Prez 1 Vision Ufi Seminaire

Notre Vision de la GED UNIFORCE INFORMATIQUE

Définition de la GED

Problématiques clients et enjeux

Atouts et ouverture de la GED

Processus complet de la chaîne documentaire

Différents intervenants dans le processus

Types d’architectures possibles

Les différents scénarii de mise en place GED implémentés par UNIFORCE (WafaAssurance, CDG, Centrale laitière)

Agenda

Un dispositif de GED est intimement lié au cycle de vie des documents, de leur création à

leur élimination en passant par leur stockage électronique, archivage physique, diffusion et

« restitution », il doit permettre :

L’industrialisation du processus d’acquisition des documents.

L’organisation et la gestion des documents numériques (textuel, graphique, sonore, etc.)

L’implémentation des processus de production et d’utilisation des documents.

La mise en place d’une stratégie de sécurité pour des fins de restitution d’information.

Mise en place d’une stratégie de stockage et de rétention.

La modélisation du plan d’archivage physique virtuel.

La gestion des opérations archivistiques liées à chaque document papier archivé.

...

Pour répondre à toutes ces exigences, la solution proposée doit disposer des plusieurs briques technologiques:

Qu’est-ce que c’est ?

Atouts et ouverture de la GED

Agenda

Temps C O U T S R E V E N U S Objectifs Les projets GED ont souvent dans un premier temps un objectif de réduction des coûts. Cependant la recherche de création de valeur devient un facteur structurant de ces projets. Problématiques clients et enjeux Contraintes légales Beaucoup de documents sont assujettis à des contraintes de conservation - de 6 à 30 ans - Distribution de l’information Nouveaux services facturables de restitution au travers des canaux de distribution. Intégration des solutions existantes Les entreprises ont multiplié des solutions verticales de gestion de contenu, sources d’accroissement des coûts. Nouveaux Produits et Services Les entreprises peuvent développer de nouveaux services à partir de l’infrastructure d’archivage. (ex : coffre-fort électronique, tiers archivage…) Explosion des volumes à stocker Changement d’échelle : du Ko SGBDR au Mo d’un film. Les échanges sont de plus en plus riches et fréquents (ex : le mail)

Ouverture et atouts de la GED

Agenda

« La gestion des documents » recouvre les technologies permettant d’exploiter sous forme numérique des objets provenant de supports physiques divers (papier, fax, fichier, son, vidéo…) et porteurs de données non structurées. L’enjeu est aujourd’hui celui de l’intégration, source d’économies et d’amélioration de la qualité de service. Contenu web Impressions Factures, Etats, Relevés, Spools, Statistiques, Catalogues… Documents entrants Documents scannés, Fax, Courriers… Applications existantes ERP, SCM, CRM, ex: PeopleSoft, HR-Access, SAP, Siebel,… e-mail , Bases de connaissances… Documents internes Documents bureautiques, Contrats, Plans, Courriers… Objets Multimédia Audio, Vidéo, Photo, Démos produits, Catalogues… Référentiel central Atouts et ouverture de la GED ARCHIVAGE ou COLD Stockage optimisé de gros volumes de documents Informations non modifiées Documents souvent légaux Ex : relevés de comptes, chèques, swift, comptabilité, mails… GED / WORKFLOW Gestion d’informations évolutives Versioning de documents Circulation de l’information (workflow) Ex : dossier de crédit, lettre de réclamation, gestion de sinistre… WEB CONTENT MANAGEMENT Information éditoriale sur le Web Internet Intranet Gestion du contenu déportée sur les métiers Ex : offre produits bancaires, informations sur la société …

Agenda

Système d’acquisition des documents Système WorkFlow Système d’archivage électronique Système de gestion des archives physiques 1 2 3 4 Processus complet de la chaîne documentaire

Agenda

Architecture typique de la CDG & WafaAssurance Architecture centralisée d’un système GED (Acquisition et Archivage électronique ) Numérisation Indexation préliminaire Bureau d’ordre