SharePoint Online で、ポータル実践アイデア

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第11回 Office 365 勉強会でお話をさせて頂いた資料です。

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SharePoint Online で、ポータル実践アイデア

  1. 1. SharePoint Online で、 ポータル実践アイデア 第11回 Office 365 勉強会 2015/05/16 太田 浩史 MVP for SharePoint Server 株式会社 内田洋行 Japan Office 365 Users Group 1
  2. 2. 自己紹介 太田 浩史 (おおた ひろふみ) • 「標準機能をできるだけ使いたい」派 • ユーザーとして社内の利活用を支援 • ベンダーとしてお客様への導入・利用支援や情報提供 Japan Office 365 Users Group Ota Hirofumi https://facebook.com/hrfm.jp Hirofumi OTA http://www.slideshare.net/hirofumi_ota @hrfmjp https://twitter.com/hrfmjp idea.toString(); http://idea.tostring.jp 2013 - Microsoft MVP SharePoint Server 2
  3. 3. 本日の内容 • ポータル サイトのサイト構造を計画する • ポータルを作ってみよう • モバイル デバイスへちょっと配慮 Japan Office 365 Users Group 3 SharePoint は “地味” です。 コツコツの積みかさねが大事です。
  4. 4. ゴール • SharePoint をなんとなく理解してもらう • 操作をなんとなく理解してもらう Japan Office 365 Users Group 4
  5. 5. ポータル サイトの サイト構造を計画する Japan Office 365 Users Group p. 5
  6. 6. SharePoint Online よく耳にする用語 • サイト コレクション – Office 365 全体管理 SharePoint 管理センターで作成 • サイト – サイト コレクションの中にいくつも作成できる • アプリ(リスト/ライブラリ など) – サイトの中にいくつも作成できる – データやドキュメントを保存できる Japan Office 365 Users Group 6
  7. 7. サイトの構造 概念図 Japan Office 365 Users Group 7 サイト コレクション サイト コレクション ・・・ サイト リスト リスト ライブラリ ライブラリ サイトサイト サイト サイト サイト サイト
  8. 8. たとえば組織階層でサイトを作る Japan Office 365 Users Group 8 全社共通 サイト https://contoso.sharepoint.com 営業部 /sales 総務部 /general 開発部 /devs • よく見かける構成 • 細かくサイトを作りすぎると組織変更で頭を抱える
  9. 9. 他サイトのアプリの情報を使いたい Japan Office 365 Users Group 9 全社共通 サイト https://contoso.sharepoint.com 営業部 /sales 総務部 /general 開発部 /devs 「開発部」の「お知らせ」を「営業部」のサイトに表示したい 「営業部」の「お知らせ」を 「全社共通」に表示したい
  10. 10. これが意外に厄介 Japan Office 365 Users Group p. 10
  11. 11. アプリ Web パーツを利用できる範囲 • “基本” はアプリが配置(インストール)されたサイト内 Japan Office 365 Users Group 11 営業部 /sales 開発部 /devs お知らせ お知らせを 営業部へ表示 複数のサイトで同じデータを表示するのは工夫が必要
  12. 12. ゆえに計画が大切 • いつも心がけているコト –ポータルはできるだけ階層を少なく –サイト数も少なく –「情報はみんなで共有する」がコンセプト Japan Office 365 Users Group 12
  13. 13. ポータルを 作ってみよう Japan Office 365 Users Group p. 13
  14. 14. ポータルに良くあるコンテンツ • お知らせ掲示板 • 予定表 • ドキュメント共有 • リンク集 Japan Office 365 Users Group 14 • ブログ • 社長のメッセージ • 今週の目標 • 何かのトピックス
  15. 15. ポータルページの大まかなレイアウト Japan Office 365 Users Group p. 15 今週の目標 掲示板 共有ドキュメント トピックス リンク集 今週予定
  16. 16. ポータルページの大まかなレイアウト Japan Office 365 Users Group p. 16 今週の目標 掲示板 共有ドキュメント トピックス リンク集 大きな文字 で表示 うまく 整理したい 今週予定 これは マスト!
  17. 17. ポータルページの大まかなレイアウト Japan Office 365 Users Group p. 17 今週の目標 掲示板 共有ドキュメント トピックス リンク集 今週予定 特に読んで 貰いたい コンテンツ 社内の アプリケーション へのリンクとか 社内イベント とか
  18. 18. コンテンツの表示イメージ Japan Office 365 Users Group p. 18 ガンガンいこうぜ!! お知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ ドキュメント カテゴリ ・申請書 ・マニュアル ・規定類 ・管理部 ・人事部 ・システム管理部 避難訓練 5月28日に避難訓練 があります! ご協力をお願いします。 総務(内線 xxx) xxさんのブログ バナー リンク集 ・App1 ・App2 ・App1 ・App2 ・App1 ・App2 最近更新されたドキュメント ○○申請書 人事部 ◆◆の利用方法 システム管理部 ナビゲーション ナビゲーション 今週の予定 勉強会 05/20
  19. 19. ナニから手を付ければ・・・ Japan Office 365 Users Group 19
  20. 20. 掲示板をつくる • 標準アプリから始める Japan Office 365 Users Group 20
  21. 21. 掲示板に「列」を追加する • 「列」とは? – 掲示板などの入力・表示項目 – 標準のアプリでは不足な項目を自由に追加できる • 今回は「部署」列を作成します Japan Office 365 Users Group 21
  22. 22. 掲示板に「列」を追加する Japan Office 365 Users Group 22
  23. 23. 掲示板に「列」を追加する Japan Office 365 Users Group 23
  24. 24. 掲示板に「列」を追加する Japan Office 365 Users Group 24 いろんな種類から選択。 新規作成時に”だけ”選択できるものもアリ。
  25. 25. 掲示板に「列」を追加する Japan Office 365 Users Group 25 • 追加した列は、一覧画面に表示することができる
  26. 26. 「列」が追加できた! Japan Office 365 Users Group 26 • 追加した列は、投稿フォームにも自動で追加される
  27. 27. 掲示板に「ビュー」を追加する • 「ビュー」とは? – 登録されたお知らせアイテムの一覧表示 – 並び替えの条件、フィルターや件数指定などが可能 • 今回は「有効期限が近い順」ビューを作成 Japan Office 365 Users Group 27
  28. 28. 掲示板に「ビュー」を追加する Japan Office 365 Users Group 28
  29. 29. 掲示板に「ビュー」を追加する Japan Office 365 Users Group 29
  30. 30. 掲示板に「ビュー」を追加する Japan Office 365 Users Group 30
  31. 31. 掲示板に「ビュー」を追加する Japan Office 365 Users Group 31
  32. 32. 「ビュー」が追加できた! Japan Office 365 Users Group 32 • 追加した「ビュー」は、メニューで選べます
  33. 33. 新しいページを作ってみる • Wiki ページ – ページ上にテキストや Web パーツを自由に配置できる – 自由がゆえに Web パーツをきれいに配置するのが難しい • Web パーツ ページ – ページ上に Web パーツを配置できる – 特化しているがゆえに Web パーツをきれいに配置できる Japan Office 365 Users Group 33
  34. 34. 新しいページを作ってみる • 今回は「Web パーツ」ページを選択しました • 「サイトのページ」に追加します Japan Office 365 Users Group 34
  35. 35. 新しいページを作ってみる • いくつかレイアウトが選択できる • イメージに近いものを選択 Japan Office 365 Users Group 35
  36. 36. ページ に貼り付ける Japan Office 365 Users Group 36
  37. 37. ページ に貼り付けた Web パーツの編集 Japan Office 365 Users Group 37
  38. 38. ページ専用の「ビュー」をつくる Japan Office 365 Users Group 38 トップページ専用の「ビュー」を作成することもできる
  39. 39. 小技: 「ビュー」ページに説明分を追加 Japan Office 365 Users Group 39 「ビュー」のページにも Web パーツを追加できる
  40. 40. • 「ビュー」の「チェック ボックス」を消したい・・・ – トップページなどでは、表示されないほうがスマートに見える 小技: 「ビュー」の「チェック ボックス」を消す Japan Office 365 Users Group 40
  41. 41. • ビューの設定「表形式で表示」 – 「各アイテムにチェック ボックスを表示します」をオフ – チェックを外すと、複数アイテムの一括削除などができなくなる 小技: 「ビュー」の「チェック ボックス」を消す Japan Office 365 Users Group 41
  42. 42. • 日付列の表示形式 • 「標準」 - 2015/05/16 13:00 • 「フレンドリ」 - 約 1 時間前 小技: 日付の表示形式を変える Japan Office 365 Users Group 42
  43. 43. ドキュメント ライブラリをつくる • 標準アプリで用意されている Japan Office 365 Users Group 43
  44. 44. ドキュメント ライブラリをつくる • 「列」を追加する – 既定は「タイトル」だけ – 「文書カテゴリ」列 とか 「主管部門」列 とか • 「ビュー」を作成する – 「文書カテゴリ別」ビュー とか 「主管部署」ビュー とか Japan Office 365 Users Group 44
  45. 45. グループ化を利用した「ビュー」 Japan Office 365 Users Group 45
  46. 46. グループ化を利用した「ビュー」 Japan Office 365 Users Group 46
  47. 47. グループ化を利用した「ビュー」 Japan Office 365 Users Group 47
  48. 48. 小技: ビューのフィルター操作と URL Japan Office 365 Users Group 48 フィルターの設定は URL へ反映される
  49. 49. 小技: フィルターへのリンク集を作ってみる • HTML でリンク集を書いてページに挿入 • 「コンテンツ エディター」 Web パーツを利用する – HTML はテキスト ファイルで保存し、任意のライブラリへアップロード (スタイル ライブラリなどがオススメ) – CEWP の設定からテキスト ファイルへの URL を指定 Japan Office 365 Users Group 49
  50. 50. コンテンツ エディター Web パーツの利用 Japan Office 365 Users Group 50
  51. 51. ライブラリ ページへ自作のメニューを追加 Japan Office 365 Users Group 51
  52. 52. 「今週の目標」アプリをつくる • 標準アプリでは用意されていない • 「カスタム リスト」アプリから作成 Japan Office 365 Users Group 52
  53. 53. 「今週の目標」アプリをつくる • 「列」を作成 – 本文(複数行テキスト) – 表示開始日(日付と時刻) – 表示終了日(日付と時刻) Japan Office 365 Users Group 53
  54. 54. 「今週の目標」アプリをつくる Japan Office 365 Users Group 54 表示したい週の日曜日と土曜日を指定
  55. 55. “今日” の日付を利用したフィルター • 日付を利用したフィルター – 「今日」 が 「表示開始日」 と 「表示終了日」の間 – フィルターの条件に今日 = [Today] を使うことができる Japan Office 365 Users Group 55
  56. 56. 「今週の目標」とか • 「ビュー」で 「本文」 のみを表示するとそれっぽく Japan Office 365 Users Group 56
  57. 57. 予定表 • 標準アプリから始める Japan Office 365 Users Group 57
  58. 58. 「集計値」列を利用する • 「集計値」列とは? – ユーザーによって入力された値を利用して、 自動計算した値が保存される列 • この列を利用して「今週の予定」のみを表示する ビューを作成してみる Japan Office 365 Users Group 58
  59. 59. 「集計値」列を利用する • 「週初め」列(予定の週の日曜日の日付を計算) – 数式: =開始時刻+(1-WEEKDAY(開始時刻)) • 「週終わり」列(予定の週の土曜日の日付を計算) – 数式: =開始時刻+(7-WEEKDAY(開始時刻)) Japan Office 365 Users Group 59
  60. 60. あとはご存知の通り • ビューを作成 – フィルターの条件 「週初め 開始時刻」 が [Today] 以下 かつ 「週終わり 終了時刻」 が [Today] 以上 Japan Office 365 Users Group 60 修正しました・・・(2015/9/24)
  61. 61. 作ったものをページへ配置してみる Japan Office 365 Users Group 61
  62. 62. 作ったものをページへ配置してみる Japan Office 365 Users Group 62 なんか間延びしてる… スキマ 多すぎ!!
  63. 63. レイアウトやデザインを調整したい • 「SharePoint 発行インフラストラクチャ」を有効化 – 「サイトの設定」-「サイト コレクションの機能」 • デザインを調整するための機能がサイトへ追加される Japan Office 365 Users Group 63 注意 – サイトのテンプレート保存に制限が出ることがある – 有効化すると、完全には無効化できない(不可逆)
  64. 64. レイアウトの微調整 • ポータルのレイアウトは少し整えたい • スタイルシート(CSS)で修正ができる – 今回作成したスタイルのサンプル Japan Office 365 Users Group 64 .ms-viewheadertr th{border-bottom:1px #888 dotted;} .ms-listviewtable{width:100%;} .ms-alternating{background-color:rgba(238, 238, 238, 0.85);} .ms-webpartPage-root{border-spacing:8px 0;} .ms-webpart-titleText.ms-webpart-titleText, .ms-webpart-titleText{ padding-left:8px; border-left:8px solid rgba(238, 238, 238, 0.85); }
  65. 65. スタイルの適用方法 • サイト全体に適用する場合 – 「デザイン マネージャー」を利用(発行インフラ ストラクチャの機能) – 事前にアップロードした CSS ファイルを「代替 CSS」へ設定 • 特定のページだけに適用する場合 – スクリプト エディターやコンテンツ エディターでページに挿入 Japan Office 365 Users Group 65
  66. 66. 代替 CSS の設定 Japan Office 365 Users Group 66 • デザイン マネージャーを使ってみる
  67. 67. 代替 CSS の設定 Japan Office 365 Users Group 67 「7. デザインの発行と適用」を・・・
  68. 68. 代替 CSS の設定 Japan Office 365 Users Group 68 ここをクリック
  69. 69. 代替 CSS の設定 Japan Office 365 Users Group 69 CSS ファイルは「スタイル ライブラリ」へアップロードしておくのが一般的
  70. 70. 適用した状態 Japan Office 365 Users Group 70
  71. 71. トップページを変更する Japan Office 365 Users Group 71 ここをクリック
  72. 72. • サイトのウェルカム ページに新しく作成したページを指定 – 「発行インフラ ストラクチャ」の機能 トップページを変更する Japan Office 365 Users Group 72
  73. 73. • 「発行インフラ ストラクチャ」を有効化していない場合 – SharePoint Designer から変更 トップページを変更する Japan Office 365 Users Group 73
  74. 74. ひとまず完成! Japan Office 365 Users Group 74
  75. 75. 管理を楽にするために • 管理者用ページを作ろう – SharePoint Online の設定はページも多くて大変 – 管理者用のランチャー ページを作っておくとすごく便利! – きっと将来の引継ぎもラクになるはず Japan Office 365 Users Group 75
  76. 76. 管理を楽にするために Japan Office 365 Users Group 76
  77. 77. モバイルデバイスへ ちょっと配慮 Japan Office 365 Users Group p. 77
  78. 78. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • SharePoint Online はモバイル用画面があります – 「サイトの機能」で「モバイル ブラウザー ビュー」をアクティブに – スマートフォンでアクセスすると専用の画面が表示される Japan Office 365 Users Group 78
  79. 79. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • ユーザーに見せたくないアプリが表示されている・・・ Japan Office 365 Users Group 79
  80. 80. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • SharePoint Designer を利用して不要なものを非表示 Japan Office 365 Users Group 80
  81. 81. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • 非表示となりスッキリしました Japan Office 365 Users Group 81
  82. 82. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • 参考: 再度表示させる Japan Office 365 Users Group 82 「すべてのファイル」 右クリックで「プロパティ」
  83. 83. さいごに • SharePoint は地道な作業の積みかさね • 「列」「ビュー」を組み合わせて使う • カンタンに試せるので、いろいろ試してみる • 作っては直し、使っては直しをくり返しましょう • コツコツと作業するのが楽しいです Japan Office 365 Users Group 83
  84. 84. Japan Office 365 Users Group Fin.

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