Organisation du travail et gestion du temps

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  • 1. 1 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation - Communication globale – Evènementiel - Etudes et montage de projets - Prestations diverses PRESENTE PAR
  • 2. CONSULTANT-FORMATEUR Docteur KARAMOKO Abraham Mory ENSEIGNANT DES UNIVERSITES ET DES GRANDES ECOLES En: Management – Leadership – Gestion des Ressources Humaines – Développement personnel et humain – Communication – Art oratoire – Andragogie – Marketing--TVN – Technique d’expression écrite et orale – Organisation et gestion d’ entreprise – Logistique/Transport 2 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 3. 3 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets-Prestations diverses
  • 4. 4 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 5. I - REMEDIER AUX CROQUE TEMPS : Planifier votre temps et vos projets ♦ Apprendre à faire régulièrement ses bilans d’activités et à les analyser (jour, semaine, mois, trimestre, semestre, an), ♦ Prévoir les emplois de temps et établir les plans de travail (jour, semaine, mois, trimestre, semestre, an..), ♦ Se doter d’indicateurs et d’outils de mesure (tableau de bord, échéanciers…). 5 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 6. II – ANALYSER LA MANIÈRE DONT ON OCCUPE SON TEMPS a- Le cadre logique  Quels sont les objectifs généraux d'ensemble auxquels l'action va contribuer ?  Quel objectif spécifique l'action doit-elle atteindre comme contribution aux objectifs globaux ?  Les résultats sont les réalisations qui vont permettre l'obtention de l'objectif spécifique. Quels sont les résultats attendus ? (Numérotez ces résultats)  Quelles sont les activités-clefs à mettre en œuvre, et dans quel ordre, afin de produire les résultats attendus ? (Groupez les activités par résultats). 6 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 7. - Bilan hebdomadaire ( Rappel de l’objectif, Les résultats obtenus, Écarts constatés ) - Préparer et gérer les réunions et les entretiens - Faire respecter son propre temps - Organiser son temps avec les autres - Faire respecter son propre temps - Préparer et gérer les réunions et les entretiens. 7 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses b- Fiche d’analyse journalière - Programme prévu, Programme réalisé, Interruptions
  • 8. III- APPLIQUER LES LOIS DE LA GESTION DU TEMPS • 1 - Connaissance réelle de l’être 8 La vue (les yeux) Le toucher (la peau) Le goûter (la langue) L’odorat (les narines) L’ouïe (les oreilles) La volonté L’intelligence Les sentiments (émotions) La conscience Religion Participant de la nature divine
  • 9. 2 - les lois de la gestion du temps a- Loi de PARETO ou loi des 20/80 L’essentiel prend peu de temps, l’accessoire beaucoup de temps • Principes de concentration sur l’essentiel: - Classez par ordre d’importance décroissante vos activités, - Distinguez en permanence l’essentiel de l’accessoire, les activités stratégiques des activités moins importantes, - Préservez du temps pour l’essentiel, économisez sur l’accessoire. 9 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 10. b - Loi de CARLSON ou loi des séquences homogènes de travail Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de manière continue. • Principes de lutte contre les interruptions: - Évitez les interruptions en terminant, si possible un travail entamé, - Limitez les interruptions externes. 10 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 11. c - Loi de PARKINSON ou loi de l’auto inflation du temps dépensé Le temps investi dans un travail varie en fonction du temps disponible. • Principes de contrôle de la rentabilité du temps investi: - Raisonnez en termes de temps nécessaire pour une activité et non en fonction du temps disponible, - Fixez-vous des échéances, des dates limites à ne pas dépasser. 11 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 12. d - Loi d’ILLICH ou loi de la contre productivité du temps investi au-delà d’un certain seuil. • Principes de l’équilibre personnel: - Au-delà d’un certain seuil horaire, sachez-vous arrêter pour faire autre chose, - Sachez persévérer sans vous obstiner, refusez l’activisme et le perfectionnisme, - Soyez conscient de vos limites. 12 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 13. e - Loi de l’Ecclésiaste ou loi de l’alternance » Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose sous le ciel » • Principes d’opportunité: - Trouvez l’activité qui convient à chaque moment, - Ne faites qu’une chose à la foi, et faites-la bien, en vous y donnant totalement, - Sachez faire des choses différentes, et même opposées, à des moments différents. 13 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 14. f - Loi de SWOBODA-FLIES-TELTSCHER ou loi des rythmes biologiques. Chaque Homme est traversé de multiples rythmes biologiques: (physique, émotionnel, intellectuel). Les trois biorythmes démarrent ensemble à la naissance et se perpétuent chacun avec sa périodicité, tout au long de la vie. • Principes d’opportunité: - Découvrez vos rythmes personnels et soyez à l’écoute de vos horloges internes, - Programmez les activités stratégiques ou de réflexion aux moments de haute forme et les activités de routine au moment de récupération. 14 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 15. h - Loi de FRAISSE ou loi de la dimension subjective du temps Le temps a une double dimension objective et subjective ou psychologique, qui est fonction de l’intérêt qu’on porte à l’activité exercée: « plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps », « plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève », « le temps d’une attente est toujours trop long » • Principes de prise en compte de la dimension subjective du temps: - Méfiez-vous de la tendance spontanée de faire d’abord ou plus longuement ce qui plaît le plus et non ce qui est le plus important, 15 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 16. - Méfiez-vous de votre estimation subjective du temps passé et confrontez la à une évaluation objective, - Gérez votre temps comme vous l’entendez, mais restez lucide sur vos choix personnels. IV- UTILISER LES OUTILS EFFICACES POUR GERER SON TRAVAIL 1- La gestion du temps par les objectifs:  Identification des objectifs personnels Gestion du temps par les objectifs: a . Sur le plan personnel: - Qu’est ce que je recherche dans l’existence? 16 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 17.  Identification des objectifs professionnels b. Sur le plan professionnel: - Quelle est ma fonction et quelles sont mes activités? - Quels sont les résultats que je dois atteindre et quand? - Qu’est ce qui est essentiel et important dans mon travail? Les objectifs donnent aux gens : • Le but et le sens • La motivation • La sécurité • La curiosité 17 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses - Quels sont mes buts ? - Quels sont mes désirs et mes motivations ?
  • 18. Les objectifs doivent être SMART: - spécifiques; - mesurables; - accessibles; - réalisables; - temporels; - négociables. 2 - La gestion du temps par les plans d’action Le plan d’action permet: 18 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses • Sentiment d'accomplissement • Mesure du succès • Mesure de la croissance
  • 19. 3- Démarche de gestion du temps Il faut savoir que l’utilisation de mon temps dépend de : - Ma personnalité: ma vision de l’existence, - Ma fonction, - Mes méthodes personnelles de travail, - Mes méthodes de travail avec autrui. Gérer son temps, c’est mettre en place une démarche en essayant de répondre aux questions suivantes:  Qu’est ce que je fais? 19 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses - une visualisation concrète des actions, - l’anticipation des problèmes et contraintes, - le suivi des réalisations - La maîtrise des temps d’exécution (délais).
  • 20. 4- La démarche de gestion du temps en milieu professionnel Cette démarche a pour but : - D’aider à gérer, au mieux, la ressource temps en vue de la réalisation des tâches dans les délais impartis; - D’améliorer sa satisfaction. 5- Démarche d’optimisation de la gestion du temps professionnel - Analyser ses priorités - Comparer avec la réalité - Identifier les écarts - Organiser 20 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses  Comment je le fais?  Comment je pourrais mieux le faire?
  • 21. 6- Démarche de gestion du temps J’analyse: - qu’est ce que j’ai à faire? (lister tout ce que vous devez faire) - Quel est mon temps disponible? (évaluer le temps dont vous disposez) 7- Diagnostic de gestion de temps 8- Résultats probables de la phase d’analyse L’observation du temps passé sur une période donnée permettra de relever les dysfonctionnements en matière de sa gestion de temps: 21 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses - Agir et contrôler.
  • 22. 9- La phase de planification: • définition des priorités, • Respect des contraintes, • Suppression des causes de dysfonctionnement, • Choix d’outils appropriés. 10- Comment établir des priorités? À partir de la liste des activités à effectuer: - Définir l’urgence et l’importance - L’identification des tâches essentielles - Ordonner la liste - Évaluer la durée prévisible. 22 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 23. 11- Hiérarchisation des tâches - Lister toutes les tâches à réaliser pendant une journée, - Identifier les priorités en utilisant les critères d’importance et d’urgence, - classer les tâches par ordre d’importance de 1(la plus importante) à n (la moins importante), - et les classer par ordre d’urgence de 1(la plus urgente) à n (la moins urgente). • Grouper les tâches en 4 catégories:  Tâches urgentes et importantes A  Tâches urgentes et non importantes C  Tâches importantes et non urgentes B  Tâches non importantes et non urgentes D. 23 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 24. La communication non verbale concerne toutes les réactions humaines qui ne s’expriment pas par les mots ; elle concerne également les signes caractéristiques contenus dans l’environnement. En clair, la communication non verbale concerne tout facteur entrant dans le phénomène communicatif qui ne concerne pas directement l’oral et l’écrit. 24 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses IV- MIEUX COMMUNIQUER, SAVOIR DIRE NON
  • 25. 1- Mieux se connaître avec l’Analyse Transactionnelle C'est une méthode d'analyse de la structure de la Personnalité, de la communication entre les gens, des règles qui sont instituées dans les relations de groupe. L’Analyse Transactionnelle étudie nos comportements, nos attitudes, nos paroles, nos réactions physiques et émotionnelles à l'aide de paramètres analytiques tels que les états du moi et les positions de vie. Ainsi il a été établi une relation entre ce qui est appelé l'état du moi et le langage particulier correspondant à cet état du moi. 25 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 26. 2- La Structure de l'individu ou les états du moi : La personnalité de chacun d'entre nous est composée de 3 systèmes d'attitudes et de comportements, les états du moi. En Analyse Transactionnelle la structure de l'individu (les 3 États du Moi) se représente ainsi :  PARENT  ADULTE  ENFANT 26 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 27. ♦ L'état du moi PARENT : est le domaine de l'acquis. Il contient tous les messages qu'on nous a enseignés de la vie. ♦ L'état du moi ADULTE : est le domaine du pensé et du réfléchi. C'est l'ordinateur que nous avons en nous. Notre rationalité. Notre système de saisie et de traitement de l'information. ♦ L'état du moi ENFANT : est le domaine du senti. Il contient tous les messages ressentis de la vie. Il recouvre le domaine du ressenti, de l'émotion, du sentiment, des besoins et aspirations. 27 Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets- Prestations diverses
  • 28. 28 Cabinet ARIEL ASSISTANCE TEL / FAX : 22 42 98 43 Cocody – Angré, Bld Latrille (RCI) 13 BP 687 Abidjan 13 Immeuble N’ZI, 2è étage, porte A 12 Face agence BICICI. Feu du 22è arrondissement