20080619 Gebruikersdag Natschool

Slide 1: Inrichten en organisatie: waar moet je beginnen Al brainstormend op weg naar een mogelijke oplossing André Hoogmoed

Slide 2: In den beginne …… Terugblik 1999: eerste gebruikers Daarna: per jaar nieuwe versie Stress !? Inrichtingsplan gemaakt Nieuwe gebruikers Pilots; experimenten Andere beheerders Handleidingen nodig! hardlopers Oeps: is inrichtingsplan geüpdated?

Slide 3: En dan nu …… Vanaf versie 9 • Inrichtingsplan deels aangepast • Werken met functiegroepen • N@Tconnect

Slide 4: Klaar is Kees! Nu nog even personen er aan koppelen!

Slide 5: …alhoewel -we hebben nog groepen uit eerdere versies -We hebben groepen uit registratiesysteem -We hebben zelfgemaakte groepen -Opleidingen zijn bij elkaar gevoegd in een nieuwe organisatieprofiel -- …….

Slide 6: Waar komt het vandaan? Registratiesysteem: Osiris n@tconnect Bedrijfsbureau’s docent Opleidingen Natschool- Osiris- verzamelingen verzameling Module A Module B Module C

Slide 7: Reflectie • Hoe komt het dat we deze onoverzichtelijke situatie zover hebben laten komen? Wat is de worklow van de docent-gebruiker? Wat is de workflow van de student-gebruiker? De organisatieprofielbeheerder kan het oplossen ….??? De helpdeskmedewerker kan het oplossen door …???

Slide 8: Een goed begin is …… Workflow NATschool studenten http://natschool.hro.nl inloggen project portfolio info ………. module

Slide 9: Een goed begin is …… Workflow NATschool docenten C:mijn documenten lesmaterialen materialenbank arrangeerruimte administratie studenten

Slide 10: Wat hebben ze eigenlijk gemeen? Is dat niet wat we gewoon onderwijs, een les, een module, een studieroute noemen? Beheer en ondersteuning organiseren op basis van dit gemeenschappelijke gegeven. Dan ook de inrichting op basis hiervan organiseren!

Slide 11: Wat hebben ze eigenlijk gemeen? Elk stukje onderwijs heeft te maken met: -Docenten -Studenten -Materialen -Beheer

Slide 12: Een goed begin is …… Centraal staat de module docent(en) / auteur(s) gebruikers TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Organisatie & ondersteuning materialen

Slide 13: Een goed begin is …… Centraal staat de module •Is verantwoordelijk voor de docent(en) / auteur(s) module vanuit de rol auteur. •Administratief gezien lid van de auteursgroep TMAZOP02R1 TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Voordeel Nadeel Meerdere auteurs? Groep groter Auteur misschien betrokken bij maken! meerdere modules, dus meerdere groepen. Auteursgroep heeft volledig beheer op materiaal

Slide 14: Een goed begin is …… Centraal staat de module Elke module eigen map Permissies: de auteursgroep Voordeel Alleen de map zien die nodig is TMAZOP02R1 Auteursgroep heeft volledig beheer (Zaken doen in Azië) op materiaal Nadeel Meerdere modules => meerdere mappen in beeld Versies en versiebeheer goed doordenken materialen

Slide 15: Een goed begin is …… Centraal staat de module Onderwijsstructuur in separate arrangeerruimte Veranderingen in een module? Eenduidigheid geeft helderheid (herkenbaarheid) TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Voordeel: Modulecode is leidend bij helpdeskactiviteiten. (snelheid) Scheiding activiteiten: administratief, onderwijsinhoudelijk, beheer Organisatie &ondersteuning

Slide 16: Een goed begin is …… Centraal staat de module Merken niets van de gebruikers organisatorische verandering Moeten wel wennen aan codes TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië)

Slide 17: Een goed begin is …… Centraal staat de module docent(en) / auteur(s) gebruikers TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Er is duidelijkheid over: -plek van materialen -onderhoud van materialen -organisatie van structuren -organisatie van gebruikers -wie is waarvoor verantwoordelijk Organisatie & ondersteuning materialen

Slide 18: voorbeelden Student jaar 2 ziet een module niet in natschool. Docent x verlaat de Hogeschool Docent y wil modulematerialen actualiseren Onderwijsmanager wil beeld hebben van gebruik ELO Een late inschrijver moet toegang hebben tot modules jaar 1

Slide 19: voorbeelden Studenten jaar 2 zien een module niet in natschool. De module is gereed, de koppelingen tussen structuur en materiaal is correct en bij proefdraaien is de module toch niet zichtbaar voor studenten. Studenten behoren tot een groep die nog niet aan de module is gekoppeld. Het roosteren is –nog- niet uitgevoerd Sleutelrol voor: bedrijfsbureau en/of interne/externe ondersteuner

Slide 20: voorbeelden Docent x verlaat de Hogeschool Docent (als individu) wordt uit de auteursgroep van de module verwijderd en de naam van de vervanger wordt toegevoegd. De groep Auteur Module X was en blijft gekoppeld aan alle andere onderdelen Toegevoegde docent ziet direct alles en heeft alle permissies Vertrokken docent ziet geen enkel onderdeel meer van de module Sleutelrol voor: bedrijfsbureau en/of interne/externe ondersteuner

Slide 21: voorbeelden Docent Y wil modulematerialen actualiseren Het materiaal staat in de modulemap (met code) in de materialenbank. Het CMS zorgt voor versiebeheer zodat voorgaande versies nog bruikbaar zijn/blijven voor het geval dat Docent is lid van een groep moduleverantwoordelijken en vanuit die groep beheerder van het materiaal. Heeft dus minimaal de vaardigheden het materiaal in de vorm waarin het aangeboden wordt (Word, PowerPoint enz.) te kunnen bewerken Sleutelrol voor: Docent/auteur

Slide 22: voorbeelden Onderwijsmanager wil beeld hebben van gebruik ELO De OM is onderdeel van de groep Organisatieprofielbeheer en kan vanuit die rol inzage hebben in alle mappen in de materialenbank, in alle arrangeerruimtes en in alle groepen. Het inzagerecht wordt slechts gebruikt voor bijv. rapportage. (Hoeveel % van ons curriculum zit in de ELO?) Sleutelrol voor: Interne ondersteuner

Slide 23: voorbeelden Keuzemodule moet aan een groep worden gekoppeld Er is een lijst beschikbaar van studenten voor deze module. De module zelf staat gereed in de ELO. Het is zaak een groep te creëren die gekoppeld wordt aan deze module. Om deze groep zichtbaar te hebben in de ELO, maakt men een OSIRIS- groep aan die geëxporteerd wordt naar NATschool. Sleutelrol voor: Medewerker bedrijfsbureau

Slide 24: voorbeelden Een late inschrijver moet toegang hebben tot modules jaar 1 Na inschrijving is de student aanwezig in OSIRIS maar ook via NATconnect deel van de organisatorische groep Opleidingen in Natschool. Door de student toe te voegen aan de OSIRIS -groep met modulecode, wordt hem toegang gegeven tot het materiaal. Sleutelrol voor: bedrijfsbureau; interne ondersteuner

Slide 25: samengevat Docent(en) / auteur(s) Docent(en) / interne en externe ondersteuning creëren/actualiseren opbergen TMAZOP02R1 Materialen Studieroute maken (Zaken doen in Azië) Route koppelen aan Route roosteren Koppelen aan gebruikers materialen Bedrijfsbureau / interne / externe ondersteuning Bij iedere module(-code) zijn de (f)actoren helder in beeld te brengen

Slide 26: inrichtingsplan Inrichtingsplan = Beschrijving van dit beeld Docenten, interne en externe ondersteuners, administratieve ondersteuning is beschreven, gemarkeerd, toegewezen, gefaciliteerd

Slide 27: “Leuker kunnen we het niet maken”

Slide 28: En dan nu automatiseren! • Basisgegevens nodig • Wie heeft wat? Bedrijfsbureau: Overzicht modules Overzicht klassen, groepen Osiris heeft info over leerplan (wat zit in de opleiding?) Modulecode = leidend •En natuurlijk een goed gedocumenteerd inrichtingsplan!

Slide 29: Het lijkt zo eenvoudig ABC123 MODULE ABC123 arrangeerruimte ROOSTER Gebruikers- GEBRUIKERS groepenbeheer ?? ABC123 AUTEURS Helpdesk/Beheer ABC123 MATERIALEN ABC123

Slide 30: Van bovenaf gezien, ziet het er goed uit maar voordat het allemaal gaat werken… ..is er veel water door de Maas gestroomd!