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    Self management Self management Presentation Transcript

    • Self ManagementAzienda Ospedaliera San Camillo - Forlanini Ufficio Governo Clinico
    • Il Self ManagementIl self-management (auto-organizzazione) si riferisce a metodi, caratteristiche personali estrategie che ogni individuo può efficacemente utilizzare per il raggiungimento dei propriobiettivi, e include diversi argomenti, tra cui la definizione dei traguardi, il decision making, lafocalizzazione, la pianificazione, il monitoraggio delle attività, l’autovalutazione e l’autosviluppo.Principali Obiettivi:Allenare e rafforzare le abilità di auto-gestione e di relazione indispensabili per una maggioreefficacia personale e del proprio team di collaboratori.Definire con chiarezza i propri obiettivi e progetti e realizzarli interpretando in chiave positiva lerelazioni e le risorse offerte dal contesto. Quindi NON E’
    • Principali Moduli Time Management; Efficacia personale; Efficacia del ruolo;
    • I - Time Management “I risultati si ottengono facendo le cose giuste, non facendo le cose bene!” Peter Drucker
    • Time Management: Obiettivi del modulo1. Monitorare l’attuale utilizzo del tempo; attraverso time sheet, checklist, piani di attività.2. Chiarire i vostri traguardi e obiettivi, rendendoli raggiungibili, realistici, stimolanti (S.M.A.R.T.).3. Stimare la durata di compiti e attività, determinando come risparmiare tempo in futuro (Diagrammida Gantt, Matrice Urgenza/Importanza).4. Pianificare la gestione dell’imprevisto, facendo piani di emergenza che garantiscano i periodi diquiete (Risk Management).5. Usare metodi per la pianificazione del tempo e per dire di no in maniera positiva.
    • Pianificare i propri tempi: la tabella di marcia Un giorno un agricoltore disse alla moglie: “Domani aro il campo ovest”. Il mattino successivo uscì per lubrificare il trattore, ma gli mancava l’olio e andò al negozio a procurarselo. Per strada notò che non era stato dato da mangiare ai maiali. Si diresse verso il silo per prendere il granoturco.Là vide dei sacchi che gli ricordarono che c’era bisogno di mettere le patate agermogliare. Si avviò verso la buca delle patate e per strada scorse il deposito della legna e si ricordò che prima aveva promesso di portarne un po’ a casa. Prima però doveva tagliarla e aveva lasciato l’accetta nel pollaio. Andando a cercare l’accetta incontrò sua moglie che dava da mangiare alle galline e sorpresa lei gli chiese: “Hai già finito di arare?” “Finito?” gridò l’agricoltore “Non ho nemmeno cominciato”
    • I picchi di performance Quando sviluppare al massimo le proprie capacità di gestione e massimizzare l’uso del proprio tempo•Identificate il vostro ciclo dell’energia•Usate i vostri picchi per concentrarvi sulle attività prioritarie•Usate i vostri tempi “calanti” per svolgere attività semplici o di routine•Per molte persone, il momento di massima performance è al mattino•Per molti il dopo pranzo è un momento “calante”•Spesso c’è un ulteriore picco di attività più tardi nel corso della giornata
    • Definire gli obiettivi Il time management non consiste nel fare il più possibile ma nel fare le cose che consentano il raggiungimento dell’obiettivo.
    • Definire gli obiettivi Gli obiettivi devono rispondere a precise caratteristiche SPECIFICI I progressi verso l’obiettivo dovranno esser attribuiti al progetto e non ad altre causeS MISURABILI M In modo da poter valutare e quantificare le performance del progettoA ACCURATI Chiara e precisa definizione di ciò che dovrebbe essere ottenutoR REALISTICI T Raggiungibili con le risorse finanziarie e umane s disposizione, e in tempi ragionevoli TEMPIFICATI Definire l’arco temporale entro il quale gli obiettivi dovranno essere raggiunti  
    • Identificare le prioritàLe priorità vanno definite sia rispetto agli obiettivi identificati che rispetto agli altri soggetti con cui si lavora.L’assegnazione iniziale di priorità: •Cosa fare •Cosa fare prima •Cosa può essere posticipato •Cosa può essere delegato.Il metodo “urgenza e importanza”.Decidere cosa deve essere fatto prima (alta priorità) e cosa può essere lasciatoad un momento successivo (bassa priorità) o addirittura messo da parte.
    • Matrice Urgenze/Importanza Quadrante di Gartner Tempo di Correre QualitàImportanza Spreco di Distrazioni Tempo Urgenza
    • Diagramma di GanttUn diagramma di Gantt permette di rappresentare graficamente un calendario di attività, utili alfine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiaraillustrazione dello stato davanzamento del progetto rappresentato
    • Il controllo del tempoE’ difficile evitare le emergenze, ma è possibile gestirle: •prevedendo uno spazio per gli imprevisti nel vostro programma giornaliero •rivedendo il vostro programma per garantirvi il raggiungimento dei vostri obiettivi •imparando dai propri errori.
    • Gli sprechi di tempoChi spreca il proprio tempo può essere classificato nelle seguenti categorie: •dubbiosi – che non credono alla propria abilità nel lavoro •perfezionisti – che fissano degli standard eccessivamente elevati per sé stessi e di conseguenza non riescono a raggiungerli •ribelli – che vogliono mostrare di avere il pieno controllo della situazione, di sé e degli altri, lavorando sempre in emergenza e secondo scadenze dell’ultimo minuto (prolungando eccessivamente le ore dedicate al processo lavorativo) •sociali – che si lasciano coinvolgere in chiacchiere, prolungano la pausa pranzo, fanno continuamente pause caffè, ecc.
    • II - Personal Effectviness E’ la misura di quale effetto si ha su un’altra persona Consapevolezza di sè e degli altri 3 Dimensioni principali per individuare una persona: Sicurezza in sè Feedback Sensibilità verso altriUn esempio: Che persona sei? Inserisci un livello per ogni dimensione (alto o basso)
    • Un esempio: Che persona sei?Sicura Uso di Feedback Sensibile/Percettiva Categoria Alto Alto Alto Efficace Alto Alto Basso Insensibile Alto Basso Basso Egocentrico Alto Basso Alto DogmaticoBasso Alto Alto RiservatoBasso Alto Basso Task-ObsessedBasso Basso Alto EmpaticoBasso Basso Basso Anaffettivo
    • Le 7 dimensioni del benessere Sociale Fisica Emotiva Lavorativa Intelletuale Ambientale Spirituale
    • La dimensione sociale
    • La dimensione fisica
    • La dimensione emotiva
    • La dimensione professionale
    • La dimensione intelletuale
    • La dimensione ambientale
    • La dimensione spirituale
    • III - Efficacia del ruolo Il concetto di Efficacia personale, adesso viene inserito in un contesto più ampio, quello di una organizzazione; Non è più l’individuo a fare la differenze, ma l’individuo nel contesto di un team di lavoro; Saper gestire un team, ed il proprio ruolo, significa avere meno stress, e fare le cose meglio; 3 Dimensioni principali per l’efficacia di un ruolo: Role Making Proattività Creatività Confronto Role Centering Role Linking Role Efficacy Centralità Relazioni Influenza Crescita Personale
    • Un esempio Ad ogni domanda attribuisci un punteggio come in tabella 0 punti 1 punto 2 punti 3 punti 4 punti sonosono in forte sono in sono non so pienamente disaccordo disaccordo d’accordo d’accrodo
    • Score sheet Aspects Statement No./Grade Total scores Multiply by 8.33 10 *20 *301. Self-role Integration *9 19 *292. Pro-activity 8 *18 *283. Creativity *7 17 274. Confrontation5. Centrality 6 16 *266. Influence *5 15 257. Personal growth 4 14 *24 3 *13 238. Inter-role linkage *2 *12 229. Helping relationship10. Super-ordination 1 *11 21
    • La gestione dello stress Gli effetti negativi dello stress si verificano quando: •il livello dello stress è più elevato della capacità di sostenerlo (che può variare da persona a persona) •i segnali di allarme non vengono percepiti e restano quindi inascoltati •le strategie di gestione della tensione sono inadeguate
    • La gestione dello stress Le condizioni di tensione di un singolo individuo possono influenzare lo stato generale del gruppo. E’ quindi responsabilità di tutti i membri di un gruppo fare in modo che nessuno si senta stressato: •aumentando la consapevolezza del livello di tensione •identificando e discutendo i vari atteggiamenti negativi •identificando i fabbisogni formativi/educativi •rivedendo regolarmente le priorità e il carico di lavoro •usando il confronto come misura preventiva •delegando •partecipando nella definizione di obiettivi •controllando l’uso del tempo •incoraggiando un comportamento cordiale e rispettoso
    • La delega come strumento per un uso più efficacedel tempo e delle risorse disponibili Una delega efficace deve: • alleggerire le attività di routine • lasciare più tempo per programmare • aumentare la capacità di gestire il proprio tempo • motivare e migliorare la soddisfazione professionale di coloro ai quali è diretta • sviluppare lo spirito di squadra • allontanare la noia • aumentare la produttività
    • La delega• cosa delegare – considerando l’appropriatezza dei compiti, se delegarli interamente o in parte. Ricordate di delegare sia le attività “piacevoli”, che quelle non percepite come tali!• chi delegare – la persona alla quale si decide di affidare un lavoro devepossedere le competenze, le conoscenze, la motivazione e/o il potenziale per portare a termine l’attività.
    • La delega Una volta stabilito a chi e cosa delegare, occorre:•Istruire la persona – dedicate il tempo necessario a spiegare l’attività. Siatechiari e precisi e assicuratevi che la persona abbia capito cosa fare. Specificatei risultati che vi aspettate di ottenere.•Seguire l’attività – assicuratevi che vi sia una comunicazione a doppio senso,incoraggiando e fornendo un eventuale addestramento alla persona delegata.•Monitorare i progressi – controllate che i passi iniziali siano correttamentecompiuti e che vengano adottate sia delle scadenze intermedie che un sistemadi feedback. Imparate a concedere eventuali errori!•Rivedere il processo – date feedback positivi – fate apprezzamenti e critichecostruttive.
    • Il principio di Pareto: la regola 80/20•   Il 20% di un gruppo di lavoro fa l’80% del lavoro•   Il 20% di un documento contiene l’80% delle informazioni rilevanti•   Il 20% delle vendite di un’azienda contribuisce per l’80% ai suoi profitti  Applicare questa regola al time management significa che il 20% delle vostre attività può produrre l’80% dei risultati.
    • Grazie