Training Jci Share Point Intranet

1,224 views
1,132 views

Published on

Published in: Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,224
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
610
Actions
Shares
0
Downloads
22
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Training Jci Share Point Intranet

  1. 1. http://intranet.jci.ro<br />Ghid de utilizare<br />
  2. 2. Introducere<br />
  3. 3. Ceeste un Intranet<br />O reteaprivata<br />Apartineuneiorganizatiisaugrup<br />Sub forma unui site web (Internet)<br />Folositpentru:<br />Colaborare<br />Comunicare<br />Publicare de continut<br />Sauchiarimplementarea de proceduri, arhivare, etc<br />
  4. 4. Cum ilvomfolosi?<br />Comunicareinterna (la nivel national si/sau local)<br />Publicare de continut (anunturi, calendar, knowledge base, wiki, blog)<br />Colaborare (partajare de documente, taskuri, etc)<br />
  5. 5. Ceavantajeaduce<br />Knowledge centralizat<br />O singurasursa de adevar (canal de comunicareoficiala)<br />Cautarecentralizata in toateresursele JCI (functie de drepturile de securitate)<br />Arhivareacontinutului<br />Sistem de backup/siguranta<br />
  6. 6. Solutia<br />SharePoint - Un produs Microsoft<br />O platforma web (accesibila din browser) de colaborare:<br />Siteurice pot contine<br />Pagini web<br />Librarii de documente<br />Liste (calendar, anunturi, wiki, linkuri, contacte, taskuri, etc)<br />Subsiteuri<br />Subsiteurile pot contine<br />Pagini web<br />Librarii de documente<br />Liste (calendar, anunturi, wiki, linkuri, contacte, taskuri, etc)<br />Subsiteuri<br />O solutiepentru Intranet<br />Folosit de peste 90.000 de companii in lume<br />
  7. 7. Ce ne ofera SharePoint<br />Structuraflexibila de organizare in siteurisisubsiteuri<br />Managementuldocumentelor<br />Calendar<br />Taskuri<br />Anunturi<br />Documente<br />Wiki<br />Blog<br />RSS sinotificariprin email<br />Si altele<br />
  8. 8. Inaintesaincepem<br />
  9. 9. Deschide IE simergi la http://intranet.jci.ro<br />
  10. 10. Schimbaparola<br />Welcome “PrenumeNume” -&gt; Change your Password<br />Parolaveche, parolanoua, confirmare<br />Alege parole grele care:<br />Au minim 8 caractere<br />Continsiliteremicisimari,<br />Continsicifre<br />Continsisimboluri (_#$%^&*)<br />O variantasimpla:<br />Te gandesti la un cuvantsiinlocuiestie -&gt; 3, o -&gt; 0, i -&gt; 1, a -&gt; 4<br />Ex. Mancare = M4nc4r3<br />A<br />B<br />
  11. 11. Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer<br />Astfelanuntipe IE ca este un site de incredere<br />Tools<br />Internet Options<br />Security<br />Local intranet<br />Sites<br />A<br />B<br />
  12. 12. Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer (2)<br />“Advanced”<br />Debifezi “Require server verification…”<br />Scriiadresa: http://intranet.jci.ro<br />Add<br />Close<br />OK<br />OK<br />Inchizitoateferestrele de IE<br />A<br />B<br />
  13. 13. Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer (3)<br />Verifica ca http://intranet.jci.roesteidentificat de IE ca fiind in zonacorecta (adica “Local Intranet”)<br />Atentie!<br />Intranetul JCI merge sifaraacesteconfigurari, dar<br />Daca le facianumitefunctii o sameargamaibine (vedemmaideparte)<br />
  14. 14. Structurasinavigarea<br />
  15. 15. http://intranet.jci.ro<br />Navigarea se face folosinddouameniuri<br />Un meniu static localizat in parteasuperioara a paginii<br />Un meniudinamiclocalizat in parteastanga a paginii<br />In functie de drepturilepe care le aianumitesiteurivorapare in meniurisau nu<br />
  16. 16. Folosireameniului superior<br />Meniul superior este static<br />Shortcuts – comenzirapide<br />National – siteul national<br />Iasi, Cluj, etc – LOMuri<br />CN2009 – anumiteproiecte active/importante<br />HelpDesk – ceriajutor in folosireaIntranetului<br />
  17. 17. Folosireameniului din parteastanga<br />Meniudinamic (se schimba in functie de siteulpe care esti)<br />Afiseazafunctiilesiteului (calendar, documente, etc) sisubsiteurile<br />Exemplu:<br />“National” continesiteul “Projects” (primul din sectiunea “Sites”) pentruproiectelenationale<br />Projects continetreisubsiteuri<br />Intranet<br />ConferintaEuropeana 2009<br />ConferintaNatioanala 2009<br />Projects nu continenici o functie… doarorganizeazacelelaltesiteuri<br />A<br />B<br />
  18. 18. Functii<br />
  19. 19. Liste<br />Toateinformatiile in Intranet suntorganizate sub forma unorliste<br />Deoarecemodul de organizareesteacelasi la nivel fundamental indiferent de tipul de informatie (documente, calendar, etc) existacatevafunctiicomune<br />Catevafunctiicomune:<br />Alerte – subscrierea la evenimentedintr-o listapentru a fialertatprin email despreschimbari<br />RSS – urmarireaevenimentelordintr-o listafolosind RSS<br />Perspective (“Views”) – informatii filtrate sisortatedupadiferitecriterii<br />
  20. 20. Liste din Intranet<br />Managementuldocumentelor (“Document libraries”)<br />Grupuri de discutii (“Discussions”)<br />Calendar comun (“Calendar”)<br />Activitati in proiecte (“Tasks”)<br />Alteliste<br />Probleme in proiecte (“Issues”)<br />Riscuri in proiecte (“Risks”)<br />Livrabile in proiecte (“Deliverables”)<br />Linkuri utile (“Links”)<br />Anunturi (“Announcements”)<br />Cautare<br />Profile<br />
  21. 21. Alerte<br />PRACTIC: National -&gt; Documents -&gt; Actions -&gt; Alert Me<br />Putetialege:<br />Un titlu care sa fie inclus in subiectulemailului<br />Tipurile de notificari (toateschimbarile, schimbarile la documentele tale, etc)<br />Frecventa (imediate, digest, etc)<br />Suntetidejasubscrisipentrualerte la liste de discutiirelevante<br />A<br />B<br />
  22. 22. RSS<br />PRACTIC: National -&gt; Projects -&gt; Intranet - &gt; Tasks -&gt;View RSS Feed<br />Atentie! <br />Feedurilesuntprotejate de user siparola la fel ca sirestulpaginilor din Intranet<br />Folosi un client de RSS care suportafeeduriautentificare<br />
  23. 23. Views<br />Putemvizualizainformatiiledin liste din diferite perspective (“Views”)<br />O perspectivapoatearatainformatiile filtrate sausortatedupaanumitecriterii<br />PRACTIC: National -&gt; Projects -&gt; Intranet -&gt; Tasks<br />Schimbaperspectivafolosindmeniul din stanga<br />
  24. 24. Discutii<br />
  25. 25. Discutii<br />Functioneaza la fel ca Yahoo Groups (sauoricealtalista de discutii)<br />Functii<br />Incepereauneidiscutiipegrup<br />Urmarireadiscutiilor<br />Atasamente la emailuri<br />
  26. 26. Care suntlistele de discutii?<br />Enumerarealistelor de discutii se gaseste in pagina Wiki <br />PRACTIC: National -&gt; Wiki -&gt; “Listede discutii”<br />
  27. 27. Cum incep o discutie?<br />Trimite un email la adresa de email a listei<br />Subiectulemailuluidevinetitlu<br />Continutulemailuluidevinecorpuldiscutie<br />Poti include imagini<br />Ceisubscrisipentrualertevorfinotificatiprin email (inclusivtu)<br />Dureazaintre 1 si 10 minute panaemailul tau vafivizibil in lista<br />PRACTIC: email cu numele tau in subiectsi body la XYZ@intranet.jci.ro<br />
  28. 28. Cum urmaresc o discutie<br />Le primestiprin email, sau le potigasipe Intranet<br />Pentrufiltre in Outlook<br />Emailurilevin de la XYZ@intranet.jci.ro<br />Toateemailurilepe care le primesticontin in subiect un text de forma “[JCI …]”<br />Limitari:<br />Oriceraspuns la o discutieapare ca un nou item in lista<br />Cuvantul “RE:” adaugat de Outlook (clientul de email) atuncicandraspunziesteeliminat automat – lucramsarezolvamproblemaasta<br />A<br />B<br />
  29. 29. Atasamentele la emailuri<br />Nu sunttransmiseprin email la restulmembrilor<br />Este recomandata<br />Incarcaredocumentuluiintr-un “document library”<br />Includerealinkuluicatre document library in email<br />Dacasunttotusiatasamenteatunci le putetivedeavizualizanddiscutiape Intranet<br />A<br />B<br />
  30. 30. Demonstratie<br />
  31. 31. Documents<br />
  32. 32. Document Library<br />Librarii de documente (pot aveadiferitenume) localizate in sectiune “Documents”<br />Locul in care stocamdiferitetipuri de fisiere:<br />Fotografii (nu preamari)<br />Word/Excel<br />PDF, etc<br />Functiidisponibile:<br />Upload sau upload multiplu<br />Open with Windows Explorer<br />Map as network drive<br />Integrarea cu Office sialteprograme<br />
  33. 33. Upload<br />Selecteazadocumentul de pecalculatorul tau siapasa upload<br />Completezcatevainformatiidespre document (optional) sidau OK<br />Sistemul nu acceptadocumentemaimari de 10 mega<br />Sistemul nu acceptafisiere cu extensiipericuloase (care pot propagavirusi) cum arfi “.exe”<br />
  34. 34. Integrarea cu Office<br />Cum lucrez cu un document dupace l-am incarcatpe Intranet?<br />Fac click penumeledocumentului, sau<br />Aleg o optiune din meniu (Ex. Edit in PowerPoint)<br />Pentrudocumente Office deschise din Intranet atuncicandsalvez se face automat upload.<br />Vrei o copie la un document? Vezi “Send to -&gt; Download a copy” din meniu<br />
  35. 35. Integrarea cu Office – save to intranet<br />Din orice program office alege “File -&gt; Save as”<br />In bara de adresascrie intranet.jci.ro<br />User siparola (dacaestecazul)<br />Navigeaza in document libraryulcorespunzator<br />Salveaza<br />S-a facut automat upload<br />
  36. 36. Open with Windows Explorer<br />Deschideacest document library ca si cum arfi un folderulpecalculatorul tau (vezibara de adresa)<br />Poti face toateoperatiunilepe care le faci in mod normal cu folderele tale:<br />Edit/Open<br />Copy<br />Paste<br />Delete<br />Mai usor de:<br />Editatdocumente,<br />De facut upload la maimultedocumente<br />Atentie! Toateoperatiunile se realizeazape server!<br />
  37. 37. Map as network drive<br />Acel document library devine disc VIRTUAL pecalculatorul tau<br />Documenteleramanstocatepe server. Nu se faccopii locale!<br />Toateoperatiile de salvare, copiere, etc se facpe server<br />Indicatdacalucrezimultintr-un document library (Ex. Mircea la CN2009).<br />Deschide Windows Explorer<br />Alege Map Network Drive<br />Copy/Paste adresa de la document library<br />Finish<br />
  38. 38. Map as network drive (2)<br />Apareacum ca si cum arfi un disc pecalculatorul tau<br />Ceinseamnaasta?<br />Potisalva din Word/Excel direct pe Intranet<br />Potideschide din Word/Excel direct de pe Intranet<br />Nu maitrebuiesafaci upload la documente… le potisalva “local”<br />Atentie<br />Nu se faccopii locale la documente. E nevoie de conexiune la internet!<br />Se aplicatoaterestrictiile de maisusinclusivcele de securitate<br />
  39. 39. Demonstratie<br />
  40. 40. Calendar<br />
  41. 41. Calendar<br />Un calendar comunce are scopul de a anuntadiferiteevenimente de interes general<br />Functii<br />Adaugareaunuieveniment<br />Editareaunuieveniment<br />Vizualizareaevenimentelor<br />Connect to Outlook<br />
  42. 42. Adaugareaunuieveniment<br />New -&gt; New item<br />Title: numeleevenimentului<br />Start si end time : data siora<br />Atentie: data in format (L/Z/A)<br />Description<br />All day event – daca tine intreagazi<br />Recurrence – definirearecurentei (de exempluintalnirile in LOMuri)<br />Dacaesti un utilizatorneexperimentatestebinesaevitirecurenta<br />Workspace<br />Creeaza un spatiu de lucru (site) special pentruorganizareaacestuieveniment<br />ATENTIE: nu bifatiacestacasuta!!<br />
  43. 43. Editareaunuieveniment<br />Click penumeleevenimentului<br />Editareadetaliilor se face ca la creare<br />
  44. 44. Vizualizareaevenimentelor<br />Calendarele, ca oricealteliste din intranet, permit vizualizareainformatiilor din diferite perspective (“Views”)<br />Pespectiva calendar<br />Vizualizarepezi, saptamana, luna<br />Perspectiva “All events”<br />Toateevenimenteafisateintr-o lista<br />Perspectiva “Current events”<br />Toateevenimentele care voravea loc in viitor<br />
  45. 45. Connect to Outlook<br />Actions – Connect to Outlook<br />O copie a calendarului care se actualizeaza automat (mereu la zi) in Outlookul tau<br />Ideal pentrucalendarul national, calendarulLOMului tau siproiectele active<br />
  46. 46. Connect to Outlook (2)<br />Sincronizarea se face in ambelesensuri<br />Adaugareaunuieveniment in Outlook ilsalveaza automat in calendarul de pe Intranet<br />Diferitenivele de functionalitatefunctie de versiunea de Outlook (se recomanda Outlook 2007)<br />
  47. 47. Demonstratie<br />
  48. 48. Taskuri<br />
  49. 49. Taskuri<br />Localizat sub diferitenume (de obicei “Tasks”) in sectiunea “Lists”<br />O metodasimpla de a tine evidentaactivitatilorintr-un proiect<br />Functiidisponibile<br />Adaugareaunui task<br />Editareaunui task<br />Vizualizareataskurilor<br />Connect to Outlook<br />
  50. 50. Adaugareaunui task<br />New -&gt; New item<br />Completeazacampurilenecesare<br />Title<br />Status<br />% complete<br />Start si due date<br />Despre “Assigned To”<br />Completeazanumelecompletpersoaneicare trebuiesaindeplineascaacesttask<br />Apasapebutonulalaturatcampuluipentruvalidare<br />Candsalvezaceapersoanavaprimi un email ca i-a fostassignat un task (depinde de configurari)<br />
  51. 51. Editareaunui task<br />Click penumeletaskuluisiapoialege “Edit”, saualege“Edit item” din meniu<br />Pot editatoateinformatiile ca atuncicand in creez<br />Folositpentru a marca un task ca terminat (“% Completed” = 100%) saupentru a ildelegauneialtepersoane (“Assigned To”)<br />
  52. 52. Vizualizareataskurilor<br />Taskurile, ca oricealteliste din intranet, permit vizualizareainformatiilor din diferite perspective (“Views”)<br />Pespectiva “All tasks” (implicita)<br />Toatetaskurile<br />Perspectiva “Due today”<br />Toatetaskurile care expiraastazi<br />Perspectiva “Active tasks”<br />Toatetaskurile care nu au fostmarcate ca “% Complted” = 100%<br />
  53. 53. Connect to Outlook<br />Actions – Connect to Outlook<br />O copie a taskurile care se actualizeaza automat (mereu la zi) in Outlookul tau<br />Ideal pentrulista de taskuridintr-un proiect in care estiimplicat<br />
  54. 54. Connect to Outlook (2)<br />Sincronizarea se face in ambelesensuri<br />Adaugareaunui task in Outlook ilsalveaza automat in lista de taskuri de pe Intranet<br />Diferitenivele de functionalitatefunctie de versiunea de Outlook (se recomanda Outlook 2007)<br />
  55. 55. Demonstratie<br />
  56. 56. Alteliste<br />(Links, Issues, Announcements, Deliveries, Risks, etc)<br />
  57. 57. Liste din Intranet<br />Toatelistele din Intranet functioneazadupaaceleasiprincipii<br />Altelistepe care le vetiintalni (fara a intra in detalii)<br />Issues: O lista in care poti introduce diferiteprobleme la care artrebuisatiievidenta in timpulacestuiproiect<br />Risks: O lista in care poti introduce riscuripentruacestproiect la care artrebuisatiievidenta<br />Deliverables: O lista de livrabile (milestones) pe care le potivizualiza ca un Gantt Chart<br />Links: O lista de linkuri utile (vezipagina National)<br />Announcements: O lista de anunturipe care o potifolosi ca un afisier<br />
  58. 58. Cautare<br />
  59. 59. Cautare<br />Vaaducetiaminte de structura sub forma de arbore?<br />Cautarea se face doar in subsiteuri<br />Dacaincepicautareacandestipesiteulunui LOM dardocumentul e in siteuluiunuiproiect national atunci nu vafigasit<br />Cauta<br />Siteuri, listedupanume<br />Items, Documentesicontinutuldocumentelor (cam toateformatele)<br />Atentie:<br />Indexarea se face la 60 de minute, documenteleabiaadaugate nu suntindexateimediat<br />
  60. 60. Profile<br />
  61. 61. Profile<br />Oriundevezinumeleuneipersoaneputeti face click<br />Pagina de profilcontine<br />Nume<br />Email<br />Foto (optional)<br />Un text scurt “About me”<br />A<br />B<br />
  62. 62. Profilulmeu<br />PRACTIC: Welcome “PrenumeNume” -&gt; My Settings<br />Functii:<br />Editare<br />Alertelemele (“My alerts”)<br />A<br />B<br />
  63. 63. Profilulmeu – My alerts<br />Mergipesiteulunde se gasestelista care genereazaalerta<br />Welcome XY -&gt; My Settings -&gt; My alerts<br />Fa click pealertapentru a modificafrecventa, titlul, etc<br />Limitari<br />Chiardacaestipe “National” nu itivoraparealertele de la siteurilecopil<br />
  64. 64. Help Desk<br />
  65. 65. Help Desk<br />Candainevoie de ajutor<br />Completeaza:<br />“Service request” - Titlul… ex: “Schimbareparola”<br />Details - Detalii cat maiclaresimaimultedespreproblemape care o ai<br />Keywords - clasificaproblema<br />Service requestul tau vafipreluat de cineva din echipa de IT. <br />Mai ai de facut un singurlucru: Ai rabdare !<br />A<br />B<br />
  66. 66. Resurse<br />
  67. 67. Resurse<br />Acestaprezentare la<br />http://intranet.jci.ro/projects/intranet<br />Mesaj la HelpDesk<br />

×