Ict Sd05 I Scan Project Sabine Rotthier

  • 750 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
750
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
7
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. I-Scan Project E-government met en voor uw org@nisatie Sabine Rotthier, Hogeschool Gent in samenwerking met I-Scan Project Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 2. Aanloop Onderzoek Hogeschool Gent door Sabine Rotthier, Elke Boudry en Filip De Rynck in het kader van Steunpunt Bestuurlijke Organisatie Vlaanderen: ▫ “E-government bij lokale overheden: een verkennend onderzoek” (2005) ▫ “Diffusie van ICT in kleine Vlaamse gemeenten” (2005-2006) ▫ De I-scan in enkele Vlaamse gemeenten als pilootcase (2006-2007) Uit onderzoek blijkt dat gemeenten ▫ vaak worstelen met de inzet van ICT binnen hun organisatie. ▫ vaak onvoldoende kennis bezitten om voor zichzelf een duidelijk beeld te vormen waar ze met hun ICT-beleid naartoe moeten. ▫ problemen al te vaak ad hoc aanpakken ▫ een goed doordachte en gedragen strategie ontbreken. Met andere woorden, een eigen ICT- en eGovernment beleid op poten zetten blijkt in de praktijk een moeilijke uitdaging. I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 3. Het I-Scan traject: 3 stappen 1. Intake gesprek met enkele belangrijke personen uit de organisatie ter kennismaking met de organisatie. 2. Workshop (8 uur) met een mix van +- 12 mensen uit de organisatie (ICT-ers en niet ICT-ers/ managers en uitvoerenden). ▫ Individueel invullen van de O-scan ▫ A.d.h.v. stellingen discussiëren over organisatiegebonden aandachtsgebieden gerelateerd aan ICT ▫ Besproken aandachtsgebieden zijn gebaseerd op kwaliteitsmodellen zoals INK en CAF: ~ Leiderschap ~ Medewerkers (algemeen en I-professional) ~ Beleid en Strategie ~ Processen ~ Middelen (gegeven, toepassingen en infrastructuur) ▫ Resulteert in twee profielschetsen: Organisatie- & ICT-scan 3. Rapportering I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 4. De I-scan: 5 ontwikkelingsfasen Fase 1: Activiteit georiënteerd Fase 2: Proces georiënteerd Fase 3: Systeem georiënteerd Fase 4: Keten georiënteerd Fase 5: Transformatie georiënteerd I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 5. Fase 1: Activiteit georiënteerd Diensten zijn eilandjes Automatisering van taken Toepassingen werken naast elkaar Geen gegevensuitwisseling over diensten heen ICT-dienst = technische helpdesk Problemen worden pas opgelost wanneer ze zich voordoen Voorbeeld stelling Strategie en Beleid fase 1: De keuzes op vlak van ICT zijn gebaseerd op persoonlijk initiatief van de medewerkers van de dienst. I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 6. Fase 2: Proces georiënteerd Processen krijgen vorm Toepassingen worden op elkaar afgestemd Diensten wisselen onderling gegevens uit Focus op primaire processen Primaire processen zijn de basisprocessen van de organisatie. Ze vormen de bestaansreden van de organisatie. Voorbeelden: zalenbeheer, dienstverlening loketten, subsidies, ruimtelijke ordening, klachtenbeheer, handhaving, begraafplaatsen, inspectie & toezicht … Voorbeeld stelling medewerkers fase 2: De medewerkers begrijpen welke mogelijkheden ICT biedt bij het optimaliseren van hun primaire processen. I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 7. Fase 3: Systeem georiënteerd ICT ingezet om de organisatie beter te kunnen sturen Gegevens doordacht beheerd: éénmalige invoer, meervoudig gebruik Alle relevante processen zijn beschreven; niet enkel primaire processen, maar ook ondersteuningsprocessen Managementinformatie beschikbaar voor sturing Gemeentebrede, gedragen visie op ICT Voorbeeld stelling leiderschap fase 3: De visie op ICT is gefocust op het verbeteren van de bedrijfsvoering en staat expliciet op de agenda van het managementteam. I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 8. Fase 4: Keten georiënteerd Samenwerking met ketenpartners Authentieke gegevensbronnen staan centraal Overleg en afspraken over gebruik gegevens Gemeente niet enkel afnemer, wel actieve schakel Voorbeeld stelling Toepassingen fase 4: Door de gehele gemeentelijke organisatie zijn de toegepaste softwaresystemen uniform, up-to-date en passend bij de softwaresystemen van de partners in de keten. I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 9. Fase 5: Transformatie georiënteerd Burger als klant beheert eigen gegevens Klant hoeft niet meer te weten welke dienst / overheidsniveau iets voor hem doet Voorbeeld stelling gegevens fase 5: Klanten en leveranciers beheren hun gegevens in digitale kluizen. I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 10. Voorbeeld ICT-profielschets I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 11. Resultaten voor de gemeente Inzicht krijgen in ontwikkelingsniveau op vlak van ICT Aantonen van knelpunten & sterktes en zwaktes Afstemming tot stand brengen tussen organisatie en ICT Vergroten van het draagvlak voor ICT Formuleren van aanbevelingen → Basis voor ICT-beleidsplan Bij herhaling na x aantal jaar: zicht op evolutie De methodiek van de I-Scan maakt het mogelijk om op een gestructureerde manier de stand van zaken inzake ICT in kaart te brengen en duidelijke krijtlijnen voor de toekomst uit te tekenen. Op die manier slaagt de organisatie er zelf in om haar ICT-beleid te ontdoen van de mystificatie die vaak rond technologie hangt. I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 12. I-Scan Project In samenwerking met VVSG en Corve zal de Hogeschool Gent over een periode van 2 jaar 50 scans uitvoeren in Vlaamse gemeenten (cofinanciering Vlaamse overheid en deelnemende gemeente). September 2007: start I-Scan project in Vlaanderen ▫ Vertaling van het instrument naar de Vlaamse context ▫ Uitvoering scan bij inmiddels 5 gemeenten ▫ Nog 22 gemeenten gepland t.e.m. september 2008 ▫ Nog 23 plaatsen vrij vanaf oktober 2008 Meer info: ▫ www.iscan.be ▫ elke.boudry@hogent.be, ▫ sarah.janssens@hogent.be, ▫ herman.callens@vvsg.be I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 13. Enkele eerste overkoepelende vaststellingen Niet enkel kleine gemeenten ploeteren bij het ontwikkelen van eGovernment. De secretaris dient een goed zicht te hebben op de organisatie en de processen binnen de organisatie (inclusief raakvlakken tussen de diensten). Kennis van de organisatie primeert op technologische kennis. Interne communicatie over lopende en toekomstige ICT-projecten is vaak een struikelblok. Gemeenten zijn nog in een zoektocht naar het invulling geven van het managementteam. Inzet van ICT komt hier in de meeste gemeenten nauwelijks aan bod. De organisatiecultuur beïnvloedt sterk het hele ontwikkelingsproces van eGovernment. De knelpunten zetten zich hier door. I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
  • 14. Enkele reacties als afsluiter “We zijn een beetje met de neus op de feiten gedrukt. Maar met deze I-Scan kunnen we nu écht aan de slag. Hiermee kunnen we naar buiten stappen. En ook naar het bestuur. Hier is écht iets gebeurd!” “Met dank voor de vlugge afwerking en de professionele aanpak. Voor mij is het rapport een trigger om de organisatieontwikkeling nieuw leven in te blazen.” “Ikzelf vind dit rapport de ideale leidraad voor de uitstippeling van het ICT-beleid doorheen de komende maanden/jaren…” “Als nieuwe werknemer is het ook zéér handig dat de tekortkomingen niet alleen door mij naar boven worden gehaald, maar dat die ook nog allemaal eens terug te vinden zijn in dit rapport.” I-Scan Project 26/02/2008 Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve