Guía Excel 2007 Intermedio UTPL

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
MODALIDAD ONLINE
EDUCACIÓN CONTINUA
Guía didáctica
EXCEL 2007
INTERMEDIO
AUTOR: Ing. Jorge Marcos Cordero Zambrano
NOVIEMBRE 2009-ENERO 2010

EXCEL 2007 INTERMEDIO
Guía Didáctica
Elaborada por: Jorge Marcos Cordero Zambrano
E-mail: jmcorderoz@gmail.com
Blog: http://jmcordero.blogspot.com
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
CC Ecuador 3.0 By NC ND
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Loja - Ecuador
Primera edición
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fines comerciales ni se realicen obras derivadas.
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Noviembre, 2009

CONTENIDOS
Introducción.................................................................................................................................................. 8
Objetivos........................................................................................................................................................ 9
Bibliografía.................................................................................................................................................. 10
Orientaciones Generales...................................................................................................................... 11
MODULO 1................................................................................................................................................. 13
Funciones avanzadas............................................................................................................................ 13
Sintaxis de la función ............................................................................................................................. 13
Cómo escribir la función con el asistente ...................................................................................... 14
Errores en los datos................................................................................................................................ 16
Tipos de Funciones................................................................................................................................. 18
Funciones de fecha y hora................................................................................................................... 18
Funciones de texto.................................................................................................................................. 19
Funciones de búsqueda y referencia............................................................................................... 20
Funciones lógicas.................................................................................................................................... 21
MODULO 2................................................................................................................................................. 22
Aplicación de Funciones de Fecha y Hora.................................................................................... 22
Función AHORA....................................................................................................................................... 22
Función HOY............................................................................................................................................. 22
Función DIA................................................................................................................................................ 22
Función MES ............................................................................................................................................. 23
Función AÑO............................................................................................................................................. 23
Función HORA.......................................................................................................................................... 24
Función FECHA........................................................................................................................................ 24
Función DIAS360..................................................................................................................................... 24
MODULO 3................................................................................................................................................. 26
Aplicación de Funciones de Texto.................................................................................................... 26

Función CONCATENAR....................................................................................................................... 26
Función ENCONTRAR.......................................................................................................................... 26
Función MINUSC..................................................................................................................................... 27
Función MAYUSC.................................................................................................................................... 28
Función EXTRAE..................................................................................................................................... 28
MODULO 4................................................................................................................................................. 30
Función ELEGIR ...................................................................................................................................... 30
Función INDICE........................................................................................................................................ 30
Función BUSCAR.................................................................................................................................... 31
Función BUSCARV................................................................................................................................. 33
Función BUSCARH................................................................................................................................. 34
MODULO 5................................................................................................................................................. 36
Aplicación de Funciones Lógicas...................................................................................................... 36
Función SI................................................................................................................................................... 36
Función Y.................................................................................................................................................... 37
Función O.................................................................................................................................................... 38
Función NO ................................................................................................................................................ 38
Edición Avanzada.................................................................................................................................... 40
Relación entre hojas y libros (referencias externas – vínculos) ........................................... 40
Dónde pueden utilizarse eficazmente las referencias externas ........................................... 40
Aspecto de una referencia externa a otro libro............................................................................ 41
Crear una referencia externa entre celdas de libros distintos............................................... 41
Controlar los vínculos a otros libros................................................................................................. 41
Actualizar de forma manual todos los vínculos o no actualizar ningún vínculo de un
libro................................................................................................................................................................ 42
Actualizar de forma manual sólo algunos de los vínculos a otros libros........................... 42
Consolidar datos en varias hojas de cálculo ................................................................................ 42

Consolide por posición .......................................................................................................................... 43
Consolide por fórmula............................................................................................................................ 44
Bloques tridimensionales...................................................................................................................... 44
Formato de celdas................................................................................................................................... 47
Número ........................................................................................................................................................ 47
Alineación.................................................................................................................................................... 49
Fuente .......................................................................................................................................................... 50
Relleno ......................................................................................................................................................... 51
Protección................................................................................................................................................... 52
El formato condicional............................................................................................................................ 53
Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales.................................................................... 53
Aplicar formato sólo a las celdas que contienen valores de texto, número, o fecha u
hora................................................................................................................................................................ 54
Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos.............................................. 54
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos ó tres colores......... 55
Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos.............................. 55
Aplicar formato a los valores de rango inferior o superior y por encima o por debajo del
promedio...................................................................................................................................................... 55
Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato................................... 56
Borrar formatos condicionales............................................................................................................ 58
La validación de datos........................................................................................................................... 58
Crear una lista de entradas validas.................................................................................................. 61
MODULO 7................................................................................................................................................. 63
Gráficos........................................................................................................................................................ 63
Tipos de gráficos...................................................................................................................................... 63
Gráficos de columnas ............................................................................................................................ 64
Gráficos de líneas.................................................................................................................................... 64
Gráficos circulares................................................................................................................................... 64

Gráficos de barras................................................................................................................................... 65
Gráficos de área....................................................................................................................................... 65
Gráficos de tipo XY (Dispersión) ....................................................................................................... 66
Gráficos de cotizaciones....................................................................................................................... 66
Gráficos de superficie ............................................................................................................................ 67
Gráficos de anillos................................................................................................................................... 67
Gráficos de burbujas .............................................................................................................................. 68
Gráficos radiales ...................................................................................................................................... 68
Crear un gráfico........................................................................................................................................ 68
Dar formato a los gráficos .................................................................................................................... 70
Seleccionar un diseño de gráfico predefinido .............................................................................. 71
Seleccionar un estilo de gráfico predefinido................................................................................. 71
Seleccionar elementos de gráfico..................................................................................................... 71
Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico..................................................... 72
Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico ....................................................... 72
Usar títulos en un gráfico...................................................................................................................... 72
Aplicar un diseño de gráfico que contenga títulos...................................................................... 73
Agregar un título de gráfico manualmente .................................................................................... 73
Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico....................................................................... 73
Cómo aplicar una plantilla de gráfico............................................................................................... 74
Cambiar la presentación de los ejes de gráficos........................................................................ 74
Mostrar u ocultar los ejes...................................................................................................................... 75
Cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente..................................................................... 75
Trazar serie de datos de columnas o filas de hoja de cálculo............................................... 76
Modificar el tamaño de un gráfico..................................................................................................... 77
Modificar la ubicación de un gráfico................................................................................................. 77
MODULO 8................................................................................................................................................. 79

Tablas dinámicas..................................................................................................................................... 79
Crear un informe de tabla dinámica................................................................................................. 79
Crear un informe de gráfico dinámico ............................................................................................. 83
Aplicar filtros a una tabla dinámica................................................................................................... 85
Eliminar una tabla dinámica................................................................................................................ 86
MODULO 9................................................................................................................................................. 87
Uso de macros para simplificar tareas............................................................................................ 87
Proceso de grabación............................................................................................................................ 87
Ejecutar una macro................................................................................................................................. 89
Crear una macro manualmente (Uso de la barra de herramientas de Visual Basic)... 90
Guardar archivos con Macros............................................................................................................. 92
Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso
rápido............................................................................................................................................................ 94
Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico .................................... 94
Creación de un botón para ejecutar una Macro.......................................................................... 95

Excel 2007 Intermedio
8
Introducción
Microsoft Office Excel 2007 es una aplicación que trabaja con hojas de cálculo, que
facilita el manejo de números, fórmulas matemáticas y manipular cualquier dato o
información de forma rápida. Hoy en día, Excel es la hoja de cálculo más usada en el
mercado debido a la gran variedad de funcionalidades. Además, ofrece varias novedades
que permite optimizar el trabajo.
Por esta razón, es de gran importancia contar con recurso humano capacitado, que
conozca las nuevas formas de cómo debe trabajar en el mercado. Motivo por el cual, el
alumno que lleve este curso aprenderá los conceptos y fundamentos de Excel, los
métodos diseñar hojas de trabajo que incluyan cálculos, fórmulas, funciones y gráficos
estadísticos para llevar a cabo el manejo de la información.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar
la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Microsoft Office Excel 2007 a través de filtros y tablas dinámicas le brindará la posibilidad
de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A través de los informes de
gráfico dinámico podrá ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla
dinámica para realizar comparaciones, patrones y tendencias. Con las macros podrá
optimizar muchos de los proceso rutinarios
INTRODUCCIÓN

9
Objetivos
GENERAL
 Utilizar Microsoft Excel 2007 para diseñar hojas de trabajo que incluyan cálculos,
fórmulas, uso de funciones y gráficos estadísticos, apoyados en el desarrollo de
una gran variedad de ejercicios prácticos.
ESPECÍFICOS
 Conocer, aplicar, y usar las herramientas que ofrece la Hoja Electrónica Excel
2007
 Manejar los datos de una hoja de cálculo, y utilizar referencias absolutas y
relativas.
 Utilizar y aplicar las funciones en la resolución de problemas.
 Aprender a utilizar y aplicar tablas dinámicas para obtener los más variados
reportes.
 Automatizar tareas con los usos y aplicación de Macros.
OBJETIVOS

10
Bibliografía
BÁSICA
Ayuda de Microsoft Excel 2007 (F1)
COMPLEMENTARIA
JELEN Bill, SYRSTAD Tracy. Excel Macros y VBA Edición revisada y actualizada 2010.
Ediciones ANAYA Multimedia. Madrid 2008
ENLACES EN LA WEB
Explorar la Ayuda y procedimientos de Excel 2007
http://office.microsoft.com/es-es/excel/FX100646953082.aspx
Video Tutoriales de Excel 2007
http://jmcordero.blogspot.com/
Curso de Excel 2007
http://www.aulaclic.com.es/excel2007/
Lecciones de Microsoft Excel 2007
http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/Temario.htm
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos relacionados con la
Validación de datos en Excel.
http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
En este sitio encontrarás ejemplos sencillos acerca de la validación de datos en Excel.
http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
Contiene información relaciona con las Macros en Excel
http://support.microsoft.com/kb/213740/es
BIBLIOGRAFÍA

11
Orientaciones Generales
Modalidad y recursos de aprendizaje
El presente programa de capacitación se desarrollará de forma íntegra en nuestra
plataforma tecnológica Online, la que se caracteriza por ser accesible en cualquier
horario, disponible las 24 horas del día y desde cualquier computador conectado a
internet, además permite administrar de forma eficiente el proceso de aprendizaje a
través de Internet, sin importar la localización geográfica de nuestros alumnos. Es decir
esta plataforma representa el “Aula Virtual” donde se desarrollan las actividades de
capacitación y en parte de la evaluación.
Durante el periodo de estudios, el participante contará con múltiples recursos de
aprendizaje, como:
 Prácticas en las que aplicará los conocimientos adquiridos, que hacen referencia
al trabajo que desarrollan los participantes.
 Tareas extra clase.
 Trabajo a distancia.
 Evaluación presencial.
Duración
El tiempo estimado para la realización de este programa de capacitación es de 20 horas,
con la asesoría del facilitador, y 20 horas adicionales en las que el participante deberá
interactuar en el entorno a fin de que cumpla con las actividades extra clase que el
facilitador proponga.
Metodología
El curso denominado "Excel 2007 Intermedio" se desarrolla de manera exclusivamente
virtual durante 4 semanas, tiempo en el que el facilitador brindará apoyo y asesoría
buscando la interactividad de sus participantes de modo que se puedan lograr el
desarrollo de las competencias planteadas en el curso.
Para el estudio de cada tema se colocará los recursos necesario que contendrán los
contenidos de estudio y para el desarrollo de las actividades habrá la respectiva asesoría
del facilitador.
Por lo expuesto, se requiere que el participante ingrese con cierta frecuencia al Entorno
Virtual de Aprendizaje a fin de informarse de las indicaciones y actividades planteadas
por el facilitador.
ORIENTACIONES GENERALES

12
El estudio del curso requiere que el participante dedique al menos dos horas diarias,
dado que debe cumplir con el estudio de los contenidos y el desarrollo de actividades que
se planteen.
Certificados
La Universidad Técnica Particular de Loja, otorgará al término del programa de
capacitación los certificados que acrediten al participante la asistencia y/o la aprobación,
de acuerdo a lo siguiente:
Certificado de Aprobación del curso, cuando el participante alcance al menos el 70% de
puntaje en la evaluación de conocimientos y el 75% en asistencia a las clases
presenciales, de acuerdo a lo establecido en nuestra Universidad, así:
APROVECHAMIENTO Mínimo para aprobar 28/40 puntos
PARTICIPACIÓN ENTORNO Mínimo para aprobar 70% duración del curso.
Las herramientas de evaluación de cada módulo serán las siguientes:
 Participación en los Foros
 Cumplimiento de tareas
 Evaluaciones vía Online
 Evaluación presencial
Esta prevista una sola evaluación presencial; su realización se coordinará con los
estudiantes, así como lo referente al lugar en el que se aplicará la misma.

13
MODULO 1
Funciones avanzadas
Este modulo es fundamental para el desarrollo del curso, pues en su comprensión y
manejo es la base para una buena utilización de Microsoft Office Excel 2007.
Microsoft Excel es capaz de insertar fórmulas y funciones, realizando las operaciones que
se le describan con los valores contenidos en las celdas especificadas.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar
la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Sintaxis de la función
Las funciones son fórmulas predefinidas en Excel 2007 que ejecutan cálculos utilizando
valores específicos, denominados argumentos, y devuelven un resultado.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
El siguiente ejemplo se ilustra la sintaxis de la función REDONDEAR.
Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual =, seguido por el
nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados
por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.
Nombre de función.
Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.
Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.
MODULO 1

14
Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece
una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Así, escriba
=SUMA y aparecerá la información.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C
6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Cómo escribir la función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Microsoft Office Excel 2007 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Para escribir una función en una celda utilizando el asistente se debe:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

15
Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.
Aparece el asistente de funciones, mostrando el cuadro de diálogo Insertar función.
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación
hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el
cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta. Se observa como conforme seleccionamos una función, en la
parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.
También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Justo por debajo de la barra de fórmulas
aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los
argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligió la función SI ().

16
Errores en los datos
Cuando introducimos una función en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

17
Cuando nos avisa del error, nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en
la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro que nos permitirá saber más sobre el
error.
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la función nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
ERROR DESCRIPCIÓN
##### Este error se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o
cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NULO! Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que
no se intersecan. El operador de intersección es un espacio entre
referencias.
#¡DIV/0! Este error se produce cuando se divide un número por cero (0).
#¡VALOR! Este error se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando
incorrecto.
#¡REF! Este error se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¿NOMBRE? Este error se produce cuando Microsoft Office Excel no reconoce el texto de
la fórmula.
#¡NÚM! Este error se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en
una fórmula o una función.
#N/A Este error se produce cuando un valor no está disponible para una función o
una fórmula

18
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como:
Tipos de Funciones
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así:
Funciones por categorías
1. Funciones de complementos y automatización
2. Funciones de cubo
3. Funciones de base de datos
4. Funciones de fecha y hora
5. Funciones de ingeniería
6. Funciones financieras
7. Funciones de información
8. Funciones lógicas
9. Funciones de búsqueda y referencia
10. Funciones matemáticas y trigonométricas
11. Funciones estadísticas
12. Funciones de texto
Funciones de fecha y hora
Función Descripción
FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha
determinada
FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de
serie
DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes
DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de
360 días
FECHA.MES Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número
indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
FIN.MES Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes
anterior o posterior a un número de meses especificado
HORA Convierte un número de serie en un valor de hora

19
MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto
MES Convierte un número de serie en un valor de mes
DIAS.LAB Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre
dos fechas
AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora
actuales
SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo
HORA Devuelve el número de serie correspondiente a una hora
determinada
HORANUMERO Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de
serie
HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana
NUM.DE.SEMANA Convierte un número de serie en un número que representa el lugar
numérico correspondiente a una semana de un año
DIA.LAB Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o
después de un número determinado de días laborables
AÑO Convierte un número de serie en un valor de año
FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número total de días
existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
Funciones de texto
ASC Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos
bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho
medio (de un byte)
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht)
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de
texto
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos
ENCONTRAR,
ENCONTRARB
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de
minúsculas)

20
DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales
JIS Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte)
dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo
(de dos bytes)
IZQUIERDA,
IZQUIERDAB
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
LARGO,
LARGOB
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
MINUSC Pone el texto en minúsculas
EXTRAE,
EXTRAEB
Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto
que comienza en la posición que se especifique
FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto
NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de
texto
REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB
Reemplaza caracteres de texto
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces
DERECHA,
DERECHAB
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
HALLAR,
HALLARB
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de
minúsculas)
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
T Convierte sus argumentos a texto
TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto
ESPACIOS Quita los espacios del texto
MAYUSC Pone el texto en mayúsculas
VALOR Convierte un argumento de texto en un número
Funciones de búsqueda y referencia
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda
de una hoja de cálculo
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia

21
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla
dinámica
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el
valor de la celda indicada
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un
documento almacenado en un servidor de red, en una
intranet o en Internet
INDICE Utiliza un índice para elegir un valor de una referencia
o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de
texto
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz
DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a
una referencia dada
FILA Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS Devuelve el número de filas de una referencia
RDTR Recupera datos en tiempo real desde un programa
compatible con la automatización COM
TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se
mueve en horizontal por la fila para devolver el valor
de una celda
Funciones lógicas
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO
SI Especifica una prueba lógica que realizar
NO Invierte el valor lógico del argumento
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO

22
MODULO 2
Aplicación de Funciones de Fecha y Hora
Función AHORA
Devuelve la fecha y hora actuales.
Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá
formato de fecha.
Sintaxis: AHORA( )
Ejemplo
Función HOY
Devuelve la fecha actual.
Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá
formato de fecha.
Sintaxis: HOY( )
Ejemplo
Las funciones AHORA() y HOY() sólo cambian cuando se actualiza la hoja de cálculo, o cuando
se ejecuta una macro que contiene esas funciones. No se actualizan continuamente. La fecha y
hora utilizadas se toman del reloj del sistema del equipo.
Función DIA
Devuelve el día de una fecha. El día se expresa como un número entero comprendido
entre 1 y 31.
MODULO 2

23
Sintaxis:
DIA(núm_de_serie) núm_de_serie es la fecha del día que intenta buscar.
Ejemplo
Función MES
Devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como número entero comprendido
entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis:
MES(núm_de_serie) núm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar.
Ejemplo
Función AÑO
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero
comprendido entre 1900 y 9999.
Sintaxis:
AÑO(núm_de_serie) núm_de_serie es la fecha del año que se desea buscar.
Ejemplo

24
Función HORA
Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero,
comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.).
Sintaxis
HORA(núm_de_serie)
núm_de_serie es el valor de hora que contiene la hora que se desea obtener.
Ejemplo
Función FECHA
Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el
formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de
fecha.
Sintaxis
FECHA(año;mes;día)
Año puede tener de uno a cuatro dígitos.
Mes es un entero que representa el mes del año, desde el 1 al 12 (de enero a diciembre).
Día es un entero que representa el día del mes, desde el 1 al 31.
Ejemplo
Función DIAS360
Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce
meses de 30 días) que se utiliza en algunos cálculos contables. Use esta función para
facilitar el cálculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30
días.
Sintaxis

25
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
fecha_inicial, fecha_final son las dos fechas entre las que se desea calcular el número
de días. Si la fecha_inicial es posterior a la fecha_final, DIAS360 devuelve un número
negativo.
Ejemplo

26
MODULO 3
Aplicación de Funciones de Texto
Función CONCATENAR
Concatena dos o más cadenas en una cadena de texto.
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2...son de 2 a 255 elementos de texto que se unirán en un elemento de
texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias
a celdas únicas.
Observaciones
 También puede utilizar el operador de cálculo símbolo de "y" comercial (&) en
lugar de la función CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo
=A1&B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(A1;B1).
Ejemplo
Función ENCONTRAR
La función ENCONTRAR busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena y
devuelven el número de la posición inicial de la primera cadena de texto a partir del
primer carácter de la segunda cadena de texto.
Sintaxis
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Texto_buscado es el texto que desea encontrar.
Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar.
MODULO 3

27
Núm_inicial especifica el carácter a partir del cual comenzará la búsqueda. El primer
carácter de dentro_del_texto es el carácter número 1. Si omite núm_inicial, se supone
que es 1.
Observaciones
 La función ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no permite el
uso de caracteres comodín. Si no desea realizar una búsqueda con distinción de
mayúsculas y minúsculas o donde se utilicen caracteres comodín, puede utilizar
HALLAR.
 Si texto_buscado es "" (texto vacío), BUSCAR coincide con el primer carácter de
la cadena de búsqueda (es decir, el carácter de núm_inicial o 1).
 Texto_buscado no puede contener ningún carácter comodín.
 Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR devuelve el
valor de error #¡VALOR!.
 Si núm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR y ENCONTRARB devuelven
el valor de error #¡VALOR!.
 Si núm_inicial es mayor que la longitud de dentro_del_texto, ENCONTRAR
devuelve el valor de error #¡VALOR!.
 Utilice núm_inicial para omitir un número específico de caracteres.
Ejemplo
Función MINUSC
Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.
Sintaxis
MINUSC(texto)
Texto es el texto que se desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los
caracteres de texto que no sean letras.
Ejemplo

28
Función MAYUSC
Pone el texto en mayúsculas.
Sintaxis
MAYUSC(texto)
Texto es el texto que se desea pasar a mayúsculas. El argumento texto puede ser una
referencia o una cadena de texto.
Ejemplo
Función EXTRAE
EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto,
comenzando en la posición que especifique y en función del número de caracteres que
especifique.
Sintaxis
EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Posición_inicial Posición del primer carácter que se desea extraer del texto. La
posición_inicial del primer carácter de texto es 1, y así sucesivamente.
Núm_de_caracteres Especifica el número de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
Observaciones
 Si posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto
vacío).
 Si posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero posición_inicial más
núm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres
hasta el final de texto.
 Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!.
 Si núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Ejemplo

30
MODULO 4
Aplicación de Funciones de Búsqueda y Referencia
Función ELEGIR
Utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de argumentos de
valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del
rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana,
ELEGIR devuelve uno de los días cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como
argumento núm_índice.
Sintaxis
ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)
núm_índice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento
núm_índice debe ser un número entre 1 y 254, o bien, una fórmula o referencia a una
celda que contenga un número entre 1 y 254.
 Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y
así sucesivamente.
 Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista,
ELEGIR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
 Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada.
valor1,valor2,... son de 1 a 254 argumentos de valores entre los cuales la función
ELEGIR selecciona un valor o acción que se ejecuta basándose en el argumento
núm_índice. Los argumentos pueden ser números, referencias a celdas, nombres
definidos, fórmulas, funciones o texto.
Ejemplo
Función INDICE
Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o matriz, seccionado por los
índices de número de fila y de columna.
Sintaxis
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)
MODULO 4

31
Matriz es un rango de celdas.
Núm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolverá un valor. Si se
omite núm_fila, se requiere el argumento núm_columna.
Núm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolverá un
valor. Si se omite núm_columna, se requiere el argumento núm_fila.
Observaciones
 Si se utilizan los argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor
de la celda donde se produce la intersección de los argumentos.
 Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda incluida en
matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #¡REF!
Ejemplo
Función BUSCAR
Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna, o bien, de una matriz.
La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial.
Forma vectorial
Si desea Uso
Buscar en un rango de una fila o una columna (denominado
vector) un valor y devolver un valor desde la misma posición
en un segundo rango.
Utilice la forma vectorial cuando disponga de una
amplia lista de valores en los que buscar o cuando es
posible que los valores cambien con el tiempo.
Un vector es un rango de una sola fila o columna. La forma vectorial de BUSCAR busca
un valor en un rango (denominado vector) y devuelve otro valor desde la misma posición
en un segundo rango.

32
BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)
Valor_buscado Valor que busca la función BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado
puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia que se refiere a un
valor.
Vector_de_comparación Rango que sólo contiene una fila o una columna. Los valores
del vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.
Los valores en el vector_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1;
2; ...; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede dar un valor incorrecto. El
texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Vector_resultado Rango que sólo incluye una fila o una columna. Debe ser del mismo
tamaño que vector_de_comparación.
Ejemplo
Forma matricial
Si desea Uso
Buscar el valor especificado en la primera fila o columna de
una matriz y devolver un valor desde la misma posición en la
última fila o columna de la matriz.
Utilice esta forma cuando disponga de una pequeña
lista de valores y éstos permanezcan siempre
constantes.
Con la forma matricial de BUSCAR se busca el valor especificado en la primera fila o
columna de una matriz y se devuelve un valor desde la misma posición en la última fila o
columna de la matriz. Utilice esta forma cuando los valores que desee buscar se
encuentren en la primera fila o columna de la matriz. La otra forma de la función se
emplea cuando se desea especificar la ubicación de la fila o columna.
BUSCAR(valor_buscado;matriz)
Valor_buscado Valor que busca la función BUSCAR en una matriz. Valor_buscado
puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre o referencia que se refiera a un
valor.

33
Matriz Rango de celdas que incluye el texto, los números o los valores lógicos que se
desean comparar con valor_buscado.
Ejemplo
Función BUSCARV
Busca un valor específico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en la
misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. La V de BUSCARV
significa vertical.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor
de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor
de error #N/A.
Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un
nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los
valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores
lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:
 Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
 Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve
el valor de error #REF!
Ordenado Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta
o aproximada:
 Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o
aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente
valor más alto inferior a valor_buscado.
 Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados
según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que
BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener más información, vea
Ordenar datos.

34
 Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no
es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si
hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el
primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá
el valor de error #N/A.
Ejemplo
Función BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use
BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de
un número especificado de filas. La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado
puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números
o valores lógicos.
 Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en
deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si
ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
 El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
 Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener
más información, vea Ordenar datos.

35
Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse
el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en
matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH
devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas
en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia
exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia
aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente
valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrará una
coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.
Ejemplo

36
MODULO 5
Aplicación de Funciones Lógicas
Función SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y
fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO
o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es
igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará
como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en
blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis
de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
 Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para crear pruebas más complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver
una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar
muchas condiciones, plantéese usar las funciones BUSCAR, BUSCARV o
BUSCARH. (Vea el ejemplo 4 para obtener una muestra de la función
BUSCARH.)
 Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función
SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
MODULO 5

37
 Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la
matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
 Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para
analizar los datos en función de una condición. Por ejemplo, para contar el
número de veces que una cadena de texto o un número aparecen dentro de un
rango de celdas, utilice las funciones de hoja de cálculo CONTAR.SI y
CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basándose en una cadena de
texto o un número de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI y
SUMAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Función Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o más argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
 Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o
FALSO, o bien deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.
 Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos
valores se pasarán por alto.
 Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor
de error #¡VALOR!.
Ejemplo

38
Función O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá
FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
 Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O
FALSO, o bien en matrices o referencias que contengan valores lógicos.
 Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos
valores se pasarán por alto.
 Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función O devuelve el valor
de error #¡VALOR!.
 Puede utilizar la fórmula de matriz O para comprobar si un valor aparece en una
matriz. Para especificar una fórmula de matriz, presione
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Ejemplo
Función NO
Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor
no sea igual a otro valor específico.
Sintaxis
NO(valor_lógico)

39
Valor_lógico es un valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO.
Observación
 Si valor_lógico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lógico es
VERDADERO, NO devuelve FALSO.
Ejemplo

40
Edición Avanzada
En este modulo estudiaremos algunas características avanzadas de Excel que nos
pueden ser de utilidad cuando queramos realizar algún trabajo un poco más profesional
Relación entre hojas y libros (referencias externas – vínculos)
Puede hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro mediante una referencia
externa. Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una
celda o a un rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una
referencia a un nombre definido en otro libro.
Puede crear referencias externas entre los libros para traer información de un libro de
origen a un libro de destino.
Desde un libro de destino, puede abrir fácilmente el libro de origen de una referencia
externa.
Dónde pueden utilizarse eficazmente las referencias externas
Las referencias externas son especialmente útiles cuando no resulta práctico mantener
juntos en el mismo libro los modelos de hoja de cálculo grandes.
 Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de varios usuarios o
departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de resumen. De este
modo, al cambiar los libros de origen, no será necesario cambiar manualmente el
libro de resumen.
 Crear distintas presentaciones de los datos Pueden insertarse todos los datos en
uno o más libros de origen y, a continuación, crear un libro de informe que sólo
contenga las referencias externas a los datos pertinentes.
 Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un modelo complicado en una
serie de libros interdependientes, podrá trabajar en el modelo sin necesidad de
abrir todas las hojas relacionadas con él. Los libros de menor tamaño son más
fáciles de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y
calcular con más rapidez.
MODULO 6

41
Aspecto de una referencia externa a otro libro
Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, según
el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentre abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del libro
entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y
las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las
celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
Referencia externa
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.
Referencia externa
=SUMA('C:Informes[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)
Crear una referencia externa entre celdas de libros distintos
1. Abra el libro que contendrá la referencia externa (el libro de destino) y el libro que
contiene los datos con los que desea establecer el vínculo (el libro de origen).
2. En el libro de origen, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de
acceso rápido.
3. Seleccione en el libro destino la celda en las que desea crear la referencia
externa.
4. Escriba = (signo de igual). Si desea ejecutar cálculos o funciones en el valor de
la referencia externa, escriba el operador o la función que debe preceder a la
referencia externa.
5. Cambie al libro de origen y, a continuación, haga clic en la hoja de cálculo que
contiene las celdas con las que desea establecer el vínculo.
6. Seleccione la celda o las celdas con las que desee establecer el vínculo.
7. Vuelva al libro de destino y observe que Excel agrega la referencia al libro de
origen y a las celdas que seleccionó en el paso anterior.
8. También puede modificar o cambiar la fórmula en la hoja de cálculo de destino.
Controlar los vínculos a otros libros
Cuando el libro de origen y el libro de destino están abiertos en el mismo equipo, los
vínculos se actualizan de forma automática. Si el libro de origen no está abierto en el
momento de abrir el libro de destino, la barra de confianza puede preguntarle si desea
actualizar los vínculos.

42
Actualizar de forma manual todos los vínculos o no actualizar ningún
vínculo de un libro
1. Cierre todos los libros. Si un libro de origen se queda abierto y los demás se
cierran, las actualizaciones no serán uniformes.
2. Abra el libro que contiene los vínculos.
3. Para actualizar los vínculos, en la barra de confianza, haga clic en Opciones y, a
continuación, en Habilitar este contenido.
Actualizar de forma manual sólo algunos de los vínculos a otros libros
1. Cierre todos los libros.
2. Abra el libro que contiene los vínculos.
3. En la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Editar vínculos.
4. En la lista Origen, haga clic en el objeto vinculado que desee actualizar.
5. Para seleccionar varios vínculos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic
en cada objeto vinculado.
6. Para seleccionar todos los vínculos, presione CTRL+E.
7. Haga clic en Actualizar valores.
Consolidar datos en varias hojas de cálculo
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar
datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Al consolidar datos, lo
que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de
una forma periódica o específica.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de
cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de
ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda
la organización.
Otro ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una
compañía que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto,
para conocer el presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los
libros fuentes serían los libros de los departamentos con sus prepuestos.

43
Consolide por posición
1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo
independientes.
2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los
datos consolidados en la hoja de cálculo maestra. Asegúrese de dejar suficientes
celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El
comando Consolidar rellena el área según proceda.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.
4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que utilice
Microsoft Office Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para
buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
diálogo Examinar. La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro
Referencia seguido de un signo de exclamación.
6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar.
Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
8. Deje en blanco las casillas de Usar rótulos en. Excel no copia los rótulos de fila o
columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los
datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos
manualmente.

44
Consolide por fórmula
1. En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee
para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de
cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea
consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos
siguientes:
 Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hoja
de cálculo
Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por
cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas
de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing
(en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir
lo siguiente:
Sugerencia Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una
fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesite la
referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga
clic en la celda.
 Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras
hojas de cálculo
Escriba una fórmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango
de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas
A2 desde Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de cálculo
maestra tendría que escribir lo siguiente:
Bloques tridimensionales
Sabemos que es posible seleccionar más de una hoja dentro de un libro, por ejemplo
para imprimir más de una hoja o bien para trabajar conjuntamente con los datos de esas
hojas.
Recordemos los métodos de selección de hojas; son los siguientes:
 Para seleccionar varias hojas consecutivas, haremos clic en la ficha de la
primera del grupo, mantendremos pulsada la tecla MAYÚS y haremos clic en la

45
última -la de más a la derecha- del grupo. Por ejemplo, tenemos tantas hojas
como meses del año y deseamos seleccionar todas desde la de Enero hasta la de
Diciembre.
 Para seleccionar varias hojas NO consecutivas, haremos clic en la ficha de
cada una de las hojas -quizás no consecutivas- que se deseen seleccionar
mientras se mantienen pulsada la tecla CTRL.
Teniendo seleccionadas varias hojas, cualquier modificación que se realice en una de
esas hojas, se plasmará en todas las hojas que componen el bloque de selección. Esta
modificación ya puede ser de formato o bien de contenido de celdas.
El empleo de bloques tridimensionales permite realizar de forma rápida una serie de
operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas.
Supongamos, por ejemplo, que deseamos diseñar una hoja de contabilidad sencilla,
que contenga los ingresos, los gastos y los beneficios, para todos los meses del año y
deseamos los datos de cada mes en una hoja; una solapa para enero, otra para febrero,
otra para marzo... De este modo, utilizando bloques tridimensionales, podríamos realizar
operaciones dentro de una de ellas, que se aplicarían a todas las hojas que lo componen.
Algunas de las operaciones que van a afectar a todo el bloque tridimensional son las
siguientes:
Introducción de datos
En este caso se puede introducir datos en todas las hojas sin más que
teclearlo en una de ellas. Para ello debemos crear de manera previa todas las
hojas que vamos a utilizar, ordenarlas y asignarles un nombre. Una vez hecho
esto, seguiremos los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre la solapa de la primera hoja.
2. Manteniendo la tecla Mayúsculas pulsada hacer clic sobre la solapa de la
tercera hoja.
3. Introducir el contenido deseado en las celdas de cualquiera de las hojas
seleccionadas. Automáticamente en las celdas de todas las hojas que
componen el bloque tridimensional, aparecen los mismos contenidos. Es
decir, el contenido se ha copiado ha tantas hojas como tuviéramos
seleccionadas.
Aplicar formato.
También es posible dar formato a las celdas de una de las hojas del bloque,
consiguiendo la aplicación de este formato a todas las hojas seleccionadas. Este
aspecto es muy útil en el caso de que las hojas presenten una misma estructura.
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las hojas sobre las cuales aplicar el mismo formato.
2. Aplicar en una de ellas, el formato común que queremos que afecte a
todas.
3. Si se quiere aplicar un determinado formato sólo a parte de las celdas
seleccionadas bastará con hacer una nueva selección antes de aplicarlo.

46
Realizar operaciones.
También se pueden emplear los bloques tridimensionales en la creación de
fórmulas o funciones.
Por ejemplo, si se quiere calcular en una celda la suma total de los ingresos
correspondientes a los años 2007 y 2008 del ejemplo anterior, los pasos a seguir
son:
1. Situarse en la celda en la cual se va a introducir la fórmula -por ejemplo
en la hoja totales en la que se quieren resumir datos de los últimos años-.
2. Hacer clic sobre el botón Autosuma.
3. Hacer clic sobre la solapa de la hoja año 2007 y seleccionar el rango
B4:B7.
4. Pulsar la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, hacer clic sobre la solapa de la
hoja año 2008.
5. Finalmente pulsar la tecla Intro para validar la fórmula. Observar como al
rango correspondiente a las celdas le precede el rango correspondiente a
las hojas.
Esta expresión tridimensional se interpreta de la siguiente manera:
Sumar las celdas del rango B4:B7 correspondientes a las hojas que van desde la
llamada "Año 2007" hasta la llamada "Año 2008". Podríamos haber seleccionado
desde el año 2004 hasta el 2008 -de haber existido- abarcando de esta manera un
rango "cúbico" más amplio.
En este caso, no se trata de involucrar en una fórmula o función a una celda, a
varias celdas o bien a un rango de celdas sino a un cubo tridimensional de
celdas.

47
Formato de celdas
Excel 2007 no solo permite realizar cálculos sino que también permite darle una buena
presentación a las hojas de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente.
Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del
año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de
aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en
la celda.
Utilice el cuadro de diálogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las
celdas seleccionadas.
Número
Excel permite modificar la visualización de los números en la celda.
En la ficha Inicio, en el grupo Número, disponemos de una serie de
opciones que nos permitirá modificar el formato de los números en
una forma más rápida. Otra opción es utilizar el cuadro de diálogo
Formato de celdas
Las categorías más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda
exactamente el valor introducido. Es
el formato que utiliza Excel por
defecto.
Número: Contiene una serie de
opciones que permiten especificar el
número de decimales, también
permite especificar el separador de
millares y la forma de visualizar los
números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría
Número, permite especificar el
número de decimales, se puede
escoger el símbolo monetario como
podría ser € y la forma de visualizar
los números negativos.

48
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

49
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
En la ficha Inicio, en el grupo Alineación,
disponemos de una serie de opciones que nos
permitirá alinear los datos de una hoja de cálculo en
una forma más rápida. Otra opción es utilizar el cuadro
de diálogo Formato de celdas
Alineación del texto
Horizontal.- permite cambiar la
alineación horizontal del contenido de
la celda. De forma predeterminada,
Microsoft Office Excel alinea el texto
a la izquierda, los números a la
derecha y se centran los valores de
errores y lógicos. La alineación
horizontal predeterminada es
General. El cambio de la alineación
de datos no cambia el tipo de datos.
Vertical.- permite cambiar la
alineación vertical del contenido de la
celda. De forma predeterminada,
Excel alinea el texto verticalmente en
la parte inferior de una celda.
Sangría.- aplica sangría al contenido
de una celda desde cualquier borde de la misma, en función de si elige Horizontal y
Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter.
Orientación.- permite cambiar la orientación del texto en las celdas seleccionadas. Es
posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan otras opciones de
alineación.
Grados.- establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un
número positivo para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la
esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde
la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada.
Control del texto
Ajustar texto.- ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas
ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.
Reducir hasta ajustar.- reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma
que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamaño de

50
carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna. No cambia el
tamaño de la fuente aplicada.
Combinar celdas.- combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La
referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior
izquierda del rango original seleccionado.
De derecha a izquierda
Dirección del texto.- seleccione una opción en el cuadro Texto para especificar el orden
de lectura y la alineación. La configuración predeterminada es Contexto pero puede
cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, disponemos de una
serie de opciones que nos permitirá modificar la apariencia de
los datos de una hoja en una forma más rápida. Otra opción es
utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas
Fuente.- Seleccione el tipo de fuente
para el texto de las celdas
seleccionadas.
Estilo de fuente.- Seleccione el
estilo de fuente para el texto en las
Tamaño.- Seleccione el tamaño de
fuente para el texto de las celdas
seleccionadas. Puede escribir
cualquier número entre 1 y 1638.
Subrayado.- Seleccione el tipo de
subrayado que desea utilizar para el
texto de las celdas seleccionadas.
Color.- Seleccione el color que desea
utilizar para texto o celdas seleccionadas.
Fuente normal.- Active la casilla de verificación Fuente normal para restablecer la
fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado).

51
Efectos.- Le permite seleccionar uno de los siguientes efectos de formato.
 Tachado.- Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las
celdas seleccionadas como tachado.
 Superíndice.- Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las
celdas seleccionadas como superíndice.
 Subíndice.- Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las
celdas seleccionadas como subíndice.
Vista previa.- Vea un ejemplo de texto que aparece con las opciones de formato que
selecciona.
Borde
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Línea.- Seleccione una opción en
Estilo para especificar el estilo y el
tamaño de la línea para un borde. Si
desea cambiar un estilo de línea en
un borde que ya existe, seleccione la
opción de estilo de línea que desea y,
a continuación, haga clic en el área
del borde en el modelo Borde donde
desea que aparezca el nuevo estilo
de línea.
Preestablecidas.- Seleccione una
opción de borde predefinida para
aplicar bordes o quitarlos de las
Color.- Seleccione un color en la lista
para cambiar el color de las celdas
seleccionadas.
Borde.- Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los
botones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.
Para quitar todos los bordes, haga clic en el botón Ninguno. También puede hacer clic
en las áreas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.
Relleno
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas
de las demás.

52
Color de fondo.- Seleccione un color
de fondo para las celdas
seleccionadas utilizando la paleta de
colores.
Efectos de relleno.- Seleccione este
botón para aplicar degradado, textura
y rellenos de imagen en las celdas
seleccionadas.
Más colores.- Seleccione este botón
para agregar colores que no están
disponibles en la paleta de colores.
Color de Trama.- Seleccione un
color de primer plano para crear una
trama que utilice dos colores.
Estilo de Trama.- Seleccione una
trama para aplicar formato a las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los
colores seleccionados en los cuadros Color de fondo y Color de Trama.
Muestra.- Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que
selecciona.
Protección
Bloqueado.- Evita que las celdas
seleccionadas se cambien, muevan,
cambien de tamaño o se eliminen. El
bloqueo de celdas no tiene ningún
efecto a menos que la hoja esté
protegida.
Oculta.- Oculta una fórmula de una
celda para que no aparezca en la
barra de fórmulas cuando la celda
está seleccionada. Si selecciona esta
opción, no tiene efecto a menos que
la hoja esté protegida.

53
¿Cómo proteger una hoja?
En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic
en Proteger hoja.
Asegúrese de que la casilla de verificación Proteger
hoja y contenido de celdas bloqueadas está
activada.
En el cuadro Permitir a los usuarios de esta hoja
de cálculo, seleccione las actividades que permite
que los usuarios ejecuten en una hoja protegida que
contiene celdas bloqueadas.
Si queremos asignar una contraseña para que
solamente pueda desproteger la hoja la persona que
sepa la contraseña, escribirla en el recuadro
Contraseña.
El formato condicional
Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para explorar y analizar datos visualmente, resaltar
errores y para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas
según el valor contenido en ella.
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
 ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco
años?
 ¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los
dos últimos años?
 ¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?
 ¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?
 ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?
 ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores
resultados en la clase de 4º de secundaria?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de
resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver
datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o
criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha
condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condición.

54
Aplicar formato sólo a las celdas que contienen valores de texto, número, o
fecha u hora
Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puede
aplicar formato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario clasificada por categorías, puede
resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo.
1. Seleccione un rango de celdas o
asegúrese de que la celda activa está en una
tabla o en un informe de tabla dinámica.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo,
haga clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuación, haga clic en
Resaltar reglas de celdas.
3. Seleccione el comando que desea,
como Entre, Igual a texto que contiene o
Una fecha.
4. Escriba los valores que desee utilizar
y, a continuación, seleccione un formato.
Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande
representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las
barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente
con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.
1. Seleccione un rango de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga
clic en la flecha junto a Formato condicional, haga
clic en Barras de datos y, a continuación,
seleccione un icono de la barra de datos.

55
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos ó tres
colores
Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la
distribución de datos. Una escala de dos o tres colores permite comparar un rango de
celdas utilizando una gradación de dos o tres colores. El tono de color representa los
valores superiores o inferiores.
1. Seleccione un rango de celdas o
asegúrese de que la celda activa está en una
tabla o en un informe de tabla dinámica.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos,
haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, después, en Escalas de color.
3. Seleccione una escala de dos colores.
Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías
separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja hacia arriba representa
valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha
hacia abajo verde representa valores más bajos.
1. Seleccione un rango de celdas
o asegúrese de que la celda activa
está en una tabla o en un informe de
tabla dinámica.
2. En la ficha Inicio, en el grupo
Estilo, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional, haga clic en
Conjunto de iconos y, a
continuación, seleccione un conjunto
de iconos.
Aplicar formato a los valores de rango inferior o superior y por encima o por
debajo del promedio
Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de
corte que especifique. Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o
desviación estándar en un rango de celdas.

56
Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15%
de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un
análisis de personal de departamento.
2. En la ficha Inicio, en el grupo
Estilo, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional y, a continuación,
haga clic en Reglas superiores e
inferiores.
3. Seleccione el comando que desee,
como 10 elementos superiores o 10%
inferiores.
4. Escriba los valores que desee
utilizar y, a continuación, seleccione un
formato.
Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato
Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede utilizar una fórmula lógica
para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores
con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas que se encuentran
fuera del rango seleccionado.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, después, en Administrar reglas. Se mostrará el cuadro de diálogo
Administrador de reglas de formato condicionales.

57
3. Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro
de diálogo Nueva regla de formato.
4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine
las celdas para aplicar formato.
5. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores
donde esta fórmula sea verdadera, escriba las fórmula.
6. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
7. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el
valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar. Puede
elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista
previa.

58
Borrar formatos condicionales
Siga uno de los procedimientos siguientes:
1 Hoja de cálculo
 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la
flecha situada junto a Formato condicional y, después, en
Borrar reglas.
 Haga clic en Borrar reglas de toda la hoja.

2 Rango de celdas, tabla o tabla dinámica
 Seleccione el rango de celdas. En la ficha Inicio, en el
grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, después, en Borrar reglas.
 Según lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas
seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinámica.
La validación de datos
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica
tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
En muchas hojas de cálculo que cree, los usuarios escribirán datos para obtener los
resultados y cálculos que desee. Asegurar la entrada válida de datos es una tarea
importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado de
fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que sólo se entran
números enteros positivos. También es esencial proporcionar una ayuda inmediata para
dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no válidos
para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.
Para aplicar una validación:
1. Seleccione una o más celdas para validar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación
de datos.

59
3. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.
4. Haga clic en la ficha Configuración.
5. En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que los datos
sean correctos.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor,
Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud del
texto y Personalizada.
Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá
números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un
número decimal, se producirá un error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con
la opción Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los
valores estén entre 2 y 8.
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores
para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el
recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores
separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
6. Otra opción es mostrar un Mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos
para esa celda.

60
7. En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que
queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda datos no
válidos.
Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Información.- Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación
de datos no válidos.
Advertencia.- Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la
especificación de datos no válidos.

61
Grave.- Para evitar la especificación de datos no válidos.
Crear una lista de entradas validas
Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos
que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas.
Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de información en una hoja de
cálculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
Ejemplo: Validar lista de entradas para seleccionar la Provincia donde vive.
1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las
entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:
2. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación
de datos.
4. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.
5. Haga clic en la ficha Configuración.
6. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
7. Especifique la ubicación de la lista de entradas válidas.

62
8. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista
desplegable.
9. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla
de verificación Omitir blancos.
10. Haga clic en el botón Aceptar.
11. Para finalizar se muestra una flecha en la celda seleccionada. Haga clic y se
desplegará la lista de las provincias.

63
MODULO 7
Gráficos
Microsoft Office Excel 2007, permite fácilmente crear varios tipos de gráficos de aspecto
profesional.
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación.
Vamos a ver en este modulo, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en
una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la
interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.
Tipos de gráficos
Microsoft Office Excel 2007 ofrece varios tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos
de forma comprensible ante una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno
existente, puede elegir entre una amplia gama de subtipos de gráficos disponibles para
cada uno de los tipos de gráficos siguientes:
 Gráficos de columnas
 Gráficos de líneas
 Gráficos circulares
 Gráficos de barras
 Gráficos de área
 Gráficos de tipo XY (Dispersión)
 Gráficos de cotizaciones
 Gráficos de superficie
 Gráficos de anillos
 Gráficos de burbujas
 Gráficos radiales
MODULO 7

64
Gráficos de columnas
Este tipo de gráfico es útil para mostrar
cambios de datos en un período de tiempo
o para ilustrar comparaciones entre
elementos.
En los gráficos de columnas, las
categorías normalmente se organizan en
el eje horizontal y los valores en el eje
vertical.
Gráficos de líneas
Los gráficos de línea pueden mostrar
datos continuos en el tiempo,
establecidos frente a una escala común y,
por tanto, son ideales para mostrar
tendencias en datos a intervalos iguales.
En un gráfico de líneas, los datos de
categoría se distribuyen uniformemente
en el eje horizontal y todos los datos de
valor se distribuyen uniformemente en el
eje vertical.
Debería utilizar un gráfico de líneas si las etiquetas de categoría son texto, y representan
valores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales.
Gráficos circulares
Los gráficos circulares muestran el
tamaño de los elementos de una serie de
datos, en proporción a la suma de los
elementos. Los puntos de datos de un
gráfico circular se muestran como
porcentajes del total del gráfico circular.

65
Piense en utilizar un gráfico circular cuando:
 Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.
 Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
 Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
 No tiene más de siete categorías.
 Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.
Gráficos de barras
Los gráficos de barras muestran
comparaciones entre elementos
individuales.
Piense en utilizar un gráfico de barras
cuando:
 Las etiquetas de eje son largas.
 Los valores que se muestran son
duraciones.
Gráficos de área
Los gráficos de área destacan la magnitud
del cambio en el tiempo y se pueden
utilizar para llamar la atención hacia el
valor total en una tendencia. Por ejemplo,
se pueden trazar los datos que
representan el beneficio en el tiempo en
un gráfico de área para destacar el
beneficio total.
Al mostrar la suma de los valores
trazados, un gráfico de área también
muestra la relación de las partes con un
todo.

66
Gráficos de tipo XY (Dispersión)
Los gráficos de dispersión tipo XY
muestran la relación entre los valores
numéricos de varias series de datos o
trazan dos grupos de números como una
serie de coordenadas XY.
Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de
valores, mostrando un conjunto de datos
numéricos en el eje horizontal (eje x) y
otro en el eje vertical (eje y). Combina
estos valores en puntos de datos únicos y
los muestra en intervalos uniformes o
agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan normalmente para mostrar y
comparar valores numéricos, como datos científicos, estadísticos y de ingeniería.
Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:
 Desea cambiar la escala del eje horizontal.
 Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.
 Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
 Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
 Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o
conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico
de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados.
 Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de
diferencias entre puntos de datos.
 Desea comparar grandes números de puntos de datos sin tener en cuenta el
tiempo; cuantos más datos incluye en un gráfico de dispersión, mejores serán las
comparaciones que puede realizar.
Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería
colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y
correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
Gráficos de cotizaciones
Como su nombre implica, un gráfico de
cotizaciones se utiliza con mayor
frecuencia para mostrar la fluctuación de
los precios de las acciones. Sin embargo,
este gráfico también se puede utilizar
para datos científicos. Por ejemplo, podría
utilizar un gráfico de cotizaciones para
indicar la fluctuación de las temperaturas
diarias o anuales. Debe organizar los
datos en el orden correcto para crear

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