IDMdenhaag conferentie 2015 : Eric Burger

1. Recordsmanagement & governance
in Microsoft SharePoint
Eric Burger IDMdenhaag conferentie 10-04-2015 eric burger document management

2. Wie is Eric Burger?
Informatie-governance en recordsmanagement specialist
25 jaar actief in vakgebied
Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur
Sinds tien jaar ‘eric burger document management’. Sinds zeven jaar gevestigd te Aalten (Gld.)
Onafhankelijk, deskundig, snel, gestructureerd, betrokken
Activiteiten:
•Projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en
digitale archivering
•Gespecialiseerd in vraagstukken van functionele inrichting van document management- &
recordsmanagement systemen, in het bijzonder van SharePoint
Eric blogt over SharePoint, recordsmanagement en governance op http://www.ericburger.nl/site/blog/
eric burger document management

3. Flexibiliteit & keuze
De informatie-consument
van vandaag verwacht
dezelfde keuzevrijheid op
het werk als thuis

4. Techniek verandert,
principes blijven

5. Informatiemanagement
Recordsmanagement
Veiligheid
Compliance
vs.
Flexibiliteit
Snelheid
Gemak
Wacht even! Dit gaat over… ons

6. Meer verandering:
Introductie van Enterprise Content
Management
Verlaten van aparte document
management systemen
Ontbrekende of tekort schieten RM
functionaliteit
Beperkte betrokkenheid RM en IM kennis
in projecten
‘Laten we recordsmanagement voor de
2e fase bewaren’- projecten

7. Druk van bovenaf:
Sneller veranderen!
Naar de cloud!
Out-of-the-box
Act now think later

8. Solves all document related
problems!
Cloud based!
Pay per use!
Fast implementation!
No extras needed – no fuss!

9. Recordsmanagers’ hemel?
Aan de + kant:
• RM kern functionaliteiten: “you can do
recordsmanagement in SharePoint”
• e-discovery en compliance functionaliteit,
inmiddels ook voor e-mail in Exchange
• Verschillende RM scenario’s mogelijk: (in-
place records, metadata-gebaseerd,
contenttype-gebaseerd)

10. Recordsmanagers’ hemel? Of niet?
Aan de - kant:
Heeft ontwerp en configuratie nodig
Heeft meestal (extra) workflow mgt nodig
Heeft RM governance nodig
Heeft (mogelijk) custom rapportage nodig
Maar vooral: heeft RM/DM/IM experise
nodig vanaf de start!

11. Dit is waar de recordsmanager binnen komt!
Betrokken vanaf de tekentafel
In het governance-team vanaf dag 1
Omdat metadata er wel toe doet
Omdat records geen 2e fase
probleem zijn, maar aanwezig zijn
vanaf de start

12. Compliance
&
security
Office 365 met SharePoint
Online beschikt over:
• Data loss prevention
• Information rights
management
• Records center
• Retention phases
• Audit trail
• E-discovery
• Encryption
Te besturen via het:
• Compliance Center: taak
voor de recordsmanager!

13. Om de discussie te stimuleren:
1. LIEVER SHAREPOINT dat breed wordt gebruikt dan
een NEN 2082 gecertificeerd DMS voor de DIV
2. sHAREpOINT Implementaties zonder betrokkenheid
van de recordsmanager zijn GEDOEMD
3. GOVERNANCE begint vanaf de tekentafel fase, niet
vanaf productie fase ericburger.nl