Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

55,469 views
55,201 views

Published on

3 Comments
22 Likes
Statistics
Notes
  • Dear bạn HoangLoan94: phía dưới tên văn bản có chỗ ghi là "Download (hoặc phía trên ghi là "Sava" tùy vào phiên bản cũ hay mới) sau khi đăng nhập bạn bấm vào 1 trong 2 chỗ trên sẽ được tải về miễn phí, cảm ơn bạn đã quan tâm bài viết của mình nhé.
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • dowload bản này sao mọi ngừoi
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • để dowload bản word hoàn chỉnh này làm như nào hả các bạn ơi,mình đăng kí 1 tài khoản rồi nhưng mà k dowload được và cũng k save được.Bạn nào biết cách hướng dẫn mình với.
    Mình xin trân thành cám ơn rất nhiều
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total views
55,469
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
665
Comments
3
Likes
22
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

  1. 1. LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thểthiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn đểthực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rấtthiếu. uất phát từ nhu c u c a hội và năng lực đáp ứng c a Nhà trường, năm , ộ trưởng ộ iáo ục và ào tạo đ ra uyết đ nh ố - T ngày17 1 cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch Nha Trang đàotạo Cao đẳng ngành uản tr văn phòng. Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo c aTrường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch nói chung và Khoa ại cươngNghiệp vụ Văn hóa trong đó có ngành uản tr Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làmđiểm tựa làm cơ ở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ ung những kiếnthức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. ể đáp ứng được phương châm đó, Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa đ đề raKế hoạch thực tập ngành uản tr văn phòng khóa 3 tại các cơ quan, đơn v , tổ chức.Chuyến thực tập này giúp cho inh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận ụngnhững kiến thức lý thuyết đ được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việcthực tế tại cơ quan. ó cũng là p để cho inh viên c ng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập ượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức c a một quản tr viên, là cơ hội cho inh viên đúc rútnhững kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác au này.
  2. 2. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 2/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU ____________________________________________________________ 1MỤC LỤC _______________________________________________________________ 2VĂN BẢN ĐÍNH KÈM ____________________________________________________ 3BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT ____________________________________________ 3LỜI CẢM ƠN ____________________________________________________________ 4TRANG THÔNG TIN _____________________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN ____________________________________________ 5 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _________________________________________ 5 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP ____________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ____________________________________________ 5NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP ___________________________ 6 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _____________________ 6 I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, Ã HỘI CỦA ỊA PHƯƠN Ở NƠI CƠ UAN THỰC TẬP 6 1.1. Tình hình kinh tế ___________________________________________________________________ 6 1. . Tình hình văn hóa hội_____________________________________________________________ 6 II. ẶC IỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ UAN THỰC TẬP _______________________________ 7 .1. Tên cơ quan, l ch ử thành lập và phát triển. _____________________________________________ 7 . . Cách bố trí văn phòng, cơ ở vật chất__________________________________________________ 10 .3. Chức năng, nhiệm vụ chính c a phòng Tổ chức – Hành chính_______________________________ 10 .4. Cơ cấu tổ chức, nhân ự ____________________________________________________________ 11 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _______________________ 16 I. THỰC TRẠN CÔN TÁC VĂN PHÒN ________________________________________ 16 1.1. Các nghiệp vụ văn phòng ___________________________________________________________ 16 1.2. Ứng ụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ____________________________________ 17 1.3. Một ố vấn đề khác ________________________________________________________________ 18 II. KẾT UẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂN N HỀ ________________________________ 19 .1. uản lý văn bản đi ________________________________________________________________ 19 . . iải quyết văn bản đến _____________________________________________________________ 23 2.3. Nghiệp vụ oạn thảo văn bản ________________________________________________________ 26 .4. Một ố kỹ năng nghề khác ___________________________________________________________ 29 III. ÁNH IÁ, NHẬN ÉT CHUN _____________________________________________ 29 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ______________________________________ 29 I. KẾT LUẬN: (VỀ UÁ TRÌNH THỰC TẬP) _______________________________________ 29 1.1. Thuận lợi ________________________________________________________________________ 29 1.2. Khó khăn ________________________________________________________________________ 29 1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được _____________________________________________________ 30 II. KIẾN N HỊ_______________________________________________________________ 30 .1 ối với cơ ở thực tập ______________________________________________________________ 30 . ối với nhà trường_________________________________________________________________ 30
  3. 3. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 3/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 VĂN BẢN ĐÍNH KÈMCó một số văn bản đính kèm theo báo cáo này:1. KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K322. NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 323. PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮTSTT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ1. BC Báo cáo2. CBHD Cán bộ hướng dẫn3. CB Cán bộ4. CBCC Cán bộ - Công chức5. CQ Cơ quan6. ĐC Địa chỉ7. ĐT Điện thoại8. GVHD Giáo viên hướng dẫn9. HS-SV Học sinh, sinh viên10. Khoa ĐC & NVVH Khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa11. QTVP Quản trị Văn phòng12. SV Sinh viên13. TCCN Trung cấp chuyên nghiệp14. TC-HC Tổ chức – Hành chính15. TP. Thành phố Trường CĐ VHNT & DL Nha Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du16. Trang lịch Nha Trang17. VP Văn phòng
  4. 4. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 4/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép tôi in gửi lời cảm ơn tới th y Tr n Hải ương, cô Nguyễn ThVân Anh, ch Tr n Th Kim Thoa và toàn thể cô chú cán bộ, anh ch nhân viên tại phòngTổ chức – Hành chính – Trường C VHNT L Nha Trang đ giúp đỡ tôi rất nhiệt tìnhtrong uốt thời gian tôi về thực tập tại phòng. Ngoài ra cho tôi cảm ơn tất cả các bạn thựctập inh đ cùng tôi làm việc tại phòng, các bạn đ chia ẻ công việc, giúp tôi rất nhiều. Và bài cáo này ẽ không hoàn thành tốt nếu không có ự giúp đỡ c a cô Phạm ThuTrang – iáo viên hướng ẫn, cô đ tận tụy truyền ạy kiến thức cho tôi trong trong thờigian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này. Với thời gian thực tế là tu n (bắt đ u từ ngày 1 13 đến 13 4 13). Thờigian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ ự giúp đỡ c a VH và C H đ tạo cơ hội cho tôiáp ụng lý thuyết được trang b vào công tác thực tiễn. Trong uốt thời gian thực tập, tôiđ có cơ hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phòng thực thụ. ua đótôi đ tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết c a mình trong việc traođổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về t m quan trọng c a công tác VP. ua quá trình tự học hỏi c a bản thân và ự giúp đỡ nhiệt tình c a C H , cácnghiệp vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công ở c a cá nhân tôi đ cảithiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đ đạt được. Tôi viết bản C này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa C NVVH để nhậnđược ự đóng góp ý kiến c a các th y, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôihoàn thiện hơn về nghiệp vụ c a mình để tôi có cơ ở, nền tảng kiến thức để bước vào kỳthi tốt nghiệp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác au này với hi vọng gópph n nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nướcnhà. Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ c a bản C này không tránh khỏi những hạn chế, ai ót. Một l n nữa cho phép tôi in cảm ơn VH c a nhà trường, C H tại phòng TC-HC - Trường C VHNT L Nha Trang đ tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốtBC này.
  5. 5. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 5/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 TRANG THÔNG TIN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊNI. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN1. Họ và tên sinh viên: Huỳnh Bá Học2. Ngày tháng năm sinh: 08/5/19913. Quê Quán: Phù Mỹ, Bình Định4. Số CMND: 2150952535. Số ĐT: 0120.5921.2326. ĐC: 01 Nhà Thờ, P. Vĩnh Hải, TP. Nha TrangII. THÔNG TIN KHÁC1. Mã số sinh viên: 10C0900922. Lớp: CĐ QTVP K32C3. Ngành học: Quản trị Văn phòng4. Khóa học: 2010 – 2013 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN1. Họ và tên giáo viên: Phạm Thu Trang2. Chức vụ: Phó Trưởng khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa3. Nơi công tác: Trường Cao đẳng Văn hóa nghệ thuật & Du lịch Nha Trang4. ĐC nơi công tác: 52, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang5. Số ĐT liên hệ: 0975.394.869 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP1. Tên đơn vị thực tế: Phòng Tổ chức - Hành chính (Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang)2. ĐT: 0583.838.0433. Website: http://cdk.edu.vn4. Email: admin@cdk.edu.vn5. ĐC: 52 Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN1. Họ và tên cán bộ: Nguyễn Thị Vân Anh2. Chức vụ: Chuyên viên Lưu trữ kiêm Văn thư3. Nơi công tác: Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang4. ĐC nơi công tác: 52, Phạm Văn Đồng, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang5. Số ĐT liên hệ: 0903.543.868
  6. 6. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 6/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG Ở NƠICƠ QUAN THỰC TẬP Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang tọa lạc tại số 52, Phạm Văn Đồng, PhườngVĩnh Hải, TP Nha Trang. Thành phố Nha Trang hiện nay có diện tích tự nhiên là 251 km², dân số 392.279(2009). Phía Bắc giáp thị xã Ninh Hòa, phía Nam giáp huyện Cam Lâm, phía Tây giáphuyện Diên Khánh, phía Đông giáp Biển Đông. Nha Trang là một thành phố ven biển và là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa,khoa học kỹ thuật và du lịch của tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam. Thành phố là một trong támđô thị loại 1 trực thuộc tỉnh của Việt Nam. 1.1. Tình hình kinh tế Nha Trang là thành phố có nền kinh tế tương đối phát triển ở khu vực miền Trung.Năm 2011, GDP bình quân đầu người của thành phố khoảng 3184 USD, tốc độ tăngtrưởng GDP tăng bình quân hàng năm từ 13 - 14%. Cơ cấu kinh tế chuyển đổi tích cựctheo hướng dịch vụ - công nghiệp - nông nghiệp. Nha Trang có nhiều đóng góp lớn vềkinh tế đối với tỉnh Khánh Hòa. Tuy diện tích chỉ chiếm 4,84%, Nha Trang chiếm đếnhơn 1/3 dân số và hơn 2/3 tổng sản phẩm nội địa của Khánh Hòa, đóng góp 82,5% doanhthu du lịch - dịch vụ và 42,9% giá trị sản xuất công nghiệp toàn tỉnh, sản lượng thủy - hảisản của thành phố chiếm 41,7% tổng sản lượng toàn tỉnh. Thương mại - Dịch vụ - Du lịch là ngành kinh tế đóng vai trò quan trọng tạo độnglực phát triển đô thị và mang lại vị thế quan trọng cho Nha Trang. Hoạt động thương mạitư nhân phát triển mạnh, tạo nên một thị trường cạnh tranh. Trong ngành Du lịch, năm 2011, Nha Trang đón hơn 2 triệu lượt khách du lịch (tăng18,54% so với năm 2010), trong đó hơn 440.000 lượt khách quốc tế (tăng 13,5%). Tổngdoanh thu du lịch và dịch vụ ước tính khoảng 2.142,9 tỷ đồng (tăng 20,28%). Về Xuất khẩu, năm 2010, tổng kim ngạch xuất khẩu trên địa bàn thành phố khoảng424 triệu USD với khoảng 50 loại sản phẩm xuất đến trên 100 quốc gia và vùng lãnh thổtrên thế giới. Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là thủy sản, may mặc, thủ công mỹ nghệ...trong đó thủy sản là mặt hàng đóng góp giá trị xuất khẩu lớn. 1.2. Tình hình văn hóa xã hội Nha Trang là một thành phố trẻ, năng động với lịch sử chỉ hơn 300 năm (bắt đầuhình thành từ năm 1653). Hơn 3 thế kỷ rưỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử,ngày nay Nha Trang đã trở thành một trong những trung tâm văn hóa của tỉnh Khánh Hòanói riêng và cả nước nói chung. Thành phố Nha Trang là vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa. Nhiều tài liệu khảo cổhọc đã chứng minh rằng ngay từ thời tiền sử, con người đã sinh sống ở đây. Trên Hòn
  7. 7. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 7/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32Tre, người ta đã phát hiện ra nhiều công cụ bằng đá. Nha Trang có nhiều dấu tích của vănhóa Chăm-pa cổ trong đó nổi bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar. Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải hiện đại đã làm cho nơiđây trở thành vùng đất giao thoa giữa các nền văn hóa. Thành phố cũng được chọn làmnơi tổ chức các sự kiện lớn như Festival Biển (Nha Trang), hay các cuộc thi sắc đẹp lớntrong nước và quốc tế. Có nhiều lễ hội dân gian diễn ra trong thành phố, trong đó có lễ hội Tháp bàPônagar, Lễ hội Cá Voi v.v... tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, gópphần nâng cao công tác giáo dục truyền thống và phục vụ khách du lịch. II. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 2.1. Tên cơ quan, lịch sử thành lập và phát triển. 2.1.1. Tên cơ quan Tên đơn vị thực tập: Phòng Tổ chức - Hành chính Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang 2.1.2. Lịch sử thành lập và phát triển 2.1.2.1. Lịch sử nhà trường Được“manh nha” từ năm 1977 với lớp Dân ca bài chòi, văn hóa quần chúng đầutiên của khu vực Nam Trung bộ và Tây Nguyên. Tháng 7/1978 trường mới chính thứcđược thành lập với tên gọi ban đầu là trường Lí luận nghiệp vụ Phú Khánh. Trải qua hailần thay đổi tên gọi thành trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) vàtrường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hòa (1989), đến tháng 7/2004, đáp ứngnguyện vọng của nhân dân địa phương và khu vực về xây dựng mô hình đào tạo đáp ứngnhu cầu xã hội cùng sự phát triển nhanh về quy mô ngành nghề đào tạo của nhà trường,trường được chính thức nâng cấp thành trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịchNha Trang theo Quyết định số 3745 ngày 5/7/2004 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo. Trải qua 35 năm xây dựng và phát triển, trường đã không ngừng phấn đấu đi lên,đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài trong các lĩnhvực văn hóa, nghệ thuật và du lịch, góp phần phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, vănhóa xã hội của địa phương và khu vực. Những ngày đầu thành lập, trường còn khó khăn thiếu thốn về nhiều mặt, cơ sở vậtchất chưa được hoàn thiện, đội ngũ cán bộ giảng viên (CBGV) còn mỏng. Với số lượngCBGV chưa đến 10 người năm 1978, 52 người năm 2004, đến nay con số đó đã tăng gấpnhiều lần. Hiện nay, trường có 08 khoa, 04 phòng ban, 03 trung tâm, Đảng bộ gồm 12 chibộ. Những năm qua, nhà trường luôn chú trọng đến công tác xây dựng cơ sở vật chất, muasắm trang thiết bị trường học để đảm bảo phục vụ số lượng sinh viên ngày càng đông vàthực hiện mục tiêu dạy học đáp ứng nhu cầu xã hội. Trong những năm qua, nhà trường luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lựcvà nâng cao chất lượng đào tạo; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đadạng hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy và học tập.Đặc biệt, do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của tỉnh
  8. 8. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 8/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32Khánh Hòa và xã hội, từ năm 2000 đến nay trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã kịpđiều chỉnh mục tiêu, nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo; mở rộng quy mô, đadạng hóa các loại hình, cấp bậc đào tạo, từng bước khẳng định được chất lượng và thươnghiệu của mình. Những thành tích trên sẽ tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy và trò trường Cao đẳngVHNT & DL Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bước viết nênnhững trang sử vẻ vang trong tương lai và tạo đà để trường phát triển quy mô thànhtrường Đại học trong một ngày gần nhất. 2.1.2.2. Lịch sử phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịchNha Trang được thành lập tháng 10/2004 trên cơ sở phòng Tổ chức – Hành chính củaTrường Trung học Văn Hóa Nghệ Thuật Khánh Hòa. Phòng Tổ chức – Hành Chính là một trong năm phòng chức năng của nhà trường.Trong những năm qua, phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, gópphần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường. Độingũ Cán bộ - Công nhân viên có tinh thần thái độ phục vụ tốt, có kinh nghiệm trong côngtác, tập thể đoàn kết, được lãnh đạo nhà trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc củaphòng có chất lượng và hiệu quả. Tập thể Cán bộ - Công nhân viên luôn chấp hành và thực hiện tốt mọi chủ trương,đường lối của Đảng, pháp luật Nhà Nước, nội quy quy chế của nhà trường. 100% Cán bộ- Công nhân viên có ý thức kỷ luật tốt, tuyệt đối phục tùng sự phân công điều động củalãnh đạo, vượt khó, đoàn kết tương trợ, phối hợp chặt chẽ với các phòng - khoa để hoànthành nhiệm vụ chung của nhà trường.
  9. 9. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 9/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 BẮC NHÀ BIỂU DIỄN CÁC PHÒNG HỌC DÃY NHÀ A DÃY NHÀ B thiết bị dạy P. Trang PHÒNG học TC – HC SÂN TRƯỜNG ĐÔNGTÂY CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG KHÁC DÃY NHÀ C SÂN TRƯỜNG DÃY NHÀ D NAM Vị trí phòng TC – HC trong khuôn viên trường Trường CĐVHNT & DL Nha trang
  10. 10. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 10/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 2.2. Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất 2.2.1. Cách bố trí văn phòng Cách bố trí Văn phòng của VP khoa ĐT BDTC theo mô hình khép kín, tạo ra mộtkhông gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo tính kín đáo,bí mật thông tin. Sơ đồ bố trí của văn phòng như sau: 3 4 6 2 5 1 Lối vào Chú giải: 1. Quầy làm việc của Trưởng phòng 4. Tủ đựng văn phòng phẩm 2. Quầy làm việc của chuyên viên 5. Máy photocopy 3. Các tủ đựng hồ sơ, tài liệu 2.3.2. Cơ sở vật chất VP khoa ĐT BDTC là một phòng khép kín, được trang bị đẩy đủ các thiết bị cầnthiết để tiến hành các công việc chuyên môn như: Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (có kết nối Internet), máy in, máy photocopy,máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, ĐT, fax… Các công cụ dụng cụ làm việc: quầy, bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòngphẩm,… Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy… 2.3. Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Tổ chức – Hành chính có các chức năng, nhiệm vụ sau: Quản lí, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của nhà trường. Quản lí các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản và lưu trữ hồsơ văn bản theo đúng quy định. Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập, sinhhoạt của cán bộ giảng viên và học sinh sinh viên. Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy trong nhà trường. Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức cho các đoàn quốc tế ra vào trường, lo cácthủ tục xuất nhập theo quy định của Pháp luật. Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước khi trình k í. Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường trong các hoạt động vàcông tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật.
  11. 11. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 11/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 - Chủ động đề xuất với lãnh đạo trường về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng đội ngũcán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của nhà trường. - Quan tâm và có biện pháp quản lí tốt khu vực sinh hoạt làm việc của cán bộ giáoviên, phòng thực hành thực tập của học sinh – sinh viên. 2.4. Cơ cấu tổ chức, nhân sự Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị mà văn phòng khoa lựa chọn là kiểu Cơ cấu trực tuyến- chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều tổ chức hiện nay. Theocơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bịcác quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. TRƯỞNG PHÒNG Bộ phận Bộ phận Bộ phận hậu Bộ phận Bộ phận bảo Văn thư - Tổ chức cán cần, nội vụ Y tế, chính vệ Lưu trữ bộ sách xã hội SƠ Ồ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒN TC-HC Nhân sự Cơ cấu tổ chức: Tổng số cán bộ, công nhân viên: 16 - Trưởng phòng: Trần Hải Dương - Có 5 bộ phận: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ phận hậucần, nội vụ; Bộ phận Bảo vệ. Nhìn chung, đội ngũ Cán bộ văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có phẩm chấtchính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc. 2.4.1. Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là Trưởngphòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước phápluật. Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của vănphòng. Công việc cụ thể: - Quản lý chung. - Thiết lập, xây dựng các quy chế cho phù hợp với hoạt động của từng bộ phận. - Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động tham mưucho Lãnh đạo. - Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các đơn vị trongtrường.
  12. 12. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 12/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 - Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vậtchất. - Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công tác học tập vàgiảng dạy của nhà trường. - Chịu trách nhiệm về công tác thi đua khen thưởng trong nhà trường. Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm phụ trách bộ phận tổ chức cán bộ. Cụ thể như sau: - Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong việc xây dựng bộ máy và tổ chức điều hànhtrong Trường, các nội quy, quy định về quản lý cán bộ giảng viên, bảo vệ an ninh chínhtrị, trật tự an toàn cơ quan. - Đề xuất việc xây dựng biên chế; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyênchuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ giảng viêntrong trường. - Đề xuất việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy hoạch về đội ngũ cán bộ (cánbộ chuyên môn và cán bộ quản lý) trong Trường. Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ giảng viên trong Trường, bổ sunglý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng cán bộ giảng viên theo quyđịnh. Ký các lọai giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhận cán bộ giảngviên, giấy giới thiệu,...). Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của trường. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tựtrong nhà trường. 2.4.2. Bộ phận Văn thư, lưu trữ Nhiệm vụ, chức năng chính Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Nhà trường; quản lý, tổ chức thựchiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính,văn thư, theo quy định của pháp luật. Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 02 chuyên viên đảm nhiệm các mảng côngviệc khác nhau của văn phòng. Chuyên viên soạn thảo văn bản Cá nhân phụ trách: Trần Thị Kim Thoa Nội ung công việc: Công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạn thảo vănbản của Nhà trường. Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc: Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nâng lương thườngxuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáo định kỳ, đấu thầu mua sắmtài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chếđộ các chế độ phụ cấp: thâm niên vượt khung, thâm niên nhà giáo. Dựa trên nhu cầu nhânsự của trường lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho trường. - Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý và nghiệp vụ. Lưu trữ kiêm văn thư Nhân viên phụ trách: Nguyễn Thị Vân Anh Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bảnđến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ sơ, tàiliệu theo quy định. Quản lý cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chocán bộ công nhân viên chức trong trường.
  13. 13. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 13/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Công việc cụ thể: Xây dựng và đề xuất quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường; Tư vấn vàthẩm định cơ sở pháp lý của văn bản; kiểm tra thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày cácvăn bản hành chính của Trường trước khi ký ban hành; Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu đến vàđi trong phạm vi quyền hạn; Quản lý và sử dụng các con dấu của Trường theo quy định của Nhà nước; Quản lývà phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư, báo chí; Soạn thảo quyết định bình xét thi đua quý, năm; các quyết định tổ chức thi các hoạtđộng ngoại khóa; báo cáo; công văn; lịch trực bảo vệ hàng tháng; lịch trực của lãnh đạongày lễ. Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cán bộ viên chức vàhọc sinh, sinh viên trong Trường; Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,viên chức được cử đi công tác ngoài trường, đóng dấu giấy đi đường cho khách từ các cơquan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường; Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường, chủtrì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước; 2.4.3. Bộ phận hậu cần, nội vụ a. Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưu Lãnh đạotrong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường; quản lý và giámsát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, hệ thống điện -nước - điện thoại; theo dõi, quản lý mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vậttư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy, làm việc, học tập công tác nghiêncứu khoa học của trường. Công việc cụ thể: Nhân viên Hà Huỳnh Thiện và Trần Vũ Thanh Vương chuyên phụ trách mảng âmthanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóa trong và ngoài trường.Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành, theo dõi các thiết bị nghe nhìn phục vụ chocông tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt hằng ngày. Ngoài ra, 2 nhân viên cònđảm nhận công tác giao liên. CB Nguyễn Hữu Trung có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giải quyết kịpthời các sự cố về máy móc, trang thiết bị. Kiêm phụ trách công tác kiểm kê tổng hợp toànbộ tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa – vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ,vật tư, các tài sản khác của các đơn vị trong trường học; tổ chức kiểm kê, lập sổ tài sản,công cụ dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách, tănggiảm tài sản; thường xuyên trình Ban Giám hiệu duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không cònsử dụng; ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hànhbáo cáo công tác cho Lãnh đạo theo quy định.
  14. 14. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 14/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việc tham mưu choBan Giám Hiệu trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, bảo dưỡng,sửa chữa tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinhhoạt trong toàn trường. Đồng thời thường xuyên theo dõi các phương tiện dạy học, trangthiết bị nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì những tàisản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sung tài sản cho các đơn vị. b. Tổ tạp vụ Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường xanh - sạch - đẹp trong phạm vi khuôn viên Nhàtrường; tổ chức quản lý và phát triển cảnh quan góp phần tạo môi trường sư phạm vănminh, lịch sự, lành mạnh đáp ứng được các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học, nângcao chất lượng, hiệu quả hoạt động giáo dục và đào tạo. Công việc cụ thể: Tổ chức trồng và chăm sóc cây xanh, bồn hoa, thu gom rác đưa về thùng chứa rác. Thực hiện các công việc vệ sinh hàng ngày như quét dọn sân trường, tiền sảnh, bãixe, sàn, sảnh, hành lang, cầu thang; quét và thu gom rác, bụi; vệ sinh làm sạch tổng thểkhu vực toilet; lau chùi bàn ghế và các trang thiết bị trong phòng, trên tường; vệ sinh địnhkỳ theo tháng, quý; hỗ trợ công việc phát sinh theo yêu cầu của nhà trường. Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của nhà trường đối với học sinh,sinh viên giữ trật tự, vệ sinh môi trường. Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện, sinh hoạt ngoạikhóa của nhà trường. Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Nhà trường, đảm bảoan ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. 2.4.4. Bộ phận Y tế, chính sách xã hội Cán bộ phụ trách: Hán Trọng Toàn (y tế); Nguyễn Hữu Trung (chính ách). Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ CBCC, HSSV; tổ chức thực hiện côngtác phòng chống dịch, bệnh tật trong trường học; tổ chức tuyên truyền về những nguyhiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạn thương tích thường gặp,cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịch bệnh; vận động gìn giữ vệ sinh, antoàn thực phẩm. Tổ chức theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm y tế của HSSV và CBCC và thựchiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật Nhà nước. Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theolương; về bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, thôi việc,tử tuất...). Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm chongười lao động. 2.4.5. Bộ phận bảo vệ Thực hiện nhiệm vụ công tác bảo vệ an ninh - trật tự cho Nhà trường và đưa đónlãnh đạo, cán bộ, công nhân viên khi có các chuyến công tác, thực tế, hội họp...
  15. 15. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 15/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Công việc cụ thể: Tổ chức, thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiệnra vào Trường theo đúng nội quy, quy định. Thường trực các cổng ra vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày; giữ gìn trật tự,bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinhviên và khách đến làm việc với trường. Quản lý và điều hành tổ lái xe phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động củaTrường; Theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹ thuật của xe trước khi đềxuất tu sửa. Thường trực cơ quan bảo vệ, cảnh giác phát hiện các hiện tượng kẻ xấu đột nhập,các loại vật tư, thiết bị ra vào cổng, kiểm tra các cửa phòng, các tài sản trong toàn trường Thường trực đón tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫn khách đến cácphòng, khoa, trung tâm gặp cá nhân… Khi có sự cố xử lý ngay đồng thời báo tin đến cơ quan chức năng gần nhất và ngườicó trách nhiệm xử lý sự việc xảy ra nhằm bảo đảm an toàn, an ninh, trật tự, ngăn chặn ảnhhưởng lan tỏa… Luôn ý thức phòng chống cháy, nổ, phòng chống kẻ xấu xâm nhập, trộm cắp tài sảncơ quan. Trực báo tín hiệu chuông vào học, giờ nghỉ, giờ thi…đúng quy định
  16. 16. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 16/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Các nghiệp vụ văn phòng Vì nhà trường là đơn vị sự nghiệp nhà nước nên nhìn chung các nghiệp vụ vănphòng nói chung và công tác văn thư tại phòng TC-HC nói riêng đều tuân thủ theo đúngcác quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quannhư: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về côngtác văn thư; - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thưvà Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư. - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ; - Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết một số điều vềLuật Lưu trữ; - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; - Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Quy định định mứckinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phụcvụ đọc giả tại phòng đọc. 1.1.1. Soạn thảo văn bản Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng khoa tuân thủ chặt chẽ các quy định tạiĐiều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư. 1.1.1.1. uy trình oạn thảo Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 5 bước như sau: Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bước 3. Đánh máy, nhân bản Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Bước 5. Ký văn bản (Trình tự chi tiết được quy đ nh tại các iều , 7, , 9, 1 Ngh đ nh ố11 4 N -CP được ửa đổi, bổ ung tại các Khoản 4, 5, iều 1, Ngh đ nh ố 9 1 N -CP). 1.1.1.2. Các loại văn bản do phòng ban hành Nhà trường không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Để quảnlý, điều hành và tổ chức các hoạt động, khoa đã ban hành các loại văn bản hành chínhthông thường. Hệ thống văn bản hành chính mà nhà trường ban hành bao gồm các loại văn bản cábiệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường
  17. 17. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 17/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32không có tên loại gồm: Quyết định, Quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kếhoạch, phương án, BC, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấymời, giấy biên nhận hồ sơ, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, giấy giới thiệu,phiếu chuyển, thư công. 1.1.2. Công tác lưu trữ, bảo quản văn bản, tài liệu Vì quy mô Nhà trường không lớn lắm, khối lượng văn bản, tài liệu chưa nhiều nêncông tác lưu trữ khá đơn giản. Tuy nhiên, công tác lưu trữ vẫn tuân thủ theo các quy địnhcủa pháp luật như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ;Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồsơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và các văn bản khác có liên quan. Công tác lưu trữ của phòng TC-HC gồm các công việc sau: Tiếp nhận văn bản đúng chủng loại; xác định giá trị tài liệu để tiến hành lập hồ sơ.Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, phân loại tài liệu hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ. Tại phòng TC-HC, các văn bản hình thànhtrong hoạt động của nhà trường được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung nhưtên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian… nhằm mục đích phục vụcho các công việc chung khi cần đến. Mặc dù trường chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng nhưng thay vào đó là các tủ kệ bảoquản tài liệu khá hiện đại, có khóa bảo mật an toàn. Để bảo quản tốt tài liệu văn phòngđược nhà trường trang bị các thiết bị, vật dụng cần thiết như: Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu,bìa @, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ... Cán bộ lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, sắp xếptheo số văn bản được đóng vào bìa @ và hộp tài liệu; giữa các loại văn bản, tài liệu đượccất vào từng ngăn, từng ô riêng biệt và được dán nhãn chi tiết. Khi tài liệu đã quá hạn sử dụng, không còn giá trị, chuyên viên tiến hành thanh lýtheo quy định của nhà trường. 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc, vănphòng đã chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động củamình nhằm giúp quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời. Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của VP tạiTrường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã và đang được triển khai để hiện đại hóa công tácquản lý. Vào thời điểm hiện tại, VP đã có: máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, bàn ghế vitính, mạng Internet tốc độ cao, ĐT bàn, ĐT di động và các thiết bị nghe nhìn khác. Các máy tính trong phòng được kết nối Internet tốc độ cao tạo điều kiện thuận lợitrong việc liên lạc giữa phòng với các đơn vị khác trong và ngoài trường, dễ dàng cậpnhật thông tin để có các biện pháp xử lý chỉ đạo, điều chỉnh kịp thời. Mặc dù văn phòng được trang bị nhiều máy tính và được dùng chung phần mềmquản lý của nhà trường nhưng vào thời điểm hiện tại văn phòng vẫn chưa có phần mềmquản lý chuyên biệt nào. Phần lớn CB thực hiện các công việc một cách thủ công dựa trêncác chương trình Office cài sẵn. Chính vì lý do này đã làm cho việc quản lý còn bị động,gặp nhiều lúng túng, khó khăn cho cán bộ, nhân viên.
  18. 18. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 18/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 1.3. Một số vấn đề khác 1.3.1. Việc thực hiện thủ tục hành chính Mọi hồ sơ, giấy tờ mà khách trình tới, nếu đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng bộ phậnphụ trách, nội dung phù hợp với chức năng, thẩm quyền giải quyết của phòng TCHC thìsẽ được CB giải quyết một cách nhanh chóng theo đúng trình tự quy định của nhà trườngvà pháp luật. Nếu hồ sơ, tài liệu, giấy tờ trình tới không đúng thẩm quyền giải quyết, không đúngtuyến hay giấy tờ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có dấu hiệu sai phạm thì cán bộ, nhân viênnhiệt tình giúp đỡ người đến liên hệ để họ có được phương án giải quyết tốt nhất. Để công việc văn phòng được tiến hành trôi chảy và hiệu quả, các thủ tục hànhchính được phân loại cụ thể theo đúng chuyên môn của từng bộ phận phụ trách. Các loạithủ tục hành chính ở văn phòng được giải quyết theo nguyên tắc dân chủ, khách quan, phùhợp với luật pháp, đơn giản hóa và dễ tiếp cận. Văn phòng luôn đưa những phương án tốiưu nhất để tránh làm phiền hà, khó khăn đến người đến liên hệ công tác. 1.3.2. Văn hóa ứng xử 1.3.2.1. Giao tiếp hành chính Với phương châm vui lòng khách đến, hài lòng khách đi, phòng TC-HC đã nhiềutiến bộ rõ nét trong suốt thời gian qua, nhân viên biết ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tếnhị, dân chủ hơn. Cán bộ trong phòng luôn có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôntrọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải quyết yêu cầu của khách. Tíchcực hợp tác trong việc giải quyết công việc, đáp ứng được các yêu cầu chính đáng củakhách đến liên hệ công tác. Cho dù có đạt được mục đích của khách hay không, CB cũngchu đáo tiếp đón đồng thời tế nhị và kiên quyết khi từ chối. 1.3.2.2. Trang phục Trang phục của cán bộ, nhân viên tại phòng TC-HC tuân thủ theo các quy định cótrong nội quy trang phục của nhà trường. Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 7, đối vớinam: áo sơ mi, thắc caravat, cổ đeo thẻ cán bộ; áo bỏ vào trong quần; quần dài có màusẫm, nai nịt gọn gàng, mang giày, hoặc dép có quai hậu. Đối với nữ: mặc vetton hoặc mặcváy, cổ đeo thẻ, mang giầy hoặc dép có quai hậu. Những ngày không bắt buộc mặt đồng phục, cán bộ nhân viên trong văn phòng ănmặc tự do nhưng phải chỉnh tề, lịch sự, thuận tiện cho công việc. 1.3.4. Mua sắm và sử dụng trang thiết bị văn phòng Mỗi học kỳ, phòng đều có các bảng dự trù kinh phí về việc mua sắm và sử dụngtrang thiết bị văn phòng để trình lãnh đạo duyệt. Trang thiết bị văn phòng mua về phânphát cho các đơn vị khi có yêu cầu. Các trang thiết bị trong văn phòng được nhân viên sửdụng một cách tiết kiệm, hiệu quả, đúng chức năng của từng loại. Để tránh lãng phí ngânquỹ của nhà trường, phòng đã triệt để khai thác tối đa các trang thiết bị văn phòng, thậntrọng trong khâu sử dụng, thường xuyên vệ sinh, bảo trì các trang thiết bị, tái sử dụng vănphòng phẩm nếu còn khả năng sử dụng, tiết kiệm trong khâu in ấn, photo tài liệu, cải tiếnquy trình làm việc. Khi trang thiết bị, tài sản bị hỏng hóc hay hết thời hạn hoạt động, được đưa vào khođể chờ thanh lý.
  19. 19. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 19/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG NGHỀ Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân tôi đã được thực lĩnh những nghiệpvụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tácvăn thư. Với sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ Văn thư, tôi đã có nhiều cơ hội,điều kiện để thực tập các nghiệp vụ văn phòng như một chuyên viên thực thụ. Công việccụ thể như sau: 2.1. Quản lý văn bản đi 2.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản do Nhà trường ban hành (dochuyên viên soạn thảo hay văn bản ban hành bởi các đơn vị khác), cán bộ văn thư kiểmtra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, sẽ kịpthời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.1.2. hi ố c a văn bản và ố và ngày, tháng văn bản Các văn bản đi sau khi đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và tính pháp lý(có chữ ký chính thức của Lãnh đạo) sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của Nhàtrường (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). Đối với những văn bản đăng ký muộn so với ngày hiện tại, số của văn bản đượcchèn thêm ngay sau số của văn bản ngày trước đó kết hợp với các chữ cái “a”, “b”, “c”...để dễ dàng phân biệt. Thông thường việc đánh số và ghi ngày, tháng năm văn bản được thực hiện bằng bútbi một lần (trong trường hợp chuyên viên soạn thảo chưa vô số trong máy tính) ở bảnggốc và sau đó được dùng máy photocopy nhân thành nhiều bản để tránh trường hợp chéplại thủ công nhiều lần. Đối với văn bản mật, được đánh số và đăng ký riêng. 2.1.3. óng ấu trường và ấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Văn thư có nhiệm vụ giữ hộp dấu. Trong hộp dấu có nhiều loại dấu khác nhau, baogồm: các dấu trường (gồm dấu tròn, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, dấu công vănđến,...). Ngoài ra, vì số lượng nhân sự có hạn nên bên cạnh bảo quản các dấu của trườngnhân viên văn thư còn kiêm giữ dấu Đảng, Công đoàn. Tùy vào đơn vị, tổ chức ban hànhmà văn bản có thể được đóng dấu Trường hoặc các tổ chức, đoàn thể. Nguyên tắc đóng dấu như sau: Văn thư tự tay đóng dấu và chỉ được đóng dấu vàonhững văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo và người có thẩm quyền, tuyệtđối không đóng dấu khống chỉ. Dấu tròn được ưu tiên đóng trước tiên, vị trí đóng tại ô số 8 của văn bản. Khi đóngdấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Để đảm bảotính thẩm mỹ cho văn bản, văn thư cẩn thận đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều vàdùng mực dấu đỏ theo quy định. Tiếp đến, nếu văn bản thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tụcđóng các dấu chức danh và dấu họ tên người ký.
  20. 20. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 20/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Vị trí đóng dấu như sau: Trong trường hợp, văn bản có từ 02 trang trở lên, đối với văn bản in 01 mặt và từ 03trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt nhằm tránh bị người khác thay đổi nội dung, bắtbuộc phải đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùmlên một phần của tất cả các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang, trong thực tếcó thể linh hoạt, không áp dụng máy móc. Dấu giáp lai còn được dùng để đóng tại vị trí giữa các loại giấy tờ có 2 liên chẳnghạn như giấy giới thiệu hoặc cũng có thể dùng để niêm phong bì thư gửi đi. Đóng dấugiáp lai cũng áp dụng đối với trường hợp văn bản, hồ sơ có ảnh. Mực được dùng để đónggiáp lai ảnh là một loại mực đỏ chuyên dụng khác với mực đóng trên giấy thông thường.Trước khi đóng dấu, phải đảm bảo ảnh được dán đã cố định, đúng vị trí yêu cầu để tránhtrường hợp ảnh bị bong, tróc... Dấu đóng phải phủ lên một góc ảnh và phần còn lại củacon dấu phủ lên văn bản chứa ảnh đó. Dấu tròn còn được dùng để đóng dấu treo để xác định giá trị của chứng từ, văn bảncủa các đơn vị nội bộ trong trường (thường là các văn bản do các khoa của trường banhành) mang tính thông báo để biết; dấu treo còn được đóng trên các phụ lục kèm theo vănbản chính hoặc các văn bản có quy định đóng dấu treo như Biên bản. Ngoài ra dấu treocòn có chức năng khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bảnchính. Dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức.h Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật (nếu có quy định).
  21. 21. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 21/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Mô hình mô phỏng v trí ấu treo trên văn bản óng ấu giáp lai ảnh V trí ấu đóng ấu giáp lai văn bản 2.1.4. ăng ký văn bản đi Vì số lượng văn bản ban hành không lớn lắm (dưới 2.000 văn bản/năm) nên tất cảcác loại văn bản hành chính đều được đánh số và đăng ký hỗn hợp. Vào sổ quản lý văn bản đi. Tại phòng, cán bộ văn thư thường xuyên sử dụng 2 loạisổ quản lý văn bản đi, một sổ dành cho các loại Hợp đồng và Biên bản thanh lý hợp đồng,
  22. 22. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 22/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32các văn bản hành chính khác (trừ văn bản mật đi) được đăng ký ở sổ còn lại. Riêng đốivới văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý vănbản đi trên máy vi tính. Hiện tại, phòng TC-HC vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng đểquản lý văn bản nên việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu được thực hiệnbằng cách nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Văn bản đi sau khi được đăng ký vào Cơ sởdữ liệu quản lý, văn bản đi được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quảnlý. Dù đăng ký bằng cách nào thì văn thư cũng phải nhập đầy đủ các thông tin của vănbản theo quy định, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và tríchyếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượngbản; ghi chú (nếu cần thiết). ỦY BAN NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: .................. Từ ngày ............ đến ngày ................... Từ số .................... đến số .................... Quyển số: ...................... Mẫu bìa ổ đăng ký văn bản đi tuân th đúng quy đ nh tại phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư ố 7 1 TT- NV ngày tháng 11 năm 1 c a ộNội vụ
  23. 23. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 23/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32Số, ký Đơn vị, Ngày Nơi Số hiệu Tên loại và trích yếu Người người Ghi tháng nhận lượng văn nội dung văn bản ký nhận chú văn bản văn bản bản bản bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)Ph n đăng ký văn bản đi theo mẫu có quy đ nh tại phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư ố 7 1 TT- NV ngày tháng 11 năm 1 c a ộ Nội vụ. 2.1.5. Làm th tục phát hành, chuyển phát và theo õi việc chuyển phát văn bản đi Tùy vào kích thước của văn bản to – nhỏ, nhiều – ít mà có thể lựa chọn phong bìloại lớn và phong bì loại nhỏ. Gấp và cho văn bản vào bì, chú ý tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựachọn cách gấp văn bản để vào bì; khi gấp để mật giấy có chữ vào trong, cẩn thận khônglàm nhàu, rách, bẩn văn bản. Dùng keo để dán kín phong bì (có một số trường hợp dùngdùng dấu trường để đóng dấu niêm phong ở mép bì vừa dán); không để keo, hồ dính vănbản. Ghi tên và địa chỉ Nhà trường và tên cá nhân, đơn vị và địa chỉ nơi nhận văn bản.Tiến hành đóng dấu khẩn, mật và dấu khác lên bì (nếu có). Chuyển phát văn bản đi; văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành sau đóđược chuyển cho giao liên chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; tất cả văn bảnchuyển giao đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi văn bản đượcchuyển tới, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Trong trường hợp nơi nhận văn bản ở xa trường, việc chuyển phát văn bản đi đượcthực hiện bằng đường Bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điệnkiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhậnbằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính. Việc chuyển phát văn bản mật được phòng TC-HC thực hiện theo quy định tại Điều10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11). 2.1.6. Lưu và theo õi việc chuyển phát văn bản đi Mỗi văn bản đi, phòng TC-HC lưu lại bản gốc; bản lưu văn bản đi được sắp xếp thứtự đăng ký. CB văn thư theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, trong trường hợp văn bản bị thấtlạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.2. Giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ quản lí thống nhất.
  24. 24. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 24/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Quy trình diễn ra như sau: 2.2.1. Ký nhận văn bản Văn bản từ các đơn vị khác chuyển tới trường, nếu tên và địa chỉ nơi nhận đúng vớitên và địa chỉ của trường, bảo vệ tiến hành ký nhận; sau đó chuyển giao lại cho Văn thư. 2.2.2. Văn thư tiếp nhận văn bản Văn thư tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong(nếu có). Trường hợp phát hiện thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, Văn thư báocáo với Lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư kiểmtra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịpthời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với Lãnh đạo xem xét, giải quyết. 2.2.3. Phân loại ơ bộ, bóc bì văn bản đến Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. Khi bóc bì lưu kýkhông gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, kýhiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửiđích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong trường, tổ chức, Văn thư chuyển tiếp chonơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến côngviệc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại choCB Văn thư để đăng ký. Đối với những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giảiquyết kịp thời. Trong trường hợp văn bản khẩn được chuyển đến muộn hơn thời gian thờihạn giải quyết công việc thì CB văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với Lãnh đạo đểxem xét, giải quyết. 2.2.4. óng ấu “ ến”, ghi ố và ngày đến Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghisố đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đếnđược chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ragiấy và đóng dấu “Đến”. TRƯỜNG CĐ VHNT& DL NHA TRANG Số: .................................. Ngày: ............................ ....................................... Chuyển: ............................................ Mẫu ấu “ ến” c a trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch Nha Trang Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Vị trí của dấu “đến” thông thường ở cácvị trí như khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới
  25. 25. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 25/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng,năm ban hành văn bản. Nhập đầy đủ các thông tin vào mẫu dấu “Đến” bằng viết bi vào văn bản đến. Nhậpsố văn bản đến, ngày văn bản đến; căn cứ nội dung của văn bản đến, tùy vào chức năng,nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân mà văn bản đươc chuyển tới để giải quyết. Đối với văn bảnđến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, tại mục “Chuyển” phải liệt kê đầy đủtên các đơn vị, cá nhân đó. 2.2.5. ăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến và Cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đến trên máy vi tính. Số lượng văn bản đến hằng năm của nhà trường không nhiều (dưới 2000 văn bảnđến) nên các loại văn bản đến được đăng ký hỗn hợp vào một sổ duy nhất (trừ văn bảnmật) và sổ đăng ký văn bản mật đến. Văn thư vào sổ đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về vănbản. Nhập dữ liệu từ sổ đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tínhvà in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. ỦY BAN NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: .................. Từ ngày ............ đến ngày ................... Từ số .................... đến số .................... Quyển số: ......................
  26. 26. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 26/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Mẫu bìa ổ đăng ký văn bản đến theo đúng quy đ nh tại phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư ố 7 1 TT- NV ngày tháng 11 năm 1 c a ộNội vụ Đơn vịNgày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và trích yếu Ký Ghi hoặc đến đến giả hiệu tháng nội dung nhận chú người nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Ph n đăng ký văn bản đến theo mẫu có quy đ nh tại phụ lục II ban hành kèm theoThông tư ố 7 1 TT- NV ngày tháng 11 năm 1 c a ộ Nội vụ. . . . Nhân bản, trình, chuyển giao văn bản đến Sau khi đóng dấu đến, điền thông tin vào mẫu dấu đến và đăng ký vào sổ đến, tiếnhành photo nhân bản văn bản. Số lượng bản sao cần photo phụ thuộc vào số lượng đơn vịnhận văn bản. Riêng đối với văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được xử ly vàchuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn thư lưu bản sao, bản chính và các bản sao còn lại chuyển tới các đơn vị để trựctiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đốitượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thưđóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyểnqua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, vănbản chuyển qua mạng (tương tự như trình tự của văn bản thông thường). 2.2.7. Theo õi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc vềthời hạn giải quyết. Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến. Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giaotrách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 2.3. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản Phần lớn văn bản hành chính của trường được chuyên viên soạn thảo đảm nhận, cácvăn bản còn lại được văn thư và các đơn vị khác chịu trách nhiệm biên soạn. 2.3.1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản Một số văn bản hành chính đơn giản như công văn, giấy mời, biên bản... có quytrình xây dựng và ban hành rất đơn giản, nhiều trường hợp có thể bỏ qua bước này để tiếnhành bắt đầu quy trình soạn thảo. Tuy nhiên, đối với nhiều văn bản có giá trị pháp lý cao;phạm vi áp dụng rộng và lâu dài chẳng hạn như quy chế, nội quy, kế hoạch, chươngtrình..., để ban hành buộc phải trải qua quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản gồm các bước sau: ước 1: Sáng kiến và oạn thảo văn bản
  27. 27. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 27/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 - Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ địnhchuyên viên soạn thảo. - Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo. - Tổng kết, đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin. - Chọn lựa phương án hợp lý, xác định mục tiêu yêu cầu. - Biên tập và tổ chức đánh máy. ước : Lấy ý kiến tham gia ây ựng ự thảo - Đối tượng lấy ý kiến: Lãnh đạo, các chuyên gia, các đơn vị liên quan. - Hình thức lấy ý kiến: cho ý kiến trực tiếp, họp, đưa ra gợi ý - biểu quyết. - Ban soạn thảo thu nhập các ý kiến tham gia bằng văn bản ước 3: Thẩm đ nh ự thảo - Sau khi lấy ý kiến, ban soạn thảo xem xét đề xuất việc tiến hành thẩm định dựthảo văn bản. ước 4: em ét, thông qua - Hồ sơ trình duyệt gồm: phiếu trình, bản dự thảo đã thẩm định và các văn bảnkhác có liên quan. - Thông qua và ký ban hành - Đóng dấu văn bản ước 5: Công bố - Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước, tùy theo nội dung phải đượccông bố, yết thị. ước : ửi và lưu trữ văn bản. - Đối với văn bản lưu hành nội bộ, đơn vị phải gửi đúng bộ phận, cá nhân thựchiện. - Lưu văn bản: văn bản được lưu tại văn thư và tại ban soạn thảo văn bản. 2.3.2. Nội dung văn bản ban hành Trước khi bắt tay vào soạn thảo, chuyên viên xác định mục tiêu và giới hạn điềuchỉnh của văn bản. Xác định rõ mục đích ban hành; công việc cần giải quyết; tiến độ giảiquyết; kết quả của việc thực hiện văn bản; phán đoán được tính khả thi của văn bản; nắmvững nội dung văn bản cần soạn thảo; nội dung phải phù hợp với pháp luật hiện hành,mục tiêu đường lối của Đảng; phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạtđộng của nhà trường; Các văn bản ban hành đảm bảo tính khoa học: văn bản chứa đủ lượng thông tin quyphạm, thông tin thực tế cần thiết; thông tin quản lý truyền đạt đặt qua văn bản đáng tincậy, nhanh chóng, số liệu chính xác, đúng thực tế, có tính thời sự. Không sử dụng số liệuquá cũ; thông tin chung chung, lặp lại các văn bản khác. Đảm bảo logic về nội dung, nhấtquán chủ đề, bố cục chặt chẽ, sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Sử dụng tốt ngônngữ hành chính - công cụ chuẩn mực: ngôn ngữ trong cách hành văn nghiêmtúc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực, phổ thông. 2.3.3. Thể thức văn bản Thể thức văn bản mà khoa ban hành tuân thủ chặt chẽ theo các quy định có trongThông tư số số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ quy về kỹthuật trình bày văn bản hành chính.
  28. 28. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 28/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32Sơ đồ bố trí các thành ph n thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 theo đúng quy đ nh tại phụ lục II, Thông tư ố 1 11 TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 11 c a ộ Nội vụGhi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ email; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
  29. 29. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 29/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 2.4. Một số kỹ năng nghề khác Qua một thời gian ngắn tiếp xúc, ngoài việc thực tập các nghiệp vụ quản lý văn bảnđi, đến, soạn thảo văn bản, tôi còn tham gia vào một số công tác khác tại văn phòng nhưsắp xếp hồ sơ; trình văn bản ký; đóng dấu; chuyển giao, phân phát văn bản; nghe điệnthoại; nhập dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu máy vi tính. Biết thêm công dụng và biết cách sửdụng một số trang thiết bị tại VP tại văn phòng như: sử dụng máy in, máy photocopy;máy fax… Được thực hành sắp xếp văn bản, tài liệu, vật dụng VP một cách khoa học, hợplý. Học hỏi thêm được các kỹ năng giao tiếp nơi công sở. Phần nào nắm được một số công việc chuyên môn của quản trị viên, lãnh đạo. Biếtđược các công việc đặt trưng của phòng TC-HC trên thực tế.... III. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUNG Trong thời gian thực tập tại đơn vị tôi tự nhận xét như sau: Nghiêm túc chấp hànhnội quy của cơ quan, đoàn kết với các thực tập sinh khác, tích cực học hỏi các kỹ năngnghề, hoàn thành tốt công việc được giao. Có thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh đạo, vuivẻ hòa đồng với mọi người trong phòng. CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I. KẾT LUẬN: (VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP) Đợt thực tập lần này đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền hành chínhcông tại cơ quan thực tập. Trong thời gian thực tập, tôi đã học hỏi thêm một số kiến thức,nghiệp vụ mới giúp tôi có được một cái nhìn tổng quát hơn nữa về công tác hành chính tạicác cơ quan, đơn vị sự nghiệp nhà nước. Mặc dù trong thời gian đầu, tôi có gặp một số bỡ ngỡ trong quá trình tiếp cận vớimôi trường làm việc tại phòng, nhưng với sự chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn vớitinh thần ham học hỏi của mình, tôi đã bước đầu thích ứng với môi trường làm việc mới.Những kiến thức đã học trên lớp kết hợp với quá trình quan sát, tiếp thu được tại cơ sởthực tập đã giúp tôi phần nào hình dung ra được cách thức làm việc của một cán bộ vănphòng thực thụ. 1.1. Thuận lợi Có được sự quan tâm, giám sát thường xuyên tận tình của cô giáo hướng dẫn, cán bộnhà trường, được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cán bộ, nhân viên tại nơi thực tập,cộng với sự hỗ trợ nhiệt tình của các bạn sinh viên thực tập tại VP. Có được sự giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẻ kinh nghiệmcủa các bạn cùng lớp, cùng ngành. Cán bộ phòng TC-HC đã tạo điều kiện thuận lợi chotôi trong quá trình viết BC thực tập. Môi trường làm việc cởi mở, thân thiện tại VP phầnnào đã giúp tôi thấy thoải mái trong công tác nghiên cứu, học tập. 1.2. Khó khăn Trong quá trình thực tập, tôi đã có nhiều cố gắng trong công việc nhưng các thiếusót, hạn chế vẫn tồn tại. Cụ thể như sau:
  30. 30. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 30/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Chưa thật sự thấu đáo hết quy trình làm việc tại một phòng TC-HC trên thực tế vìthời gian thực tập ngắn; Một vài kỹ năng nghề vẫn chưa hoàn thiện, cụ thể là kỹ năng đóng dấu văn bản vẫnchưa thật sự tốt; Một số sai sót trong công việc vẫn xảy ra do sơ ý, chủ quan; Vẫn còn sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn. 1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được Qua 8 tuần thực tập tại phòng TC-HC, tôi nhận thấy công việc văn thư không hề đơngiản mà đòi hỏi khá nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Đó là một công việc đòi hỏi tính tinhtế, tính nhạy bén cao. Chính vì vậy, để trở thành cán bộ văn phòng tốt, cần phải có sự amhiểu về pháp luật, có tinh thần trách nhiệm cao và phải luôn biết tự trao dồi học hỏi. Sau đợt thực tập, tôi cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm để bổ trợ cho côngviệc sau này và là cơ sở để tôi phân đấu trở thành một cán bộ VP chuyên nghiệp sau khira trường để đóng góp phần nào công tác cải cách nền hành chính nước nhà. II. KIẾN NGHỊ 2.1 Đối với cơ sở thực tập Trong thời gian thực tập tại phòng TC-HC, tôi nhận thấy phòng có vị trí rất quantrọng trong cơ cấu tổ chức của nhà trường. Chính vì thế phòng cần phải nâng cao chấtlượng công việc bằng cách hiện đại hóa phương tiện làm việc hơn nữa như: mua sắmthêm phần mềm quản lý chuyên dụng, các máy móc, trang thiết bị văn phòng. Ngoài ra,thiết nghĩ lãnh đạo nhà trường cần tổ chức thêm các lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyênmôn cho cán bộ, nhân viên để cập nhật các phương pháp làm việc hiện đại nâng cao năngsuất lao động. Vì khối lượng công việc của văn phòng khá lớn, số lượng cán bộ phòng khiêm tốn(nhất là mảng văn thư – lưu trữ) nhưng lại đảm nhiệm nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nhaunên tính chuyên nghiệp trong công việc chưa cao. Chính vì lý do nêu trên, nhà trường nênbố trí thêm nhân sự cho phòng. Đồng thời lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàngiao trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân để thống nhất quy trình làm việc. Vì diện tích văn phòng khá nhỏ nên không gian làm việc chưa thật sự thoải mái,thiết nghĩ lãnh đạo nhà trường cần bố trí văn phòng khoa tại một địa điểm thông thoánghơn. 2.2 Đối với nhà trường Qua quá trình thực tập, tôi thấy nhà trường đã có nhiều cố gắng, nỗi lực trong việchướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình. Tuy nhiên bên cạnh mặttích cực đó, tôi thấy vẫn còn một số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường. Cụ thể như sau: - Nên có sự liên kết chặt chẽ hơn nữa giữa nhà trường và sinh viên thực tập. - Tăng cường đào tạo các nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn sựchênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn./. Khánh Hòa, ngày tháng 4 năm 13 SINH VIÊN VIẾT BÁO CÁO Huỳnh Bá Học

×