Casos de Negocio Social Business: Gestión de Ideas 2.0 en la Administración Pública

Gestión deideas 2.0 es unentorno de aprendizaje informalpromovido por el InstitutoGeográfico Nacional-IGN, quesurge para que las personasrelacionadas con el IGNdispongan de un espacio comúnen el que puedan escuchar yconversar, difundir y darsesoporte. ©

Para poder dar respuesta a estos objetivosAntecedentes iniciales, la Comunidad@IGN se puso en marcha con cuatro grupos independientes, todos relacionados con el mundo de las geociencias, peroDurante 2011 el CNIG ha desplegado un sistema para tratar temáticas específicas en cada uno dede aprendizaje informal basado en una plataforma ellos:de social networking, denominada Elgg 1.7.4., decódigo abierto, ampliamente extendida en el Grupo general: Donde se informa sobremundo académico internacional. Este entorno temas de interés global de lacomunitario se ha convertido en la extensión Comunidad@IGN. Como, por ejemplo,informal del aprendizaje formal (cursos información relacionada con el funcionamientopresenciales y tipo eLearning) a lo largo de 2011. En de la Comunidad, lanzamientos de nuevascierto modo, el entorno de formación en línea convocatorias de cursos impartidos por eltradicional se ha convertido en un Personal Learning IGN, etc.Environment (PLE), en el que el participante accedea recursos de aprendizaje formales (eLearning) e Información geográfica: En este grupo seinformales. Este entorno integrado dispone de incluye información y debates de actualidadherramientas Social Media que facilitan y sobre los Sistemas de Información Geográfica,promueven las interacciones con otros cursos relacionados, ponencias, etc.participantes de cursos o de la red. GPS: Para plantear dudas como usuarioEste entorno de aprendizaje, denominado aficionado o como profesional, compartirComunidad@IGN, surge para que las personas noticias interesantes o curiosas, informarrelacionadas con el IGN (ya sea por sus cursos on- sobre eventos y cursos, así como aprenderline, la actividad que realizan, etc.) dispongan de un más sobre esta técnica de posicionamiento,espacio común en el que puedan: puesto que las aplicaciones del GPS son muchísimas y cada día aparecen más. Escuchar y conversar: Un lugar que permita conocer las iniciativas, propuestas de mejora, Observación del territorio: Donde problemas e inquietudes de las personas encontrar y compartir información ráster del relacionadas con los sistemas de información territorio: imágenes aéreas, imágenes de geográfica. Se trata de mantener satélite y modelos digitales de elevaciones, así conversaciones asíncronas por escrito. como noticias de interés relacionadas. Difundir: Un entorno para informar desde el IGN a los grupos de interés y para que ellos Para poder resolver a los temas que se plantean en mismos puedan informar. cada uno de los grupos, existen los expertos del IGN, que se ocupan de responder posibles dudas Dar soporte: Contar con un espacio para dar de los participantes, abrir debates, etc., además de soporte a los integrantes de la comunidad y otro rol, el Community Manager, que se encarga para que éstos se den soporte entre sí. de hacer que todas las dudas que se plantean en la Comunidad se respondan, de incluir temas actuales y curiosidades sobre las que fomentar el debate, difundir la información en las redes sociales (Twitter y Facebook, principalmente), así como de incorporar los temas interesantes que se “escuchan” en la red, invitando a nuevos participantes a unirse a la Comunidad@IGN.Gestión de ideas 2.0 1 ©

¿Por qué? Enriquecimiento de ideas entre las aportadas por los miembros de la Comunidad@IGN. Además, se incluyen mecanismos que permiten votar y solicitar feed-back de forma inmediata.Tras los primeros meses de vida de laComunidad@IGN, se decide desarrollar la Disponer de los elementos necesarios quesiguiente estrategia social: la implicación de los faciliten la monitorización y el control de losparticipantes en actividades de mejora e innovación resultados esperados.de la oferta de formación online del IGN. Acelerar el time to marketEsta iniciativa se formalizó en una campaña de Recoger más y mejores ideas al involucrar a lagestión de ideas en el entorno Social. Las campañas inteligencia colectivade gestión de ideas pueden considerarse la primeraetapa del proceso de innovación y, al realizarse en Reconocimiento social de los participantes, loentornos Social Media, favorecen: que estimula la participación en la comunidad La participación activa de los miembros de la En la campaña de ideas, denominada ¿Tienes una Comunidad@IGN, permitiendo la recogida idea genial? podían participar todos los usuarios focalizada de ideas sobre el tema planteado registrados en la Comunidad@IGN. (mejora e innovación sobre los cursos eLearning). Cada participante podía presentar tantas propuestas como estimara oportuno.Gestión de ideas 2.0 2 ©

Además del liderazgo institucional, en la campaña¿Quién lo lideró? colaboraron otros roles para fomentar la participación y la generación de ideas entre los miembros del grupo:Para poder poner en marcha la campaña de ideas,uno de los aspectos críticos fue el liderazgo que Dinamizador de la campaña: cuya funciónasumió la Dirección del iGN. Entre sus funciones, consiste en analizar las ideas que se aporten encon el rol de comité evaluador, destacaban las el grupo y solicitar más información en caso desiguientes: ser necesario, buscar sinergias con otras ideas, además de fomentar la participación de losa) La admisión, valoración y selección de las miembros de la Comunidad@IGN. propuestas presentadas. Difusor de la campaña: hacer difusión de lab) El reconocimiento social a los participantes campaña en redes sociales, con el objetivo de cuyas ideas han sido seleccionadas. dar a conocer la campaña y de buscar nuevos participantes.c) La interpretación de las bases y la resolución de cuantas cuestiones pudieran suscitarse con Seguidor: encargado de velar por la campaña y motivo de la campaña de ideas. de asegurar el cumplimiento de las bases entre los participantes.El comité debía valorar las ideas según lossiguientes criterios: Adecuación de la propuesta de formación al ámbito de actuación del IGN. Recursos necesarios para desarrollarla. Viabilidad técnica y económica de la propuesta.Gestión de ideas 2.0 3 ©

MetodologíaPara organizar la campaña de ideas de innovación del IGN, se siguió una metodología que consistía en 5 fases ycuya duración estimada se puede ver en la siguiente imagen:FASE 1: PrepararÉsta es la primera fase y la más larga de la campaña de gestión de ideas. Hay que tener en cuenta diversosaspectos iniciales para seguir desarrollando el resto de las fases.En la siguiente tabla se da respuesta a las distintas cuestiones planteadas en la primera fase. Aspectos a tener en cuenta Decisiones ¿Cómo mejorarías los cursos elearning que imparte el IGN? Temática a desarrollar ¿Te gustaría que se desarrollara algún curso más? Las 5 ideas más votadas recibieron un lote de productos del IGN. De Reconocimiento y entre las 5 más votadas, el Comité de evaluación decidió la ganadora, compensación cuyo premio sería tener una plaza fija para realizar uno de los cursos que imparte el IGN. Dirigida a todos aquellos miembros de la Comunidad que querían Participantes en la campaña aportar una idea. Asignación de miembros del Formado por expertos del IGN. comité de evaluación de ideas La campaña se dividió en las siguientes etapas: • Periodo de aportación de ideas: del 16 de noviembre al 2 de Fechas diciembre • Evaluación del Comité: del 5 al 9 de diciembre • Entrega del premio: el 14 de diciembre Bases de la campaña de ideas Se definieron las “normas” que regirían la campaña de ideas.Gestión de ideas 2.0 4 ©

Uno de los mayores retos de la campaña de ideas fue el de preparar un entorno en la Comunidad que fueraapropiado para gestionarlas y que a los participantes les resultara sencillo, amigable y fácil de utilizar.Para ello realizamos los siguientes cambios:1) Portada de la Comunidad: añadimos un mensaje en la portada y un nuevo grupo llamado “¿Tienes una idea?”.2) Describir el grupo: se planteó la pregunta, se definieron los criterios de selección, se mostró el premio del lote de productos, se acotaron las fechas en el calendario y se incluyeron instrucciones, bases de la campaña de ideas y un vídeo sobre cómo votar las ideas más interesantes.Gestión de ideas 2.0 5 ©

En este caso el IGN entregó como premio 5 lotes de productos a todos aquellos miembros de la comunidad cuyas ideas fuesen las más votadas. Estaba compuesto por: Puzzle del mapa del Estrecho de Gibraltar DVD Atlas Nacional de España. Grupos Temáticos 1986-2008 Plano de Madrid (Pedro Martín López, 1846) Mapa Provincial a escala 1/200.000. Provincia a elegir Libro "Imagen y Paisaje" del Atlas Nacional de España Internamente, el grupo estaba compuesto por varios elementos Foro del grupo: Cada idea aportada era una nueva entrada en el foro. Para poder aportar ideas era necesario ser miembro del grupo, aunque cualquier persona podría ver las ideas planteadas. Blog del grupo: Donde se incluyeron las instrucciones para poder participar, así como las bases de la campaña de ideas. Páginas del grupo: Contenían la documentación necesaria que los participantes podían utilizar como referencia para la generación de la idea (fichas de los cursos del IGN, por ejemplo).Gestión de ideas 2.0 6 ©

3) Instrucciones: en una entrada de blog se plasmaron los pasos necesarios para aportar ideas y valorarlas.4) Bases de la campaña de ideas: se incluyó un documento en formato PDF con las bases para la puesta en marcha. Los aspectos recogidos fueron: Objetivo Procedimiento Participantes Calendario Premio Comité evaluador Criterios de valoración de las ideas Derechos de Propiedad Intelectual e Industrial Bajas de participantes Aceptación de las basesGestión de ideas 2.0 7 ©

FASE 2: Involucrar Acciones Detalles Involucrar a un grupo de Realización de una campaña de e-mailing para dar a conocer participantes durante el periodo la campaña a todos los miembros de la Comunidad@IGN. establecido Definir y presentar el problema específico y suministrar Planteamiento de la pregunta sobre cómo mejorar los cursos información relacionada sobre eLearning. casos similares. El equipo de revisión de ideas estaba compuesto por tres Seleccionar y preparar al equipo de personas encargadas de leer, preguntar a los participantes revisión de ideas para completar las propuestas e ir seleccionándolas por temas.FASE 3: Generar y enriquecer Acciones Detalles Aportar y describir las ideas de Todos aquellos miembros que deseasen participar debían manera individual. escribir su idea en el foro del grupo. El equipo de revisión de ideas se encargó de recoger los Recoger comentarios de otros comentarios realizados. El equipo de revisión también seleccionó aquellas ideas Seleccionar las ideas interesantes parecidas y se encargó de diferenciarlas. Además, se puso en para enriquecerlas contacto con aquellos alumnos que habían escrito su idea, pero no la habían desarrollado lo suficiente para completarla.A la mitad del periodo de campaña, se envió a los miembros de la Comunidad un correo donde se indicaban lasideas y votos emitidos hasta ese momento. Se avisaba de la fecha de fin y se animaba a la participación.Gestión de ideas 2.0 8 ©

Presencia en Redes Sociales: como la Comunidad@IGN difunde su actividad a través de las redessociales, se modificó la página de bienvenida de Facebook para hacer promoción de la campaña.Además, en Twitter se fueron incluyendo mensajes diarios para darle difusión.Gestión de ideas 2.0 9 ©

FASE 4: Evaluar Acciones Detalles Los participantes del grupo podían valorar cada una de las ideas aportadas en forma de entrada en el foro. La idea Evaluar las ideas ganadora sería aquélla que tuviese mayor número de votos (en caso de empate, se tendría en cuenta la puntuación de las ideas). Seleccionar la idea “ganadora” para El equipo de revisión de ideas recogió todas las ideas y realizó su implementación aconsejado por una clasificación de las más votadas para entregárselas al IGN el equipo evaluadorA través de la Comunidad@IGN se informó de las 5 personas finalistas y de cuál fue la idea ganadora. Además,una vez recibieron el premio, se publicaron las fotos de los ganadores en la Comunidad.FASE 5: Implantar / Desarrollar Acciones Detalles Facilitar la puesta en marcha de la idea. Después de que el equipo evaluador decidiera cuál de las ideas más votadas se iba a llevar a cabo, se dio a conocer el resultado en la Comunidad IGN y se enviaron los lotes de productos a los 5 ganadores. Realizar el seguimiento de la implantación A día de hoy, el IGN está valorando la solución óptima para poner en marcha la idea ganadora. Contrastar el avance con los grupos de interésGestión de ideas 2.0 10 ©

Resultados ConclusionesEn los 17 días que estuvo abierto el periodo para La valoración general de la campaña fue muyaportar ideas, se recogieron los siguientes positiva, tanto por los resultados obtenidosresultados: como por la percepción que los participantes han tenido sobre la misma y considerada como 112 miembros en el grupo un caso de éxito de Gov2.0 y de Open 68 ideas propuestas Innovation 1.562 visitas al grupo 462 votos emitidos Las ideas que entraron en la campaña de ideas 44 comentarios añadidos fueron las que se habían incluido en el foro, mostrando especial atención a aquellos participantes que incluían sus mensajes en otros bloques. Se consiguió la participación cruzada, conClaves de éxito de la gente añadiendo comentarios enriquecedores en las ideas aportadas por otros participantes.campaña Los participantes de la campaña estuvieron activos tanto en la Comunidad@IGN como en otras redes sociales, llegando incluso a hacerAlgunas de las claves que facilitaron el éxito de la campaña a favor de su idea.campaña fueron: Liderazgo de la Dirección del IGN Dotación de recursos a la iniciativa Temáticas cercanas y conocidas Acotadas en el tiempo Entorno amigable Reconocimiento / recompensa Viralizar en las redes socialesGestión de ideas 2.0 11 ©

Garantía IbermáticaIbermática es una de las principales compañías deservicios en Tecnologías de la Información (TIC)del mercado español. Creada en 1973, su actividadse centra en las siguientes áreas: Consultoría TIC,servicios de infraestructuras, integración de @ibermaticasbsistemas de información, outsourcing eimplantación de soluciones integradas de gestiónempresarial. Asimismo, está presente en los http://www.slideshare.net/ibermaticahcmprincipales sectores de actividad: finanzas, seguros,industria, servicios, telecomunicaciones, sanidad,utilities y administración pública, donde ofrecesoluciones sectoriales específicas. Completa suoferta con soluciones tecnológicas como BusinessIntelligence, ERP y CRM, gestión de procesos(BPM), recursos humanos, movilidad, gestión decontenidos (ECM), Social Business / Gov 2.0,gestión de personas (HCM), Arquitecturas SOA,trazabilidad, accesibilidad, seguridad e inteligenciaartificial, así como servicios Cloud Computing.Tras casi 40 años de actividad en el sector de lasTIC, Ibermática se ha consolidado como una de lasprimeras empresas de servicios de TI de capitalespañol. Actualmente agrupa a 3.324 profesionalesy representa un volumen de negocio de 246,5millones de euros. Autoras Alazne Casas a.casas@ibermatica.com Isabel de Río i.delrio@ibermatica.com Contacto Tel.: 902 413 500 – 91 3849 100 www.ibermaticasb.com hcm@ibermatica.com

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