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Escritório de projetos - Artigo
 

Escritório de projetos - Artigo

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Artigo com um resumo do que é necessário para se implementar um escritório de projetos.

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    Escritório de projetos - Artigo Escritório de projetos - Artigo Document Transcript

    • Gerenciamento de Projetos + Escritório de Projetos O Objetivo: O objetivo central deste artigo é descrever a disciplina de Escritório de Projetos. Porém, não há como falar sobre Escritório de Projetos sem deixar clara a definição de projetos. Para o sucesso na execução dos projetos nas organizações, tem-se como ou organizações envolvidas no projeto. A fator principal a coordenação e imagem mostra as fases do ciclo de vida de acompanhamento de todas as tarefas do projetos em função de esforço x tempo, projeto, ou seja, o efetivo gerenciamento do onde se percebe que o maior esforço e projeto. O que já é do conhecimento de tempo são exigidos na fase de Execução. muitos é que um projeto é um esforço Estas cinco fases (Iniciação, Planejamento, temporário para se criar um resultado Execução, Controle e Finalização) também exclusivo; ele é único e possui início e fim. são conhecidas como Grupos de Processo. Mas, o que realmente garante o sucesso É possível garantir um eficiente do projeto, conforme dito acima é o gerenciamento de projetos através da Gerenciamento de Projetos, que se junção dos Grupos de Processo e Áreas de resumem na aplicação do conhecimento, Conhecimento que são respectivamente habilidades, ferramentas e técnicas às fases do ciclo de vida do projeto e atividades do projeto a fim de atender e disciplinas que auxiliam no gerenciamento satisfazer os stakeholders, ou partes dos projetos. As nove áreas de interessadas do projeto. No processo de conhecimento são: Integração, Escopo, gerenciamento de projetos, o ciclo de vida Tempo, Custos, Qualidade, Recursos do projeto, segundo o Guia PMBOK ® - 4ª Humanos, Comunicação, Ricos e edição, consiste em uma coleção de fases Aquisições. do projeto, geralmente sequencial, cujo O Ponto de partida para um projeto é nome e número são determinados pelo definir o objetivo do projeto, que descreve o controle das necessidades da organizaçãoArtigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.
    • que o se esperar do projeto, os envolvidos de repasse de projeto para outro gestor. e o resultado esperado; em seguida, a Agora, imaginemos projetos mal estruturação do projeto, que são os executados, onde muitas vezes são reflexo recursos humanos com suas funções e de gerentes de projetos não suportados e responsabilidades e por fim o controle do sem foco. Estes fatos são verdadeiros projeto, focado nas restrições ou tripé: diante de diversos resultados de projetos Custo, Tempo e Qualidade. Considerando falidos, parados e insucessos constantes. todos esses fatores, a pessoa responsável Muitos desses projetos falham nas pelo gerenciamento de projetos é o organizações e que integre todas essas Gerente de Projetos, cuja função é integrar atividades, estratégias e recursos, pois não todos os elementos do projeto para existe um acompanhamento orientado à assegurar que os conhecimentos e gerência de projetos. Desta forma o Guia recursos estejam disponíveis quando e PMBOK ® - 4ª edição traz o conceito de onde forem requeridos, e acima de tudo, Escritório de Projetos da seguinte forma: assegurar que os resultados esperados “Um Escritório de Projetos (Project sejam obtidos de maneira adequada Management Office, PMO) é um corpo ou considerando a pontualidade e custo- entidade organizacional à qual são benefício. Para o acompanhamento das atribuídas várias responsabilidades atividades de um projeto, o gerente de relacionadas ao gerenciamento projetos conta com o uso de artefatos, que centralizado e coordenado dos projetos sob são ferramentas de apoio para conquista seu domínio”. de resultados favoráveis. Estes artefatos podem ser as atas de planilhas, atas de Objetivos de um escritório de projeto: reuniões, levantamento de riscos, plano de  Redução dos custos das funções da comunicação, cronogramas, dentre outros. gerência de projetos em uma Outra ferramenta importante são os organização; templates, que são documentos utilizados  Aprimorar a qualidade da informação do durante o gerenciamento de determinado projeto através das melhores práticas; projetos, do qual pode ser tornar um  Prover informações consistentes aos modelo para outros projetos a serem interessados para a tomada de decisão; implementados. Servem como uma lista de  Prover uma maior capacidade de verificação para que nenhum entregável gerencia de projetos para a organização. seja esquecido ou caso haja necessidadeArtigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.
    • É importante fazer um comparativo para Papéis fundamentais: O Escritório de que se entenda a diferença entre as Projetos, mesmo com seus tipos, foca em funções do gerente de projetos e o três papéis fundamentais: escritório de projetos (PMO): enquanto o 1. Suportar os gerentes de projetos; gerente de projetos se concentra nos 2. Desenvolver gerentes de projetos; objetivos e escopo do projeto, o PMO 3. Controlar os de projetos. gerencia os controles com foco nas mudanças do escopo; se o gerente de Quanto aos benefícios do uso do Escritório projetos controla os recursos destinados ao de Projetos, pode-se enumerar: projeto para atender a determinados 1. Melhor controle dos projetos. objetivos, o PMO vai buscar aperfeiçoar os 2. Padronização dos projetos. recursos entre os projetos. Assim, tanto o 3. Qualidade no reporte das informações. PMO quanto o gerente de projetos são 4. Melhor alocação dos recursos. orientados funções diferentes, porém 5. Melhor utilização do tempo das equipes, alinhados com as necessidades dos gerentes de projetos e executivos. estratégicas da organização. 6. Tomada de decisões com alto nível de Tipos de escritório de projeto: visibilidade em uma organização. Diante dessas funções, para atender a Em contra partida, o PMO também se diversas requisições, o escritório de depara com algumas dificuldades tais como projetos se divide em três tipos: se adequar à estrutura organizacional da empresa, capacitação de profissionais, Autônomo: Escritório de projetos separado bem como tempo e custo para da empresa e destinado para gerenciar um implementação do escritório e cumprimento projeto específico; das melhores práticas. Departamental: Focado em projetos Atualmente as empresas aplicam o PMO múltiplos e simultâneos fornecendo suporte por vários motivos que variam desde criar e artefatos necessários, controle na um padrão de gerenciamento até garantir alocação dos recursos e uso de maior competitividade corporativa través de metodologias para garantia do sucesso; um bom gerenciamento de portfólio de Corporativo: De esfera corporativa, ou projetos. seja, da organização com estratégias empresariais e organizacionais.Artigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.
    • Etapas de implementação: necessárias para colocar em prática o plano. Tendo como resultado final uma Para aplicar o PMO é necessário seguir as visão clara do que é necessário para a seguintes etapas: criação do escritório de projetos. 1. Avaliar a situação atual. Níveis de Agora vamos explicar resumidamente as capacidade de gerenciamento de principais etapas: projetos; 2. Estratégias para se aplicar um escritório Etapa 1 – Níveis de capacidade de de projetos; gerenciamento de projetos 3. Justificar a decisão. Medir os benefícios Nesta etapa há seis características e custos; principais a serem abordadas sendo cada 4. Identificar candidatos para o dividida em seis níveis de capacidade de gerenciamento de projetos; gerenciamento de projetos: 5. Identificar mentores para o gerenciamento de projetos;  Quem gerencia o projeto; 6. Definir uma estrutura básica de  Treinamento formal; “templates” e ferramentas;  Planos de projeto; 7. Treinar os gerentes de projetos em  Status do projeto; ferramentas e técnicas;  Entregáveis e artefatos dos projetos; 8. Atribuir gerente de projetos para os  Plano formal de treinamento e carreira. projetos e medir seu desempenho; Definidos os níveis de gerenciamento de 9. Estabelecer uma revisão e análise dos projetos, podemos concluir que: projetos na organização; 10. Introduzir progressivamente novos  Nível um a três - Neste nível os projetos “templates” e/ou artefatos; geralmente falham e quando há sucesso 11. Capacitar os gerentes de projetos em é por causa do empenho individual e habilidades de gestão; técnico. 12. Estabelecer um mecanismo para definir  Nível quatro e cinco - Neste nível o as prioridades entre os projetos; sucesso dos projetos é comum, porém 13. Definir um plano de carreira para o continuam a falhar por situações que gerenciamento de projetos. poderiam ser previstas.  Nível seis - Neste nível os projetos Ao final de todos estes passos, é raramente falham e quando ocorre é por interessante rever as etapas que sãoArtigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.
    • causa de acontecimentos incomuns e de restante da organização. Outra dificuldade previsão difícil. ocorre quando há a necessidade de envolvimento de outros departamentos Etapa 2 – Estratégias de implementação para obter aprovações de financiamento Há duas formas de abordagens de (budget) além do que é considerado normal estratégias: pela empresa. Uma das soluções para esta Direta e aberta com um modelo padrão última dificuldade é a apresentação dos através do planejamento e projetos que falharam utilizando com o desenvolvimento de projeto, justificar e respaldo os resultados negativos causados apresentar os planos à equipe de trabalho por estes projetos. e linha gerencial aprovações necessárias e Condições a serem avaliadas: implementação do plano.  Abertura da empresa para a mudança; Esta forma apresenta algumas dificuldades  Conforto suficiente da empresa com a onde mudar a cultura da empresa é situação atual; incomparavelmente difícil e esta resistência  Reação dos gestores e pessoas ao irá interferir o seguimento do plano de apresentar uma nova abordagem de implementação de um escritório de gestão. projetos. Com estes três pontos é possível decidir se Dissimulada é implementada de forma a abordagem poderá ser aberta ou se será lógica envolvendo procedimentos que necessário deixar de lado qualquer estão dentro do seu departamento e sob intenção de implementação de um sua responsabilidade através da escritório de projetos. Implementação de controles como Etapa 3 – Justificar a decisão cronogramas, status reports e entregáveis ou da contratação de um gerente de Toda e qualquer decisão precisa ser projetos dentro do seu orçamento. justificada. Cada abordagem possui uma forma de justificativa sendo a abordagem Esta forma é a mais complexa e direta necessitando de uma aprovação praticamente inviável, pois envolve gerencial para prosseguir e a abordagem implementar um escritório de projetos de dissimulada necessitando de uma forma secreta, pois este é um sustentação (custo X benefício) para departamento que possui pessoal, padrões justificar a decisão. e processos que precisam interagir com oArtigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.
    • Etapa 4 – Identificar candidatos para Etapa 6 – Definir uma estrutura de gerenciar os projetos “templates” e ferramentas Para implementar um escritório de projetos Definir documentos básicos padrão é muito é muito importante a identificação e importante para a produtividade do projeto. contratação de um ou mais gerentes de Um padrão (template) é mais simples do projetos. Dentro das alternativas temos a que ter que criar um documento novo promoção interna onde a vantagem desta sempre que começar um novo projeto e é forma de contratação é o conhecimento uma valiosa ferramenta a novos gerentes das habilidades do promovido e a de projetos concentrando-os em seus vantagem, para a movimentação de forma trabalhos. dissimulada, da facilidade de contratação de profissionais técnicos para substituição Etapa 7 – Treinar os gerentes de daquele que foi promovido, contratação projetos em ferramentas e técnicas externa na qual há a seleção de É necessário sempre treinar os gerentes de profissionais já treinados e capacitados projeto em ferramentas e técnicas de para o novo cargo, sendo possível o gerenciamento de projetos. Este é o grande mesmo iniciar os projetos imediatamente e erro das empresas supondo que o a contratação de uma consultoria onde a profissional pode adquirir este vantagem desta forma de contratação, conhecimento durante o desenvolvimento quando a seleção da consultoria é bem de suas atividades causando frustração e sucedida, são as habilidades de aumentando o risco de fracasso do projeto. demonstrar como o gerenciamento de Etapa 8 – Medir o desempenho de projetos pode ser valioso, porém a um projetos e gerentes custo relativamente mais alto. Esta etapa acontece quando os gerentes Etapa 5 – Identificar mentores de projetos já estão em campo aplicando Para garantir o sucesso de um profissional suas habilidades e treinamentos recebidos. que foi promovido, mesmo após o É importante estar sempre medindo o treinamento, é necessário um processo de desempenho dos projetos e seus gerentes “mentoring”. Este processo envolve uma de projetos, pois com isto podemos sessão de uma hora, uma ou duas vezes quantificar os benefícios no caso de um por semana para guiar o novo gerente de projeto bem sucedido e também tomar as projetos a lidar com diversas situações.Artigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.
    • decisões mais acertadas em caso de de priorização que seja aceita e seguida qualquer falha. por toda a organização direcionando os recursos para as posições mais valiosas e Etapa 9 – Revisar e analisar projetos na consequentemente de maior importância e organização necessidade. Esta etapa é periódica e ocorre para: Etapa 13 – Definir um plano de carreira  Identificar problemas; Definir uma hierarquia com base no  Encontrar soluções para estes conhecimento e habilidades dos seus problemas; gerentes de projeto é muito importante para  Garantir que os Gerentes de projeto motivá-los a progredir dentro da alcancem suas expectativas. organização determinando o quanto a Etapa 10 – Introduzir progressivamente organização considera esta uma função novos “templates” madura. Com mais artefatos podemos atender uma Habilidades principais do PMO: maior gama de produtos cada um com sua Para a eficiência no gerenciamento de funcionalidade. projetos, são necessárias algumas Etapa 11 – Capacitar gerentes de projeto habilidades principais e de grande em habilidades de gestão observação pelo PMO: Capacitar os gerentes de projetos em o Técnicas: sejam elas para gestão de pessoas é muito importante para planejamento, distribuição de recursos, qualquer organização. Este tipo de desenvolvimento de escopo, análise de capacitação garante o sucesso a qualquer riscos, dependência de atividades, gerente de projeto. acompanhamento de progresso, dentre outras; Etapa 12 – Mecanismos para priorização entre projetos o Liderança: gerenciar expectativas dos Definir mecanismos de priorização entre stakeholders, controlar as mudanças de projetos é muito importante para a escopo, gerenciar recursos e organização sendo que, no geral, a falta compreender questões de impacto, destes causa uma disputa baseada na qual poder de influência e motivação da quem gritar mais consegue a prioridade. equipe; Portanto é importante definir um processoArtigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.
    • o Administração Geral: Envolve saber diferentes. Notificação é um aviso ao nível ouvir, definir metas, delegar funções, superior à cerca de um problema em comunicar, gerenciar o tempo e potencial, ou seja, ele existe, mas está em reuniões, e negociar. tratamento. Escalação é a notificação do problema, seguida de uma necessidade de Tais habilidades só são requeridas com tomada de decisão ou uma ação muito treino e assim, o PMO requer que o específica. Ambos são pontos importantes gerente de projetos seja capaz de em diversas áreas de atuação. Para o desempenhar esta função sem escritório de projetos, estas ações estão dependências. A maior dúvida hoje é relacionadas ao Plano de Comunicação, contratar um gerente de projetos ou para que seja do conhecimento de todos promover e treinar um novo? A vantagem quem serão os envolvidos, diante de um em promover um gerente de projetos está problema existente e quais as rotas e no conhecimento de suas habilidades de procedimentos de aviso. O reporte das sua forma de trabalhar, o que poderá atividades está relacionado à redução do melhorar a execução de um projeto. Como tempo, pois durante o percurso é possível dica para que os que aspiram alcançar a analisar o caminho crítico do projeto, gerência de projetos têm-se: variação do tempo gasto em cada  Disponibilidade para aceitar e assumir atividade, e ao final dos projetos tomar qualquer situação; como nota o que se pode melhorar nos  Persistência; demais projetos, no que se diz respeito ao  Otimismo; tempo. O escritório de projetos tem total  Capacidade de organização e responsabilidade em cobrar e recolher planejamento; estes reportes até que se tenha a certeza  Capacidade de delegação; de que todos foram entregues. Outro ponto  Capacidade de comunicar-se com o importante é a negociação de recursos, dos público; quais gerentes de projetos administram de  Capacidade de estabelecer e manter o forma desalinhada e acabam por reter foco recursos, mesmo que ao final dos projetos. O PMO se encarrega de negociar estes  Capacidade de avaliar antes de julgar; recursos dando suporte aos gerentes de  A disposição para escalar. projetos, através de reuniões que alinhe a É necessário saber que escalação e real necessidade de recursos em notificação são coisas totalmenteArtigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.
    • determinadas atividades, organizando  Mudança de escopo contestada: assim a disponibilidade dos recursos para mudança em que não pode ser outros projetos simultâneos, elaborando o declinada, por exemplo, o cliente não perfil de cada recurso e cronograma de pagará pelo opcional, pois diz já estar no atuação. escopo;  Escopo impugnado (scope creep): um Desenvolvimento de um projeto: esforço não estimado e não declarado A preocupação principal do escritório de não poderá ser contestado; projetos é conduzir o gerenciamento de  Expansão de requerimentos: o escopo projetos a seu início de forma organizada e cresce conforme a demanda. estruturada. Com isso, cada gerente de projeto é designado pelo PMO e qualquer Além de suportar e fornecer artefatos para requisição será feita diretamente ao PMO. o gerenciamento de projetos, o escritório de projetos tem o dever de garantir que os As etapas para iniciar um projeto são: riscos serão gerenciados. O processo de  Avaliação do Projeto: Aonde são gerenciamento de riscos envolve alguns designados os esforços necessários e passos: requeridos; 1. Identificar os riscos;  Inicialização do Projeto: Fase de 2. Categorizá-los (probabilidade x impacto); autorização do projeto; 3. Definir plano de ação (prevenir,  Definição de escopo: De forma clara e transferir, aceitar, mitigar, eliminar, detalhada; contingência);  Mecanismos de gerenciamento de 4. Acompanhar: Checar a ocorrência de mudança de escopo: Solicitação de riscos e ações para mitigar. mudança > Estimativa de custos > aprovação do cliente > alteração de escopo pelo gerente de projetos. As mudanças de escopo envolvem:  Mudança de escopo incontestada: geralmente se origina do cliente, por exemplo, inclusão de um serviço ao escopo;Artigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, FelipeSouza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formaçãono Centro Universitário Senac.