Whitepaper Governance SharePoint: blijvend businessvoordeel halen uit Microsoft SharePoint

597 views
528 views

Published on

Hoe haalt u blijvend businessvoordeel uit SharePoint? SharePoint heeft ongekend veel mogelijkheden om waarde toe te voegen aan de bedrijfsdoelstellingen. Voorwaarde is een goed ingericht SharePoint Governance plan. Dit whitepaper beschrijft wat daar bij komt kijken.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
597
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
7
Actions
Shares
0
Downloads
10
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Whitepaper Governance SharePoint: blijvend businessvoordeel halen uit Microsoft SharePoint

  1. 1. Blijvend businessvoordeel halen uit SharePointVoor alle IT-systemen is het van belang dat deze toegevoegde waarde blijven leveren aan debedrijfsdoelstellingen. SharePoint heeft ongekend veel mogelijkheden om waarde toe te voegen aan debusiness, dit is een groot voordeel van dit platform. Echter, deze ongekende mogelijkheden creërentegelijkertijd ook een grote valkuil.In de praktijk zien we dat SharePoint vaak alleenals technisch platform wordt geïmplementeerd.Allerlei sites, een onoverzichtelijke structuur,verouderde content en ook een wildgroei aanmaatwerk is dan het gevolg. Dit gevolg is niet zoverrassend als je bedenkt dat SharePoint devolgende eigenschappen heeft: grote flexibiliteit in het creëren van nieuwesites verschillende eigenaren mogelijk: van decontent, van de site en van de applicatie de mogelijkheid om eenvoudig maatwerk toete voegen koppelingen met andere systemenDeze eigenschappen van SharePoint vergen bijelke SharePoint implementatie niet alleen eentechnische implementatie, maar ook een plan voorduurzame groei van het platform, beheer enblijvende aansluiting bij een diversiteit aanfunctionele wensen. Wij noemen dit eenGovernance plan. Door SharePoint Governance inte richten is het zeker mogelijk om met SharePointde beoogde businessvoordelen te bereiken, nu enin de toekomst!Wat is SharePoint Governance?SharePoint Governance is: “de verzameling vanrichtlijnen, rollen, verantwoordelijkheden enprocessen die sturing geven, richting geven encontroleren hoe de businesss en IT samenwerkenom de business doelstellingen te realiseren metSharePoint als bedrijfskritisch platform.”In een SharePoint Governance plan worden devolgende aspecten beschreven en ingevuld: eigenaarschapsmodel en structuur:Geeft aan wie de eigenaar is (budget-verantwoordelijk en verantwoordelijk voorrealisatie businessvoordelen). Kan tevenseen verdiepingsslag bevatten in bepaaldesub-eigenaren. rollen en verantwoordelijkheden: Beschrijftalle betrokken rollen en bijbehorendeverantwoordelijkheden, zowel in business alsin IT. richtlijnen en standaarden: Dit zijn derichtlijnen en standaarden die wordenafgesproken over bijvoorbeeld het creërenvan nieuwe sites, format van sites, richtlijnenvoor content en richtlijnen voor maatwerkbeslissingen. processen: Beschrijven op welke wijze dediverse verantwoordelijkheden wordenuitgevoerd. Bijvoorbeeld: Hoe beheren wecontent? Hoe gaan we om met nieuwerequirements?Deze aspecten van Governance zijn op zichzelfvrij algemeen geldend voor IT Governance. Echterde invulling van deze aspecten is wel specifiekvoor SharePoint.Hoe SharePoint Governance in te richten?De inrichting van Governance begint met eenheldere definitie van de missie en de visie van deapplicatie. Wat wil je als organisatie bereiken metSharePoint? Hoe verhoudt SharePoint zich metandere applicaties binnen de organisatie? Welkebusinessdoelstellingen moeten wordengerealiseerd in termen van efficiency,kostenbesparing en medewerkerstevredenheid?En op welke wijze wordt dit ingevuld metSharePoint? Met contentpublicatie?Samenwerking? Documentmanagement?Afhankelijk van de doelstellingen en wijze vanrealisatie met SharePoint zal de Governance vande SharePoint-omgeving moeten wordeningericht.In de praktijk zien we regelmatig dat IT-afdelingenwel het belang van SharePoint inzien, maar debusiness nog niet. In dat geval is het belangrijk
  2. 2. e-office bv T +31(0)88-00 18 300Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 3993991 CD Houten www.e-office.comThe Netherlands info@e-office.comom via een dialoog met de business het gattussen de businessdoelstellingen (bijvoorbeeldkosten besparen, efficiency ofmedewerkerstevredenheid verhogen) en demogelijkheden van SharePoint te dichten. Goedbeheer zonder duidelijke missie en visie is vrijwelonmogelijk.Op basis van de bepaalde missie, visie endoelstelling gebruikt e-office een SharePointGovernance maturity model om te bepalen welkGovernance maturity niveau nodig is om demissie en visie van SharePoint te realiseren(gewenste situatie)In figuur 1 hieronder wordt het SharePointGovernance Maturity model weergegeven.In het Maturity model wordt per maturity niveauelk aspect verdiept in termen van functionele,technische en organisatorische invullingen die bijSharePoint van belang zijn.functionele invulling mate waarin expliciete keuzes wordengemaakt over het gebruik van elk functioneelgebied van SharePoint ten opzichte van deandere toepassingen mate waarin elke gekozen functioneel gebiedis gestructureerd. Denk aan bijvoorbeeld,informatie architectuur, rollen enverantwoordelijkheden et cetera.technische invulling aanwezigheid van SLA’s release management standaard versus aangepaste code en demanier waarop deze wordt afgehandeld. mate waarop SharePoint is verbonden metandere applicaties en hoe deze onderlingeafhankelijkheden zijn gedefinieerd. Denk aan:active directory, ERP et cetera.organisatorische invulling best practices van eigendomsmodellen best practices van procesmodellen adoptie door eindgebruikers mate waarin de missie en visie vanSharePoint wordt gedefinieerd.Het vakje eigenaarschapsmodel bij maturityniveau 1 (eerst) is bijvoorbeeld als volgt ingevuld:Er is geen duidelijke owner van het platform.Verschillende groepen in de organisatie gebruikenhet, IT houdt het in de lucht en gebruikersbeheren zelf de content.Het vakje eigenaarschapsmodel bij maturityniveau 5 (optimaliseren) is bijvoorbeeld als volgtingevuld:Het eigenaarschap van SharePoint als geheel ligtin de business bij de COO. Daaronder zijnverschillende sub-eigenaren aangewezen met eenbepaalde autonome beslissingsbevoegdheid. Hetgaat hierom een eigenaar van de infrastructuur
  3. 3. e-office bv T +31(0)88-00 18 300Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 3993991 CD Houten www.e-office.comThe Netherlands info@e-office.com(IT), de owners van de informatiearchitectuur(metadata, site opzet, content indeling) en deowners van de verschillende gebruikers-toepassingen.Is het Maturity model toepasbaar voorbestaande en nieuwe implementatiesvan SharePoint?Bij organisaties waar SharePoint al in gebruik isgenomen dient het Governance maturity modelook om de bestaande situatie in kaart tebrengen, met behulp van een vragenlijst.Wanneer vervolgens de bestaande situatie nietgelijk is aan de gewenste situatie, die op basisvan de visie en de missie is bepaald, is er duswerk aan de winkel op alle aspecten van deGovernance. Dit betekent meestal een verderedetaillering van Eigenaarschap, Rollen enverantwoordelijkheden, Richtlijnen enstandaarden, en Processen. En daarbij (niet tevergeten!) de implementatie en borging van dezenieuwe Governance aspecten in de geheleorganisatie.De missie en de visie van Microsoft SharePointbinnen een organisatie bepaalt het gewenstematurity niveau. Het is dus niet per definitie zo datelke organisatie op maturity niveau 5 moet zitten.Het benodigde maturity niveau hangt in grotemate af van de missie en de visie op SharePointbinnen de bedrijfsdoelstellingen.Daarbij is het maturity niveau ook geenvaststaand iets. De doelstellingen van bedrijvenveranderen continu en ook het gebruik vanSharePoint verandert continu. SharePointGovernance vraagt dus wel om periodiekonderhoud, afhankelijk van de wijzigingen ingebruik van SharePoint en de missie en visie vanSharePoint binnen de bedrijfsdoelstellingen.Wat levert goed ingericht SharePointGovernance op?Geen enkel bedrijf schaft een applicatie aanzonder daarmee bepaalde doelstellingen teambiëren. Wat wel regelmatig voorkomt is dat opden duur de applicaties dermate verouderen ofuitdijen dat ze eerder een last dan een lust zijngeworden voor een organisatie.Een goed ingerichte SharePoint Governancelevert de volgende zaken op: eenvoudiger beheer en onderhoud van hetgehele platform door de IT organisatie eenvoudiger beheer en onderhoud van sitesen content door de business organisatie hogere kwaliteit van de applicatie voor debusiness want:o structuur blijft overzichtelijko kwaliteit van content blijft voldoendeo nieuwe eisen en wensen worden snellerafgehandeld. besluiten omtrent maatwerk of nieuwefunctionaliteit kunnen eenvoudig en snelworden genomen door de heldergedefinieerde eigenaar structuur.Uiteindelijk leiden al deze punten tot een platformdat blijft aansluiten bij de businessdoelstellingenvan het bedrijf en zijn meerwaarde blijft halen intermen van efficiency, kostenbesparing enmedewerkerstevredenheid.Nieuwsgierig geworden naar onze aanpak en dematurity scan?U kunt online meteen een verkorte versie van deSharePoint Governance Maturity scan doen. Hetkost u 1 minuut om dit in te vullen en dan krijgt ueen globale uitslag. Uiteraard bespreken wij graagvrijblijvend de resultaten met u.-------------------------------------------------------------Over e-officee-office is gespecialiseerd in kennis delen ensamenwerken. We leveren technische oplossingen,denken mee over business-doelstellingen en bieden eenaanpak voor het creëren van draagvlak.Over de schrijversDrs. Annemieke Sonneveld is voor e-office werkzaamals business consultant en projectmanager. Vanuit dezerol helpt en adviseert zij klanten bij het opstellen vanbusinesscases voor samenwerkingssoftware, realiserenvan pakketselecties en de integrale realisatie(organisatorisch en technisch) van samenwerking enkennisdeling.Frank van Attekum is sinds 2012 werkzaam alsSharePoint Consultant / Office Specialist, nadat hij in datjaar is afgestudeerd als HBO information engineer.

×