Tổng hợp báo cáo dự án

Quy trình quản lý dự án và miền kiến thức
Miền tri thức
Các bước trong quy trình quản lý dự án
(Initiating
process
group)Thiết
lập dự án Lên kế hoạch cho dự án
Thực hiện dự
án Giám sát và kiểm soát Kết thúc
4. Project
Integration
Manegement
4.1 Xây dựng
biểu đồ dự án
4.2 Xây dựng kế hoạch quản lý
dự án
4.3 Điều hành
và quản lý
việc thực thi
kế hoạch dự
án
4.4 Giám sát và kiểm
soát công việc dự án
4.5 Thực hiện kiểm
soát thay đổi tích hợp
4.6 Kết
thúc dự
án/giai
đoạn dự
án
5. Project Scope
Management
(Quản lí phạm vi
của dự án)
5.1 Thu thập yêu cầu
5.2 Định nghĩa phạm vi
5.3 Tạo WBS
5.4 Thẩm tra phạm vi
dự án
5.5 Kiểm soát phạm vi
dự án
6. Quản lý thời gian
của dự án
6.1 Xác định các công việc
6.2 Lập thứ tự công việc
6.3 Ước tính thời gian cho công
việc
6.4 Lập tiến độ 6.6 Kiểm soát tiến độ
7. Quản lý chi phí
dự án
7.1 Ước tính chi phí
7.2 Xác định ngân sách 7.3 Kiểm soát chi phí
8. Project Quality
Management
(Kiểm soát chất
lượng dự án) 8.1 Lập kế hoạch chất lượng
8.2 Thực hiện
đảm bảo chất
lượng
8.3 Thực hiện kiểm
soát chất lượng
9.Project Human
Resource
Management
(Quản lý nguồn
nhân lực) 9.1 Kế hoạch nguồn nhân lực
9.2 Yêu cầu
nguồn nhân
lực
9.3 Phát triển
nhóm dự án
9.4 Quản lý
nhóm dự án
10. Project
Communicatios
Management (
Quản lý những kết
nối trong dự án)
10.1 Xác định
những người
liên quan 10.2 Lập kế hoạch truyền thông
10.3 Phân
phối thông
tin 10.4 Quản
lý kì vọng các
bên liên quan
10.5 Báo cáo thực
hiện
11. Project Risk
Management
(Quản lý rủi ro)
11.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro
11.2 Xác định rủi ro
11.3 Thực hiện phân tích rủi ro
định tính
11.4 Thực hiện phân tích rủi ro
định lượng
11.5 Lập kế hoạch ứng phó rủi
ro
11.6 Giám sát và kiểm
soát rủi ro
12. Project
Procurement
Management
(Quản lý mua sắm
của dự án)
12.1 Lập kế hoạch mua sắm/
mời thầu
12.2 Triển
khai mua sắm 12.3 Quản lý mua sắm
12.4 Kết
thúc mua
sắm

3.3. Initiating Process Group (Thiết lập dự án)
Quá trình này bao gồm các hoạt động liên quan tới các giấy tờ nhắm thiết lập dự
án, chọn quản lý dự án…
3.3.1. Develop Project Charter (Xây dựng biểu đồ dự án)
Figure 3-6. Develop Project Charter: Inputs and Outputs
Quá trình xây dựng biểu đồ dự án có đầu vào là tuyên bố của dự án , vấn đề kinh
doanh, hợp đồng liên quan tới dự án, môi trường phát triển dự án, nguồn tài trợ
cho quá trình phát triển dự án và đầu ra cần đạt được là một biểu đồ dự án hoàn
chỉnh để chuẩn bị cho công việc tiếp theo.
3.3.2. Identify Stakeholders ( Xác bên hữu quan của dự án)
Xác bên hữu quan của dự án của dự án là xác định tất cả các cá nhân và tổ chức
và tài liệu của những bên hữu quan tác động lên dự án và quá trình thực hiện dự
án.

Figure 3-7. Identify Stakeholders: Inputs and Outputs
Đầu vào của quá trình xác định các bên hữu quan là điều lệ dự án, tài liệu về mua
sắm, những yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến sự thành
công của dự án, những tài sản liên quan đến cách thức của những tổ chức tham
gia vào dự án mà có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
3.4. Planning Process Group (Lên kế hoạch cho dự
án)
Lập kế hoạch cho dự án là bước hết sức quan trong trong quản lí dự án bao gồm
các kế hoạch phạm vi, nguyên tắc phát triển hệ thống, phạm vi, lịch biểu, kế hoạch
nguồn lực , kế hoạch tổ chức và nhân viên, hay kế hoạch mua sắm….
3.4.1. Xây dựng kế hoạch quản lí dự án( Develop Project Management Plan).
Xây dựng kế hoạch là quá trình ghi lại các công việc cần thiết nhằm chuẩn bị,
phối hợp với các bên đề đư ra bản kế hoạch dự án, bản kế hoạch này sẽ là kim chỉ
năm cho mọi hoạt động phát triển dự án sau này.

Figure 3-9. Develop Project Management Plan: Inputs and Outputs
3.4.2. Thu thập yêu cầu( Collect Requirements)
Thu thập yêu cầu là định nghĩa và phân tích tài liệu của nhà đầu tư cần đạt tới
trong quá trình dự án.
Figure 3-10. Collect Requirements: Inputs and Outputs
Đầu vào của thu thập yêu cầu là điều lệ dự án và sổ tay ghi chép các bên liên quan
đầu ra là tài liệu yêu cầu, kế hoạch quản lý yêu cầu và bảng nguồn gốc yêu cầu.
3.4.3. Define Scope (Định nghĩa phạm vi)
Định nghĩa phạm vi dự án là định nghĩa những gì phải làm và không phải làm
trong dự án một cách rõ rằng.

Figure 3-11. Define Scope: Inputs and Outputs
3.4.4. Tạo (Create WBS)
Tạo WBS là quá trình chia nhỏ công việc thành những công việc nhỏ hơn để thực
hiện một cách nhanh gọn và dễ dàng quản lí.
Figure 3-12. Create WBS: Inputs and Outputs
3.4.5. Define Activities (Xác định các công việc)
Bước này xác định những công việc phải làm thường là 1 công việc gắn với một
mốc thời gian hoàn thành, ví dụ công việc A mất một ngày thì làm xong.

Figure 3-13. Define Activities: Inputs and Outputs
3.4.6. Sequence Activities (Chuỗi các công việc)
Là quá trình xác định và ghi lại các chuỗi công việc trong dự án cần phải làm.
Figure 3-14. Sequence Activities: Inputs and Outputs
3.4.7. Ước tính tài nguyên hoạt động
Ước tính tài nguyên hoạt động là quá trình ước tính các loại và số lượng
của vật chất, con người, thiết bị hay vật tư cần thiết để thực hiện mỗi hoạt
động.

Hình 3-15. Ước tính tài nguyên hoạt động: Đầu vào và đầu ra.
3.4.8. Ước tính thời hạn hoạt động
Ước tính thời hạn hoạt động là quá trình ước tính thời gian làm việc cần
thiết để hoàn thành các hoạt động riêng lẻ với tài nguyên dự kiến.
Hình 3-16: Ước tính thời gian hoạt động: Đầu vào và đầu ra.
3.4.9. Lịch trình triển khai
Lịch trình triển khai là quá trình phân tích các chuỗi hoạt động, thời hạn,
yêu cầu tài nguyên và những hạn chế để tạo ra tiến độ dự án.
Hình 3-17: Lập tiến độ: Đầu vào và đầu ra.
Inputs
1. Danh sách hoạt động
2. Các thuộc tính hoạt động
3. Lên lịch tài nguyên
4. Yếu tố môi trường của
doanh nghiệp
5. Quá trình tổ chức các tài
sản
Outputs
1. Các yêu cầu tài nguyên
hoạt động
2. Cấu trúc chi tiết về tài
nguyên
3. Cập nhật tài liệu dự án
Inputs
hoạt động
5. Phạm vi của dự án
doanh nghiệp
sản
Outputs
1. Ước tính thời gian hoạt
động
Inputs
3. Mạng sơ đồ tiến độ dự án
4. Yêu cầu tài nguyên hoạt
động
6. Ước tính thời gian hoạt
động
7. Phạm vi của dự án
doanh nghiệp
sản
Outputs
1. Lịch trình của dự án
2. Lịch trình của cơ bản
(baseline)
3. Lịch trình của dữ liệu

3.4.10. Ước tính chi phí
Ước tính chi phí là quá trình ước tính nguồn lực tài chính cần thiết để
hoàn thành các hoạt động dự án.
Hình 3-18: Ước tính chi phí: Đầu vào và đầu ra.
3.4.11. Xác định ngân sách
Xác định ngân sách là quá trình tập hợp chi phí ước tính của các hoạt
động riêng lẻ hoặc gói công việc để thiết lập giới hạn chi phí.
Hình 3-19: Xác định ngân sách: Đầu vào và đầu ra.
3.4.12. Kế hoạch cho chất lượng
Kế hoạch cho chất lượng là quá trình xác định yêu cầu chất lượng hoặc
các tiêu chuẩn cho các dự án và sản phẩm, và tài liệu dự án sẽ chứng
minh sự tuân thủ.
Inputs
1. Phạm vi cơ bản
2. Lịch trình của dự án
3. Kế hoạch tài nguyên con
người
4. Chỉ ra các nguy cơ
doanh nghiệp
sản
Outputs
1. Ước tính chi phí hoạt động
2. Ước tính cơ bản
Inputs
1. Ước tính chi phí hoạt động
2. Các ước tính cơ bản
3. Phạm vi của baseline
4. Tiến trình của dự án
5. Lịch của tài nguyên
6. Hợp đồng
7. Quá trình tổ chức tài sản
Outputs
1. Chi phí hiệu năng cơ bản
2. Các yêu cầu dự án tài trợ

Hình 3-20: Kế hoạch cho chất lượng: Đầu vào và đầu ra.
3.4.13. Kế hoạch triển khai nguồn nhân lực
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực là quá trình xác định và lập hồ sơ dự
án, vai trò, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết, báo cáo các mối quan hệ và
tạo ra một bản kế hoạch quản lý nhân sự.
Hình 3-21: Kế hoạch triển khai nguồn nhân lực: Đầu vào và đầu ra.
3.4.14. Kế hoạch truyền thông
Kế hoạch truyền thông là quá trình xác định nhu cầu thông tin liên quan
dự án và xác định một lương pháp tiếp cận truyền thông (giao tiếp) hợp
lý.
Inputs
1. Phạm vi cơ sở
2. Các bên liên quan
3. Chi phí hiệu năng cơ bản
4. Lịch trình cơ bản
5. Chỉ ra các rủi ro
doanh nghiệp
sản
Outputs
1. Kế hoạch quản lý chất
lượng
2. Số liệu chất lượng
3. Danh sách kiểm tra chất
lượng
4. Kế hoạch cải thiện quy
trình
Inputs
hoạt động
doanh nghiệp
sản
Outputs
1. Kế hoạch nguồn nhân lực

Hình 3-22: Kế hoạch truyền thông: Đầu vào và đầu ra.
3.4.15. Kế hoạch quản lý rủi ro
Kế hoạch quản lý rủi ro là quá trình xác định cách thức tiến hành các hoạt
động quản lý rủi ro cho một dự án.
Hình 3-23: Kế hoạch quản lý rủi ro: Đầu vào và đầu ra.
Inputs
1. Các bên liên quan
2. Chiến lược quản lý các
bên liên quan
doanh nghiệp
sản
Outputs
1. Kế hoạch quản lý truyền
thông
Inputs
1. Quy mô dự án
2. Kế hoạc quản lý chi phí
3. Kế hoạch quản lý lịch trình
4. Kế hoạch quản lý truyền
thông
doanh nghiệp
sản
Outputs
1. Kế hoạch quản lý rủi ro

3.5. Quy trình thực thi
Bao gồm các quy trình để thực hiện hoàn thành công việc được xác định trong
mục lập kế hoạch, đáp ứng các chị tiết kỹ thuật của dự án. Quy trình này bao
gồm việc phối hợp mọi người và các nguồn lực, cũng như tích hợp và thực hiện
các hoạt động của dự án sao cho phù hợp với lập kế hoach quản lý dự án.
3.5.1: Chỉ đạo và quản lý thực thi dự án
Là quá trình thực hiện công việc được xác định trong lập kế hoạch quản lý dự
án để đạt được mục tiêu của dự án.
3.5.2: Thực hiện đảm bảo chất lượng
Là trình thử nghiệm yêu cầu chất lượng và kết quả từ các phép đo kiểm tra chất
lượng để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng phù hợp và hoạt động được sử dụng.
Quản lý chất lượng
dự án (Thực hiện
đảm bảo chất
lượng)
Quản lý nguồn nhân
lực dự án (có được
nhóm dự án -> phát
triển nhóm dự án ->
quản lý nhóm dự
án)
Quản lý tích hợp
dự án (chỉ đạo và
quản lý thực thi dự
án)
Quản lý truyền
thông dự án (phân
phối thông tin ->
quản lí kỳ vọng
các bên liên quan)
Quản lý mua sắm
dự án (chỉ đạo
mua sắm)
Đầu vào
1. Kế hoạch quản lý dự án
2. Yêu cầu thay đổi được chấp
nhận
3. Nhân tố môi trường doanh
nghiệp
4. Tài sản quy trình tổ chức
Đầu ra
1. Sản phẩm
2. Thông tin hiệu suất công việc
3. Thay đổi yêu cầu
4. Cập nhật kế hoạch quản lý dự
án

3.5.3: Có được nhóm dự án
Là quá trình khẳng định nguồn lực sẵn có con người và có được đội cần thiết để
hoàn thành nhiệm vụ dự án.
3.5.4: Phát triển nhóm dự án
Là quá trình nâng cao năng lực, tương tác nhóm, và môi trường nhóm để nâng
cao hiệu suất của dự án.
3.5.5: Quản lý nhóm dự án
Là quá trình thực hiện theo dõi thành viên trong nhóm, cung cấp thông tin phản
hồi, giải quyết vấn đề và thay đổi quản lý để tối ưu hóa hiệu suất của dự án.
Đầu vào
3. Thông tin hiệu suất công
việc
4. Phép đo kiểm tra chất lượng
Đầu ra
1. Cập nhật tài sản quy trình tổ
chức
2. Yêu cầu thay đổi
án
Đầu vào
2. Nhân tố môi trường doanh
nghiệp
Đầu ra
1. Nhiệm vụ nhân viên dự án
2. Lịch tài nguyên
án
Đầu vào
3. Lịch tài nguyên
Đầu ra
1. Đánh giá hoạt động nhóm
2. Cập nhật nhân tố môi trường
doanh nghiệp
Đầu vào
3. Đánh giá hoạt động nhóm
4. Báo cáo hiêu suất
Đầu ra
1. Cập nhật nhân tố môi trường
doanh nghiệp
chức
3. Yêu cầu thay đổi
án

3.5.6: Phân phối thông tin
Là quá trình làm cho thông tin liên quan có sẵn cho các bên tham gia dự án theo
kế hoạch.
3.6.7: Quản lý kì vọng của các bên liên quan
Là quá trình giao tiếp và làm việc với các bên liên quan để đáp ứng nhu cầu của
họ và giải quyết các vấn đề khi chúng xảy ra.
3.5.8: Quản lý mua sắm dự án
Là quá trình thu thập phản hồi người bán, lựa chọn một người bán và trao một
hợp đồng.
Đầu vào
2. Báo cáo hiêu suất
Đầu ra
chức
Đầu vào
1. Đắng kí các bên liên quan
2. Chiến lược quản lý các bên liên
quan
4. Vấn đề đăng nhập
5. Thay đổi đăng nhập
Đầu ra
1. Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
3. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Đầu vào
2. Văn bản mua sắm
3. Tiêu chí lựa chọn ma nguồn
4. Danh sách người bán đủ điều
kiện
5. Đề xuất người bán
6. Quyết đinh làm hoặc mua
7. Thỏa thuận hợp tác
Đầu ra
1. Lựa chọn người bán
3. Procurement contract award
5. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

3.6. Nhóm giám sát và kiểm soát tiến trình
Nhóm giám sát và kiểm soát tiến trình bao gồm những quá trình cần thiết để theo
dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ, hiệu suất của dự án; xác định những vùng kế
hoạch thay đổi; và bắt đầu thay đổi kế hoạch tương ứng. Các lợi ích quan trọng
của nhóm quá trình tiến độ của dự án là quan sát, đo thường xuyên, và nhất quán
xác định sai sót của quản lý lập kế hoạch dự án nhóm giám sát và kiểm soát tiến
trình bao gồm:
 Kiểm soát thay đổi, và đề xuất hành động phòng ngừa với những dự đoán
vấn đề có thể xảy ra.
 Giám sát liên tục hoạt động bất lợi quản lý kế hoạch dự án và nhiệm vụ cơ
bản của dự án.
 Các yếu tố ảnh hưởng có thể phá vỡ kiểm soát thay đổi tích hợp vì vậy chỉ
có những thay đổi đã được chấp thuận mới được thực hiện.
Giám sát liên tục cung cấp cái nhìn sâu sắc về “sức khỏe” của dự án và xác định
bất kỳ lĩnh vực cần chú ý bổ sung. Nhóm giám sát và kiểm soát tiến trình không
chỉ giám sát và điều khiển các công việc đang được thực hiện trong một nhóm
quy trình, nó còn theo dõi và kiểm soát toàn bộ “nội lực” của dự án. Trong các
dự án nhiều giai đoạn, nhóm theo dõi và kiểm soát quá trình phối hợp các giai

đoạn của dự án để thực hiện các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa để đưa
dự án vào phù hợp với các kế hoạch quản lý dự án. Đánh giá này có thể được đề
nghị và chấp thuận cập nhật với bản kế hoạch quản lý dự án đã được phê duyệt.
Ví dụ, một ngày kết thúc hoạt động bị mất có thể yêu cầu điều chỉnh các kế hoạch
nhân sự hiện tại, phụ thuộc vào làm thêm giờ, hoặc cân đối giữa các mục tiêu
ngân sách và tiến độ.
3.6.1 Giám sát và kiểm soát công việc dự án
Theo dõi và kiểm soát công việc dự án là quá trình theo dõi, rà soát, điều chỉnh
và tiến độ để đáp ứng các mục tiêu thực hiện được xác định trong kế hoạch quản
lý dự án. Giám sát bao gồm báo cáo tình trạng, đo lường tiến độ, và dự báo. Báo
cáo thực hiện cung cấp thông tin về hoạt động của dự án liên quan đến phạm vi,
thời gian, chi phí, nguồn lực, chất lượng, và rủi ro, có thể được sử dụng như là
đầu vào cho các quá trình khác.
Hình 3-39 Giám sát và điều khiển công việc dự án
3.6.2 Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp
Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp là quá trình xem xét tất cả các yêu cầu thay
đổi, phê duyệt những thay đổi và quản lý thay đổi các phân phối, tài sản quy trình
tổ chức, tài liệu dự án, và kế hoạch quản lý dự án.
Hình 3-40. Thực hiện kiểm soát tích hợp
Inputs Outputs
2. Cập nhật kế hoạch
quản lý dự án
2. Báo cáo thực hiện
3. Yếu tố môi trường
doanh nghiệp
4. Tài sản quy trình tổ
chức
Inputs Outputs
1. Cập nhật trạng thái yêu
cầu thay đổi
quản lý dự án
2. Thông tin thực hiện
công việc
4. Yếu tố môi trường
doanh nghiệp
chức

3.6.3 Xác định phạm vi
Xác định phạm vi là quá trình chính thức hóa sự chấp nhận của các phân phối dự
án hoàn thành.
Hình 3-41. Xác định phạm vi
3.6.4 Kiểm soát phạm vi
Kiểm soát phạm vi là quá trình theo dõi tình trạng của dự án và phạm vi sản phẩm
và thay đổi quản lý trong cơ sở phạm vi.
Hình 3-42. Kiểm soát phạm vi
3.6.5 Kiểm soát tiến độ
Kiểm soát tiến độ là quá trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật tiến độ
dự án và quản lý thay đổi để các cơ sở tiến độ.
Inputs Outputs
1. Phân phối được chấp
nhận
2. Yêu cầu tài liệu
3. Ma trận yêu cầu truy
xuất nguồn gốc
4. Phân phối hợp lệ
Inputs Outputs
1. Đánh giá thực hiện
công việc
2. Cập nhật tài sản quy
trình tổ chức
quản lý dự án
công việc
3. Yêu cầu tài liệu
4. Ma trận yêu cầu truy
xuất nguồn gốc
chức

Hình 3-43. Kiểm soát tiến độ
3.6.6 Kiểm soát chi phí
Chi phí kiểm soát là quá trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật ngân sách
và quản lý dự án thay đổi đối với cơ sở chi phí.
Hình 3-44. Kiểm soát chi phí
3.6.7 Thực hiện kiểm soát chất lượng
Thực hiện kiểm soát chất lượng là quá trình giám sát và ghi kết quả chất lượng
thực hiện các hoạt động để đánh giá hiệu quả và đề nghị thay đổi cần thiết.
Inputs Outputs
công việc
trình tổ chức
quản lý dự án
2. Tiến độ dự án
công việc
chức
Inputs Outputs
công việc
2. Dự báo chi phí
trình tổ chức
quản lý dự án
2. Yêu cầu tài trợ dự án
công việc
chức

Hình 3-45. Thực hiện kiểm soát chất lượng
3.6.8 Báo cáo thực hiện
Báo cáo thực hiện là quá trình thu thập và phân phối thông tin thực hiện bao gồm
cả báo cáo tình trạng, đánh giá tiến độ, và dự báo.
Hình 3-46. Báo cáo thực hiện
3.6.9 Giám sát va kiểm soát rủi ro
Theo dõi và kiểm soát rủi ro là quá trình thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro, theo
dõi các rủi ro đã được xác định, giám sát rủi ro còn lại, xác định những rủi ro mới,
và đánh giá hiệu quả rủi ro tiến trình trong suốt dự án.
Inputs Outputs
1. Đo kiểm tra chất lượng
2. Xác nhận thay đổi
3. Xác nhận phân phối
trình tổ chức
quản lý dự án
3. danh sách kiểm tra chất
lượng
công việc
5. Yêu cầu thay đổi được
chấp thuận
6. Phân phối
chức
Inputs Outputs
1. Báo cáo hiệu quả
trình tổ chức
công việc
công việc
4. Dự báo chi phí
chức

Hình 3-47. Giám sát và kiểm soát rủi ro
3.6.10 Quản lý đấu thầu
Quản lý đấu thầu là quá trình quản lý các mối quan hệ đấu thầu, giám sát thực
hiện hợp đồng, và thực hiện thay đổi và điều chỉnh khi cần thiết.
Hình 3-48. Quản lý đấu thầu
Inputs Outputs
1. Cập nhật đăng ký rủi ro
trình tổ chức
quản lý dự án
1. Đăng ký rủi ro
công việc
Inputs Outputs
1. Tài liệu đấu thầu
trình của tổ chức
quản lý dự án
1. Tài liệu đấu thầu
3. Hợp đồng
5. Yêu cầu thay đổi được
chấp thuận
công việc

Nhóm thực hiện Công việc
Nguyễn Hữu Việt 3.3 và 3.4 (từ 3.4.1 -> 3.4.6)
Nguyễn Trung Vinh 3.4 (từ 3.4.7 -> 3.4.15)
Lê Duy Vũ 3.4 (từ 3.4.16 -> 3.4.20) và 3.7
Nguyễn Đức Việt 3.5
Nguyễn Thế Vinh 3.6

Tổng hợp báo cáo dự án

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Tổng hợp báo cáo dự án

Similar to Tổng hợp báo cáo dự án (20)

Tổng hợp báo cáo dự án