Conferencia EUG, 8-10-13

1. Gestión del Cambio
en un Proyecto TIC
Ramon Costa
Escoles Universitàries Gimbernat i Tomàs Cerdà
Sant Cugat del Valles, 8-oct-2013

2. Agenda
• Justificación, Objetivos de la Gestión del Cambio
• La Gestión del Cambio y el Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos
• Barreras y Factores Críticos en la Gestión del Cambio
• Elementos de un Plan de Gestión del Cambio
• Ejemplos de metodologías
• Un caso práctico de metodología: MIC Productivity
• La adopción de tecnologías
• Bibliografía y Recursos
• Recomendaciones finales

3. Presentación personal
Ramon Costa i Pujol
Diplomado en Dirección General por EADA e Ingeniero en
Informática y Master en Pedagogía por la UPC.
Project Director del Centro de Innovación en
Productividad de Microsoft.
Cofundador de inPreneur.
Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos
de Trabajo” en compañías de Consultoría de Tecnologías
de la Información e Ingeniería del Software.
Profesor asociado Dirección de Proyectos y Sistemas de
Información en EU Gimbernat y Profesor Asociado Senior
en la escuela de negocios EADA.
Miembro del Project Management Institute y de la
American Academy of Project Management.
Certificado en Project+ (CompTIA) y MPM y CIPM por la
Academia Americana de Gestión de Proyectos (AAPM) y
Microsoft Technical Specialist en Gestión de Proyectos
con Microsoft Project
www.ramoncosta.net
www.iproductividad.com
www.actioningorganizations.com
www.gestionproyectostic.com
www.gestionpracticadelcambio.com
www.canyaalcancer.net
Twitter: @ramoncosta
LinkedIn: ramoncosta
Facebook: Prof.RamonCosta

4. Gestión del Cambio: Justificación
• La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas
nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los
procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas
tecnologías de apoyo.
• Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los
usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de
trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por
el proyecto.
Las actividades de gestión del cambio en proyectos de TI,
persiguen, conseguir el compromiso de la organización en el
uso de las nuevas tecnologías y aplicaciones de trabajo.

5. Gestión del Cambio: Justificación
• La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos
que puedan dificultar la adopción del nuevo SSII y planificar y ejecutar un
conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos
riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con los
nuevos SSII y los objetivos estratégicos y formándoles).
• Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades
orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en el uso de la nueva
aplicación) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios
(motivación para la aceptación de la misma).
• Posteriormente a la puesta en producción, tendremos que evaluar y medir
los resultados del proceso de adopción

6. La Gestión del Cambio
y el Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos
Gestión Cartera Proyectos
Gestión de Proyectos
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información

7. Razones para no cambiar
http://www.gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/razones-para-no-cambiar.html

8. Principales barreras en la gestión del cambio

9. Diez principales barreras en grandes
procesos de cambio
%
 Recursos en competencia internos 48
 Barreras funcionales 44
 Habilidades para el Cambio 42
 Mandos Intermedios 38
 Plazos de entrega largos 35
 Comunicación 34
 Oposición de los empleados 33
 Problemas con las personas 32
 Desgaste de la iniciativa 32
 Plazos irrealistas 31
Factores que ayudaron a las empresas
con más éxito a cumplir sus objetivos
%
 Buena comunicación 100
 Mandato férreo de la Alta Dirección 95
 Establecer objetivos y plazos intermedios 95
 Planes flexibles y adaptables 91
 Posibilidad de acceso a los recursos adecuados 86
 Demostrar la urgencia del cambio 86
 Fijar medidas de rendimiento 81
 Obtener resultados rápidos y tangibles 76
 Involucrar pronto a clientes y proveedores 62
 Comparar rendimiento con la competencia 62
Factores críticos de éxito en la gestión del cambio

10. La elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la
planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación,
comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la
definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas.
Gestión del Cambio: Elementos del Plan

11. Gestión del Cambio: Elementos del Plan
• Para poder elaborar este plan de Gestión del Cambio
es necesario e imprescindible poder identificar
los siguientes aspectos:
• objetivos de negocio y organizacionales del
proyecto tecnológico
• los destinatarios y usuarios afectados por la
nueva plataforma tecnológica y el grado de
impacto
• las necesidades y expectativas de todos los stakeholders del proyecto
y su posicionamiento ante el nuevo entorno
• los escenarios y procesos de aplicación de la herramienta
• los riesgos derivados de la puesta en marcha de la nueva solución
tecnológica.
La elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la
planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación,
comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la
definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas.

12. Ejemplos metodologías

13. Ejemplos metodologías
• La gestión del cambio es un conjunto de procesos que se emplea para asegurar que los
cambios significativos se llevan a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática,
minimizando la resistencia al cambio y convirtiéndose en un factor clave de éxito en todo
proyecto.
Data from ice consultants

14. Ejemplos metodologías
http://www.kotterinternational.com
www.ouricebergismelting.com

15. Ejemplos metodologías
http://www.change-management.com/
http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm

16. Ejemplos metodologías

17. Ejemplos metodologías

18. Ejemplos metodologías

19. Ejemplos metodologías

20. Metodologías: Ejemplo MIC Productivity
• El plan de trabajo, propuesto por el CIP, para implementar la Gestión del
Cambio en un proyecto, contempla un conjunto de actividades, agrupadas
en 3 estadios (definición y planificación, ejecución y evaluación del
proceso de gestión del cambio), durante la planificación, ejecución y
puesta en marcha del nuevo entorno de trabajo.
• Para ello, habrá que definir y elaborar un conjunto de materiales:
• Comunicación (web, intranet, folletos, correos, reuniones,
presentaciones,…)
• Formación (cursos, seminarios, talleres, guías, manuales…)
• Apoyo a los usuarios (guias de ayuda, FAQs,…)
Definición y
Planificación Proyecto
Ejecución Proyecto
Control y Seguimiento
del Proyecto
Puesta
prod.
Operaciones
Cierre
Definición y
Planificación
Gestión Cambio
Ejecución
del Plan de Gestión del Cambio
Evaluación
Proyecto
Gestión
del
Proyecto
Gestión
del
Cambio

21. Metodologías: Ejemplo MIC Productivity
Definición y
Planificación
Gestión Cambio
Ejecución
del Plan de Gestión del Cambio
Evaluación
• Identif, análisis y
segmentación stakeholders
• Identifi. y análisis
escenarios
• Identif. barreras / riesgos /
inhibidores / obstáculos
• Revisión objetivos negocio
del proyecto e Identif.
métricas
• Elaboración plan gestión
cambio:
• Participación
• Comunicación
• Formación
• Soporte
• Valor
• Alineación
• Ejecución plan gestión cambio:
• Participación (dirección y mandos intermedios,
reuniones,…)
• Comunicación (mailings, presentaciones, memorándums,…)
• Formación (acciones formativas, materiales, guías
online,…)
• Soporte (FAQs, guías usuario, atención usuarios, gest.
conoc.…)
• Valor (beneficios para todos los stakeholders, necesidad del
cambio, riesgos si no hay cambio,…)
• Alineación (apoyo a los objetivos estratégicos, depart,…)
• IW Profile, Factor 4 Index
• Reuniones y entrevistas
• ROI / BV
• Medición resultados
sobre métricas y
objetivos
• Definición de
acciones correctiva
y/o de refuerzo
Activid.
Herram.
• Procesos y matriz de
implicados e impacto
• Escenarios de trabajo
• Caracterización trabajador
información y cultura org.
• Plan de Gestión del
Cambio (actividades y
calendario)
• Métricas
Entreg..
• Materiales de comunicación (web, intranet, folletos,…)
• Materiales de formación
• Materiales de apoyo a los usuarios
• Guías de usuario, canales de apoyo,
• Según cada ámbito (comunicación, formación,…)
• Medidas correctivas
y plan de gestión
del cambio actualizado

22. La adopción de tecnologías
 “Technology adoption”: indicates the
degree to which a particular technology is
being used within a defined customer base.
 “Software adoption”: defines the
standardized use of a software product to
address a specific business need
 “Software deployment”: is the delivery of
software to an end user or an organization
and does not include usage of that software
 “Change management” is a structured
approach to transitioning individuals,
teams, and organizations from a current
state to a desired future state.
For an IT initiative, change may address
both end-user and organizational-level
transformations to better meet business
goals.

23. Bibliografía
http://www.kotterinternational.com
www.ouricebergismelting.com

24. Bibliografía
http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/pmi-guia-
practica-sobre-gestion-del.html
http://www.prosci.com/

25. Bibliografía
http://www.slideshare.net/rcosta/adoption-whitepaper-change-management

26. Recursos
www.gestionpracticadelcambio.com

27. 12 recomendaciones prácticas
1. '¿Tenemos un problema o necesidad?'
2. 'Solos no vamos a salir'
3. '¿Hacia dónde vamos?'
4. 'Nos tienen que comprar el cambio'
5. 'Capacitamos el equipo'
6. 'Paso a paso, pero con resultados rápidos'
7. 'Con constancia y perseverancia'
8. 'Los cambios son lentos‘
9. '6 Pilares básicos en la gestión del cambio ‘
10. 'Tenemos diferentes herramientas y técnicas'
11. 'A cada persona, una estrategia diferente'
12. 'El cambio debe interiorizarse '
13. Y…..
http://www.gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/09/12-recomendaciones-practicas-para-la.html

28. Y… lo más divertido posible
http://www.gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/the-fun-theory-el-cambio-es-divertido.html

29. Gracias