Comunicações administrativas

1,478 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,478
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Comunicações administrativas

  1. 1. 6. Comunicações Administrativas Objectivos: No fim destes capítulo o formando deve ser capaz de: •Utilizar a comunicação como meio auxiliar na tomada de decisões; •Descrevr os tipos de informação usados na organização; •Identificar os elementos fundamentais que fazem parte da comunicação. 6.1. Tipo de informações utilizadas nas organizações Nas organizações, todos necessitam basicamente de três tipos de informação para o trabalho: As referentes aos seus aspectos técnicos, aos coordenativos e aos motivacionais. Vejamos qual é o teor geral dessas linhas de informação. Informação técnica – A informação técnica inclui dados sobre as metas de trabalho, sobre as expectativas de desempenho e de progresso, bem como sobre as políticas de acção e os procedimentos operacionais da organização e /ou da unidade. Informação coordenativa. A necessidade de coordenação depende do grau de interdependência entre as partes de uma organização. Quanto maior a interdependência, maior a necessidade de coordenação que é a função de chefia. A coordenação só pode ser obtida pela comunicação. Se faltarem informações relevantes para o conjunto de trabalho, os subordinados não poderão cumprir adequadamente uma tarefa que dependa da cooperação de duas ou mais pessoas. Do mesmo modo, a equipa de uma unidade não conseguirá articular-se num trabalho cooperativo com outras unidades. 29 Informação motivacional- Além da informação sobre o que fazer, de como fazer, e com quem fazer, os subordinados necessitam de informação que encoraje a fazer. A informação pode ser dada de diversas formas: Palavras de estímulo e de “feedback” estão entre as formas mais comuns de comunicação que ajudam as pessoas a desenvolver e a manter atitudes e sentimentos estimuladores do desempenho eficaz. Em grande parte, a eficácia de um chefe depende da eficiência com que a distribuição da informação de cada tipo – técnica , coordenativa e motivacional é feita. Uma parte da eficácia organizacional será determinada pela eficiência com que o padrão ou rede de comunicação organizacionais se ajuste às características do sistema de tarefas; nessa parte se destaca a habilidade interpessoal do chefe como comunicador. 6.2. Comunicação formal e comunicação informal A comunicação formal é prevista pela organização e, por isso mesmo, oficialmente padronizada. Seu conteúdo é relativo ao trabalho ou à organização. pode ser escrita ou oral e acontece através de instruções ou ordens, ou de outras formas – Ofícios, notas, circulares, memorandos – que se processam naturalmente ao longo das linhas de autoridade das organizações. Prescritas por normas e regulamentos, ou prescritas pela tradição organizacional, as mensagens da comunicação formal têm características próprias e bem definidas, quanto ao conteúdo, forma e circulação. 6.3. Comunicação informal Além das comunicações formais, e convivendo com elas, circulam na organização comunicações não previstas pela administração: são as comunicações informais . Elas 30
  2. 2. se estabelecem com base nas relações inter-pessoais mantidas por aqueles que trabalham na instituição. A comunidade informal acontece, em geral, de forma assistemática, a partir de grupos mais ou menos delimitados. Ela não exige que as pessoas se rejam por normas e padrões instituídos. O conteúdo das mensagens pode ser livremente escolhido. As mensagens se transmitem mediante uma espécie de selecção espontânea, sem subordinação à hierarquia da organização. Os sentimentos, as emoções e as ideias, são expressos com muita liberdade. O comportamento e a disposição das pessoas transparecem com nitidez. O quadro abaixo, resume as características dessas duas naturezas de comunicação, presentes nas organizações: Conhecendo o carácter da comunicação informal que circula dentro duma unidade, e entre as diversas unidades, pode-se perceber que ela se constitui em relevante fonte de informação para a administração. Dela se extraem por exemplo, dados precisos para orientação e motivação dos funcionários para acção O dirigente conseguirá esses dados se procurar descobrir nas comunicações informais os pontos positivos e negativos percebidos pelos subordinados em relação á 31
  3. 3. organização e à unidade; e em relação a ele próprio, enquanto administrador e chefe, em relação ao tipo de administração que realiza, o seu estilo de chefia; as demais pessoas que trabalham na organização e às diversas situações vividas pelos funcionários no trabalho. A comunicação informal nas organizações: sua dinâmica e seu papel Difusão em rede O termo organizacional geralmente usado para designar a dinâmica das comunicações informais é rede. Rede é a palavra que expressa bem a estrutura da difusão dessa natureza da comunicação. Ela se expande, quase sempre por irradiação múltipla e bastante acelerada, ao contrário do que ocorre com a transmissão linear, de pessoa para pessoa, que também pode acontecer , mas foge à regra geral.. Observe a fig. 5 com atenção. Difusão da comunicação informal na organização Difusão em cadeia individual A B C D Difusão em cadeia de grupos B E H A C F I D G J A comunicação informal pode se dar por encadeamento, no qual alguma coisa relativa à organização, ao trabalho , ou qualquer outro assunto de interesse dos funcionários a 32
  4. 4. dita de A para B, que por sua vez a diz a C, que passa a D- assim por diante. Como dissemos, não é essa a forma usual de funcionamento da rede informal, não sendo aí que se configura visivelmente a estrutura de uma rede . Na maioria das vezes, a coisa funciona de outro modo: A informa a três ou quatro pessoas a sua escolha ( B,C,D). Uma delas C, passa a informação para mais algumas pessoas de sua escolha. Destas, uma ou duas informam a outras pessoas também por escolha livre…. E assim por diante . Forma-se aí uma cadeia de grupos de pessoas, das quais apenas algumas funcionam como mensageiras activas da informação. A difusão por cadeia de grupos de pessoas possibilita que, num curto espaço de tempo, poucas pessoas transmitam informações a um grande número de pessoas. Além de alta velocidade, a rede informal de comunicação costuma apresentar eficiência, preservando a correcção (e até mesmo a exactidão) da informação. Assim não é de admirar que, com frequência, antes mesmo de iniciar–se a emissão de uma mensagem formal na organização, a rede informal já tenha completado com precisão seu trabalho de comunicar as informações nela contidas 6.4. Papel da rede informal A rede informal de comunicação é parte integrante do ambiente humano, no mundo psicossocial da organização. Ela contribui para reduzir a insegurança das pessoas em relação à administração formal. E ainda, para aumentar o prestígio das pessoas que compõem a rede. Serve também á organização como um todo, suprindo as deficiências de comunicação formal esclarecendo e interpretando instruções e ordens emanadas da administração. Seguramente, é possível afirmar que, sem a comunicação informal, qualquer pequeno 33
  5. 5. problema ou ruído na comunicação formal, tenderia a tornar-se um grave problema administrativo. Quanto aos dirigentes enfim, ao papel da rede não é menos importante. Ela funciona, como fonte de informação por vezes decisiva apontando os pontos positivos e negativos percebidos pelos funcionários, com relação a diferentes aspectos que interessam aos responsáveis pela administração. O conhecimento desses pontos pode ser um valioso orientador da acção do dirigente, sobretudo nos assuntos ligados ao mundo psicossocial que a ele também cabe administrar. 6.5. Boato e deturpação de informação Não é raro que a rede informal de comunicação seja responsabilizada pela criação de boatos e pela deturpação de informação. Esses factos existem, e chegam a criar dificuldades sérias na gestão das organizações. No entanto a comunicação formal não deve ser culpada por eles. O boato via de regra , é uma notícia anónima infundada e falsa, sobre uma questão de grande interesse colectivo. De facto, é através da rede informal que os boatos se transmitem na organização, circulando com a velocidade peculiar a essa rede e ganhando feições de veracidade, pelo simples facto de que passam a ser conhecidos por todos. Verifica-se, porém que se, registam boatos na rede informal por ocasião de situações excepcionais, como uma crise administrativa grave, seria perturbação (ou interrupção) da comunicação formal, ou qualquer outra, geradora de grande insegurança na organização. Nessas ocasiões, o boato é frequente e pode tornar-se bastante destrutivo. 34
  6. 6. Ocorrendo o boato em qualquer que seja a situação, o método mais eficiente de corrigi–lo, é fazer circular informação objectiva e clara sobre a questão que a originou. Desse modo, constatado um caso de deturpação de informação, o dirigente deve buscar as suas causas em prováveis deficiências de comunicação formal, e ou então em situações difíceis ou críticas pelas quais possam estar passando pessoas na organização Como a rede informal de comunicação representa cerca de 50% de toda a comunicação organizacional, o dirigente não pode nem deve ignorar sua importância. Longe disso, a administração precisa dispor-se a aprender a trabalhar com a comunicação informal. Tentativa inútil e imprudente seria pretender eliminá-la: a rede informal demonstra extraordinária resistência a cerceamentos ou golpes de qualquer tipo. Os dirigentes devem procurar identificar as pessoas que pertencem à rede informal, prestando especial atenção para aqueles que são activos como mensageiros pois são os que lideram, direccionam interesses e moldam opiniões do grupo. Essas pessoas podem ajudar a administração, dando suporte (sempre na rede informal) a planos de mudança, por exemplo quando é preciso fazer com que a maioria compreenda razões e esquemas complexos e difíceis de entender, num primeiro momento. De todo modo, os dirigentes que se preocupam em abastecer a rede informal com factos de interesse dos funcionários e da organização agem adequadamente: a rede tem imensa capacidade de transmitir informações e, portanto, alimentá-la com informação corrente e relevante significa colocá-la em funcionamento positivo. 35
  7. 7. 7. Documentação administrativa Objectivos: No fim destes capítulo o formando deve ser capaz de: •Identificar as principais formas de correspondência usadas pela Administração Pública; •Redigir correctamente os documentos em uso na Administração Pública; •Organizar e conservar a documentação produzida e recebida pela organização. 7.1. Documentação É o acto de reunir documentos sobre um dado tema e o seu tratamento com vista à sua difusão, a sua função consiste no emprego de técnicas documentais. 7.2. Documento É tudo aquilo que serve para instruir, formar, elucidar, quer se trate de manuscrito, gravura, pintura, fotografia, disco, fita, etc., enfim, tudo aquilo que nos ensina algo de novo ou que nos recorda algo esquecido, que pode ir desde uma simples nota a um relatório, livro, filme, etc. Existem vários tipos e espécies de documentos, mas apenas serão abordados os mais usados na Função Pública segundo o Decreto 30/2001 das Normas de Funcionamento dos Serviços da Administração Pública -NFSAP. Notas, ofícios, circulares, memorandos, ordens de serviço... 36

×