Kennis Van Cijfers Is Verstand Van Zaken Horeca Entree 18 11 2008

631 views
552 views

Published on

Published in: Business, Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
631
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Kennis Van Cijfers Is Verstand Van Zaken Horeca Entree 18 11 2008

  1. 1. Thema adminisTraTie Bedrijfsadministratie verdient veel aandacht ‘Kennis van cijfers is verstand van zaken’ Niemand gaat de horeca in omdat het zo leuk is om de administratie te doen. Maar serieus aandacht geven aan de administratie, maakt wel het verschil tussen restaurant- je spelen en ondernemen.”Kennis van de plussen en minnen maakt een bedrijf flexibel.” Tekst: Joost Scholten – Foto’s: Ron Offermans horeca entree 17 D e weg naar Paviljoen Klein Scheveningen in Lopikerka- pel leidt over de slingerende Lekdijk. Grote schepen glijden majestu- 18 eus langs het rivierstrandje en over de golven die in de glinsterende herfstzon kabbelen. Het is duidelijk: dit is een 18 november 2008 seizoensbedrijf, dus de eigenaar van dit bedrijf moet weten hoe in korte tijd het beste rendement te behalen. Aan tafel schuiven eigenaar Tom Hauer en begeleidend ondernemer Joop Vendrik van de de Horeca Ondernemers Acade- mie & Adviseurs aan. Hans Leenhouts, initiatiefnemer van de Horeca Entree toets nodigde juist deze praktijkmensen uit, omdat ze aan den lijve ondervonden wat het belang van administratie is in de bedrijfstak horeca. “Geen ondernemer kan zonder gevoel en gezond verstand. Maar alleen daarmee red je het niet.” Tom Hauer: "Een accountant is een intelligente administrateur. Hij onderneemt niet voor je." Onbekend terrein Gezond verstand en het knagende twee elkaar kenden van vroeger. Ven- jaarlijks tienduizend euro. Dat betekent gevoel dat er iets niet klopte, leidde Tom drik: “Toen ik hier binnenkwam zag ik dat je met zo’n rekening een ton extra Hauer naar de Horeca Ondernemers een harde werker met een mooi bedrijf om moet zetten. Alleen voor de accoun- Academie. “Ik werd aan het denken ge- en liefde voor het vak. Het eerste dat tant! Dan is de balans zoek. Mijn eerste zet omdat mijn accountant zo duur was. we deden was de cijfertjes erbij pakken. advies was dan ook dat hij het zelf moest Die kostte me tienduizend euro per jaar Daaruit bleek direct al dat hij veel te veel gaan doen.” Inmiddels heeft Hauer de en dat vond ik toch wel een hoop geld. betaalde voor zijn financiële mensen. administratie zelf in beheer. Dat scheelt Ik vroeg me af of dat wel nodig was. Dat Een accountant mag een half tot twee hem direct veel geld. “Een accountant is de reden dat ik contact opnam met procent van je omzet kosten. Deze is niet je vriend en het verhaal dat een de Horeca Ondernemers Academie. Zij kosten lopen echter niet geheel mee goede accountant geld voor je verdient stuurden een begeleidend ondernemer met een stijgende omzet, maar zijn meer is een mythe. Een accountant is geen die Hauer op pad hielp: Joop Vendrik. afhankelijk van de uitbesteedde werk- horecaondernemer, hij is een onderne- Een gelukkige match, ook al omdat de zaamheden. Zijn boekhouder kostte hem mer die geld moet verdienen met zijn
  2. 2. Thema adminisTraTie Op de kleintjes letten Vendrik: “Winst zit in de horeca in de marges. Dat betekent: altijd op de kleintjes letten. Een minimale aanpassing geeft direct resultaat, een paar procentjes maken het verschil tussen ploeteren en met gemak de rekeningen kunnen betalen.” Vendrik zwemt in de praktijkvoorbeelden om ‘Een accountant zijn woorden kracht bij te zetten. “Ik mag een half tot liet een ondernemer eens een week lang een klikobak neerzetten waar de twee procent overgebleven friet van de gasten in verdween. Aan het einde van de week van je omzet Joop Vendrik, begeleidend ondernemer van de de bleek daar zestig kilo in te liggen! kosten’ Horeca Ondernemers Academie & Adviseurs. Door de porties aan te passen kon hij dus iedere week een hoop geld besparen. En daar hoeven de gasten geen last van te hebben. Een goede medewerker verkoopt het zelfs als horeca entree 17 vak. Net als ik.” Vendrik: “Administratie der daar iets over te vertellen. Terwijl de service dat er niet een grote bak afge- is onbekend terrein voor de meeste ho- cijfers van alles vertellen. Feitelijk is het koelde frieten op tafel staat, maar dat recaondernemers en daar maken som- een gecodeerde analyse van de sterke de gasten gratis verse hete friet uit de mige accountants handig gebruik van. en zwakke punten van je bedrijf over keuken kunnen bijbestellen.” Maar het is net als met de leverancier het hele jaar. Waar lekt geld weg? Waar en de mensen die je vetput leeg komen komt het juist binnen? Hoe optimaliseer 19 halen: je mag wat vragen voor je geld. je de mogelijkheden en minimaliseer je Onderhandel over duidelijke afspraken. overbodige kosten? Het staat er allemaal De Koffiepolitie 18 november 2008 De boekhouding wordt ten onrechte niet in, maar niet alle ondernemers kunnen Hauer: “Ik heb heel duidelijk in de gezien als een onderhandelbaar product. het lezen. Dat moet vertaald worden. huisregels staan dat mijn personeel Onzin! Over alles valt te onderhande- Een goede accountant moet kunnen mag eten en drinken wat ze willen, len.” communiceren. Betrokken zijn.” Hauer maar dat ze dat wel moeten registre- is het roerend met hem eens. Mijn vo- ren. Sla een kop koffie op eigen ver- Uitleg en afspraken rige boekhouder is in drie jaar nog nooit bruik aan en sla ook die cola voor de Wat mag je eigenlijk verwachten van een bij me langs geweest. Hij kent het bedrijf chauffeurs van de leveranciers even boekhouder? En hoe vind je een goede? en het vak niet en dat wreekt zich. Ik aan in de kassa als representatiekos- Vendrik: “Om te beginnen moet iedere moest hem bijvoorbeeld uit gaan leggen ten. Als ze dat niet doen, kost me dat ondernemer erop staan dat de jaarcij- dat frituurvet geen inkoop is - ik kan het dubbel geld: ten eerste moet ik het fers uiterlijk in mei bekend zijn. Dat is immers niet verkopen -, maar dat het betalen en kan ik het niet als directe nog steeds laat, maar veel boekhouders kosten zijn die ik af moet kunnen trek- kosten van mijn inkomsten afzetten, stellen het nog veel langer uit.” Hauer ken. Toen wist ik dat ik bij de verkeerde waardoor ik een foute brutomarge beaamt dat verhaal. “Mijn vorige boek- partij aan tafel zat.” krijg. Daarnaast denkt de fiscus dat houder leverde soms pas in september ik die cola verkocht heb en willen ze of oktober de cijfers van het jaar ervoor. Licht opsteken graag belasting over die omzet van- Stel je voor dat het in juni niet goed is Inmiddels heeft Hauer een andere gen. Het is de truc om het personeel gegaan met de zaken! Dan kom ik daar accountant, onder meer dankzij de advie- duidelijk te maken, dat het geen dus anderhalf jaar later pas achter. Dat zen van Vendrik. “Zestig procent van controlemaatregel is. Zij zijn bang dat is onacceptabel omdat het veel te laat is de bedrijven waar ik namens de Horeca ze problemen krijgen als ik zie dat ze om nog bij te sturen of ervan te leren. Ondernemers Adviseurs langskom de dag zijn beginnen met een paar Sterker nog: diezelfde fouten heb ik verandert van boekhouder”, vertelt koppen koffie. Maar daar gaat het misschien de junimaand erop alweer ge- Vendrik. “De boekhouder van Tom was me helemaal niet om en dat moet ik maakt omdat ik niet op de hoogte was.” veel te duur en veel te traag. Dat had hij ze duidelijk maken. Administratie en Vendrik heeft nog wel een eis die onder- goed aangevoeld.” De nieuwe accoun- communicatie gaan hand in hand.” nemers absoluut moeten stellen aan hun tant vond Hauer dankzij zijn netwerk. “Ik boekhouder: uitleg. “Het is ongelooflijk, ken de bedrijven in de regio waarvan ik maar de meeste boekhouders sturen ge- vind dat ze goed werken en een rea- woon de aangifte in een pakketje op zon- listische bedrijfsvoering hebben. Daar
  3. 3. Thema adminisTraTie Prijsbarrières Het is eenvoudig om in de hoogtijda- gen extra omzet te genereren. Zeker ‘Mijn vorige in een seizoensbedrijf. Center Parcs, de Efteling en vergelijkbare bedrijven boekhouder werken allemaal met seizoensprijzen leverde soms pas en iedereen vindt het heel gewoon om in het hoogseizoen meer te beta- in september len voor vliegticket. Waarom zou een of oktober de seizoensbedrijf daar geen gebruik van mogen maken? Daarnaast bestaan cijfers van het er prijsbarrières. Als een glas bier jaar ervoor. Dat is eenmaal de psychologische grens van 2 euro grens passeert, maat het onacceptabel’ mensen niet meer uit of ze 2,10 euro moeten betalen. horeca entree 17 Spaar energie vraag ik dan om advies. Het mooie is, boekhouding zelf online te verzorgen” Vendrik: “Veel koks zetten direct dat ik dan altijd merk dat ze daar over vertelt Hauer. “Die training heeft me alle apparaten aan als ze de keuken nagedacht hebben en een goed verhaal weinig tijd gekost. Met een dagdeel kan binnen komen. Zonde! Maak een hebben bij de keuze voor hun boek- iedereen daar zijn weg in vinden. Een energieplan voor het bedrijf en maak houder. Mijn advies is daarom: steek je boekhoudprogramma kost misschien 20 18 de medewerkers medeverantwoor- licht op bij collega’s die hun zaken goed een paar honderd euro, maar dat heb je delijk. Als zij na een jaar het plan voor elkaar hebben en wissel kennis uit. er na een jaar al lang weer uit.” Inmid- 18 november 2008 goed uitvoeren, krijgen zij het verschil Daarvoor zijn de netwerkavonden van dels kost de administratie hem niet meer Koninklijk Horeca Nederland bijvoor- dan een paar uur per week. “De eerste uitgekeerd. Bijvoorbeeld in de vorm beeld goed geschikt.” Maar ook een keer ben je er twee dagen zoet mee, van een feest of een eindejaarsbo- goede accountant is er alleen voor om maar nu kost het me nog een uurtje of nus. Na een jaar zijn ze gewend om de cijfers te controleren en de aangifte twee in de week. En ik heb helemaal zuiniger te werken. Bovendien is dan in te dienen. De ondernemer draagt niets met cijfertjes of computers! Het bewezen wat haalbaar is. Daar kun zelf zorg voor een correcte aanvoer van mooie is, dat ik niet hoef te kunnen je energieverbruik in de toekomst op de cijfers: registratie en administratie boekhouden om een boekhoudprogram- afstemmen. Een heel simpele manier is een teamprestatie van eigenaar en ma in te kunnen vullen.” Vendrik: “Het van besparen met de cijfers in de personeel. De accountant komt pas later vraagt wel om een beetje zelfdiscipline. hand, waar het personeel nog blij van om de hoek kijken. Leenhouts: “Bij Las een vast moment in de week in voor wordt ook!” ondernemen hoort boekhouden. Hoe je de administratie. Als er een achterstand het ook wendt of keert. De accountant ontstaat, loop je dat nooit meer in.” Leuk is slechts een vangnet. Administratie is en aardig, maar Paviljoen Klein Scheve- werk voor de ondernemer zelf. Boek- ningen, met haar strand en terras aan houders, adviseurs en trainers, het zijn de Lek, is duidelijk een seizoensbedrijf. gereedschappen waarmee een bedrijf de Juist in de drukke periodes zal Hauer cijfers op een rijtje kan krijgen.” Hauer weinig tijd vinden om het papierwerk valt hem bij. “Een accountant is een te doen. “Klopt”, geeft Hauer toe. “Toch intelligente administrateur. Niet meer en houd ik dan de noodzakelijke dingen niet minder. Het is niet iemand die voor bij, zoals de rekeningen. En we wonen jou onderneemt. Dat moet je zelf doen. wel in Nederland, dus het gaat ook wel Een goede accountant controleert alleen weer een weekje regenen. Dan maak ik jouw boekhouding en dient alles op cor- een langere dag aan de administratie. recte wijze in.” “Toen ik hem deze zomer tijdens een regenachtige periode belde, wist hij Zelf doen, een zorg minder precies hoeveel geld hij minder omzette “Het eerste wat mijn nieuwe accountant in vergelijking met de mooiere weken!”, Hans Leenhouts me aanbood was een cursus om mijn vertelt Vendrik. “Dat had hij een paar
  4. 4. Thema adminisTraTie Wat is een Begeleidend Ondernemer? Hans Leenhouts: “Begeleidende on- dernemers zijn horecavakmensen met jarenlange ervaring en de bijbehorende expertise. Zij zijn het beste toegerust Horeca Entree Toets om een goede sparringpartner te zijn Dit artikel over de administratie is de derde in een reeks van voor ondernemers die ergens in hun vijf. Naast financiering, personeel en administratie komen nog bedrijf tegen aan lopen. De Horeca marketing & sales en hospitalitymanagement aan de orde. Bij Ondernemers Adviseurs krijgen zowel deze serie hoort een website: www.horecaentreetoets.nl. Op verzoeken van bedrijven die failliet deze site kunnen (startende) ondernemers hun kennis testen, de dreigen te gaan, maar ook van succes- zogenaamde Horeca Entree Toets, een initiatief van de Horeca volle ondernemers die acht ton omzet Ondernemers Academie. Degene die de vragen het best beant- draaien en het een kick vinden om naar woordt kan meedingen naar de hoofdprijs: gratis begeleiding een miljoen toe te groeien en daar onze van bedrijfsadviseurs bij de (door)start van het bedrijf. De hulp bij nodig hebben. winnaar zal tijdens de Horecava gehuldigd worden. Voor meer We nemen de tijd om een ondernemer informatie en de vragen: www.horecaentreetoets.nl aan een begeleidend ondernemer te koppelen. Dat laten we afhangen van de regio, het soort bedrijf, de aard van de vragen waar de ondernemer mee zit horeca entree 17 en de persoonlijkheid van de onderne- jaar geleden nooit geweten. Dat bete- Dat is me tot twee keer toe gelukt, maar mer die ons belt voor advies. Sommige kent ook dat hij met de weerberichten als ik een beetje op mijn gevoel te werk mensen zijn te hard voor zichzelf. Die en de cijfers in de hand, zijn roosters was gegaan had ik het waarschijnlijk hebben behoefte aan iemand die ze en inkoop preciezer op elkaar af kan niet gered, zoals veel van mijn collega’s met een beetje afstand naar hun zaak 21 stemmen.” Maar een ondernemer met overkwam. Die praktijk neem ik mee, laten kijken. Andere mensen denken een beetje gezond verstand begrijpt toch daarom nemen ondernemers me al heel 18 november 2008 juist te lichtvaardig over, bijvoorbeeld, ook wel dat hij met slecht weer geen snel serieus als ik ze op het belang van de administratie en moeten met hun tien mensen voor zijn terras in hoeft te de cijfers wijs. Kennis van de plussen en neus op de feiten worden gedrukt. roosteren? Wat voor meerwaarde heeft de minnen maakt een bedrijf flexibel. Omdat we de tijd nemen om de koppe- een lijstje met cijfers dan precies? Hauer: Wie geen verstand heeft van zijn cijfers, ling tussen ondernemer en begeleidend “Dat klopt wel, maar ik weet het ook pre- heeft geen inzicht in zijn zaken.” Pavil- ondernemer te maken hebben we een cies wanneer ik iemand teveel inrooster joen Klein Scheveningen is dankzij de op een drukke dag. Dat kan ik zien als ik professionalisering van de administratie succesratio van 99%. de personeelskosten tegen de omzet af- volwassen geworden. “Ik werk minder Ondernemers zijn bijzonder te spreken zet. Dat gaat om procentjes en is niet zo hard en houd meer over”, beaamt Hauer. over de begeleiding en de resultaten eenvoudig aan te voelen, terwijl dat juist “Het is vooral heel prettig om niet meer zijn er naar. De ondernemers verdienen het verschil maakt waarmee ik de rus- het gevoel te hebben dat ik veel geld meer, of ze werken minder. Ook dat is tigere wintermaanden kan doorkomen betaal voor een dienst en veel te weinig rendement, want een ondernemer heeft een buffer op kan bouwen en moeilijke terug krijg. En ik begrijp veel beter wat recht op rust en een privéleven en per- tijden kan overleven.” er in mijn bedrijf gebeurt als ik zelf de soneel heeft recht op een uitgeslapen vinger aan de pols houd en af en toe de ondernemer.” Vogelgriep tijd neem om mijn bedrijfsresultaten Kijk voor meer informatie over rende- Vendrik is ervan overtuigd dat hij als door te nemen. Het lijkt op het eerste mentstips voor de ondernemer op de ervaren ondernemer bij uitstek geschikt gezicht een extra klus om meer admini- site van de Horeca Ondernemers Aca- is om collega’s van advies te dienen. “Ik stratie zelf te doen, maar het zorgt juist weet wat er speelt, welke valkuilen er voor overzicht en rust.” Vendrik luistert demie. (Aspirant-) leden van Koninklijk zijn, op welke zaken een ondernemer tevreden naar de woorden van Hauer. Horeca Nederland kunnen rendements- in moet spelen. Ik weet hoe een ac- “Ik vind dat je heel goed bezig bent. Als programma’s downloaden die snel en cijnsverhoging doorwerkt in de prijzen ‘student’ van de Horeca Ondernemers eenvoudig inzicht geven in prijsstellin- en welke discussies dat veroorzaakt Academie ben je wat mij betreft met vlag gen en marges. Kijk op http://horeca- met de gasten. Maar ik heb ook met de en wimpel geslaagd. Jij bent hét voor- ondernemersacademie.nl/ en klik op de vogelgriep te maken gehad terwijl ik een beeld van de overgang van restaurantje button “Checklists & Downloads” kipspecialiteitenrestaurant had. Ik heb spelen naar ondernemen. En daarin toen een plan gemaakt met mijn cijfers maken de cijfers het verschil. Chapeau.” in de hand om dat uit te kunnen zingen. >HorecaEntree<

×