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My Personal Knowledge Management

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How I have created my own Personal Knowledge Management strategy. My Knowledge Base gathers a document database and web 2.0 tools.

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  • 1. My Personal Knowledge Management Mise au point d’une base de connaissances ou Knowledge Base pour une gestion efficace de l’information professionnelle Frédéric Houdmont - Documentaliste
  • 2. PKM, la problématique <ul><li>Gérer et tirer avantage de l’information métier récoltée constitue un défi pour tout professionnel. La multiplicité des sources et des formats, papier ou numérique, pose différents problèmes. En effet, comment retrouver efficacement de l’information si les sources sont dispersées, sous différents formats et non systématiquement reprises dans une base de données interrogeable ? </li></ul><ul><li>Stephen Hawking déclare dans son livre “L’univers dans une coquille de noix” : “ En 2600, il est évident que les nouvelles oeuvres artistiques et scientifiques seront diffusées par voie électronique plutôt que sous la forme matérielle de livres et de papier ” … J’ai envie d’ajouter : Essayons tout de même de prendre de l’avance !  </li></ul>
  • 3. PKM, les objectifs <ul><li>Les avantages recherchés sont les suivants : </li></ul><ul><li>Diminution de l’archivage papier de l’information et donc gain de place; </li></ul><ul><li>Augmentation de la réactivité et de l’efficacité par rapport à un besoin; </li></ul><ul><li>Accessibilité aisée grâce à la mise en ligne; </li></ul><ul><li>Recherche plus efficace de l’information; </li></ul><ul><li>Partage des connaissances avec d’autres utilisateurs. </li></ul>
  • 4. PKM, une stratégie en 3 niveaux <ul><li>La solution PKM présentée ici tire profit de 3 outils, dont 2 sont disponibles gratuitement en ligne. Trois niveaux de contenu sont pris en compte pour assurer une utilisation optimale des outils sélectionnés. </li></ul><ul><li>Une taxonomie commune est utilisée pour assurer une bonne interrogation et navigation lors des recherches. </li></ul>
  • 5. PKM, le premier niveau - delicious <ul><li>Le premier niveau est constitué d’un répertoire de liens web professionnels regroupés en catégories ou mots-clés (tags) dans delicious . Certains liens sont commentés et l’ensemble de ces informations sont interrogeables. La solution est accessible en ligne et des sauvegardes sont possibles. Si un lien est défini par plusieurs concepts, on peut lui attribuer plusieurs mots-clés pour faciliter la recherche. Un partage des liens entre utilisateurs est possible sur base de centres d’intérêt similaires. On peut s’abonner à la liste des liens d’un autre utilisateur. Folksonomie (1) , partage, abonnement, utilisation en ligne et recherche sont les principaux avantages par rapport à un navigateur traditionnel. </li></ul><ul><li>(1) Taxonomie populaire composée de tags. </li></ul>
  • 6. PKM, le second niveau - Blog ActuDoc <ul><li>Le second niveau reprend des billets d’information disponibles en ligne sur un blog appelé ActuDoc . Il s’agit d’un stade intermédiaire où les informations ne sont ni des liens, ni des documents à conserver. Ces billets sont regroupés dans des catégories identiques à celles de delicious , l’outil de premier niveau. Dans la même logique que ce dernier, les billets d’une même catégorie peuvent être consultés ensemble. Les billets les plus récents sont repris en haut de page et les plus anciens sont archivés et consultables par mois. Un flux RSS permet aux lecteurs de s’abonner pour recevoir les billets au fur et à mesure de leur publication. Ils peuvent consulter la liste des sources d’information et y accéder grâce à des liens. L’outil est souple d’utilisation et permet la publication de billets à l’avance. </li></ul>
  • 7. PKM, le troisième niveau - The Brain <ul><li>Le troisième niveau a pour objectif de gérer l’accès à des documents sous format PDF (articles, notes, rapports, conférences, etc.). Le logiciel The Brain sur PC est une base de données de liens hiérarchisés de manière thématique. Les thèmes se rapprochent le plus possible de la taxonomie en anglais utilisée dans les deux premiers niveaux. Lors qu’un document est défini par plusieurs thèmes, un lien supplémentaire ou pont est ajouté pour améliorer la recherche. Pour éviter le problème du classement peu pratique dans des dossiers des fichiers sous Windows, l’ensemble des documents est regroupé dans un seul dossier. Des fichiers audio ou vidéo peuvent également être gérées avec l’outil. </li></ul><ul><li>Deux liens vers le blog ActuDoc et vers delicious sont paramétrés pour assurer la cohérence de la base de connaissances. </li></ul>
  • 8. PKM, les sources <ul><li>Les revues professionnelles; </li></ul><ul><li>Les flux RSS, rassemblés dans iGoogle, font l’objet d’une veille; </li></ul><ul><li>La documentation, les notes de formations & les conférences. </li></ul>
  • 9. PKM, les sources. Traitement au cas par cas <ul><li>Les articles pertinents, convertis au besoin en PDF, sont ajoutés à The Brain; </li></ul><ul><li>Les flux RSS sont traités pour alimenter le blog (création d’un billet) ou la base de données (création d’un document); </li></ul><ul><li>Les documents issus de conférences, de formations ou les livres blancs sont, selon les possibilités pratiques, ajoutés à la base de données. </li></ul>
  • 10. PKM, les sauvegardes <ul><li>Les liens sur delicious peuvent être sauvegardés à n’importe quel moment sur pc; </li></ul><ul><li>Les fichiers du blog sont sauvegardés quotidiennement par le fournisseur; </li></ul><ul><li>Les documents PDF de la base données sont sauvegardés régulièrement du PC vers un disque dur externe. </li></ul>
  • 11. PKM, pour conclure <ul><li>L’utilisation combinée des 3 solutions, liens, blog et base de données, améliore la mise en perspective d’un thème par rapport aux autres, et donc incite à clarifier ses idées. La représentation visuelle des thèmes dans la base de données The Brain constitue un avantage à exploiter. A terme, c’est l’organisation de l’information toute entière qui est améliorée et la compréhension de nouveaux thèmes qui est facilitée. Grâce à l’utilisation d’une base de données et des possibilités des outils du web 2.0, la recherche est grandement facilitée. </li></ul><ul><li>Le travail de veille, en amont, constitue une étape obligée, mais qui peut facilement devenir consommatrice de temps. Il convient de gérer ses flux RSS avec raison afin d’éviter l’infobésité. </li></ul>
  • 12. PKM, le schéma <ul><li>Les sources dispersées </li></ul><ul><li>Revues </li></ul><ul><li>Flux RSS </li></ul><ul><li>Notes & rapports </li></ul><ul><li>La Knowledge Base unifiée </li></ul><ul><li>Delicious </li></ul><ul><li>ActuDoc </li></ul><ul><li>The Brain </li></ul>
  • 13. Think about it!

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