MOSS 2007 como Solucion de Gestion Documental, según Encamina

1,736 views
1,652 views

Published on

Published in: Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,736
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

MOSS 2007 como Solucion de Gestion Documental, según Encamina

  1. 1. Solución de Gestión Documental basada en MOSS 2007<br />
  2. 2. 2<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1. a. Descripción de la Solución<br />ENCAMINA propone una solución de gestión documental:<br /><ul><li>Que se adapte lo máximo posible a las normas ISO 15489-1 y -2, y a la especificación MoReq de la Unión Europea, en la medida que la aplicación lo permita.
  3. 3. Basada en la plataforma Sharepoint de Microsoft. Esto nos permitirá utilizar todas las funcionalidades ya existentes en la herramienta para la gestión documental, así como aprovechar las sinergias que proporciona para implantar otras funcionalidades complementarias.</li></li></ul><li><ul><li>Utilizando como lenguaje de programación .Net. Esto permitirá una fácil integración con todas las herramientas de Microsoft: Sharepoint Server, Office 2007, Dynamics CRM, sistemas operativos Windows, etc..
  4. 4. Con algunos desarrollos complementarioso pluggins de terceros que dotan a la solución de funcionalidades requeridas, y no incluidas en Sharepoint (*): Digitalización de documentos, e inserción de éstos en el sistema de gestión documental clasificados correctamente.
  5. 5. 1 - ScanningEnabler de Dark Blue Duck
  6. 6. Misma Interfaz que Sharepoint; Agrega la capacidad de escaneo a cualquier biblioteca, ya sea nueva o existente; Soporta la incorporacion de metadatos y Workflows.
  7. 7. 2 - WebsioSharepoint Scanner Plug-In
  8. 8. igual que SE de Dark Blue Duck, pero con la desventaja de que al ser un controlador Twain, solo permite el Upload en formato TIFF
  9. 9. 3 - KnowledgeLake Capture 2007
  10. 10. permite hacer escaneo Batch de grandes volúmenes de información, soporta OCR, formatos TIFF, PDF y XPS; y SDK de desarrollo para nuevas aplicaciones en la organización.</li></ul>3<br />1.a. Descripción de la Solución (cont.)<br />. <br />
  11. 11. 4<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1.b. Funcionalidades<br />La solución contará con las siguientes funcionalidades:<br />Sistema de auditoría que registre la información necesaria relacionada con el acceso a ciertos archivos.<br />Registro de entrada y salida de documentación en papel, con utilización de código de barras.<br />Sistema de seguridad que controle los accesos a la documentación en función de los privilegios dados a cada usuario, y del tipo de información.<br />Utilización de Metadatos con los documentos.<br />Funciones de gestión documental como: control de versiones, bloqueo de documentos durante su modificación, soporte para distintos tipos de archivo y contenidos, etc.<br />Capacidad para implantar flujos de trabajo: procedimientos de aprobación, uso de firma electrónica, etc.<br />Sistema de digitalización de documentos en formato de papel, e inserción en el sistema.<br />
  12. 12. 5<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1.b. Funcionalidades (cont.)<br />Implantación de políticas de conservación de la documentación.<br />Posibilidad de poner en situación excepcional documentos relacionados con procesos legales o de auditado, de manera que no se vean afectados por las políticas de conservación.<br />Búsquedas de documentos.<br />Posibilidad de incluir carpetas de correo electrónico de Outlook en el sistema de gestión documental.<br />
  13. 13. 6<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />Diagrama de Funcionalidades<br />
  14. 14. 7<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1.b. Funcionalidades. Captura y Clasificación.<br />La Captura de documentos comprende las siguientes funciones:<br /><ul><li>Digitalización de aquellos documentos en papel que desean ser guardados como fichero electrónico (necesario que lo escáneres soporten el estándar WIA).
  15. 15. Clasificación acorde al “Cuadro de Clasificación” (documentos electrónicos y de papel)
  16. 16. Inclusión de los metadatos asociados.
  17. 17. Almacenamiento en el sistema de gestión documental.
  18. 18. Utilización de códigos de barra para la identificación única de documentos en papel, que permitirá su fácil localización y registro.</li></li></ul><li>8<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1.b. Funcionalidades. Flujos de Trabajo.<br /> Sharepoint incluye un módulo potente de implantación de flujos de trabajo, relacionado con la creación de tareas y con documentos:<br /><ul><li>Permite asociar documentos a flujos de aprobación, firma digital, etc.
  19. 19. Incorpora documentos en procesos de negocio, garantizando así rigor procedimental en aquellos documentos críticos.
  20. 20. Utiliza formularios para facilitar la creación de documentos, su accesibilidad desde cualquier navegador, y el control de sus campos (campos obligatorios, listas, formatos, etc.)</li></ul>Permite Aprobar desde el cliente de Office 2007<br />Responsable<br />Seguridad basada de roles<br />
  21. 21. 9<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />Funcionalidades. Seguridad de Accesos.<br />Las prestaciones de Sharepoint, junto con InformationRigth Management, dotan a la plataforma de una potente y sencilla herramienta de seguridad:<br /><ul><li>Seguridad a nivel de carpetas, y documento, basada en roles.
  22. 22. Aplica tanto estando online, como offline, fuera de la organización, etc.
  23. 23. Fácilmente integrable con los sistemas de seguridad de windows, lo que evita el tener que introducir contraseñas continuamente.</li></ul>Calidad<br />Ventas<br />Empleo<br />Asia<br />Contratos<br />
  24. 24. 10<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />Funcionalidades. Gestión Documental<br /><ul><li>Proteger-Desproteger documentos en local o en el servidor.
  25. 25. Seguimiento y gestión de versiones menores/mayores.
  26. 26. Soporte para múltiples tipos de contenidos.
  27. 27. Permite asociar tipos de contenidos o de documentos con:</li></ul>Políticas de seguridad y control de acceso<br />Propiedades de documentos<br />Distintos tipos de Workflow<br /><ul><li>Vista jerárquica de documentos.
  28. 28. Gestión de Contenidos Web.
  29. 29. Múltiples vistas de una misma biblioteca.</li></li></ul><li>11<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1.b. Funcionalidades. Gestión Documental (cont.)<br />Repositorio de Información<br /><ul><li>Repositorio con información de múltiples fuentes de información, lo cual facilita la integración con las herramientas actuales.</li></ul>Plantillas de repositorios de Información<br />Panel de metadatos en programas Office 2007<br />Sales<br />Employment<br />Claims<br />Contracts<br />Asia Pacific Region<br />Proteger/Desproteger, Versionado, Roles <br />Carpetas compartidas<br />Scanner oDispositivos Multi-function<br />Microsoft Office Word<br />Espacios de colaboración<br />
  30. 30. 12<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1.b. Funcionalidades. Buscar Documentos<br /> La herramienta de búsqueda de Sharepoint proporciona potentes funcionalidades adicionales a las de búsqueda del repositorio:<br /><ul><li>Buscar en múltiples fuentes de contenidos estructurados y no estructurados (por ejemplo otras BBDD).
  31. 31. Encontrar expertos entre compañeros y compañeros de compañeros.
  32. 32. Extensible para incluir varios tipos de ficheros y repositorios.</li></ul>Repositorios de contenidos<br />Motor de búsqueda rápida y resultados con alta relevancia<br />Sistemas ERP <br />Personas<br />Servidor de ficheros<br />
  33. 33. 13<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1.b. Funcionalidades. Buscar Documentos (cont.)<br /><ul><li>Permite búsquedas combinadas en los metadatos y/o en el contenido de los documentos de archivo en una sola consulta.
  34. 34. Interfaz muy amigable y habitual para el usuario, lo que facilita su uso.
  35. 35. Opción de búsqueda avanzada.</li></ul>Interfaz tabular<br />Corrector: “Querías decir”<br />Alertas sobre resultados.<br />Resaltado <br />
  36. 36. 14<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />Archivo<br />Borrado<br />1.b. Funcionalidades. Política de Conservación<br /><ul><li>Permite adoptar políticas de expiración basadas en la legislación o política de empresa.
  37. 37. Distintas opciones configurables cuando se produzca un evento de expiración: Borrado, archivado o notificación.
  38. 38. Aplicable también a Carpetas de Correo de Outlook.
  39. 39. Capaz de anular políticas de revisión/conservación en registros necesarios por motivos legales.</li></ul>Repositorio de Registros<br />Evento de Expiración<br />Expired<br />Notificación<br />
  40. 40. Gestión documental<br />Posibilidad de definir atributos asociados a los documentos por facilitar su búsqueda y clasificación<br />Flujo de trabajo de publicación separando autor, revisor y aprobador <br />Control de versiones <br />Posibilidad de clasificar y ordenar los documentos en listas con filtros y vistas <br />Confirmación de lectura de documentos <br />Alertas <br />Estadísticas<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />15<br />
  41. 41. Gestión documental<br />Posibilidad de definir atributos asociados a los documentos por facilitar su búsqueda y clasificación <br />Flujo de trabajo de publicación separando autor, revisor y aprobador <br />Control de versiones <br />Posibilidad de clasificar y ordenar los documentos en listas con filtros y vistas <br />Confirmación de lectura de documentos <br />Alertas <br />Estadísticas<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />16<br />
  42. 42. Gestión documental<br />Posibilidad de definir atributos asociados a los documentos por facilitar su búsqueda y clasificación <br />Flujo de trabajo de publicación separando autor, revisor y aprobador <br />Control de versiones <br />Posibilidad de clasificar y ordenar los documentos en listas con filtros y vistas <br />Confirmación de lectura de documentos <br />Alertas <br />Estadísticas<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />17<br />
  43. 43. 18<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />1.b. Funcionalidades. Auditoría<br /><ul><li>SharePoint Server 2007 permiteauditarsucesos claves y eventosglobales.
  44. 44. Registralasactividadesqueespecifiquemos, dejandoevidencia de quiénaccedio a un recurso a ciertahora. </li></li></ul><li>1.b. Funcionalidades. Cumplimiento Legal - Gestión segura de registros<br />Retener registros de negocio<br />Políticas de expiración define el calendarios de registros<br />Políticas de auditoría registra todo tipo de acceso<br />Proteger registros de ser modificados<br />Repositorio seguro bloquea documentos en su estado final<br />Cambios en meta data deshabilitados<br />Control de acceso y uso<br />Firma Digital<br />19<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />
  45. 45. Panel de información personalizable basado en tecnología Infopath<br />1.b. Funcionalidades. Captura de Propiedades en Office 2007<br />Captura de metadatos como parte de la edición<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />20<br /> Entre otrosmodos, Sharepoint permite la captura de metadatos de los documentosdesde el propio Office 2007, durante el proceso de edición del archivo.<br />
  46. 46. 1.b. Resumen de Funcionalidades. <br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />21<br />
  47. 47. 1.b. Resumen de Funcionalidades (cont.) <br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />22<br />
  48. 48. 1.b. Resumen de Funcionalidades (cont.) <br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />23<br />(1) Esta operación puede hacerse de distintos modos: explorador (copiar y pegar), o exportando bibliotecas con formato MOSS que requerirán dicha aplicación para su lectura a posteriori.<br />(2) Debido a la gran variedad de situaciones que se pueden plantear, la importación voluminosa suele requerir desarrollos a medida que faciliten la labor y mejoran la eficiencia del proceso.<br />(3) Dependiendo del tipo de identificador que se solicite, puede requerir desarrollos adicionales.<br />(4) Informes de Uso y Límites de Cuota.<br />(5) Esta funcionalidad requerirá desarrollos adicionales.<br />
  49. 49. Contacto.<br />Para localizar o contactar con ENCAMINA puede:<br />Enviar un mail a:<br />encamina@encamina.com<br />info@encamina.com<br />Enviar un fax al 962 698 063<br />Visitarnos en:<br />Avd. 9 de Octubre, 3ª y 4ª planta<br />46520 Puertode Sagunto, Valencia.<br />O hablar personalmente con:<br />Hugo de Juan <br />Dtor. Desarrollo de Negocio<br />Rut Villagrasa <br />Técnico Desarrollo de Negocio <br />Juan Pedro Sánchez<br />Gerente de Cuentas<br />Llamar al 902 196 893o962 698 064<br />24<br />Solución Sistema de Gestión Documental basado en MOSS 2007<br />

×