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Social Media Guidelines

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Vortrag von Thomas Gronenthal, Geschäftsführer der euro.marcom dripke pr Wiesbaden beim "Social Media Day der IHK Wiesbaden" am 16.11.2010

Vortrag von Thomas Gronenthal, Geschäftsführer der euro.marcom dripke pr Wiesbaden beim "Social Media Day der IHK Wiesbaden" am 16.11.2010

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  • 1. Social Media Guidelines - Mitarbeiter in den sozialen Netzwerken Thomas Gronenthal Vorsitzender des „Forum Social Media“ in der SID
  • 2. Relevanz: Wir haben Unternehmer befragt Überschrift Die Software-Initiative Deutschland hat sich gemeinsam mit dem Fraunhofer- Institut für Angewandte Informationstechnik und der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg diesem Thema gewidmet. 100 Fach- und Führungskräfte wurden befragt, über 80 Prozent davon unmittelbar im Mittelstand. Alle Besucher des Social Media-Day bekommen die Studie bei Interesse kostenlos – Visitenkarte / E-Mail genügt!
  • 3. Überschrift 1. Halten Sie Social Media in der Geschäftswelt für relevant? 100 90 77% 80 70 60 50 40 23% 30 20 10 0 Ja Nein
  • 4. Überschrift 2. Welche Plattformen stufen Sie als wichtig ein? (Wenn unter 1. „Ja“ gewählt, N=77) Angabe in „Schulnoten“ (1 = sehr wichtig / 6 = unwichtig) Xing – 1,6 Sonstige Nennungen Twitter – 1,9 (offene Abfrage, Angabe ohne Benotung) Facebook – 2,1 myspace Linkedin – 2,7 slideshare Wikipedia – 3,1 flickr YouTube – 3,8 delicious
  • 5. Überschrift 3. Wie nutzen Sie bisher Social Media-Plattformen? (Nutzung von mindestens einem Portal, Doppelnennung möglich) 91% 100 90 80 70 58% 60 50 40 30 20 10 0 Privat Geschäftlich
  • 6. Überschrift 4. Wann ist der unternehmerische Social Media-Einstieg geplant? (Wenn nicht bereits vollzogen, N=42) 100 90 80 70 60 48% 50 40 26% 30 20 14% 8% 10 4% 0 Innerhalb der Innerhalb der Innerhalb der > 1 1/2 Jahre Vorraussichtlich gar nächsten 6 Monate nächsten 12 Monate nächsten 18 Monate nicht
  • 7. Überschrift 5. Wo im Unternehmen sollte Social Media strategisch angesiedelt sein? 100 90 80 70 60 45% 50 40 33% 30 20 11% 8% 10 3% 0 Geschäftsführung Marketing/Vertrieb Pressestelle/PR IT-Abteilung Andere
  • 8. Überschrift 6. Was bremst aus Ihrer Sicht die Nutzung/Anwendung von Social Media-Plattformen? (Mehrfachnennung möglich) 100 90 76% 80 70 58% 60 50 40 31% 30 20 7% 10 3% 0 Datensicherheit Mögliche IPR- Keine Relevanz für Kein Freizeit- und nicht Verletzung jeweiliges Interesse/Zugang Business-relevant Unternehmen
  • 9. Überschrift 7. Glauben Sie, dass die Bedeutung von Social Media in den nächsten 12 Monaten zunehmen wird? 89% 100 90 80 70 60 50 40 30 11% 20 10 0 Ja Nein
  • 10. Für die Zweifler vorab! Überschrift Als Unternehmen nicht Bestandteil eines sozialen Netzwerks zu sein, bedeutet nicht, dort nicht auch präsent zu sein! Die Nutzung von sozialen Netzwerken ist persönliche Freiheit, ebenso die Tiefe, mit der Informationen über sich selber preisgegeben werden. Dazu zählt auch der Arbeitgeber! Was in Karrierenetzwerken Standard ist (z. B. XING) ist auch in sozialen Netzen wie Facebook normal, ebenso bei Maßnahmen wie Twitter oder dem persönlichen Blog, der möglicherweise ebenso Informationen über den Mitarbeiter wie über den Arbeitgeber enthält.
  • 11. Überschrift Letzte Firmenfete bei uns in der Meier KG!!!
  • 12. Überschrift
  • 13. Überschrift
  • 14. Mitarbeiter online –Überschrift vier Wege Damit ergeben sich vier Daseinsformen, die ein Mitarbeiter Online einnehmen kann: Der Mitarbeiter als pers. Mitglied einer Community / Netzwerkes kann von Kunden und Geschäftspartner gefunden werden – wenn aktiv gesucht wird! Der Mitarbeiter gibt offiziell seinen Arbeitgeber an und ist daher auch auffindbar bzw. direkt identifizierbar als Mitarbeiter des Unternehmens XYZ. Der Mitarbeiter nutzt seinen Arbeitgeber bzw. Betrieb bewusst für Eigenmarketing, zu politischen Zwecken etc. Der Mitarbeiter taucht in der Online-Welt nicht auf und ist weder zu finden, noch mit dem Unternehmen zu verknüpfen.
  • 15. Stichwort: Authentizität! Überschrift Ein Unternehmen wird nicht nur durch die Führungsriege abgebildet oder gar authentisch – oftmals ist es eher der Teamgedanke, der auch gegenüber Kunden Wirkung entfaltet. Bedeutet im Klartext: Die Präsenz auf den Social Media-Kanälen macht ein Unternehmen nicht nur mit der Führungsriege transparent. Auch einzelne Mitarbeiter aus dem Vertrieb oder anderen Bereichen können ein Gesicht erhalten und präsentieren. Das gesamte Unternehmen wirkt authentischer, als es bisher der Fall ist – denn so kann bspw. vor einem Gespräch bereits Informationen über einen Ansprechpartner eingeholt werden (indem Google oder andere Suchmaschinen genutzt werden, das XING-Profil oder die Facebook-Profilseite betrachtet werden). Insgesamt ist das Bild eines Unternehmens und seiner Belegschaft damit authentischer als bisher.
  • 16. Grundsatzfrage: Nutzung am Arbeitsplatz Überschrift Immer mehr IT-Chefs versperren den Mitarbeitern in ihren Unternehmen den Zugang zu sozialen Netzwerken Wie eine aktuelle Untersuchung zeigt, wachsen offenbar die Bedenken über Nutzung bzw. Missbrauch der Plattformen und viele CIOs ziehen Konsequenzen. Laut der Befragung von Robert Half Technology sagen aktuell 38 Prozent der IT- Chefs, sie hätten strengere Social-Media-Regeln eingeführt und nur 17 Prozent sagen, die Richtlinien für die Nutzung von sozialen Netzwerken seien gelockert worden. Dürfen also Mitarbeiter am Arbeitsplatz solche Mittel überhaupt nutzen? Die Entscheidung darüber liegt bei den Unternehmen. Statistisch (Stand Mitte 2010) haben die Hälfte aller IT- Chefs den Zugang zu Netzwerken wie Facebook, Twitter oder Wer-kennt-wen untersagt und blockieren die betreffenden Websiten.
  • 17. Blockade ist eine kurzsichtige Methode Überschrift Die Blockade löst den Wildwuchs nur während der Arbeitszeiten – und ist damit kein funktionierendes Mittel, Missbrauch mit Nutzung des Unternehmensnamen zu verhindern. Zudem steigert eine dermaßen geschlossene Social Media-Einstellung weder die innerbetriebliche Stimmung, noch verhilft es zu einem sauberen Erscheinungsbild in der Online-Landschaft. Eine integrative Struktur mit Social Guidelines hilft hier mehr und sichert Unternehmen und Verantwortliche ebenso wie Mitarbeiter ab.
  • 18. Spätestens das mobile Internet macht die Blockade zunichte! Überschrift
  • 19. Best Practice – ein Beispiel vorab Überschrift Bevor konkrete Guidelines Ihnen eine Handhabe geben, wie man auch in Ihrem Unternehmen mit dem Thema agieren und vor allem erfolgreich agieren kann, ein Best Practice-Beispiel, das bereits Schule gemacht hat. Frosta – Mittelständler im Bereich Tiefkühlkost, 1.614 Mitarbeiter, 411 Millionen Euro Umsatz, Seit Juni 2005 wird bei Frosta gebloggt – ein Vorreiter in der Industrie, was das Thema Social Media angeht! Dahinter steht eine sorgfältige Struktur, vielleicht sogar eine Agentur – das wird in der Branche jedoch nur gemunkelt….
  • 20. Überschrift
  • 21. Überschrift
  • 22. Bei Frosta bloggt ein interdisziplinäres Team Überschrift
  • 23. Wirkung und Bild Überschrift Frosta hat mit seinem Blog die Gelegenheit ergriffen, ein authentisches Unternehmensbild zu schaffen. Dazu gehört die öffentliche Wirkung, dass Mitarbeiter aus allen Unternehmensteilen diesen Blog mit Inhalt füllen. Der Reiz: Ein Einblick in Controlling, Einkauf, Marketing und Geschäftsführung – mehr als je an der Tiefkühltruhe an Information über ein Unternehmen gegebenen werden kann. Die Wirkung vor dem Kunden: Glaubwürdigkeit – Authentizität. Dafür steht dieser Blog, der maßgeblich nach der Einführung neuer Produkte mit deutlich höheren Preisen („Frosta- Reinheitsgebot“) dazu beigetragen hat, das Gesamtimage des Unternehmens zu stärken.
  • 24. Social Media im eigenen Unternehmen – eine Guideline
  • 25. 1. Kommunikation ist Alles! Überschrift Social Media ist kein Thema, das hinter verschlossenen Türen von zwei Mitarbeitern erledigt werden sollte. Kommunizieren Sie offen im Unternehmen, dass Sie in Zukunft Social Media betreiben werden. Dem vorausgegangen ist sicher eine sorgfältige Analyse, welche Plattformen für Sie, Ihre Produkte oder Dienstleistungen Sinn machen. Richten Sie sich an Endkunden: Facebook und Twitter sind eine empfehlenswerte Kombination, ebenso ein Unternehmensblog. Eher im B2B-Geschäft, sind die Plattformen XING und Twitter passend, ebenso wieder der Blog. Wer Social Media / Unternehmenskommunikation nicht outsourcet, tut gut daran, ein internes Redaktionsteam zusammenzustellen. Nehmen Sie sich ein Beispiel an Frosta: Unterschiedliche Abteilungen erhöhen auch den öffentlichen Reiz an Ihrer Unternehmensdarstellung!
  • 26. 2. Ziele nennen, festlegen und kommunizieren Überschrift Machen Sie den Mitarbeitern deutlich, warum sich Ihr Unternehmen nun im Social Web engagiert und was die Ziele sein sollen. Wenn Sie das nicht genau wissen oder festgelegt haben, woher soll es Ihren Mitarbeitern klar sein? Zudem geben Sie mit klaren Ansagen den Mitarbeitern die Chance, sich zu beteiligen, und möglicherweise wichtige Bausteine in dem Modell Social Media zu sein. Offene Kommunikation von Absicht und Zielen verhindert auch Wildwuchs: Dazu zählt ebenso die nicht adäquate Darstellung von Mitarbeitern im Zusammenhang mit dem Unternehmen.
  • 27. 3. Vertraulichkeit wahren! Überschrift Vertrauliche Informationen sind ein Problem in der schnelllebigen Social Media-Welt! Solche Informationen müssen geheim bleiben – ob zukünftige Entwicklungen, Finanzen oder einfach schwebende Kundenverträge: Denken Sie daran, dass auch der Wettbewerb sich Ihren Social Media-Wettbewerb gut ansehen wird und im Zweifel auch ein genaues Auge auf Ihre Mitarbeiter hat! Oft sind es die kleinen Sachen, die verräterisch sind: Stellen Sie sicher, dass auch zufällige Veröffentlichungen vermieden werden, z.B. weil sich ein Mitarbeiter über Foursqare bei einem Neukunden eincheckt („Max M. checked in @ Google Headquarter“) – das sieht der Wettbewerb, und das sehen Ihre potentiellen Kunden ebenso! Im Zweifel gilt hier zudem das Arbeitsrecht – daher auch an die Anpassung von Arbeitsverträgen denken!
  • 28. 3a. Schnaps ist Schnaps, und DienstÜberschrift ist Dienst! Der Schnapsparagraph: Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, das jeder einzelne, der sich über Social Media ebenso wie über andere Wege mit seinem Unternehmen öffentlich identifiziert, auch ein Repräsentant der Firma ist. Nicht nur ein Repräsentant, sondern auch ein Botschafter. Und zu einem Botschafter gehört auch, das Privatleben deutlich zu trennen. Wer also im Social Media-Universum unterwegs sein will, um hier Partygänger kennenzulernen, und auch eindeutige Bilder postet: der möge seinen Arbeitgeber möglichst heraus lassen. Monitoring ist auch in diesem Bereich Gold wert: Vernetzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern (das ist eine freiwillige Leistung), so haben Sie einen Einblick. Mit dem Unternehmen verbundene Aussagen dürfen Sie arbeitsrechtlich behandeln. Ein klärendes Gespräch ist jedoch oft schon ausreichend, da nicht jedem klar ist, wie transparent das Internet ist! Im „Worst Case“ ist der Rat eines Rechtsanwaltes einzubeziehen!
  • 29. 4. Netiquette! Überschrift Mitarbeiter in der offiziellen oder auch privaten, aber arbeitsbezogenen Kommunikation sollten beim bloggen oder zwitschern die Netiquette einhalten. Dazu zählt, das weder über Kollegen, Kunden oder Partner noch über Wettbewerber schlecht gesprochen wird. Vor allem bei Nutzern von Foren, oder auf Facebook-Seiten, auf denen sich eine Diskussion entwickelt, ist die Gefahr groß. Stellen Sie also ein kurzes Merkblatt vor, das jeder Mitarbeiter mit den gesamten Regeln und der Netiquette erhält. Keine Sorge: Eine DIN-A4-Seite reicht völlig!
  • 30. 5. Trennung, wo Trennung Sinn macht Überschrift Wenn eine Verwechslungsgefahr z.B. zwischen offiziellem Unternehmensblog und privatem Blog besteht, sollte darauf aufmerksam gemacht werden. Vor allem Technik-Blogs u.ä. sind hier ein Mittelding, das klar bezeichnet sein soll. Wer sich ohne dienstlichen Auftrag in sozialen Medien äußert, sollte stets deutlich machen, dass es sich nun um persönliche Meinung handelt. Dazu sind die Formulierungen entscheidend – Formulierungen wie „ich“, statt „wir“ machen bereits den Unterschied. Eines muss immer klar sein: Wer schreibt, übernimmt Verantwortung!
  • 31. 5a. Mitarbeiter als Monitoring-Team Überschrift Wenn Mitarbeiter online auf sachliche Kritik am Unternehmen oder konkrete Probleme von Kunden stoßen – Situation nutzen. Hier kann authentisch direkt am Kunden gearbeitet werden. Je nach Level der Kritik ist der Kundendienst / Beschwerdemanagement / das Social Media- Redaktionsteam oder auch die Rechtsabteilung hinzuzuziehen. Aufmerksame Mitarbeiter, die diese Tools im Namen der Firma nutzen dürfen, helfen beim Monitoring: Unterschätzen Sie diese Rolle nicht! Kleinere und abteilungsspezifisch passende Kundenfragen können auch direkt beantwortet werden – mit namentlicher Kennzeichnung und auch genanntem Firmennamen. Zum einen rechtlich wichtig, zum anderen auch eine gute Visitenkarte. Solche kleineren Sachen „selber“ beantworten zu dürfen, ist bei Mitarbeitern erfahrungsgemäß eine motivierende Maßnahme. Überregulierung ist auch bei Social Media kontraproduktiv.
  • 32. 6. Social Media ist ein Team-Thema Überschrift Social Media ist für das ganze Team, das sollte auch so kommuniziert werden. Und wer eine gute Idee z. B. für den Firmenblog hat, muss nicht zwangsläufig auch gleich den fertigen Beitrag mitbringen! Bieten Sie Hilfestellung über die PR- oder Marketingabteilung, fördern Sie die Teamarbeit! Dazu zählt, dass Social Media auch Chefsache ist! Machen Sie als Geschäftsführer nicht auch mit, wird sich Ihr Team auch schlechter motivieren lassen. Auch wenn andere Pflichten wichtig sind: Der Zeitaufwand für einen Blogbeitrag aus der Feder des Chefs ist geringer als die Zeit, den der Teamwiderstand in der Überwindung erfordert! Feste Ansprechpartner wie eine Social Media-Redaktion im Marketing helfen allen Mitarbeitern und stehen als Ansprechpartner zur Verfügung. Damit bauen Sie Reaktanzen ab und fördern das abteilungsübergreifende Zusammenspiel – kommunizieren Sie diese Denke auch bewusst!
  • 33. 7. Recht ist auch in der Online-Welt Recht! Überschrift Ob Blog, Facebook-Fanpage oder Twitter-Kanal: Sobald es öffentlich und in Namen des Unternehmens ist, müssen verschiedenen rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden. Dazu zählt ein Impressum ebenso wie der Schutz Rechte dritter. Urheberrecht wird online mit Abstand am meisten mit Füßen getreten. Die Google Bildsuche ist bequem – die Bilder können jedoch nicht genutzt werden, ohne das Einverständnis des Urhebers. Das gilt auch für fremde Texte! Und selbstverständlich für Markenrecht! Ein Verzicht auf Obszönitäten, Beleidigungen und Diskriminierungen hinsichtlich Rasse, Religion, Geschlecht oder Herkunft sollte zudem selbstverständlich sein.
  • 34. 8. Klare Regeln für Zeit und Ort Überschrift Sicher sollte Social Media ein wichtiges und neues Instrument Ihrer Unternehmensdarstellung sein. Dennoch ist darin kein Freibrief enthalten, dass engagierte Mitarbeiter nun regelmäßig posten dürfen UND den Rest der Zeit mit dem Freundeskreis über Facebook chatten oder Twitter-Nachrichten der halben Welt zu lesen. Sofern eine private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz nicht kategorisch ausgeschlossen ist, empfiehlt es sich, Ihren Mitarbeitern die Nutzung von Social Media in Maßen zu erlauben. Grundsätzlich darf die private Nutzung von Social Media keine Auswirkungen auf die Arbeit und Leistung der Mitarbeiter haben. Da diese Medien jedoch immer häufiger integrativer Bestandteil des Lebens sind, und zudem mobiles Internet den Zugang trotzdem möglich macht, gehen Sie lieber offen auch mit der Erlaubnis um.
  • 35. 9. Spaß nicht Überschrift verderben! Nutzen Sie die interne Chance, die Social Media bringt. Mit diesem Thema lassen sich alle Mitarbeiter einbeziehen. Social Media ist generations-, abteilungs- und funktionsübergreifend. Zeigen Sie, wie wichtig Ihnen die Mitarbeit einzelner an dieser globalen Visitenkarte Ihrer Firma ist. Sorgen Sie dafür, dass stets Rat und Tat sowie Ansprechpartner zur Verfügung stehen, Ideen ernst genommen werden – jedoch nicht überreguliert wird! Deutlich klar sollte immer sein: das Netz vergisst nie. Einmal in einer Form getätigte Aussagen bleiben für immer online. Bedenken Sie: Social Media soll Spaß machen!
  • 36. Eine kleine Zeitreise zum Schluss…… Überschrift Wissen Sie noch, als das Internet laufen lernte? Das war 1995!
  • 37. A Web World! Überschrift Der neue Trend damals: Webseiten. Unternehmen, Unternehmer und Marketingfachleute stellten sich die Frage: Brauchen wir jetzt alle eine Website? Heute gilt: Wer keine hat, wer nicht „googlebar“ ist, ist kaum existent – und noch viel weniger relevant! Image – auch in der Wirtschaft – wird heute online gemacht. Website, Links, Präsenz in Netzwerken und Interaktionen mit Usern machen das Bild aus und geben Profil.
  • 38. Zukunftsvision Überschrift Facebook ist das bekannteste und spannendste Beispiel für eine rapide wachsende Plattform zum Austausch unter Menschen – geschäftlich und privat: Social Media – die Welt der sozialen Netze Was ist in Zukunft zu erwarten: Unternehmen, die sich heute sagen „Social Media – das brauchen wir nicht!“ werden morgen weniger Chancen haben! Glauben Sie nicht? Was wäre heute, wenn Sie keine Webseite haben?
  • 39. Die Controlling-Frage stellt sich am Schluss: Wie kann gemessen werden, was Social Media bringt?