Definisi rapat

3,068
-1

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
3,068
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
59
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Definisi rapat

  1. 1. Manajemen Rapat Oleh : HosNiatul Hasanah B04210047
  2. 2.  Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada . Agar berlangsung efektif
  3. 3. Rapat merupakan sarana komunikasidalam organisasi. Meskipun demikian,rapat tidak selalu menghasilkankeputusan yang efektif. Oleh karenaitu, rapat perlu diselenggarakandengan efisien mengingat pentingnyaarti waktu bagi pelaku bisnisSetiap hari suatu organisasi atauperusahaan menerima informasi dariberbagai organisasi lain. Kecepatanarus informasi memerlukan keputusanyang tepat. Keputusan yang diambilberdasarkan informasi akanberpengaruh pada aspek perusahaan
  4. 4. Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus menentukantahapan-tahapan untukkeberhasilannya. Untuk itu, iyaharus menetapkan perlu tidaknyapenyelenggaraan rapat,menentukan :Tujuan, Memilih peserta.Menyusun agenda.Dan menyiapkan lokasi rapat.
  5. 5. Rapat, pada umumnyadikategorikan sebagairapat informasional,atau rapatpengambilankeputusan.Tujuan rapatinformasional adalahberbagai informasidan mengoordinasikansuatu tindakan. Rapatini dapat meliputi“briefing” per orangoleh setiap pesertaatau presentasi olehpimpinan yang diikutidengan pertanyaandari peserta.Rapat pengambilankeputusan terutamaberkenaan denganpersuasi, analisis, danpemecahan masalah.
  6. 6. Meskipun peserta rapatyang diundang terbatas,perlu dipastikan bahwaorang-orang yang dapatmemberikan sumbanganpikiran dan yangmenentukan dalampengambilan keputusandapat hadir. Untukmemudahkanmengundang orangdalam rapat, makaingatlah aturan ini, 8-18-1800:•8 orang peserta.•18 orang peserta.•jika ingin mengobarkanantusiasme tim denganmemperkenalkan sebuahproduk baru. Undanglah1800 orang atau lebihuntuk rapat
  7. 7.  PresensPersetujuanAgendaPersetujuan durasiwaktu rapatLaporan PimpinanLaporan ManajerPengembanganpasarProduk baruKeuanganPekerjaan yangtertundaPengembangantugasPengumumanPenundaan
  8. 8. Fungsi rapat adalah mengikutiinformasi yang berkembang dengancepat. Manajer menerima informasimelalui sistem komunikasi yangsangat cepat dari berbagaiperusahaan dan individu dariberbagai penjuru.
  9. 9. Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tigaklasifikasi:• rapat yang baik,• rapat yang buruk,•dan rapat yang tidak perlu.Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagaiberikut:•Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semuapeserta rapat.•Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.•Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten,baik sebagai kontributor ataupun penerimainformasi dari rapat.•Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan,sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa adawaktu dan tindakan yang sia-sia.•Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dantajam digunakan pada saat yang memungkinkan.•Pesertarapat memahami peran masing-masing,hadir dengan persiapan yang direncanakan, danmemberikan kontribusi.•Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapatyang telah dibahas secara tuntas.•Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik
  10. 10. Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapatperlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat. Menentukan tujuan Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan. Memilih peserta rapat Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus mencerminkan tujuan rapat. Menyusun agenda Meskipun sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.
  11. 11. Langkah-langkah penting yang perludiperhatikan untuk mempersiapaknrapat adalah, sebagai berikut: Menyiapkan agenda rapat Penyampaian undangan rapat lebihawal untuk memberikan waktu yangcukup kepada peserta Memastikan semua yang diundangdapat hadir Memastikan kesiapan fasilitas
  12. 12. . Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut: Pimpinan rapat datang terlambat Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu Peserta rapat datang terlambat Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon Peserta menunjukkan ketidaksiapan
  13. 13.  Melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh peserta rapat. Rapat diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa harus menunggu kehadiran seluruh peserta rapat. Memberikan indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang telah ditetapkan 
  14. 14. PresentasiRapat Kerja
  15. 15.  Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan informasi. Untuk rapat pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah peserta maksimum lima orang. Untuk rapat identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh orang. Untuk rapat informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh orang. Untuk rapat panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh orang.
  16. 16.  Ukuran Ruangan Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat Akustik Ruang besar yang kosong seringkali berakustik buruk Gangguan
  17. 17. Keberhasilan suatu rapat sangatditentukan oleh efektivitaspimpinannya. Rapat akan produktifjika pimpinan dipersiapkan dan dipilihdengan cermatPimpinan rapatadalah orang yang bertanggung jawabatas keberlangsungan rapat. Seorangpimpinan rapat yang baik tidakmendominasi seluruh rapat sehinggamengurangi kesempatan peserta untukmemberikan saran atau masukan,tetapi juga tidak bersikap pasifsehingga kehilangan kendali atas rapatyang dipimpinnya
  18. 18. Mengetahui apa dan siapa yang hadirsebagai peserta rapat.Berbicara menggunakan bahasa yang dapatdengan mudah dipahami oleh pesertarapat.Mengetahui dengan tepat yang perludiutarakan dan hasil dari rapatpendahuluan..Berbicara dengan suara yang jelas, dapatdidengar oleh setiap peserta rapat.Memperhatikan dan mempertimbangkansaran dan pendapat setiap peserta rapat.Mengikuti agenda rapat langkah demilangkah.Menjaga arah rapat agar tidakmenyimpang dari tujuan.
  19. 19. Pemimpin rapat yang baik tidakmendominasi kesempatanberbicara dan mengutarakanpendapatnya kepada forumpeserta rapat, melainkanmembawa forum ke dalamdiskusi untuk mendapatkanmasukan, opini dan pemikiranpeserta rapat. Diskusimerupakan inti sebuah rapatyang baik
  20. 20. Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaanyang tidak cukup dijawab dengan sekedar ucapan“ya” atau “tidak”Memberdayakan dan menguatkan pertanyaanpeserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.Menyampaikan pertanyaan peserta yangditujukan kepada peserta lain melalui pimpinanrapat.Mengabaikan pernyataan yang tidak relevandengan tujuan rapat.Menyatakan kembali butir-butir agenda ketikadiskusi menyimpang dari tujuan yang telahditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta yangmendominasi diskusi.Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepadakelompok agar berpikir pada satu alur pemikiranyang sama. Mengajukan pertanyaan
  21. 21. Menutup Rapat :Pada akhirnyasebuah rapat, pimpinan harus dapatmenutup rapat pada saat yang tepat.Apabila semua pokok bahasan yangtersebut dalam agenda telah tercakupdalam rapat, ada kecenderunganpeserta untuk mulai membuat rekapitulasi

×