Primero lo primero - Covey y GTD de

1. Y
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
MBA. LIC IVAN LIENDRE
UNIVERSIDAD ABIERTA INTERAMERICANA

2. ¿Que impide hacer que lo primero sea lo
primero?
• E it l
Existe el momento y la oportunidad para cada
t l t id d d
cosa
• El éxito adquirido no da la satisfacción que se
esperaba.

3. • Primera generación: Recordatorios, dejarse
llevar por la corriente, pero sin perder de
vista lo que desea h
i t l d hacer con el tiempo
l ti
• Segunda generación: Planificar y prepararse
• T
Tercera generación: planificación,
ó l f ó
administración y control, aclaración de valores
y prioridades, llegar a aumentar la
prioridades
productividad personal mediante la
planificación y priorización diaria.

4. I
M I CUADRANTE II CUADRANTE
P Crisis Preparación
O Problemas acuciantes
P bl i t Prevención
P ió
R
T Proyectos con fecha de vencimiento, reuniones y Clarificación de valores
A preparaciones Planificación
N
T Creación de relaciones
E Verdadera recreación
Catalizar el poder interior
III CUADRANTE IV CUADRANTE
N
O Interrupciones, algunas llamadas telefónicas Trivialidades, ajetreo
I Correspondencia, informes, reuniones Correspondencia publicitaria
M
P Muchos asuntos acuciantes e inmediatos Algunas llamadas telefónicas
O Muchas actividades populares Acciones que representan pérdida de tiempo
R
Actividades de escape
T
A
N
T
E
• El cuadrante 1 esta echo de lo más importante y urgente
• El cuadrante 2 incluye lo importante pero no urgente
• El cuadrante 3 asuntos urgentes pero no importantes
El cuadrante 3 asuntos urgentes pero no importantes
• El cuadrante 4 no es urgente ni importante, el tiempo verdaderamente desperdiciado

5. • ¿Dónde pasamos verdaderamente nuestro tiempo?
• Hacer las cosas rápidamente no significa que están
bien
• Al pasar de lo urgente a lo importante, surge el
problema fundamental inmediato ¿Qué es lo primero y
como se le da prioridad en la vida?
• Dejar un legado, significa que contribuimos, que somos
capaces de producir una diferencia

6. Recopilar: es i
R il importante saber que se tiene
b i
que recopilar y cómo hacerlo de la manera
más eficaz, para así procesarlo de la forma
,p p
más adecuada, la persona tiene que saber si
realmente a capturado todo lo que deseaba
capturar,
capturar lo que puede representar algo que
debe hacer y que en algún momento o
futuro próximo lo hará.

7. Procesar: es el momento cuando sacamos las cosas, se asignan prioridades,
hay que evaluar si las cosas que están dentro del in box, requieren acción o
no, si la requiere se le da prioridad, sino, se la elimina de este in box o se la
puede archivar.
Una vez que la persona haya dado prioridad a sus ideas, notas o demás se
categoriza,
categoriza esta categorización es así:
• Hacerlo: si una acción va a llevar menos de dos minutos, se debería
hacer en el momento en la que se defina.
• Delegarlo: si la acción lleva más de dos minutos, se debe preguntar a si
minutos
mismo si es la persona adecuada para llevar la tarea a cabo, si la
respuesta a esto es no, puede ser delegada a la persona o entidad
apropiada.
• Posponerlo: si la acción lleva más de dos minutos y la persona es la
adecuada para hacerlo, esta tendrá que posponerlo hasta más tarde y
anotarlo en una de las listas de acción siguientes

8. Organizar: en este paso se procede a vaciar toda la información,
están deberán separarse en función de 1. El número de acciones a
las que deba seguirles la pista y 2 La frecuencia en la que varían los
2.
contextos en los que habrá de llevarlas a cabo.
• Próxima: son las cosas que se tienen que hacer rápido, en
rápido
cuestión de segundos u horas, hasta días.
• Proyecto: se refiere a largo plazo sea personal o profesional, que
se puede hacer en algún momento
momento.
• En espera: son cosas que dependen de otros para tomar una
decisión.
• Algún día/ l
Al ú dí / tal vez: no tienen prioridad d tiempo, un poco vaga y
i i id d de i
que no necesita prioridad

9. • Revisar: ver el estado de las tareas y
proyectos, es decir lo que está en las
carpetas no es estático hay que revisar
estático,
constantemente porque las prioridades
cambian y se cambian los estados de las
cosas

10. • Hacer: los criterios que se necesitan para saber que hacer son:
• Contexto: no todas las cosas se pueden hacer en cualquier lugar,
pero la mayoría requiere un lugar específico, la casa o la oficina,
tener una herramienta de productividad a mano como un teléfono
p
o una computadora.
• Tiempo disponible: en ocasiones tener una reunión de 5 minutos
p
puede evitar tener que hacer muchas cosas, que si no lo hubiera
q q
hecho tomarían más tiempo.
• Energía disponible: algunas acciones pueden demandar de una
reserva de energía creativa y fresca.
g
• Prioridad: según el contexto, tiempo y la energía disponible es
necesario ver que es lo primero.

12. Para tener en cuenta
• Fije su propia velocidad
• La persona debe revisar toda la correspondencia física o de internet y
tratar de resolver todo lo que le pueda llevar solo dos minutos.
• Poner notas, recibos y demás en una bandeja de entrada, para poder
revisarlos
• La persona debe procesar sus apuntes, tomar sus decisiones e
incorporar temas d acción y proyectos.
i de ió
• Explorar el calendario del pasado, identificar temas pendientes, datos y
transferirlos al sistema activo.
• Revisar el calendario del futuro
• Examinar la lista de acción y marcar las acciones que ya han sido
completadas
• Repasar la lista de espera
• Revisar el listado de “algún día” y “quizás”, y convertirlos en proyectos.
Borrar los temas que ya no le interesen.
• Preguntarse a menudo ¿Cuál es el siguiente paso?

13. • Recopilar: La etapa de recopilación es a través de notas en un
cuaderno de apuntes, notas en el sistema One Note y los correos
p ,
electrónicos que llegan a la bandeja de entrada.
• Procesar: Cada apunte y correo electrónico que no pueda ser
ejecutado bajo la regla de los 2 minutos, se convierte en una
tarea de Outlook
• Organizar: La tareas se las puede clasificar. Por ejemplo colores
como: próximas acciones (rojo), en espera (amarillo), más
adelante/quizás (verde) proyectos (azul)
(verde), (azul).
Mediante una vista personalizada de la tareas, se puede verlas
todas ordenadas según su color y clasificación.

14. • Hacer: Las tareas se las agenda en el calendario de
g
Outlook según su impacto y urgencia, con lo cual se
puede organizar las tareas a través del día y la
semana..
semana
• Revisar: la clave del s stema G D es la revisión
e sar cla e sistema GTD re s ón
semanal, el invertir un par de horas a la semana para
realizar esta revisión seria lo ideal para el buen
funcionamiento del sistema
sistema.

16. • Reconfigurar Outlook
• El Outlook GTD add-in
O tl k dd i
• La policía GTD

17. Lo primero que hay que hacer es “unclutter” un término
p q yq
muy de lifehacker que viene a significar deshacer el
desorden de estas formas:
• Sacar del Inbox las notificaciones de Facebook,
Tuenti, Twitter, LinkedIn y cualquier otra red social
uent , w tter, L nked n cualqu er soc al
que la persona use.
• Sacar del Inbox las listas de correo que no sean
críticas para el sujeto.
íti l j t
• Sacar del Inbox el correo comercial.

18. • Etiqueta Action
• Hacer una nota en el calendario reservando tiempo: Esto se hace
facilmente seleccionando en el propio mail el menú More Actions
> Create Event y Google Calendar
• Poner en la lista de tareas pendientes: Para esto se tiene que
q
quitar al correo la etiqueta Inbox y etiquetarlo como Action. Se
q q
puede también arrastrando el correo (se puede hacer
drag&drop) a la etiqueta correspondiente.

19. • Etiqueta Waiting
Cuando se pone algo en Waiting es porque la persona ha contestado
o reenviado el mail y está esperando respuesta. Lo que se hace en
estos casos es etiquetarlo como Waiting y sacarlo del Inbox.
Los usuarios del servicio de correo electrónico de Google, Gmail,
p
pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y
q p p y
como se explica. Esto mantiene muchas de los conceptos de GTD
pero puesto en marcha a través del correo electrónico

20. • Comentarios:
El porqué de esto dos textos dentro de la psicología organizacional
son básicamente uno, que el sujeto aprenda a reconocer las
verdaderas razones de las cosas y las verdaderas prioridades, sin
importar el tiempo del reloj sino las ganancias que de estas se
puede obtener.
Los nuevos planes productos o lanzamientos dentro de la
planes,
organización tengan mayor alcance y mejor manejo
Aprovechar de la diversidad que se encuentra dentro de su
organización, sepa valorar cada uno de estos y desarrolle nuevas
técnicas de trabajo en conjunto, así como el desarrollo de las
habilidades y las competencias
competencias.