• Save
Waarderend Onderzoeken ppreciative Inquiry
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Waarderend Onderzoeken ppreciative Inquiry

on

  • 606 views

Kijk naar de wereld op een manier die het goede bevorderd.

Kijk naar de wereld op een manier die het goede bevorderd.

Statistics

Views

Total Views
606
Views on SlideShare
599
Embed Views
7

Actions

Likes
1
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 7

http://www.linkedin.com 7

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Waarderend Onderzoeken ppreciative Inquiry Waarderend Onderzoeken ppreciative Inquiry Presentation Transcript

  • MINICIPALITY GEMEENTELIJK PROJECTENBUREAU Audit “werkwijzer”toegepast door: Projectleiders en Teamleden Dit is de eerste audit in deze organisatie Direct doorgaan naar de resultaten klik hier! In Opdracht van: Opdrachtgever Gemeente Afdeling Openbare werken
  • Audit opzet interne AuditDoel is het vinden verbeterpunten gespecificeerd voor Proces, Uitvoering en SamenwerkingAuditoren Auditees• Secretaresse 1. Projectleider 1 Initiatie• Voorbereider 2. Projectleider 2• Directievoerder 3. Projectleider 3• Opdrachtgever 4. Projectleider 4 Over- 5. Projectleider 5 Aanvraag• Adit -leider dracht 6. Projectleider 6Audit onderwerpen1. Project aanvraag 7. Inspraak2. Opdracht 8. VO, DO Bestek3. Team 9. Aanbesteding Rap- Opdracht4. Projectplan 10. Uitvoering portage5. Programma van eisen 11. Overdracht6. Rapportage 12. Evaluatie Project-13. Visie projectleider verbeterpunten, audit. plan 1-3-2011 Pagina 2
  • Audit de meet methodePer vraag is als volgt beoordeeld:BEWIJS:Is het gevraagde aantoonbaar te beantwoorden? Is bewijs zichtbaar gemaakt ja/nee?Wat is de relevante van het getoonde materiaal?RELEVANTIE:In welke mate is de processtap toegepast?PROCESTOEPASSING: 1-3-2011 Pagina 3
  • WerkwijzeEerste Audit:Dit is de eerste audit op het projectmatig werken. Daarom is bewijs tonen met coulance toegepast.Rijdende trein:De toepassing van de processtappen, volgens de werkwijzer, was in vele gevallen pas ingezet nadatde meeste projecten al waren begonnen. Je hoeft dus niet eerst alles op één niveau te brengen.Projectleiders:Eerdere samenwerking heeft geleid tot het herkennen van nut en noodzaak van het projectmatigwerken. Er zijn voorafgaand trainingen geweest en begeleiding. Nu wordt gezamenlijk afgesprokenhoe we gaan meten en op welke wijze we de omgeving betrekken, en waarom.Er wordt vooraf een rationele context gevormd, eventuele ‘anxiety’ wordt weggenomen.Auditoren (interne audit):De deelnemende auditoren wordt nut en noodzaak uitgelegd, hetgeen ook in het verlengde ligtvan de manier waarop het management stuurt.De auditoren worden bewust gemaakt van hun eigen rol. De principes van de feedbackgeven, onder boven gedrag in taal en lichaamstaal worden ter voorbereiding doorgenomen. 1-3-2011 Pagina 4
  • Score per project (1) 100 90 Aantal keren bewijs getoond procentueel/project 80 70 60 % Ja getoond 50 40 30 20 10 0 KHP BBP THZ KWH SLB RSA HOP KLN HWG PAN OVL PROCENTUEEL ja-getoond 43 28 67 80 61 77 87 75 79 57 82 1-3-2011 Pagina 5
  • Score per project (2) 90 80 Totaal waardering project, relevantie en toepassing Waardering op schaal van 1 tot 100 70 60 50 40 30 20 10 0 KHP BBP THZ KWH SLB RSA HOP KLN HWG PAN OVL Totaal waardering 40 40.5 53.5 57 65.5 65 80 58.5 55 50.5 60 1-3-2011 Pagina 6
  • Opmerkingen tijdens audit door deProjectleiders 1) Tijdigheid en afbakening in de aanvraag blijft achter.Aanvraag: 2) Te vaak is de “financiële schets” niet ingevuld. 3) De opdrachtgever moet de opdracht formaliseren. 1) Gehele organisatie zal meer steun moeten bieden voor het projectmatig werken.Gedrag: 2) Pl’ers kunnen meer delegeren en taken beheren en minder zelf doen. 3) Omgeving moet zich ook bewust zijn van hun rol, zij moet meespelen. 1) Team strakker mobiliseren en activeren.Team: 2) Betere teamvorming , meer gedisciplineerde betrokkenheid. 3) Strakker toezicht op de externen, dichter op de huid: Tijd en Kosten besparen. 1) Een uniform systeem van dossierbeheer moet worden gemaakt.Systematisch: 2) Traceerbaarheid van stukken en afspraken moeten beter geregeld. 3) Overdrachtsdocumenten beter in de dossiers opnemen. 1-3-2011 Pagina 7
  • Opmerkingen auditoren 1) De opdrachtgever kan vaak geen voorstudie doen, en wordt daardoor dikwijls als onvolledig ervaren. Hoe kan V&R de opdrachtgever het beste helpen?Opdrachtgever 2) Opdrachten worden uitgebreid zonder de klant betrekken/informeren.als klant: 3) Financiële analyses ontbreken op moment van aanvraag. 1) De aanvraag wordt onvoldoende uitgediept.Het proces is 2) De processtappen van Aanvraag naar Opdracht en dan naar Projectplan worden onvoldoende gebruikt om de formulering steeds verder te verdiepen.je vriend: 3) In de planning van de opdracht worden niet alle proces stappen opgenomen. 1) Er worden nieuwe rapportvormen geïntroduceerd, dat werkt remmend.Proceszuiver: 2) Memo en bilateraaltjes kenmerken de communicatie. 3) Er wordt te complex gedacht over notulen of verslaglegging. Afspraken worden niet traceerbaar vastgelegd door de projectleider. 1-3-2011 Pagina 8
  • Verbeterpunten uit audit: Proces toepassing Wat goed gaat Zwakke proces toepassing100908070605040302010 0 1 KHP 2 BBP 3 THZ 4 KWH 5 SLB 6 RSA 7 HOP 8 KLN 9 HWG 10 PAN 11 OVL 1-3-2011 Pagina 9
  • Analyse van de resultaten Onderwerpen Nivo behouden Nivo bewaken Aandachtsgebied Aanvraag  Opdracht  Team  Projectplan  PVE   Rapportage  Inspraak  VO, DO en  Bestel Aanbesteding  Uitvoering  Overdracht  Evaluatie  1-3-2011 Pagina 10
  • Verbeterpunten voorbeeld: Proces/Uitvoering/SamenwerkingAandachtspunt: Opdracht Proces: De stap Opdracht schrijven moet worden gebruikt om de aanvraag uit te werken tot een opdracht. De opdrachtgever moet de opdracht goedkeuren, formeel, voordat tot uitvoering wordt over gegaan. Bekijk het eens anders: Schrijver van opdracht hoeft niet perse de projectleider te zijn. Uitvoering: Professionaliseer de opdracht formulering. Als de opdrachtgever nauwelijks voorstudie doet, neem die taak zichtbaar op in de opdracht, verhelder de implicaties door o.a.: 1. Bevestigen de afbakening, creëer duidelijkheid in opdracht (Prince II het PID) 2. Herken in deze fase de V&R adviesrol en de afwezigheid van voorstudie door de opdrachtgever. Interpreteer termen en gebruiken zodat ze POSITIEF en EENDUIDIG kunnen worden toegepast: Bijvoorbeeld een grond exploitatie is een raming, raming is ongedekt, budget is gedekt. Samenwerking: Leer /train de opdrachtgever, door samen te werken, oefen invloed uit door het verschaffen van inzicht. Betrek de omgeving/ team en opdrachtgever in het denken en leg de afspraken reeds vanaf een vroeg stadium vast. Gezamenlijk nadenken over hoe het project een opdracht wordt, leidt tot tijdwinst en waarschijnlijk ook kosten besparing. 1-3-2011 Pagina 11
  • Verbeterpunten voorbeeld: Proces/Uitvoering/SamenwerkingAandachtspunt Projectplan en PVE Proces: Rolzuiverheid van deelnemende teamleden en verdeling van mandaten expliciet maken, ook als vindt de organisatie dat moeilijk, leg verantwoordelijkheden zo laag mogelijk weg, maar wel duidelijk in de Matrix relaties. Vermijdt de discussies niet! Uitvoering: Het proces zelf is ook onderdeel van de planning in het projectplan, neem de stappen in de planning op. Het uitwerken van de stappen Aanvraag en Opdracht is de voorloper tot een PVE, gebruik deze informatie. Stel de PVE samen als een separaat document. Voer de processtap dus afzonderlijk en expliciet uit. Werk met notulen. Leg vast wat er afgesproken is. Zorg dat alle teamleden de afspraken kunnen zien. Samenwerking: Projectleider geeft leiding aan het samenwerken. Ondersteunen en niet op elkaar leunen. Ieder teamlid moet bijdragen aan het toepassen van de processtappen, de traceerbaarheid en de samenwerking. Iedereen speelt volgens dezelfde regels. Je mag elkaar daarop best aanspreken. Teamleden zijn volwaardige leden bij het opstellen van alle documenten, in het bijzonder van het PVE! Werk regelmatig met het hele team en leer dit effectief te doen! Het leiden van een team en omgaan met teamleden als teamspelers vraagt nieuwe vaardigheden van de Projectleider! Deze ontwikkeling is een gezamenlijke actie. 1-3-2011 Pagina 12
  • Verbeterpunten: Proces/Uitvoering/SamenwerkingAandachtpunten VO DO en Bestek en uitvoering Proces: Omgaan met externe partijen, leiderschapsrol ofwel projectleider beschermen. Uitvoering: Stuur de externe partijen aan en laat hun niet zelf bepalen hoe ze volgen. Projectenbureau is hier de leider, en de projectleider stuurt de teamleden aan zodat zij ook scherp op de externe technische adviseurs zitten. Het beheer en management van externe contracten in het spel van regisseren en contracteren zakelijk houden. Samenwerking: Bewaak in de samenwerking de planning en de afspraken en gebruik ook het team voor de verslaglegging en het dossieropbouw. Coach teamleden tot succes. Bevorder als projectenbureau de leiderschapskwaliteiten van projectleiders. Proces: Rollen en verantwoordelijkheden expliciet benoemen. Pijnpunten niet vermijden! Uitvoering: De Directievoerder werkt in opdracht van de Projectleider, hij wordt door het hoofd projectenbureau toegewezen. Geef de directievoerder heldere instructies en laat hem een inhoudelijke bijdrage maken, o.a.; rapporten en bestekcommentaren. Laat deze acties zorgvuldig vastleggen door de Directievoerder voor de Projectleider. Proces: Gebruik één eenduidig dossiersysteem (soft en hard) De uitdaging is aan te sluiten bij DIV Uitvoering: Maak het systeem verplicht en handhaaf het. 1-3-2011 Pagina 13
  • Verbeterpunten: Proces/Uitvoering/SamenwerkingAandachtspunten voor de rapportage Uitvoering: De inhoud vraagt verdieping. Projectleiders kunnen aandacht besteden aan het toevoegen van inhoud zoals status, risico, onduidelijkheden, en afwijkingen van het plan of scope wijzigingen. Samenwerking: Het is een zaak dat teamspelers vanuit hun positie rapporteren aan de Projectleider. Men mag van de teamleden vragen wat hun resultaten voor de komende maand zijn op een project of voor hun bijdrage aan een project! 1-3-2011 Pagina 14
  • Wat is nu het resultaatRapportageWe weten dat organisaties in het algemeen nauwelijks de rapporten van externen op gebied van organisatieontwikkeling lezen.Dus eigenlijk is het rapport helemaal niet zo belangrijk. De nadruk moet liggen op het doen/ervaren.Er is wel een rapport gemaakt en deze mocht eerst door de projectleiders worden becommentarieert. Dat heeft natuurlijk geleid totaanpassingen. Het eerste rapport was te uitgebreid, en te ambitieus in het goed willen weergeven van de audit, ging voorbij aan dewerkelijkheid van de projectleiders. Hoeveel kun je weergeven? Hoeveel kan een groep in één keer oppakken en veranderen?De resultaten volgen niet uit de rapportage maar uit de werkwijze. Dit onderstreept nogmaals dat vooral het doen van een auditbelangrijk is. Zeker als het niet gaat om certificering, maar om het beïnvloeden van het gedrag.Resultaten na enige wekenNa een aantal weken worden de resultaten zichtbaar en deze volgen v.n.l. uit het doen van de audit:Projectleiders die goed scoorden vertonen trots op hun resultaten: Waarmee ze de anderen min of meer uitdagen. Het houd hetteam scherp en sportief.Er wordt merkbaar scherper gewerkt en strakker gemanaged, de omgeving reageert, en herkent ander gedrag. (dit komt niet alleenvan de audit, maar volgt uit de gehele inspanning in 2009/10) Nu worden ook de zwakheden in de omgeving zichtbaar, en moet eenvolgende stap gezet worden.Het team speelt meer met het nut en doel van de processen en de eerdere weerstand verdwijnt, er zijn een aantal elementairezaken inzichtelijk geworden en daarmee is de werkelijke werkwijze verschoven.Al met al is de beheersbaarheid tussen begin 2009 en eind 2010 merkbaar en zichtbaar toe genomen, ode aan de klant! 1-3-2011 Pagina 15
  • Dank u voor het kijken. Voor meer informatie mail info@vanderleestconsult.nl of bel met 0657331843 1-3-2011 Pagina 16