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  • 3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3 1. MONITOREO & EVALUACION DE PROYECTOS Manta-Ecuador 2013 1/92 GESTION DEL PROYECTO Ing. José Antonio Bazurto Roldán MBA/DFGMEP/EDCC
  • Monitoreo y Evaluación de Proyectos Banco Interamericano de Desarrollo Monitoreo y Evaluación ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 2/92
  • INTRODUCCION Lo que se puede medir, se puede hacer. Reinventando el Gobierno Osborne y Gaebler 3/92 View slide
  • EJEMPLO DE MONITOREO Y EVALUACION EN UN PROYECTO DE MEJORA EN LA ATENCION AL CLIENTE PROPOSITO DEL PROYECTO: CLIENTE SATISFECHO OBJETIVO ESPECIFICO 1 (COMPONENTE 1): ATENCION TELEFÓNICA MEJORADA INDICADOR 1: 90% DE LAS RESPUESTAS TELEFONICAS SON ATENDIDAS ANTES DE (4) CUATRO REPIQUES AL FINALIZAR EL PRIMER AÑO DEL PROYECTO 4/92 View slide
  • Introducción Indicadores de Respuesta al cliente Correspondencia escrita META Contestar máximo en tres días hábiles Atención telefónica META  Contestar antes de cuatro repiques. Devolver llamadas atendidas antes de 24 horas 5/92
  • 7/92
  • Monitoreo y Evaluación de Proyectos: Objetivos del Taller • Reconocer los beneficios de un monitoreo y evaluación (M&E) efectivos en un proyecto. • Identificar los elementos básicos para planear e implementar exitosamente un sistema de M&E. • Reconocer y aplicar los instrumentos básicos necesarios para el M&E de un proyecto. • Aplicar las herramientas adecuadas para mejorar indicadores y supuestos. 8/92
  • OBJETIVOS DE APRENDIZAJE • Identificar las necesidades de M&E en el ciclo del proyecto. • Reconocer los elementos básicos para llevar a cabo una planificación y ejecución exitosas de un sistema de M&E. MODULO 1: CONCEPTOS BASICOS 9/92 9
  • ¿QUÉ ES EL MONITOREO? Es un procedimiento empleado en un proyecto para hacer seguimiento de la eficiencia en el proceso de ejecución del proyecto; identificando así aspectos limitantes que permitirán dar recomendaciones de medidas correctivas para optimizar los resultados deseados. 10/92 10
  • Que es la Evaluación ? •Una valoración y reflexión sistemática del logro de objetivos, es decir de la eficacia sobre: •Diseño •Ejecución •Procesos •Resultados ( o impacto ) de un proyecto en curso o completado. Normalmente lo realizan personas no directamente ligadas operacionalmente al proyecto. 11/92 11
  • Tipos de evaluación • Formativa: se lo hace durante el transcurso del proyecto(orientada a la autoevaluación) • Sumativa o de Impacto: (al final y después del proyecto) 12/92 12
  • Indicadores y El Marco Lógico IMPACTO Resumen Narrativo del Proyecto MISIÓN INSTITUCIONAL Finalidad Propósito Componentes Actividades 13/92 Indicadores EFECTO RESULTADO OBJETIVO GENERAL PRODUCTO OBJETICO ESPECÍFICO ACTIVIDAD RRHH… Presupuesto POST PROYECTO Medios de verificación Supuestos Medios Finalidad Supuestos Sostenibilidad Medios Propósito Supuestos Finalidad Medios Componentes Supuestos Propósito Medios Actividades Supuestos Componentes
  • EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD BENEFICIARIOS DEL PROYECTO INSUMOS RECURSOS RESULTADOS PROCESOS, PROYECTO COMPARAR OBTENIDOS RESULTADOS ESPERADOS EFICACIA EFICIENCIA ”GESTIONAR LOS RECURSOS CORRECTAMENTE" ”OBTENER LOS RESULTADOS CORRECTOS" EFECTIVIDAD "HACER LO CORRECTO, CORRECTAMENTE" 14/92 14
  • Resumen de indicadores de eficiencia y de eficacia EFICIENCIA INDICADOR EFICACIA DE GESTION -RECURSOS -IMPACTO -TIEMPO -EFECTO -ACTIVIDADES -LOGRO -PRESUPUESTO 15/92 DE LOGRO -PRODUCTO 15
  • VERIFICACION DEL DISEÑO DE UN PROYECTO NIVEL DE ANALISIS: OBJETIVOS DE: VARIABLE: INDICADOR DE: INSTITUCION MISION IMPACTO CONSECUENCIAS FIN SUPUESTOS EFECTO PROBLEMA PROPOSITO(OBJ.GEN) RESULTADO CAUSA1 OBJETIVO ESPECIFICO O COMPONENTE (1) PRODUCTO 1 CAUSA2 OBJETIVO ESPECIFICO O COMPONENTE (2) PRODUCTO 2 CAUSA3 OBJETIVO ESPECIFICO O COMPONENTE (3) PRODUCTO 3 Las causas deben ser concebidas en las perspectivas técnicas y humanas Utilizando esta metodología; comprobar la lógica causal y coherencia del Marco Lógico de su Proyecto. 16/92
  • TALLER 1.-VERIFICACION DEL PROYECTO OBJETIVO Verificar la existencia de una lógica causal en el diseño del proyecto de estudio. INSTRUCCIONES Incluir en los espacios respectivos las causas, el problema, objetivos, consecuencia, fin, misión institucional e indicadores respectivos para cada nivel. NIVEL DE ANALISIS: OBJETIVOS DE: VARIABLE : INDICADOR DE: INSTITUCION 17/92 17 SUPUESTOS
  • Objetivos del aprendizaje. • Revisar las principales herramientas que se manejan en el Proyecto, las cuales facilitarían una sistematización del desempeño y la toma de decisiones. MODULO 2: FORMULACION DE UN PROYECTO (RESUMEN NARRATIVO) 18/92
  • Enfoque Sistémico de un Proyecto PLAN DE EJECUCION FISICA (PEF) MARCO LOGICO Diseño PLAN DE EJECUCION FINANCIERA (PEF) PLAN DE MONITOREO Y EVALUACION (PM&E) IMPACTO EFECTO Impacto Después de la ejecución Evaluación Proyecto Ejecución INFORMES DE MONITOREO EVALUACIÓN FINAL 1/2TERMINO 19/92 ESPECIAL RESULTADOS ALERTA
  • EFECTO CAUSAS ENCABEZAMIENTOS PRINCIPALES DEL ÁRBOL(OBJETIVOS ESPECIFICOSCOMPONENTES) EJEMPLO para descender hacia los detalles del proyecto. 20/92 Preparación OBJETIVO FINAL (OBJETIVO GENERALPROPOSITO DEL PROYECTO) Construir un edificio para un Centro de Formación ETAPAS EN DETALLE (ACTIVIDADES) Obtención de permiso de construcción Plan de infraestru ctura Ejecución TAREAS A SER COMPLETADAS PRIMERO Hacer un memo Analizar las respuestas
  • Cómo Preparar un Plan de Monitoreo y Evaluación • Método de verificación de propósito y componentes disponibles. • Identificación de los principales actores involucrados en el M&E • Definición de la información necesaria y la metodología de recopilación de la misma(MV). • Calendarización del M&E y de los Reportes de M&E • Presupuestación 21/92
  • Aspectos Clave de la Planificación del M&E • Establecimiento de políticas y procedimientos • Localización de las funciones de M&E en el proyecto • Formación de estructura de apoyo • Establecimiento de incentivos • Presupuestación del M&E 22/92
  • ¿Qué Incluir en un Plan de M&E? • Quién produce la información • Quién usa la información • Cuáles son los métodos de recopilación y análisis de la información • Cuál es la frecuencia de la recopilación y análisis de la información • Cuáles son los usos esperados • Medios de verificación 23/92
  • Como presupuestar el M&E • Hitos • Banco Mundial (de 0.5% a 1.5% del costo total del proyecto es destinado al monitoreo ) • USAID ( de 3% a 10% del presupuesto componente) • BID ( no esta establecido; lo que se requiera para hacer un buen trabajo ) 24/92
  • Plan de Ejecución Física • • • • 25/92 Componentes e indicadores Actividades y tareas Tiempo Responsabilidad (de la ejecución)
  • Ejemplo:Plan de Ejecución Física CONSTRUCCION DE UN EDIFICIO Componentes/ Actividades/Tareas 1. Componente(Preparación) a. Obtención de permiso de construcción b. Desarrollo del plan de infraestructura c. Selección de compañía constructora 2. Componente(Ejecución) a. Obras civiles b. Obras electromecánicas c. Acabados 3. Componente(M&E) 26/92 Tiempo Producto Responsabilidad 1.Componente a. Permiso b. Plan c. Contratista 2.Componente a. unidades b. unidades c. unidades Unidad de Apoyo Técnico Unidad de Construcción
  • Plan de Ejecución Financiera • Presupuesto de item-lineal (componente) • Presupuesto por actividad 27/92
  • EJEMPLO: PLAN DE EJECUCION FINANCIERA Presupuesto por Actividad Preparación Obtención de permiso de construcción Desarrollo del plan de infraestructura Selección de compañía constructora Ejecución Obras civiles Obras electromecánicas Acabados $xx,xxx $xxx,xxx $xx,xxx $x,xxx,xxx $x,xxx,xxx Monitoreo&Evaluación Total 28/92 $xxx,xxx $xxx,xxx $x,xxx,xxx
  • PLAN DE EJECUCIÓN FÍSICA Y FINANCIERA METODO PARA MEDIR EL AVANCE DEL PROYECTO PESO 40% COMPONENTE1 ACTIVIDADES ACTIVIDAD 1.1 ACTIVIDAD 1.2 ACTIVIDAD 1.3 AVANCE HASTA LA FECHA TOTAL PESO % 50 30 20 100 PESO 30% COMPONENTE2 ACTIVIDADES ACTIVIDAD 2.1 ACTIVIDAD 2.2 ACTIVIDAD 2.3 AVANCE HASTA LA FECHA TOTAL PESO % 50 25 25 100 AVANCE HASTA LA FECHA TOTAL TOTAL AVANCE DEL PROYECTO 29/92 RESPONSABLE PESO 30% COMPONENTE3 ACTIVIDADES ACTIVIDAD 3.1 ACTIVIDAD 3.2 RESPONSABLE PESO % 50 50 100 RESPONSABLE
  • Programación de Costos Proyecto de Agua y Saneamiento COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA ACTIVIDAD M aestro OBRERO Obrero $/ dí a Elaborar plan (Planificado P) Elaborar plan (Ejecutado E) Adquirir dotación (P) Adquirir dotación (E) Adquirir equipo (P) Adquirir equipo (E) Adquirir materiales (P) Adquirir materiales (E) Contratar M. de Obra (P) Contratar M. de Obra (E) Conseguir plantas (P) Conseguir plantas (E) Hacer drenajes (P) Hacer drenajes (E) Realizar construcción (P) Realizar construcción (E) Hacer hoyos y eras (P) Hacer hoyos y eras (E) Instalar (P) Instalar (E) Plantar (P) Plantar (E) Realizar acabado (P) Realizar acabado (E) Realizar promoción (P) Realizar promoción (E) Capacitar (P) Capacitar (E) TOTAL ACTIVIDADES DIR. Gerente Ingeniero Civil Asistente materiales Secretaria Gastos Admin. ACTIVIDADES INDIRECT. TOTAL PROYECTO # $/ dí a $Tot al Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. $/ dí a $/ dí a $/ dí a $/ dí a COSTO/DIA t ACTIVIDAD $/ dí a (DIAS) 10 TOTAL COSTO RECURSOS $ COSTOS FIJOS INSUM OS SERVICIOS M ATERIALES TRANSPORTE $ $ 20 15 2.000 TOTAL COSTO ACTIVIDAD $ 20 200 2.200 6 80 80 4 100 100 3 50 - 50 3 150 100 250 80 3 40 120 60 20 280 5 1.400 1.200 2.600 80 2 40 80 60 20 240 20 4.800 4.000 8.800 1 40 40 100 8 800 800 1.600 80 2 40 80 240 3 720 200 920 60 5 300 1.100 1.400 140 4 560 200 760 80 80 8 640 1.000 80 1.720 80 80 24 1.920 2.800 400 5.120 100 80 60 40 30 310 48 48 48 48 48 48 4.800 3.840 2.880 1.920 1.440 14.880 50 10 60 20 50 80 1 40 10 40 20 48 25.570 4.800 3.840 2.880 1.920 1.440 14.880 40.450
  • TALLER 2.CRONOGRAMA DE AVANCE FISICO CANTIDAD TOTAL DESCRIPCION Enero Febrero Marzo Abril Mayo P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E IAF: INDICE DE AVANCE FISICO IE: INDICE EFECTIVO = IAF/%TIEMPO TRANSCURRIDO IE MENOR QUE 1 Retraso IGUAL A 1 Al día MAYOR QUE 1 Adelanto 31/92 TIEMPO TIEMPO %TIEMPO TOTAL TRANSCUR TRANSCUR ACTIVIDAD RIDO RIDO TIEMPO EN MESES Junio Julio IAF
  • TALLER 2 CRONOGRAMA VALORADO DE TRABAJOS RUBRO PRECIO TOTAL DESCRIPCION TIEMPO EN MESES Enero 1.1 Obtención de permiso de construcción P Febrero 1500 500 1000 Abril Mayo Junio Julio 1000 3000 Marzo 2000 E 1.2 Desarrollo del plan de infraestructura P E 1.3 Selección de compañía constructora P 5000 5000 E 2.1 Obras Civiles P 8000 2000 3000 3000 E 2.2 Obras electromecánicas P 3000 1000 2000 E 2.3 Acabados P 5000 3000 2000 1000 2000 E 3.1 Monitoreo P 8000 1000 2000 2000 E 3.2 Evaluación P 3000 1500 1500 E INVERSION MENSUAL PROGRAMADA P INVERSION MENSUAL EJECUTADA E AVANCE PARCIAL PROGRAMADO EN % AVANCE PARCIAL EJECUTADO EN % 1.500 8.000 3.000 5.000 7.500 6.000 5.500 P 4,1% 21,9% 8,2% 13,7% 20,5% 16,4% 15,1% INVERSION ACUMULADA PROGRAMADA E P 1.500 9.500 12.500 17.500 25.000 31.000 36.500 INVERSION ACUMULADA EJECUTADA E AVANCE ACUMULADO PROGRAMADO % AVANCE ACUMULADO EJECUTADO % P E 4,1% 26,0% 34,2% 47,9% 68,5% 84,9% 100,0% 32/92 36.500
  • METODO PARA RECONOCER EL AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COMPONENTE 1 Preparacion ACTIVIDADES PESO AVANCE HASTA LA FECHA PESO % P Obtención de permiso de construcción Desarrollo del plan de infraestructura Selección de compañía constructora TOTAL COMPONENTE 2 Ejecución ACTIVIDADES E 1500 3000 5000 15,8% 32% 53% 9500 100% P E 16000 100% P VALOR TOTAL DEL PROYECTO 33/92 E 30,1% AVANCE DE COMPONENTE AVANCE ACTIVIDAD (EN COMPONENTE) % 8000 3000 TOTAL AVANCE DE COMPONENTE 50% 19% 31% COMPONENTE 3 Monitoreo&Evaluación PESO AVANCE HASTA LA FECHA PESO % ACTIVIDADES Monitoreo Evaluación 43,8% AVANCE ACTIVIDAD (EN COMPONENTE) % 8000 3000 5000 TOTAL AVANCE DE COMPONENTE AVANCE ACTIVIDAD (EN COMPONENTE) % PESO AVANCE HASTA LA FECHA PESO % Obras Civiles Obras electromecánicas Acabados 26,0% 73% 27% 11000 100% 36500 TOTAL AVANCE DEL PROYECTO
  • Objetivo de Aprendizaje • Construir los instrumentos básicos del M&E MODULO 3: COMO MEDIR RESULTADOS 34/92
  • El Indicador LEAMO Son aquellos indicadores que se agrupan en uno solo, tanto el indicador como su meta. De esta manera se puede afirmar o medir el logro del indicador al final del Proyecto o del período para el cual se ha diseñado el mismo. 35/92
  • Características de un buen Indicador-meta: LE AMO L E A M O 36/92 imitado por tiempo y recursos SPECÍFICO LCANZABLE EDIBLE BSERVABLE
  • Ejemplo de Indicador LEAMO  Al final de la ejecución del proyecto, obtener una disminución de un 20% de casos de diarrea en el grupo de menores de 5 años.  Número de pacientes con enfermedades dermatológicas disminuyen el 30% en el año base; el 40% a fines del tercer año ; y el 60% a fines del quinto año de finalizado el proyecto 37/92
  • Información de línea básica(ejemplo) • • • • 38/92 Identificar: Preparar un diagrama con datos históricos(si se dispone) Incluir datos de una norma técnica (si existiera) Incluir datos de otras prácticas mejores o peores(compararse) Escoger la Meta: Situación en relación a la cual el indicador deberá ser medido.
  • TALLER 3: INDICADORES OBJETIVOS: • • Distinguir entre indicadores que sean LEAMO y aquellos que no lo son. Reescribir los indicadores de forma que se conviertan en indicadores LEAMO. INSTRUCCIONES: • • • • Indique por equipo cuáles de los indicadores son LEAMO y cuáles no. Si el indicador no es LEAMO, escriba que requisitos no cumple para serlo. Reescribir estos últimos indicadores de manera en que sean LEAMO. Asuma que todos los indicadores son relevantes para un proyecto. ¿El indicador es LEAMO? Si No 1 Número especifico de operadores capacitados y equipo de operación y mantenimiento obtenido para marzo del 2000. Reecrito # 1 Si No 2 Recaudación del 85% de cuentas por cobrar para marzo del 2000. Reecrito # 2 Si No 3 Reducción del costo de unidad por estudiante para junio del 2000. Reecrito # 3 Si No 4 Solución adoptada para el control de la contaminación. Reecrito # 4 Si No 5 El indice de precios para el consumidor no aumenta más de un 15% durante la vida del proyecto. Reecrito # 5 Si No Reecrito # 6 39/92 6 Cada niño menor de 12 años en el país es actualizado en sus vacunas para el final del año tres del proyecto. ¿Porqué no?
  • Objetivos de Aprendizaje • Reconocer las características de los buenos supuestos • Aplicar las herramientas básicas para mejorar supuestos MODULO 4: COMO ADMINISTRAR LOS SUPUESTOS 40/92
  • Supuestos • Condiciones o acciones fuera del control del proyecto que son necesarias para que el proyecto logre sus objetivos. 41/92
  • Condiciones Necesarias y Suficientes Fin del Proyecto Factores externos (supuesto del impacto) Propósito del Proyecto Factores externos (supuesto del fin) Componentes Factores externos (supuesto del propósito) Actividades Insumos 42/92 Factores externos (supuesto del componente) Condiciones previas
  • Lista de verificación para los Supuestos 1. ¿Es externo al proyecto? Sí No (no incluir ) 2. ¿Es importante? Sí No (no incluir) 3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra? No es probable Probable =(Supuesto) Muy probable (no incluir) 4. ¿Puede ser rediseñado el proyecto? Sí (rediseñe el proyecto) 43/92 No (supuesto fatal - ¡Pare! Abandone el proyecto)
  • Importancia de Monitorear los Supuestos • Siempre existe el riesgo de que las actividades y componentes se lleven a cabo eficientemente y dentro del calendario de ejecución, pero sin que se cumpla con el propósito o el fin. • El monitoreo de los supuestos reduce este riesgo. 44/92
  • Ejemplos de Supuestos Difíciles de Monitorear • El Ministerio de Medio Ambiente incrementa su deseo de participar en el proyecto. • Ejecución de cambios del personal del Ministerio de Educación. 45/92
  • Supuestos “Mejorados” • El Ministerio del Medio Ambiente establece un comité de coordinación con las comunidades locales antes del principio de la etapa de ejecución del proyecto. 46/92
  • “Buenos” Supuestos Supuestos Positivos y Medibles • 90% de los operadores capacitados permanecen en sus comunidades de residencia. • Las cantidades de precipitación pluvial se mantienen en un rango de + 15% del promedio anual de precipitación pluvial. 47/92
  • TALLER 4: SUPUESTOS OBJETIVO: • Distinguir entre supuestos que pueden ser monitoreados y los que no pueden serlo. INSTRUCCIONES: • Identifique en los siguientes supuestos si cada uno de ellos puede ser monitoreado o no. Si es dificil el monitorear, modifÍquelo de forma que pueda ser monitoreado. Si No 1 El ministerio de Salud ejecuta cambios de personal. Reescrito # 1 Si No Reescrito # 2 Si No 2 Los usuarios del sistema hidráulico aceptan pagar tasas más altas por el agua. 3 Existe voluntad política. Reescrito # 3 Si No Reescrito # 4 Si No Reescrito # 5 Si No Reescrito # 6 48/92 4 El gobierno central apoya el programa de monitoreo ambiental iniciado por el proyecto. 5 Los estándares de higiene dentro de las familias serán altos. 6 El pueblo obedecerá las nuevas leyes de medio ambiente.
  • Objetivos de Aprendizaje • Determinar las necesidades de recopilación de información para el proyecto. • Reconocer los procesos involucrados en la recopilación de la información. MODULO 5: RECOPILACION Y ANALISIS DE LA INFORMACION 49/92
  • CONCEPCION DE UN SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACION Información mensual Unidad Ejecutora del Proyecto Información semestral Inec, Min. Trabajo y otras Resumen semestral Agente responsable del procesamiento de la información Resumen mensual Resumen anual Boletín informativo semestral Otros involucrados Información cuando sea requerida 50/92 Boletín informativo mensual Boletín informativo anual Centros de Ejecución
  • Criterios Básicos de la Recopilación de Información • • • • • • • 51/92 Selectivo Guiado hacia resultados Efectivo en costo Imparcial Replicable Específico Oportuno ( a tiempo )
  • Recopilación de Información Efectiva en costo • Solamente se recopila la información necesaria • ¿Puede obtenerse la información requerida a través de fuentes secundarias ? • ¿ Está siendo analizada, recopilada y usada la información cerca de la fuente de información? • ¿ Exceden los beneficios de la recopilación, análisis y uso de la información los costos de la recopilación? • ¿Excede el valor de la precisión el costo de alcanzarla? 52/92
  • EVOLUCIÓN DEL CONOCIMIENTO DATOS INFORMACIÓN CONOCIMIENTO 53/92 * IDENTIFICAR VARIABLES. * MEDIR COMPORTAMIENTO PUNTUAL DE VARIABLES. * DESCUBRIR COMPORTAMIENTOS DE VARIABLES ANTE EVENTOS. * IDENTIFICAR CAUSAS. * IDENTIFICAR NUEVAS NECESIDADES DE DATOS.
  • SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION DEL CONOCIMIENTO SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACION SUBSISTEMA DE PLANEACION (CONTEXTO) 54/92 SUBSISTEMA DE MONITOREO (EFICIENCIA) SUBSISTEMA DE EVALUACION (EFICACIA)
  • GESTION DEL CONOCIMIENTO TABLA DE DATOS DATOS CONSOLIDADOS PERIODO DE MEDICION: No. TOTAL RECLAMOS: No. TOTAL PACIENTES ATENDIDOS: Jul-03 0 TABLA 2 ENTREGA DEL SERVICIO CALIDAD INDICE TABLA FECHA CODIGO SOLICITUD CLIENTE ATENCION RESULTAD O FUENTE DATO 50,00% No. DE HISTORIA CLINICA N° ARCHIVO UBICACIÓN RECLAMO PROXIMA CITA ¿FUE ATENDIDO? Fecha Calidad 1 1 VALORES TOTALES 55/92 1 2 1
  • GESTION DEL CONOCIMIENTO TABLA DE DATOS INDICADOR IDEAL, PROGRAMADO Y EJECUTADO ACCIONES PLANEADAS CALIDAD DE ATENCION EN SALUD MES EJECUTADA? SI NO RESULTADOS PUNTOS PROPUESTAS OBTENIDOS PROBLEMATICOS MEJORAMIENTO INDICAD. IDEAL PROGRAMADO EJECUTADO Ene-03 100% 97% 98,9% Feb-03 100% 97% 100,0% Mar-03 100% 97% 98,3% Abr-03 100% 97% 98,3% May-03 100% 97% 98,8% Jun-03 100% 97% 99,7% Jul-03 100% 97% Ago-03 100% 97% Sep-03 100% 97% Oct-03 100% 97% Nov-03 100% 97% Dic-03 100% 97% PROPOSITO: ATENCION DE SALUD MEJORADA INDICADOR : CALIDAD DE ATENCION EN SALUD 101% 100,5% 100% 100,0% 100% 99,5% 99% 99% 99,0% 98% INDICAD. IDEAL 98,5% 98% EJECUTADO 97% 98,0% 97% 97,5% 96% 96% 97,0% Ene-03 56/92 PROGRAMADO Feb-03 Mar-03 Abr-03 May-03 Jun-03 Jul-03 Ago-03 Sep-03 Oct-03 Nov-03 Dic-03
  • PROCESOS DE RECOLECCION Y ANALISIS DE LA INFORMACION 57/92
  • EJEMPLO DE TABLA DE VERIFICACION PARA UN SISTEMA DE INFORMACION Numerador N° Nombre del indicador . Fuentes de información Finalidad . Denominador Método de recopilación de la información Método de análisis de la información Frecuencia Formato de Aplicación usos diseminación de esperados la información Circulación usuarios de la información NIVEL DE IMPACTO (OBJETIVOS INSTITUCIONALES) B datos 1 Anual Formación empresa Invest. Enc. Correo normal E-mail Boletín Anual Correo normal E-mail Boletín Anual Correo normal E-mail Boletín Anual Correo normal E-mail Boletín Anual Correo normal E-mail Boletín Anual Barras visita Incremento de nivel de ingresos Boletín Anual Correo normal E-mail Anual Estabilidad de trabajadores 3 Correo normal E-mail Inicial teléfono 2 Boletín Anual Barras Inicial B datos Anual Barras Históricos Inicial NIVEL DE EFECTO (OBJETIVO GENERAL) Anual 4 Línea de tendencia Gremios beneficiados Inicial Anual 5 Organizaciones involucradas Barras Inicial Anual 6 Segmento de mercado Barras Inicial 7 Anual Segmento de mercado por sector Barras Investigación 58/92 Inicial
  • Cómo Preparar un Plan de Monitoreo y Evaluación • Método de verificación de componentes disponibles. • Identificación de los principales actores involucrados en el M&E • Definición de la información necesaria y la metodología de recopilación de la misma • Calendarización del M&E y de los Reportes de M&E • Presupuestación 59/92
  • Aspectos Clave de la Planificación del M&E 1. Establecimiento de políticas y procedimientos 2. Localización de las funciones de M&E en el proyecto 3. Formación de estructura de apoyo 4. Establecimiento de incentivos 5. Presupuestación 6. Desarrollo del plan 60/92
  • 1. Políticas y Reglas de Procedimiento • Políticas generales ( ejemplos: dar carácter prioritario al M&E, desagregación y sistematización de la información, participación de los usuarios, entrenamiento, etc.) • Reglas especificas ( ejemplos: el procedimiento de diseminación de información, procedimiento de análisis, etc.) 61/92
  • 2 y 3. Localización de funciones de M&E y Formación de una estructura de apoyo. ¿Qué Incluir en un Plan de M&E? • Quién produce la información • Quién usa la información • Cuáles son los métodos de recopilación y análisis de la información • Cuál es la frecuencia de la recopilación y análisis de la información • Cuáles son los usos esperados • Medios de verificación 62/92
  • 4. Motivación (incentivos) de llevar a cabo el M&E • Generar las mejores prácticas • Derivar oportunidades de aprendizaje • Promover la sensación de propiedad común del proyecto • Establecer transparencia a lo largo del proyecto • Fomentar la corresponsabilidad • Generar el reconocimiento 63/92
  • 5. Como presupuestar el M&E • Hitos • Banco Mundial (de 0.5% a 1.5% del costo total del proyecto es destinado al monitoreo ) • USAID ( de 3% a 10% del presupuesto componente) • BID ( no esta establecido; lo que se requiera para hacer un buen trabajo ) 64/92
  • 6. Desarrollo del plan Limitantes para llevar a cabo un M&E Efectivos • Diseño inadecuado del proyecto • Recursos limitados ( en términos fiscales, materiales o humanos ) • Status quo de la cultura de la organización Prejuicios ( cualitativo, dominio técnico ) • Distintos grados de calidad de la información. 65/92
  • PROCESOS DE RECOLECCION Y ANALISIS DE LA INFORMACION 66/92
  • TALLER: TABLA DE VERIFICACION PARA UN SISTEMA DE INFORMACION Numerador N° Nombre del indicador . Fuentes de información Expresión . Denominador Método de recopilación de la información Método de análisis de la información NIVEL DE IMPACTO (MISION U OBJETIVOS INSTITUCIONALES) 1 2 3 NIVEL DE EFECTO (FIN DEL PROYECTO) 4 5 6 7 67/92 Frecuencia Formato de Aplicación usos diseminación de esperados la información Circulación usuarios de la información
  • Objetivos de Aprendizaje • Reconocer el uso del ISDP durante la ejecución del proyecto MODULO 6:INFORME DE SEGUIMIENTO DE DESEMPEÑO DE PROYECTO(ISDP) 68/92
  • INFORME DE SEGUIMIENTO Y DESEMPEÑO DEL PROYECTO (ISDP) Objetivo • Determinar el estado del proyecto durante la ejecución del proyecto 69/92
  • ¿Cómo se define el éxito de un proyecto? 70/92
  • Qué es el ISDP? • Un sistema de monitoreo del desempeño guiado por la acción • Un sistema de clasificación del proyecto Clasifica proyectos, no personas o agencias 71/92
  • Elementos Básicos del ISDP • Presenta el propósito y los componentes • Monitorea los supuestos • Establece una lógica secuencial en la clasificación general basada en el cumplimiento de los objetivos • Promueve una administración del proyecto guiada por la acción 72/92
  • El ISDP y Marco Lógico de un Proyecto ISDP Pág. 1 II. Objetivos de Des. 1. 2. 3. etc. IV. Supuestos claves Componentes Objetivos de Des. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Actividades Componentes 1. 2. 3. 4. 5. 6. Indicadores III. Componentes 1. 2. 3. etc. Pág. 2 Indicadores 1. 2. 3. etc. 1. 2. 3. etc. Objetivos MARCO LÓGICO Indicadores Fin Propósito Componentes Activitidades 73/92 Presupuesto MDV Supuestos
  • INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 1/4 I. DATOS BASICOS (Montos en millones de US$) País: Titulo del Proyecto: Fecha Aprobación por Directorios: Prestatario: Fecha de Contrato: Agencia Ejecutora: Numero del Proyecto: Fecha de Elegibilidad: Sector: Numero del Prestamo(s): Fecha de Ultimo Desembolso: Especialista Sectorial: Años de Ejecución: Monto(s) Original del Prestamo: Modalidad de Monto Actual: Extensión Acumulada de Fecha de Ultimo Desembolsos: Prestamo [ ] Inversion Desembolso (en meses): % Desembolsos: [ ] Por estapas Costo Original: [ ] Sectorial Costo Actual: [ ] CT [ ] Hibrido [ Fecha de Acualizacion del Informe: ] Otros Personal Encargado en la Sede: Cancelación(es): Fecha Monto Fecha de Ultima Revisión por Representante: Prestamos Sectoriales - Montos Fechas de Desembolso-Programada Actual Primer Tramo: Confinanciamiento Fuente(s) Monto Original Actual Segundo Tramo: Tercer Tramo: Contraparte II. OBJETIVO(S) PROPOSITOS (S) DE DESARROLLO DEL PROYECTO E INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO Los objetivo(s) de desarrollo/proposito(s) del proyecto deben describir los resultados o impacto especificos que se esperan alcanzar a través de los componentes del proyecto. El número de indicadores de desempeño debería ser reducido y su medición fácilmente realizable. Debe existir acuerdo con el prestatario/agencia ejecutora respecto a los objetivo(s) e indicadores de desempeño. Objetivo(s) de Desarrollo del Proyecto Indicadores Claves de Desempeño ¿Han cambiado los objetivo(s) de desarrollo del proyecto después de su aprobación por el Directorio? ] si [ ] no [ ] si [ ] no ¿Han cambiado los objetivo(s) de desarrollo del proyecto y los indicadores desde el último informe? [ ] si [ ] no ¿Ha sido el proyecto oficialmente reestructurado? [ ] si [ ] no ¿Está el prestatario manteniendo información sobre los indicadores de desempeño? 74/92 [ ¿Se han acordado con el prestatario/agencia ejecutora los objetivo(s) de desarrollo del proyecto y los indicadores? [ ] si [ ] no Fecha: / /
  • INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 2/4 III. PROGRESO EN LA EJECUCION DEL PROYECTO La implementación de los componentes del proyecto se relaciona directamente al logro de los objetivo(s)/propósito(s) de desarrollo del proyecto. Al clasificar el progreso en la ejecución, por favor considere el progreso fisico y la calidad de los componentes, así como los indicadores de desempeño identificados para la realización. Componentes/Productos 100-81 81-60 59-30 Indicadores Claves de Desempeño de Progreso Clasificación MS 30-0 Clasificación General de Componentes (MS) (S) (IN) (MI) Clasificación Resumen del Progreso en la Ejecución (PE) [ ] Muy Satisfactorio(MS) [ ] Satisfactorio(S) les para las clasificaciones muy insatisfactorio o insatisfactorio [ ] Aprobacion legislativa [ [ [ ] Compromiso prestatorio ] Escasez de fondos de contrapartida [ ] Capacidad institucional agencia ejecutora [ [ [ [ [ Idenifique la causas, otras razones o comentarios adicionales 75/92 [ ] Muy Insatisfactorio(MI) ] Oposición política / comunidad ] Personal agencia ejecutora [ ] Cumplimiento condiciones contractuales ] Eficiencia Banco ] Desempeño Consultores ] Coordinador inter-agencias [ [ ] Dificultades en adquisiciones ] Problemas Medio Ambiente ] Desempeño Proveedor/contratista ] Diseño proyecto / componentes [ ] Sobre costos [ ] Insatisfactorio(IN) [ S IN MI
  • INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 3/4 IV. SUPUESTOS CLAVES El logro de los objetivos de desarrollo del proyecto y la entrega de los componentes depende, frecuentemente, de supuestos que se encuentran fuera del control del administrador del proyecto. Escoja aquellos relevantes a la ejecución del proyecto. Evaluación de Probabilidades Supuestos Ocurrencia Supuestos Relacionados a los Objetivos de Desarrollo Alta Baja Supuestos Relativos a la implementación de los Componentes Alta Baja Enumere los factores principales sobre los que se basa la clasificación Clasificacion Resumen de Supuestos [ V. ] Alta [ ] Baja LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO Evaluación de Logro de Objetivos de Desarrolllo (OD): ] Muy probable [ ] Dudoso [ 76/92 [ ] Probable [ ] Improbable
  • INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 4/4 VI. RESUMEN Estado del proyecto: Problema 1 2 3 4 5 77/92 Acción Unidad Fecha
  • Clasificaciones de los proyectos en el ISDP 1 Al Progreso en la Ejecución del Proyecto (componentes) 2 A los Supuestos Claves 3 Al Logro del Objetivo de Desarrollo (Propósito) 78/92
  • 1.- • • • • 79/92 Componentes o Productos Muy Satisfactorio (MS) Satisfactorio (S) Insatisfactorio (IN) Muy Insatisfactorio (MI)
  • Escalas de Calificación de componentes • Calificación en relación al Progreso en la Ejecución del Proyecto • Muy Satisfactorio ( MS ): La ejecución de todos los componentes del proyecto se ajustan esencialmente al calendario previsto en el plan de ejecución y de secuencia original o revisado del proyecto, y de la calidad de los componentes es buena. 80/92
  • Escalas de Calificación de componentes • Calificación en relación al Progreso en la Ejecución del Proyecto (componentes) • Satisfactorio ( S ): La ejecución de los componentes mas significativos se ajustan al calendario previsto en el plan de ejecución y de secuencia original o revisado del proyecto, y la calidad de los componentes es adecuada. La ejecución de algunos componentes puede requerir acciones correctivas, pero ellas no afectaran o demoraran seriamente la ejecución global del proyecto. 81/92
  • Escalas de Calificación de componentes • Calificación en relación al Progreso en la Ejecución del Proyecto. • Insatisfactorio ( I ): La mayoría de los componentes significativos no cumplen con el plan de ejecución y de secuencia original o revisado del proyecto, o existe un problema con la calidad de los componentes. Un serio retraso en la ejecución del proyecto podría estar ocurriendo. Se están aplicando acciones correctivas que pueden producir resultados 82/92
  • Escalas de Calificación de componentes • Calificación en relación al Progreso en la Ejecución del Proyecto • Muy Insatisfactorio.( MI ): La mayoría de los componentes no cumplen con el plan de ejecución y de secuencia original o revisado y/o existe un problema con la calidad de los componentes. Ninguna acción correctiva factible ha sido identificado o no existe acuerdo con la unidad ejecutora sobre acciones correctivas apropiadas. 83/92
  • 2.- A LOS SUPUESTOS CLAVES • Calificaciones en relación a los Supuestos Claves que están ocurriendo como se había previsto: – Alta (A): Es probable que se materialicen las condiciones externas que han sido identificadas como necesarias para el éxito del proyecto. – BAJA(B): Es dudoso que se materialicen las condiciones externas que han sido identificadas como necesarias para el éxito del proyecto. 84/92
  • 3.- AL LOGRO DEL OBJETIVO DE DESARROLLO (PROPOSITO) •Calificaciones en términos de la probabilidad de que el Objetivo de Desarrollo (Propósito) se cumpla: •Muy Probable (MP): Se prevé que el proyecto logrará o superará su objetivo de desarrollo. •Probable (P): Se prevé que el proyecto logrará una mayor parte del objetivo de desarrollo. •Dudoso (DU): Se prevé que el proyecto no logrará una parte significativa de su objetivo de desarrollo. •Improbable (I): Se prevé que el proyecto no logrará su objetivo de desarrollo. 85/92
  • Posibilidades e Imposibilidades de Clasificación Componentes MS A MP P DU I S A MP P DU I IN A MP P DU I MI A MP P DU I MS B MP P DU I S B MP P DU I IN B MP P DU I MI 86/92 Supuestos Objetivo de Desarrollo B MP P DU I
  • TALLER: Uso del Informe de Seguimiento del Desempeño del Proyecto (ISDP). •Revise el Marco Lógico para el estudio de caso de los Departamentos Centrales de la República de Casola; los resultados del resumen de mitad de término y el ISDP parcialmente completado. •En el ISDP parcialmente completado, cada grupo debe clasificar el Proyecto AARPP en términos de Progresos de Ejecución, usando las escalas para graduar mostradas en el ISDP. •En el ISDP parcialmente completado, cada grupo debe clasificar el proyecto AARPP en términos de Objetivos de Desarrollo, usando las escalas provistas en el ISDP. 87/92
  • Abastecimientos Desarrollo de un nuevo producto Producción Toatal de filas anteriores % de total Ranking de prioridad 5,0 0,1 0,1 0,2 5,4 7,5 4 0,2 0,1 0,2 0,7 1,0 5 0,1 0,2 15,3 21,4 3 0,2 30,2 42,2 1 20,0 27,9 2 Selección y formación de empleados Marketing y ventas MATRIZ DE PRIORIZACION DE HOLMES(ejemplo) Selección y formación de empleados Marketing y ventas 0,2 Abastecimientos 10,0 5,0 Desarrollo de un nuevo producto 10,0 10,0 10,0 5,0 5,0 5,0 Producción 5,0 TOTAL Suma total de filas 25,2 25,0 1 Igual de importante 5 Más importante 10 Significativamente importante 88/92 15,3 5,3 0,8 71,6 CLAVE 0,2 Menos importante 0,1 Significativamente menos importante
  • LA EFICIENCIA (monitoreo) Y LA EFICACIA (evaluación) La eficiencia o la gestión.- Los indicadores que miden la eficiencia valoran el rendimiento (productividad física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener ciertos objetivos, en períodos de tiempo, con una calidad y un costo predeterminado. Estos indicadores permiten la valoración de los siguientes elementos: a) Los recursos humanos, físicos y financieros. b) El tiempo. c) Actividades, tareas o metas intermedias. d) El presupuesto. La eficacia o el logro.- Los indicadores que miden la eficacia son aquellos que incluyen hechos concretos verificables, medibles, evaluables que se establecen a partir de cada objetivo; midiendo la eficacia de los planes. Se los conoce como indicadores de éxito, externos o de objetivos 89/92
  • 90/92
  • MONITOREO DE LA EFICIENCIA 91/92
  • - GRACIAS Contacto ponente Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/EDCC bazurto.jose@gmail.com Manta – Ecuador 2013 92/92