IFS Aplikace + Qinve - AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ PŘIJATÝCH FAKTUR

243 views
169 views

Published on

Jednou z oblastí, která stále zůstává ve firmách velmi často neefektivní, je zpracování přijatých faktur. Typicky se faktury zpracovávají ručně – v papírové podobě s připnutou košilkou. Faktura takto proběhne firmou, košilka se doplní o podpisy a rozúčtování a následně založí. V případě potřeby se vyhledá v archívu.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
243
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

IFS Aplikace + Qinve - AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ PŘIJATÝCH FAKTUR

  1. 1. AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ PŘIJATÝCH FAKTUR Jednou z oblastí, která stále zůstává ve firmách velmi často neefektivní, je zpracování přijatých faktur. Typicky se faktury zpracovávají ručně – v papírové podobě s připnutou košilkou. Faktura takto proběhne firmou, košilka se doplní o podpisy a rozúčtování a následně založí. V případě potřeby se vyhledá v archívu. Tento proces je sice funkční, ale faktura se může ztratit či zůstat u někoho na stole pod jinými dokumenty. Pak mohou hrozit sankce za pozdní úhradu, někdy i výrazné. Při nutnosti kontroly faktury je její vyhledání obvykle časově náročné zejména pro účetní, ale i zaměstnance, který kontrolu provádí. Přitom existují nástroje, které dokáží tento postup velmi zefektivnit. V IFS Aplikaci se jedná o modul Workflow přijaté faktury. Ten poskytuje podporu procesu pro schválení a rozúčtování faktur a samozřejmě uchovává fakturu (včetně případných příloh) v grafické podobě (JPEG, PDF apod.). Ten je kdykoliv k dispozici, automaticky připojený k příjmu zboží/materiálu, na projektu či u objektu v údržbě. Tento schvalovací proces slučuje všechny přijaté faktury, a to jak elektronicky zpracovávané papírové faktury, tak přijaté přes e-mail, EDI či jiným způsobem. Pro firmu je takový proces efektivní, ale pro účetní znamená práci navíc se skenováním faktur. Přinese to účetní nějaký užitek? Ano, pokud se spojí s automatickým vytěžením údajů z faktury – uspoří čas, zrychlí práci a sníží chybovost. Účetní či fakturantka pak sice věnuje čas naskenování, ale pak pouze zkontroluje rozpoznané údaje. VÝHODY:  Rychlejší průběh faktury firmou.  Avízo a eskalace, pokud faktura u někoho zůstane „viset“.  Nemožnost ztráty faktury zajišťuje garanci včasné úhrady – odpadá riziko penále.  Okamžitě k dohledání při náhledu – úspora času účetních.  Ekologický proces – úspora papíru.  Jedno místo pro všechny typy faktur – papírová, PDF či EDI. VYTĚŽOVÁNÍ FAKTUR JE PROCES, KTERÝ ÚČETNÍM UŠETŘÍ ČAS, SNÍŽÍ CHYBOVOST A ZRYCHLÍ PRÁCI. Po naskenování faktury automaticky vyhledají a rozpoznají všechny důležité údaje (číslo faktury, ičo, dič, číslo účtu, částka, DPH, datum vystavení, splatnosti, číslo objednávky atd.) a ty se automaticky přenesou do ERP systému.
  2. 2. IFS Aplikace využívají nástroje QINVE, což je nástroj pro chytré vytěžení údajů z faktur. Tento nástroj umí zpracovat faktury jak ze skeneru, tak i z e-mailu (například v podobě PDF) a přenést je do IFS Aplikace. QINVE využívá standardní funkcionality IFS, a proto není tedy potřeba žádná zákaznická úprava, což minimalizuje náklady na zavedení. Napojení na ARES, registr plátců DPH a kontrola údajů s ERP systémem zajišťují vysokou přesnost údajů. Obrázek – Ukázka z QINVE - načtená faktura po automatickém rozpoznání údajů Další výhodou je, že systém je služba, která se stále učí. Pokud vaše faktura není rozpoznaná správně, předá se k naučení a příště již dojde k jejímu správnému rozpoznání, a to bez dodatečných nákladů na učení. Modul IFS Aplikace – Workflow přijaté faktury ve spojení s QINVE je velmi mocný nástroj, který poskytuje nejen prokazatelné úspory, ale současně posouvá další proces ve firmě na špičkovou úroveň. Využití je možné v IFS Enterprise Exploreru, na webovém portálu i v mobilním telefonu či tabletu. Autoři: Pavel Bláhovec, ředitel obchodu IFS Czech Petr Jenček, Managing Director QINVE Obrázek - Fakturu v IFS Aplikaci je možné schválit na webu i mobilním telefonu. O QINVE Qinve je nástroj pro fakturantky a účetní na rychlé a efektivní zpracování papírových dodavatelských faktur. Neztrácejte už čas ručním přepisováním dodavatelských faktur. Naskenujte je a přeneste je s Qinve do Vašeho ekonomického informačního systému. Všechny údaje budou automaticky rozpoznány a vloženy do správných polí. Fakturu máte zpracovanou za 10 vteřin. Více na www.QINVE.com. O společnosti IFS IFS je veřejně obchodovaná společnost (OMX STO: IFS) založená v roce 1983, která vyvíjí, dodává a implementuje systém IFS Applications™, plně integrovanou sadu aplikací pro plánování podnikových prostředků založenou na technologii SOA. Společnost má více než 2 000 zákazníků ve více než 50 zemích a soustředí se na letectví a obranu, technické služby a telekomunikace, strojírenství, zpracovatelský průmysl, automobilový průmysl, maloobchod a velkoobchod, stavební průmysl a správu služeb. Přímé zastoupení IFS pro ČR, společnost IFS Czech s. r. o. se sídlem v Praze, bylo založeno v roce 2000 spolu se zastoupením na Slovensku IFS Slovakia s.r.o. se sídlem v Žilině. Od r. 2001 v ČR rovněž jako distributor a implementační partner IFS působí významný český systémový integrátor, společnost ALTEC a.s. V současné době mají všechny tyto společnosti k dispozici více než 80 odborníků, kteří zajišťují lokalizaci, dodávku a implementaci produktů IFS na českém a slovenském trhu. Více informací na www.IFSWORLD.com a www.ALTEC.cz. VYTĚŽOVÁNÍ FAKTURY QINVE NEMUSÍTE UČIT VAŠE FAKTURY. NAUČÍ SE JE SÁM, BEZ DODATEČNÝCH NÁKLADŮ.

×