de la documentación, bien individualmente o de forma múltiple mediante sencillas interfaces de usuario

Digital Scan Docu
Dentro de la plataforma el usuario puede ver el documento que ha escaneado y lo puede editar.
A continuación puede rellenar los diferentes campos para clasificarlo

Digital Scan: Ventajas
Firma y sellado de tiempo del fichero, mediante certificado reconocido, en formato Xades-XL, el cual almacena las evidencias necesarias para poder verificar la firma electrónica a lo largo del tiempo.

INDENOVA S.L. [email_address] Oficinas C/Dels Traginers, 14, 2ºB - Edif. Imper Polígono Vara de Quart 46014 Valencia Teléfono: 96 381 99 47

Digitalización Certificada de Facturas

by INDENOVA on Mar 18, 2011

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