5 Slimme manieren om uw documenten te beheren

406 views
339 views

Published on

Document management oplossingen zijn ontstaan als oplossing om de uitdaging aan te pakken. Document Management oplossingen worden gebruikt om de document chaos te overwinnen, waarmee veel operationele professionals mee geconfronteerd worden.

Maar hoe kiest u de juiste document management oplossing en implementeren voor uw organisatie?

In deze slideshare stappen die u helpen bij het kiezen van de juiste oplossing.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
406
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

5 Slimme manieren om uw documenten te beheren

  1. 1. 5 Slimme manieren om uw documenten te beheren
  2. 2. IntroductieDocument management oplossingen zijnontstaan als oplossing om de uitdaging aan tepakken. Document Management oplossingenworden gebruikt om de document chaos teoverwinnen, waarmee veel operationeleprofessionals mee geconfronteerd worden.Maar hoe kiest u de juiste documentmanagement oplossing en implementerenvoor uw organisatie?In deze slideshare stappen die u helpen bij hetkiezen van de juiste oplossing.
  3. 3. 1 Doelen definiëren Voordat u documenten gaat managen, moet u weten wat het succesvol inzetten van Document Management betekent. Sommige gemeenschappelijke doelstellingen voor Document Management zijn als volgt: •Verhoog productiviteit door het stroomlijnen van bedrijfsprocessen •Verhoog efficiëntie door gebruikers te helpen bij het opzoeken en delen van documenten •Verlaag papier consumptie, door alle documenten te digitaliseren Wat uw doel ook is, door hier te beginnen met het proces leert u uw criteria te begrijpen voor het selecteren van de juiste oplossing.
  4. 4. 2 Bedrijfsproces identificeren De volgende stap is het vaststellen welk bedrijfsproces voordeel heeft van een Document Management Systeem. Slimme processen van Document Management zijn: •Vereist reviews en goedkeuringen voordat een document kan worden afgerond. •Betrek een hoge mate van samenwerking tussen verschillende teams. Meestal zijn processen zoals contractbeheer, verkoop voorstellen, en factuur betalingen sterke kandidaten voor Document Management.
  5. 5. Requirements identificeren3 We kunnen nu verder met het vaststellen van de eisen. Welke functionaliteit moet het systeem bevatten om de dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen. • Geautomatiseerde documentverwerking • Verwerking van facturen • Elektronische handtekeningen • Efficiënt zoeken naar gegevens en bestanden • Razendsnelle toegang tot gegevens • DMS-functies direct in Microsoft Word gebruiken • Import en export van bestanden Met de juiste eisen en wensen kunt u beter kiezen voor het juiste systeem.
  6. 6. 4 Kandidaat Software uitproberen Nu u de criteria heeft gedefinieerd die zal leiden tot een beslissing, is de volgende stap het kiezen van de passende oplossing. Om uw keus makkelijker te maken, kunt u het beste een Document Management Systeem uitproberen.
  7. 7. Voorbereiding van de basisU wilt ervoor zorgen dat uw Document Management 5Systeem goed wordt gebruikt en goed gestructureerd blijft. Uw doel isom de document chaos te overwinnen, en dat begint bij deze fase. Jemoet kijken naar criteria als:1. Wat voor soort documenten bent u van plan bent om op te slaan? Het begrijpen van de soorten documenten zal invloed hebben op de benaming en beveiliging van uw documenten.2. Documenten kunnen met behulp van omschrijvingen en metadata eenvoudig in groepen geplaatst worden en later lokaliseren.3. Verschillende gebruikers en groepen moeten juist toegang krijgen tot documenten en anderen juist niet. U dient na te gaan welke groepen het systeem gaan gebruiken en waar ze toegang toe moeten krijgen. Heeft u hulp nodig bij het selecteren van de juiste Document Management Oplossing. Gebruik hiervoor onze gratis “Selectiegids”.
  8. 8. Ga aan de slagNu u alle informatie op een rij heeft, kunt uzich gaan oriënteren op de verschillendeDocument Management oplossingen.iLane heeft standaard toepassingen entoepassingen op maat, geschikt voor uworganisatie.Meer informatie vindt u op onze website.www.ilane.nl
  9. 9. Neem contact opiLane B.V.Rietveldenweg 545222 AS s-HertogenboschTel: +31 73 6232935Fax: +31 73 6232936E-mail: info@ilane.nlInternet: www.ilane.nlFacebook: www.facebook.com/ilanebvTwitter: www.twitter.com/ilanebvSlideshare: www.slideshare.net/ilanebv

×