• Like
Pro V 2: Quản lý dự án
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

Pro V 2: Quản lý dự án

  • 676 views
Published

Khóa học nâng cao năng lực thực hiện các dự án xã hội

Khóa học nâng cao năng lực thực hiện các dự án xã hội

Published in Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
676
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
39
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. CHƢƠNG TRÌNHNÂNG CAO NĂNG LỰCTHỰC HIỆN CÁC DỰ ÁN XÃ HỘIHoàng Đức Minh
  • 2. CHỮA BÀI TẬP(Có ai không làm không?)
  • 3. Các bạn đã làm gì khi nhận được bài tập?
  • 4. Bạn có làm những việc sau? Xác định chính xác yêu cầu Xác định các nguồn lực mà mình có 1. Tiền/ vật chất 2. Nhân sự 3. Thời gian 4. Quan hệ  Lên kế hoạch thực hiện 5. Khác ???  Phân công công việc Đặt mục tiêu?  Kế hoạch tài chính  Xác định rủi ro  Đối chiếu với các ý tƣởng khác?
  • 5. QUẢN LÝ DỰ ÁNChƣơng trìnhNâng cao năng lực thực hiện các dự án xã hội Pro V 2012 khóa 1 Hoàng Đức Minh – Hà Quỳnh Nga
  • 6. Vì sao chúng ta thất bại?
  • 7. Tình huống 1• Nhóm A là một nhóm hoạt động giáo dục về Môi trƣờng. Biết đƣợc tại trƣờng K không có chƣơng trình giáo dục nâng cao nhận thức cho học sinh về Môi trƣờng. Nhóm sinh viên quyết định viết dự án về chủ đề này cho các em học sinh trƣờng K và đạt giải thƣởng trong một cuộc thi. Tuy nhiên, khi vào trƣờng K, ban giám hiệu trƣờng K không đồng ý để nhóm sinh viên thực hiện dự án này với lý do là chƣơng trình học của học sinh đã quá tải.
  • 8. Tình huống 2• “Trƣớc đây, chƣơng trình phân loại rác tại nguồn đƣợc triển khai thí điểm tại quận 6 với kinh phí thực hiện không nhỏ, nhƣng đến nay nhiều ngƣời cho rằng không thành công”• “… thành phố đã phát miễn phí túi nhựa có màu sắc khác nhau cho ngƣời dân ở 9 phƣờng tại quận 6 để phân loại rác vô cơ và hữu cơ tại nhà, nhƣng lại thiếu đồng bộ trong thu gom, dẫn đến rác sau khi đƣợc ngƣời dân phân loại bỏ vào túi nhựa lại đƣợc thu gom nhập chung với nhau, thành thử chƣơng trình mới không hiệu quả.”
  • 9. Tình huống 3• Bạn A xây dựng một đề xuất DA về quản lý rác thải với chu trình khép kín tại khu dân cƣ. Đề xuất rất độc đáo, có tính khả thi về kỹ thuật cao. Bạn A đã đƣợc giải thƣởng trong một cuộc thi. Tuy nhiên, sau cuộc thi nửa năm DA vẫn chỉ nằm trên giấy tờ. BTC cuộc thi muốn hỗ trợ để bạn A thực hiện DA nhƣng do A không thuộc tổ chức nào nên BTC không thể tài trợ cho DA. Mặt khác, dự án lại không rõ ràng về qui trình thực hiện nên rất khó chuyển giao cho ngƣời dân thực hiện. Kết quả là dự án vẫn chƣa đƣợc triển khai.
  • 10. Tình huống 4• Công ty V là công ty truyền thông cho chiến dịch môi trƣờng H. Đây là hoạt động mang tính truyền thông bảo vệ môi trƣờng, đồng thời có các hành động cụ thể để bảo vệ môi trƣờng. Vì vậy, công ty đã nhận đƣợc tài trợ của rất nhiều bên.• Công ty V khá tập trung vào việc quảng bá hình ảnh mà không chú trọng tới nội dung và ý nghĩa của chiến dịch H. Hình ảnh và logo của các nhà tài trợ lại xuất hiện tràn lan trên các phƣơng tiện truyền thông và các sản phẩm truyền thông.• Chiến dịch H đã xuất hiện và lan toả ngày càng rộng. Tuy nhiên, ngƣời dân thay vì ấn tƣợng với thông điệp và hình ảnh bảo vệ môi trƣờng lại là hình ảnh của các nhà tài trợ cho chƣơng trình.
  • 11. KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁNDự án là gì?Dự án khác gì với chƣơng trình, chiến dịch?
  • 12. Dự án là gì?
  • 13. Dự án là một tập hợp các hoạt động phức tạp với mục đích nhằm thỏa mãn nhu cầu của nhà tài trợ
  • 14. Một công việc là dự án khi1. Có tính duy nhất2. Có tính sáng tạo3. Có nhà tài trợ4. Có quản lý dự án5. Mục đích đã đƣợc thiết lập6. Đã lên đƣợc kế hoạch hoạt động7. Chuẩn bị xong tài chính
  • 15. Chắc chắn không phải dự án nếu Một công việc lặp đi lặp lại Không có thời hạn hoàn thành Chi phí quá nhỏ
  • 16. Dự án hay không phải dự án ?a. Nâng cao nhận thức của ngƣời dân địa phƣơng về Biến đổi khí hậub. Trong 1 năm, tạo ra 1 cộng đồng không sử dụng túi nylon gồm 400 hộ bán hàngc. Duy trì một trang tin điện tử về công nghệ với 6 bài báo/ngàyd. Tổ chức 1 chuỗi 6 hội thảo về thanh niên trong năm 2013e. Giảm tỷ lệ hộ nghèo trong xã xuống dƣới mức 20% trƣớc năm 2015
  • 17. CHÚ Ý
  • 18. Phải có nhà tài trợ
  • 19. BƢỚC ĐẦUXÂY DỰNG MỘT DỰ ÁNKhi nào thì cần xây dựng một dự án?Một dự án đƣợc bắt đầu nhƣ thế nào?
  • 20. Dự án bắt đầu khi bạn có1. Một vấn đề/ nhu cầu cần đƣợc giải quyết2. Nhà tài trợ3. Đối tƣợng hƣởng lợi4. Quản lý dự án5. Một mục đích cần phải đạt đƣợc
  • 21. Khi nào thì nên làm một dự ánNên phát triển một dự án khibạn có một nguồn lực xác địnhcùng với mong muốn đạt đƣợcmục tiêu cụ thể trong thời gianngắn nhất và đảm bảo nhất
  • 22. Bạn sẽ làm gì nếu một trong năm yếu tố trên chưa xác định?
  • 23. BƢỚC MỘTXÁC ĐỊNH VẤN ĐỀDự án sẽ giải quyết vấn đề gì?Tại sao phải có dự án này?Ai sẽ đƣợc hƣởng lợi từ dự án?
  • 24. Vấn đề mà bạn muốn giải quyết là gì? Nguyên nhân của vấn đề đó là gì? Nguyên nhân của nguyên nhân đó là gì?Nguyên nhân của nguyên nhân của nguyên nhân đó là gì?
  • 25. Công cụ: 5 tại sao Một công ty máy tính cần mở rộng văn phòng1. Tại sao công ty cần mở rộng văn phòng?Vì không đủ chỗ ngồi, có tới 3 nhân viên trong 1 phòng2. Tại sao chỉ có 3 nhân viên 1 phòng lại ko đủVì trong phòng còn phải đựng máy tính để kiểm tra trƣớckhi gửi vào kho3. Vì sao phải kiểm tra máy trước khi đưa vào kho?Vì trƣớc đây nhà cung cấp làm việc đó, nhƣng bây giờ thìcông ty phải tự làm4. Vì sao nhà cung cấp ko kiểm tra nữa?Vì chi phí quá đắt nên công ty đã ngừng yêu cầu.5. Vì sao chi phí lại cao đến thế?Bởi vì yêu cầu của bộ phận chất lƣợng quá cao
  • 26. Công cụ: 5 tại saoBài tập thực hành: Áp dụng 5 tại sao với 1 ý tƣởng mà nhóm bạn có
  • 27. Cách xác định vấn đề• Thực địa/ khảo sát/ phỏng vấn• Tra cứu tài liệu• Trả lời câu hỏi“Có những ai liên quan? Họ nghĩsao?”
  • 28. CHÚ Ý
  • 29. Nếu không hiểu đối tượng ĐỪNG LÀM
  • 30. BƢỚC HAIXÁC ĐỊNH NGUỒN LỰCBạn có gì trong tay?Ai là quản lý dự án ? Ai sẽ thực hiện dự án?Tài chính mà bạn có hoặc có thể có là bao nhiêu?
  • 31. Bạn có bao nhiêu người? (Có tác dụng)
  • 32. Ai sẽ hứng thú?(Hứng thú không quan trọng, quan trọng là hứng thú trong bao lâu)
  • 33. Bạn có bao nhiêu tiền?(Tự hỏi, tiền nhiều bạn có tiêu hết được không?)
  • 34. Ngoài người và tiền, bạn có gì?(Quan hệ, kinh nghiệm, cơ sở vật chất …)
  • 35. BƢỚC BAXÁC ĐỊNH MỤC TIÊUBạn muốn dự án đạt đƣợc điều gì?Tiêu chí thành công?
  • 36. Mục tiêu là Là cái mà bạn cần đạt đƣợc Là mong muốn chung của nhàtài trợ, các bên tham gia, ngƣời hƣởng lợi
  • 37. Cụ thể• Mục tiêu của bạn có thể chia thành các mục tiêu nhỏ hơn không?• Chúng có rõ ràng không? Có trả lời đƣợc các câu hỏi Cái gì? Tại sao? Ở đâu? Bao lâu hay không?Một mục tiêu cụ thể phải thể hiện đượcchính xác và rõ ràng những gì mà dự ánmong đợi
  • 38. Có thể đo đƣợc Một mục tiêu tốt nên đƣợc thể hiện bằng các con số cụ thể Làm thế nào để bạn đo đƣợcmục tiêu của mình? Làm sao để biết mục tiêu đã đạt đƣợc?
  • 39. Khả thi• Nếu không tự tin, đừng viết ra.• Với tất cả những gì mà bạn có, liệu mục tiêu đó có đạt đƣợc không?• Rủi ro thất bại là bao nhiêu?Lời khuyên: Hãy đặt mục tiêu ở mứcthấp nhất trong phạm vi an toàn. Uy tínlà yếu tố hàng đầu
  • 40. Thực tế• Đối tƣợng có thực sự cần hay không?• Kết quả liệu có bền vững không?Chúng sẽ duy trì bao lâu
  • 41. NÊN NHỚPHẢI CÓ THỜI GIAN CỤ THỂ
  • 42. Công cụ - Bảng mục tiêuMục Vì sao Cụ thể Khả thi (độ Thực tế Công cụ đotiêu quan rủi ro) (tính cần trọng thiết)Đáp Các dự Xây dựng một Đã có 3 CLB Đây là nhu Số lƣợngứng nhu án thực chƣơng trình đào tạo tham gia, đã cầu bức thiết buổi học vàcầu hiện kéo dài ba tháng cho có tài liệu hỗ của các CLB học viênnhân sự không 4 CLB về Quản lý dự trợ từ các và cả mong Kiểm tra đầucủa 4 hiệu án NGO muốn của racâu lạc quả do nhà tài trợ Đánh giábộ thành của chủ viên nhiệm các thiếu CLB năng lực Tổ chức thực tập 1 Các NGO Mô hình Đánh giá kết tháng cho 20 bạn chƣa đồng quản lý dự quả thực tập thành viên xuất sắc thuận án trong của NGO tại các NGO NGO quá cao cấp
  • 43. Công cụ - Bảng mục tiêuMục tiêu Thời gian Tài chính Tính bền Khả năng thực hiện cần thiết vững nhân rộngXây dựng một 3 tháng 10 triệu Các thành Giáo trình cóchƣơng trình viên sẽ tiếp thể đƣợcđào tạo kéo tục hoạt động chuyển giaodài ba tháng trong dự án và đào tạocho 4 CLB về Tài liệu của cho các khóaQuản lý dự án chƣơng trình tập huấn viên có thể tái sử dụng
  • 44. Công cụ - Bảng mục tiêu Bài tập thực hành: Áp dụng bảngmục tiêu với một ý tƣởng mà nhóm bạn có
  • 45. BƢỚC BỐNGIẢI PHÁP – CHIẾN LƢỢCÝ tƣởng cho giải pháp của bạn là gì?Bạn dùng công cụ, chiến lƣợc nào để giải quyết vấnđề?Phƣơng pháp, cách tiếp cận mà bạn sử dụng?
  • 46. Câu hỏi dễCó bao nhiêu cách để đạt được một mục tiêu?
  • 47. Câu hỏi khóCó những cách nào để nâng caonăng lực thực hiện dự án cho các CLB thanh niên?
  • 48. NGHỆ THUẬT TẠO RAGIẢI PHÁPCác bƣớc đơn giản để có ý tƣởng và biếnchúng thành các giải pháp
  • 49. Bƣớc 1 Nghiên cứu thật kỹ vấn đề (Google đại ca, ngoài ra còn có ông bà, cha mẹ, bạn bè, thầy cô giáo)
  • 50. Bƣớc 2 Xem thiên hạ làm gì (Ý tƣởng là của chùa, và biến cái của ngƣời khác thành của mình là một nghệ thuật)
  • 51. Bƣớc 3 Họp (Nên chọn một nơi trăng thanh gió mát)
  • 52. Bƣớc 4 Dùng công cụ (Mindmap, Brainstorming, Ma trận)Kết quả của bƣớc này phải ra đƣợc các giải pháp khác nhau
  • 53. Bƣớc 5Chọn tiêu chí ƣu tiên, hệ số ƣu tiên (Quay lại mục tiêu ban đầu, nhìn xem cái gì là quan trọng)
  • 54. Bƣớc 6 Đánh giá và chọn thôi (Dùng bảng đánh giá ƣu tiên)
  • 55. Công cụ - Bảng đánh giá ƣu tiênGiải pháp Thời Tài Khả thi Quy Tính bền Khả năng Tổng gian chính mô vững nhân điểm rộngLớp học 1 5 triệu Cao 40 8 9 tháng1 vs 1 2 tuần 0 Trung 10 10 4 bìnhThực địa 3 ngày 10 triệu Cao 40-60 3 7Forum 1 tuần 30 triệu Trung 60 6 3 bìnhProject 3 15 triệu Thấp 100 6-9 3 tháng
  • 56. Công cụ: Bảng đánh giá ƣu tiên Bài tập thực hành: Áp dụng bảng đánh giá ƣu tiên với 3 giải pháp
  • 57. BƢỚC NĂMCHUỖI TÁC ĐỘNGĐánh giá chi tiết ảnh hƣởng của từng hoạt động lên kếtquả đầu ra và liệu chúng có giúp bạn đạt đƣợc mụctiêu?
  • 58. Tác động - Impact Đây là mục tiêu cuối cùng của dự án Giải quyết nhu cầu nhân sự của 3 CLBCác tác động ở quy mô xã hội, cộng đồng Hiệu quả - Use of outputCác thay đổi về thái độ, kiến thức, hành vi 30 thành viên đạt tiêu chuẩn của các đối tƣợng Tài liệu đƣợc ứng dụng thành công Đầu ra – Output Thể hiện các sản phẩm của mỗi hoạt 1 khóa học với sự tham gia của 40 thành động hoặ kết quả của các dịch vụ viên, 1 bộ tài liệu giảng dạy Hoạt động – Activiies
  • 59. Bạn có thể phảisửa lại mục tiêu (không sao cả, thế là tốt)
  • 60. Công cụ - bảng chuỗi kết quảCấp độ tác Tác động cụ thể Chỉ số cụ thể Phương pháo đođộng lườngTác động Nâng cao năng lực thực Số HV trở thành Survey cho các hiện các dự án cán bộ/ quản lý dự chủ tịch CLB Đáp ứng nhu cầu NS án. Số dự án mới Survey so sánhSử dụng đầu 70% học viên đạt yêu Số học viên đƣợc Bộ tiêu chí và tiêura cầu về năng lực quản lý cấp chứng chỉ chuẩn cho HV. dự án Số học viên đƣợc Danh sách học 10 % tham gia vào CLB học bổng viên đƣợc tuyển Số HV gia nhập dụngĐầu ra Một khóa học kéo dài 3 Số lƣợng học Danh sách học tháng viên/CLB tham gia viên các buổi Tỷ lệ đi học Báo cáo tổng hợp Mức độ hoàn bài tập thành BTHoạt động Triển khai chƣơng trình tập huấn (bao gồm Xây dựng tài liệu, đào tạo Facilitator, Chuẩn bị hậu cần)
  • 61. Công cụ: Bảng chuỗi kết quả Bài tập thực hành: Áp dụng bảng chuỗi kết quả với 1 hoạt động
  • 62. BƢỚC SÁUKẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Con đƣờng đi tới thành côngDự án của bạn có bao nhiêu giai đoạn?Các mốc dự án cần đạt đƣợc?
  • 63. Thế nào là kế hoạch hành độngMột kế hoạch hành động cần thể hiện đƣợc• Những hoạt động gì sẽ đƣợc triển khai• Thứ tự thực hiện của mỗi hoạt động• Thời gian để thực hiện mỗi hoạt động• Đầu ra, hiệu quả của các hoạt động – tiêu chí để đánh giá chúng• Thậm chí, một kế hoạch tốt còn có • Ai sẽ thực hiện? • Cần bao nhiêu tiền • Rủi ro của mỗi hoạt động
  • 64. Chia nhỏ công việc
  • 65. Sơ đồ mạngVí dụ: Để tổ chức 1 lớp học cần• Tìm giảng viên• Tìm thúc đẩy viên• Tìm địa điểm• Viết thông báo tuyển học viên• Làm danh sách đăng ký• Xây dựng nội dung khóa học• Chuẩn bị hậu cần• Xác định học phí• Thiết kế bộ nhận dạng thƣơng hiệu khóa học
  • 66. Để có 1 khóa tập huấn Giảng Đơn viên đăng ký Thiết kế bộ nhận ViếtLên nội dạng thông dung thương báo Buổi số chính hiệu tuyển 1 Thuê địa điểm Tập Tìm trợ huấn giảng cho TG
  • 67. Thời gian thực hiện Giảng Đơn Đủ học viên đăng ký viên Thiết kế bộ nhận ViếtLên nội dạng thông dung thương báo Buổi số chính hiệu tuyển 1 Thuê địa điểm Tập Tìm trợ huấn giảng cho TG
  • 68. Critical Path
  • 69. Bảng kế hoạch thực hiệnHạng mục Công việc Thời gian/ Người phụ trách Deadline Truyền thôngXây dựng website 3 tuần Bạn A Lên site map 22/3 Bạn D Design layout 29/3 Bạn D Xây dựng nội dungHƣớng dẫn cho Tuần 3 Bạn Cdoanh nghiệpHƣớng dẫn cho Bạn CCTVSự kiện Lễ phát động Ngày 24/8 Bạn B
  • 70. Timeline
  • 71. BƢỚC BẨYNHÂN SỰCơ cấu tổ chức cho dự án của bạn
  • 72. 10 người (đó là tối đa)
  • 73. BƢỚC TÁMKẾ HOẠCH TÀI CHÍNHBao nhiêu tiền, cho cái gì?
  • 74. Phải có báo giá (thậm chí là 3 cái)
  • 75. Càng chi tiết càng tốt(nhưng lúc viết thì phải tóm gọn)
  • 76. Quản lý từng đồng (và phải minh bạch)
  • 77. Giữ lại mọi giấy tờ(phải hiểu thế nào là hóa đơn và biên lai)
  • 78. QUẢN LÝ VÀ THEO DÕINhững nhắc nhở khi thực hiện dự án
  • 79. Báo cáo hoạt động • Tối đa 2 tuần sau khi hoạt động kết thúc • Đã làm gì, ở đâu, khi nào, ai tổ chức, ai tham gia? • Quá trình diễn ra hoạt động, lịch trình, thời gian biểu • Kết quả hoạt động, sản phẩm đầu ra • Truyền thông, báo chí nói gì? • Có lỗi lầm gì không? Có rút đƣợc kinh nghiệm gì không?Chú ý: Phải đính kèm danh sách tài liệu, tranhảnh, sản phẩm
  • 80. Hệ thống thông tin• Công cụ quản lý dự án• Công cụ trao đổi
  • 81. Hệ thống thông tin• Công cụ lƣu trữ/ làm việc trực tuyến
  • 82. SAU NÀY, BẠN SẼ RA SAOCòn nhiều thứ phải học lắm
  • 83. TỰ ĐỌC SÁCHQuản lý dự án – Project ManagementProject Management Fundamentalhttp://home.raecp.org/thu-vien-tai-lieu/skill Google, Google, Google, Google Mà nói chung là tải về phải đọc thì mới có tác dụng
  • 84. DÙNG THẬT TỐT CÁCCÔNG CỤTrello, Google Docs, Google Calendar Nói chung biết mấy cái đó có lợi nhiều lắm
  • 85. ĐI HỌCCác khóa đào tạo miễn phí và có phíCECEM, LiveLearn, v.v Có thể tham gia vào khóa nâng cao của Pro V 
  • 86. TRĂM HAY KHÔNGBĂNG TAY QUENTự làm lấy một vài hoạt động, nho nhỏ thôi.Tự góp tiền, hoặc chẳng cần tiền Đừng có lúc nào cũng nghĩ phải có tiền thì mới làm đƣợc việc
  • 87. ĐI THICác quỹ dự án của LiveLearn, Hội đồng Anh, Quỹ châuÁ, Unilever, Viện Goethe, Ngày sáng tạo Việt Nam v.v Nếu bạn đủ giỏi, tự nhiên sẽ có đủ tiền
  • 88. BÀI TẬP VỀ NHÀNếu bạn đủ giàu, bạn có thể không cần đi học
  • 89. Dành cho nhóm trực nhật• Lập thƣ viện chia sẻ cho nhóm, để sau này các bạn có thể tải lại tài liệu, bài giảng một cách dễ dàng• Viết blog• Tag ảnh
  • 90. Bài tập nhóm• Hoàn thành một bản đề xuất dự án hoàn chỉnh, đầy đủ kế hoạch tài chính• Mỗi nhóm có 1 board Trello, group facebook, mail group riêng với đầy đủ các thành viên trong nhóm• Deadline: 12h đêm ngày thứ 5, 16/8• Mỗi nhóm hoàn thành dịch và đóng gói hoàn chỉnh PDF 2 chƣơng trong cuốn Project Management FundamentalNhóm RAECP++: Chƣơng 2, 3Nhóm 350 ++: Chƣơng 4, 5NHóm YMC ++: Chƣơng 6, 7Nhóm Khác biệt: Chƣơng 8, 9• Deadline: 12h đêm ngày thứ 5, 23/8
  • 91. Bài tập cá nhân• Mỗi ngƣời hoàn thành một bài viết tối thiểu 350 từ nói về nghề nghiệp, ƣớc mơ mà mình muốn thực hiện sau này• Deadline: 12h đêm thứ 2 ngày 13/8
  • 92. Nhắc nhở• Like trên facebook là 1 hình thức confirm• Ảnh không thấy ai tag mấy• Tuần sau có mặt tại Viện Rosa, 72 Xuân Diệu trƣớc 8h30 để tham gia sự kiện.• Buổi trƣa các bạn sẽ đƣợc tài trợ ăn trƣa rất ngon• Buổi chiều 1h30 sẽ học về tổ chức sự kiện ngay tại Viện
  • 93. CẢM ƠN CÁC BẠNRa về nhớ thu gọn đồ đạc, đi lại nhẹ nhàng, trả tiềnnƣớc đầy đủ.