2. &
Een overzicht van diverse dialoogvormen
voor interne communicatie. Ter inspiratie.
Huib Koeleman
2
3. &
Dialoog: gesprek tussen twee of meer
personen. Het is een samenstelling van het
woord logos (grieks: woord, taal, rede) en dia
(door) en niet, zoals vaak wordt gedacht,
di (twee).
Digiloog: dialoog via sociale media. (een
specifieke vorm van dialoog). Het is een
samenstelling van het woord dialoog (zie
boven) en digit (cijfer)
3
6. GESPREKSCYCLUS
De simpelste vorm van
dialoog. De jaarlijkse
gesprekscyclus tussen
medewerker en manager. En
toch ontbreekt die in veel
organisaties.
Besteed meer aandacht aan
persoonlijke
ontwikkelplannen,
functionerings- en
360-graden beoordelingen.
Ja, de medewerker beoordeelt
ook de manager
6
7. WERKOVERLEG
Het oude werkoverleg is uit de
tijd. Er vinden nu meetings in
de ochtend plaats (ochtendgebed), scrums, project- en
programma-meetings. Niet
per sé met collega’s van je
afdeling, maar met
teamgenoten. Op de teamsite
is al praktische informatie over
planning en inzet
uitgewisseld. Het overleg is
bestemd om elkaar daarop te
bevragen. Het gaat om de
bijzonderheden, niet routine.
7
8. ONLINE DIALOOG
Net zoals mensen op twitter
en facebook contact met
elkaar houden, kan dat binnen
de organisatie; met yammer
online chat of andere vormen
van social intranet.
Door ook intern gebruik te
maken van #hashtags is
makkelijk te volgen welke
discussies populair zijn en op
welke vraagstukken veel
reacties komen. Of gebruik
#durftevragen, als je iets niet
weet
§ XXX
8
9. Vraag/antwoord
ratio
1.75
ratio
2000
vragen
3.500
antwoorden
Populairste thema’s
Meest gelinkte collega’s
MONITOREN
Binnen de organisatie is de
dialoog over beleid al lang
begonnen. Houd daarom
maandelijks bij waar men het
meest over discussieert.
Kijk wie (informeel) de meeste
discussies starten. En speel op
die discussies in. Door mee te
doen, of door via andere
kanalen te reageren.
9
11. Brain Space
Met de komst van het nieuwe werken vergeten we soms dat
op de werkplek zelf ook gelegenheid is te bieden voor dialoog.
Als we steeds meer met teams en scrums werken, is het goed
hier ook kamers voor beschikbaar te stellen. Een teamruimte.
Met een plek voor ideeën, brainstormsessies, planningen en
reacties. Gewoon van papier. Op de muur.
11
12. B.O.T. SESSIE
De Benen-op-tafel-sessie (ook
wel pizza-sessie) is bestemd om
meer de diepte in te gaan.
Collega’s die een nieuw project
toelichten. Een intervisie over
een activiteit die anders loopt
dan verwacht. Of een denktank
over nieuwe ontwikkelingen in
het vak.
§ XXX
De sfeer is informeel maar niet
te lief. Collega’s spreken elkaar
aan. De agenda kan roulerend
worden opgesteld.
12
13. WONDERWALL
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
§ XXX
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
Kan natuurlijk ook digitaal met
Pinterest.
13
14. RONDJE
LANDELIJK
Prima om als MT een rondje
langs de vestigingen te gaan.
Om dialoog te bevorderen de
volgende tip:
begin niet met een verhaal
over beleid, maar begin met
de vraag, met welke zaken
medewerkers in de vestiging
het meeste zitten. Waar
hebben zij vragen over, wat
willen zij presenteren? Pas als
zij aan bod zijn geweest, komt
het MT aan het woord.
14
15. GROTE GROEPEN
Ook bij grote groepen is het
mogelijk dialoog te creëren.
Na een plenaire sessie is het
goed de groep op te splitsen
in groepen van 6-8 personen
(met een gespreksleider).
Geef die groepen de tijd het
plenaire deel na te bespreken
en vragen te stellen. Via een
ipad kunnen die vragen naar
een regiekamer worden
gestuurd. Na de pauze worden
vragen en stellingen (stemkastjes) plenair behandeld.
15
16. PROEFLABS
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
SOCIAL MASHUP
Een platform waarbij informatie
van verschillende (digitale)
bronnen bij elkaar wordt
gebracht. Op één scherm kan je
als medewerker zien waar
collega’s over praten op
yammer, welke blogs er zijn
verschenen en wat voor
filmpjes er op youtube zijn
geplaatst.
Iedereen kan reageren. De
deelnemer is de bron van
informatie, niet de afdeling
communicatie.
16
17. COMMUNITIES
Een intern online platform
leent zich goed voor de
vorming van verschillende
communities: groepen van
medewerkers die zich
organiseren rond een thema
of werkwijze die zij interessant
vinden.
Communities werken vaak het
beste als er een (eigen)
moderator aanwezig is die de
community actueel houdt en
losse eindjes aan elkaar
knoopt.
§ XXX
17
18. ONLINE PANEL
Een meer gestructureerde
vorm is de online panel
discussie. In een periode van 3
weken wordt in een groep
medewerkers een thema
online besproken. Deze online
paneldiscussie wordt door een
moderator ondersteund. Die
zorgt ervoor dat de discussie
op gang komt en, indien
nodig, terug wordt gebracht
naar de kern.
Na afloop krijgt iedereen een
kort verslag met de resultaten.
18
19. MEEDISCUSSIEREN?
Het is simpel om als manager
deel te nemen aan discussies op
de interne sociale platformen.
§ XXX
Let dan wel op of deelnemen
aan de discussie bevorderend of
remmend werkt. Het effect
wisselt per organisatie. In de ene
organisatie wordt het
gewaardeerd als de grote baas
meepraat, in de andere haken
medewerkers af.
19
20. 1000 BLOEMPJES
Vanuit de afdeling
communicatie bestaat de
neiging communities centraal
in te delen. Dat hoeft niet. Het is
veel interessanter om
medewerkers zelf aan te laten
geven op welke onderwerpen
ze elkaar willen vinden.
§ XXX
Afdeling communicatie kan wel
helpen dubbelingen te
voorkomen en ‘dode’ takken te
ruimen.
20
21. PROEFLABS
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
MINDSHARE
Door social media is het goed
mogelijk de talenten van
collega’s makkelijk te ontsluiten.
Niet alleen op het werkgebied,
maar ook op persoonlijke
passies.
Zo kan je die collega vinden die
goed is in Spaans, om snel een
tekst te vertalen. Of je hebt een
nieuw idee dat je wilt toetsen.
Online vind je de juiste collega’s
om te brainstormen. Een
smoelenboek plus.
21
23. PECHA KUCHA
20 plaatjes, 20 seconden per
plaatje. Bij een Pecha Kuchasessie presenteren collega’s
ideeën aan elkaar. In beelden.
Door de beknopte en visuele
vorm is het mogelijk in korte
tijd veel ideeën uit te wisselen.
In een sessie kunnen wel 14
collega’s aan bod komen.
Na de presentaties praat je
met elkaar verder wat je ‘goed
vond’ aan de presentaties.
23
24. OPEN SPACE
Een groepsgesprek van een
andere orde. Deelnemers
bepalen zelf de agenda. Per
agendapunt komen er flipovers
in de ruimte, en men gaat naar
de flipover met het onderwerp
waar men over wil praten.
Resultaten schrijft men op.
Als men daar klaar is, loopt men
naar een flipover met een
ander onderwerp. Als de
discussie stopt is men klaar. Na
afloop worden alle resultaten
(op de flappen) plenair
besproken.
§ XXX
24
25. PROEFLABS
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
PROEFLABS
Een praktische manier om
kennis uit te wisselen is het
starten van zogenaamde
proeflabs. Verschillende
groepen starten met trial &
error een nieuwe techniek uit,
bijvoorbeeld de inzet van social
media of SCRUM. Ervaringen
worden online gedeeld op een
platform. Elke maand vinden
kennissessies en intervisie
plaats. De best werkende vorm
wordt uiteindelijk gekozen als
het ‘repeatable model’.
25
26. WEBINAR
Het Webinar is een mooie
vorm om een gesprek te
voeren met medewerkers op
verschillende vestigingen.
Naast een verhaal, is er ruimte
om te reageren op stellingen,
het stellen en beantwoorden
van vragen. Het is ook
mogelijk mensen van
verschillende locaties aan het
woord te laten in een soort
webconferentie
26
27. PROEFLABS
Het prikbord, maar dan in een
nieuw jasje. Een groot bord in
de centrale hal, waar iedereen
met een post-it vragen op kan
stellen of suggesties op kan
geven.
Aan het eind van de week
wordt de oogst
geïnventariseerd en worden
alle vragen beantwoord. Ook
op die muur. Simpel en effectief
SKYPE
Met de komst van skype en
Google+ is het beter mogelijk
‘live’ woord en beeld uit te
wisselen tussen collega’s op
verschillende vestigingen.
Zo kunnen kledingontwerpers
hun nieuwe ideeën en
correcties in video-calls aan
elkaar laten zien. Tijdens dit
gesprek zijn ontwerpen direct
aan te passen, zodat iedereen
weet wat de laatste versie is.
27
28. SAMEN SCHRIJVEN
De dialoog kan ook in stilte plaatsvinden. Met de huidige
documentsystemen, zoals Basecamp, is het makkelijk om met
verschillende collega’s samen een stuk te schrijven. Aan de
hand van revisies zie je elkaars bijstellingen. Nog mooier zijn de
systemen waar je, à la facebook, ook commentaren en tips van
collega’s kan lezen die hebben bijgedragen. Een interne WIKI.
28
29. De “Maslow”-piramide van dialoog,
begin bij de basis
Pecha Kucha’s, Proeflabs,
Open space
Webinar, Skype,
Samen schrijven
Speed Room, BOT-sessies,
Wonderwall, Rondje
landelijk, Grote groepen
Online panel, Communities,
Social Mashup, Mindshare,
Meediscussieren
Gesprekscyclus,
Werkoverleg
Online dialoog,
Monitoren
dialoog
digiloog
29
30. SAMENHANG
Moet je al deze vormen inzetten? Nee, natuurlijk niet. Het is slim
om te kijken welke vormen goed in de organisatie zullen
werken. En let op samenhang. Zodat medewerkers weten waar
ze welke dialoog kunnen verwachten. En dat waar nodig
discussies naar elkaar verwijzen.
30
31. MEER WETEN?
www.huibkoeleman.nl
Of lees verder in mijn boeken “Social Media voor interne
communicatie, twitteren op je werk”, of “Interne communicatie bij
verandering”. De foto’s zijn gemaakt door Monique Koeleman, Gijs
Mol en ondergetekende. Tips en aanvullingen hoor ik graag.
31
32. Plea
hare
se s
DELEN
Vond je deze presentatie
bruikbaar? Deel hem dan met
anderen via twitter, facebook,
linked-in, pinterest of andere
social media.
Of volg me op
twitter: @huibkoeleman, of
facebook:/Verandercommunicatie
Dank, Huib Koeleman
32