Una consultora recomendó a una empresa de distribución de alimentos implementar el intercambio electrónico de datos (EDI) para reducir costos. La consultora propuso aplicar el EDI para realizar pedidos a proveedores y recibir/verificar facturas. Esto eliminaría procesos manuales y permitiría automatizar gran parte de estas tareas, lo que podría despedir a varios empleados y ahorrar aproximadamente un 30% de los costos totales. La empresa decidió seguir la recomendación e implementar el EDI inicialmente para pedidos a

1. EDI Electronic data interchange ILIAN PATRICIA BOCANEGRA ALFARO

2. ¿QUE ES EDI? El EDI (Electronic Data Interchange) es intercambio electrónico de datos de computadora a computadora entre Socios Comerciales (cadenas), con la finalidad de ahorrar tiempo al eliminar los tradicionales métodos de preparación y envío de documentos a través de mensajería. A la vez, tiene la ventaja de ser un método más seguro y confiable para el manejo de información.

4. ORDENES DE COMPRA

5. CATALOGO DE PRECIOS DE VENTA

6. AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE (ASN)

8. ¿Cuándo usar el EDI? Generalmente, se utiliza el EDI cuando: * Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar; * La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados. Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En la Sección se proporcionan directrices o guías para el diseño de nuevos mensajes EDI.

10. El actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobrepapel;

11. El coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel;

12. El factor tiempo (si es crítico o no);

14. Para el almacenamiento y administración de los datos más relevantes de las organizaciones comerciales (nombre y dirección) y sus perfiles de cooperación, puede utilizarse un directorio distribuido;

15. Para soportar de forma segura (fiable) las transacciones de órdenes de pago un notario electrónico debe actuar como proveedor de un servicio de certificación o registro notarial;

18. Redes públicas de transmisión de datos

19. Redes de Valor Añadido

20. Redes privadas

21. Burós de Servicio

23. EJEMPLO: "FOODS DISTRIBUTION" Recomendaciones de una consultora Una consultora externa realizó un estudio y aseguro que un treinta por ciento de los costes que generaba este proceso administrativo podrían eliminarse mediante la implantación del intercambio electrónico de documentos (EDI). La consultora propuesto implantar el EDI en dos aspectos del negocio: A) Evaluar el inventario y realizar los pedidos al proveedor (2) A1) introducir la propuesta de pedido en la aplicación de facturación. A2) recoger la copia impresa A3) enviar esta copia al proveedor por fax B) Recepción, verificación y contabilización de facturas (5) (6) B1) Recogida de las facturas en el correo B2) Clasificación en el departamento correspondiente para su verificación y comprobación B3) Agrupación de cada factura con el conjunto de albaranes al que hace referencia B4) Verificación de que las facturas incluyan la mercancía recibida y al precio pactado B5) En caso de que los importes o las cantidades no fueran correctos se genera una factura de cargo al proveedor, por la diferencia B6) Contabilización de la factura

24. Efectos de la implantación del EDI EN LA EMPRESA A) Evaluar el inventario y realizar los pedidos al proveedor (2) En función de las demandas de las tiendas el proceso descrito ocupaba cuatro personas. Con el nuevo sistema solo sería necesario el primer paso A1), que por otra parte era el que más tiempo ocupaba. Al introducir el pedido en la aplicación y elegir la opción de envió al proveedor el mensaje se depositaría en el correspondiente buzón del proveedor en el centro servidor junto con todos los realizados por sus clientes en ese día. Este método ahorraría: el gasto en papel, fax, papel de fax, impresora y tiempo. Además quedaría constancia de que el proveedor realmente acepta servir el envió con solo consultar si el mensaje había sido leído. Todo un ahorro, que la empresa se dispuso a aprovechar, con el consiguiente despido de dos personas.

26. CON EDI la verificación de facturas podría automatizarse reduciendo la comprobación manual a aquellas que recogieran albaranes con irregularidades detectadas por el almacén. El resto se revisarían de forma automatizada verificando que contienen los albaranes recibidos del proveedor del Centro de Compensación y verificados por el almacén. Dado que aproximadamente el volumen de facturas con errores en mercancía o precios de algún albarán era de un 5% aproximadamente, el proceso de automatización supondría un ahorro del 95% de la verificación y contabilización de facturas por la forma manual. Hasta el momento este proceso ocupaba gran parte del tiempo del personal de contabilidad el incorporar EDI supondría una reducción de cerca de un tercio del tiempo empleado y por lo tanto un tercio del personal dedicado a la tarea. Si bien nadie realizaba de forma exclusiva esta tarea la reestructuración que se llevaría a cabo podría dejar sin trabajo al menos tres personas del departamento de administración.

27. Conclusiones: FOODS DISTRIBUTION se dispuso a seguir las indicaciones de la sociedad consultora e implantó EDI, comenzando por el proceso donde más ahorro se podía producir y más fácilmente implantadle como era la realización de pedidos. Los demás procesos susceptibles de implantar EDI se irían abordando según el plan diseñado por la dirección y teniendo en cuenta la experiencia en la primera fase. En cuanto a los efectos en los recursos humanos, la adopción del sistema EDI, en su primera fase, motivó que la empresa prescindiera de dos personas. En siguientes etapas estaba previsto que al menos cinco más no continuaran en la plantilla a consecuencia de todos los ahorros de tiempo que el nuevo sistema propiciaba. Siete personas de las veinte que aproximadamente se dedicaban a los trabajos descritos. http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/edi/800.HTM