Construction Programming Strategy in Malaysia – Size Matters?....Or does it?


Published on

The construction programme plays a significant role in project monitoring and control for any size of project.

Many people believe that a good programme should contain many thousands of activities capturing every minute aspect of the works.

On the other hand, some industry practitioners consider that an effective programme should be developed to incorporate only the key elements of work. They reject the concept of having large numbers of very detailed activities built into the programme simply for the perception of it looking “professional” or sophisticated. The supporters of the simple programme approach argue that a programme needs to be only large enough to preserve the primary function of predicting accurate forecast dates for use during the project life and at the same time being capable of efficient management.

In this article, we will examine the ‘pros’ and ‘cons’ of programme size contrasting the advocates of “the more activities the better” with those promoting concise and manageable programmes.

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Construction Programming Strategy in Malaysia – Size Matters?....Or does it?

  1. 1. 1 May 2013                     Page 1 of 2Construction Programming Strategy in Malaysia – Size Matters?....Or does it?The  construction  programme  plays  a significant  role  in  project  monitoring  and control for any size of  project.  Many  people  believe  that  a  good programme  should  contain  many thousands  of  activities    capturing  every minute aspect of the works.  On  the  other  hand,  some  industry practitioners  consider  that  an  effective programme  should  be  developed  to incorporate only the key elements of work. They  reject  the  concept  of  having  large numbers  of  very  detailed  activities  built into  the  programme  simply  for  the perception  of  it  looking  “professional”  or sophisticated. The supporters of the simple programme  approach  argue  that  a programme needs to be only large enough to  preserve  the  primary  function  of predicting  accurate  forecast  dates  for  use during the project life and at the same time being capable of efficient management.    In  this  article,  we  will  examine  the  ‘pros’ and  ‘cons’  of  programme  size  contrasting the  advocates  of  “the  more  activities  the better”  with  those  promoting  concise  and manageable programmes.   What a programme does A  construction  programme  is  usually  a mandatory  element  in  modern construction  management.  A  good  and effective construction programme provides the  construction  team  with  the  tools  for project  monitoring  and  control  during  the construction stage. The major benefit of a good  construction  programme  is  that  it functions  as  a  performance  indicator  to monitor  performance  of  site  field  work against  that  originally  planned  (the baseline)  so  as  to  alert  at  the  earliest opportunity any  risk of the project being in delay. In addition, the programme provides a  guide  to  the  project  team  in  respect  to the  future  activities  so  that  resources  can be  properly  arranged  sufficiently  in advance.  Moreover,  contemporaneous  programmes are  an  essential  part  of  the  project documents  used  in  delay  analysis  in  the event that such a study is later necessary.  Detailed  construction  programme  –  does size matter?  Because  of  some  of  its  benefits,  some practitioners  in  the  construction  industry opt  for  a  very  detailed  construction programme as their way of developing the Baseline Master Programme.  Their  reason  is  that  more  detail  means better  monitoring  and  control.  It  is  often the case that, in a complex project such as the  construction  of  a  new  airport,  MRT project or industrial processing facility, the level  of  detail  in  the  Baseline  Programme could potentially be so large as to contain more  than  10,000  activities.  The  logic dependencies  of  the  programme  may exceed  two  or  three  times  the  activity number; in this example, 20,000 to 30,000 activity  links  to  create  the  networked programme.  It  may  be  true  that  a  comprehensive updated  detailed  programme  arguably provides  ready  information  in  respect  of the  status  of  the  work  at  the  time  and  it provides  a  guide  as  to  what  needs  to  be done for the coming months.  On the other hand,  the  manageability  of  such  a  large network  may  outweigh  the  benefits  in  a complex  project  as  there  are  too  many activities against which to record progress at the time of update.  Due to the enormous number of activities in  the  programme,  the  updating  of activities  requires  a  considerable  staff resource to accomplish. A sizeable planning team to manage such operation is required given  the  time  required  for  the  team  to research  and  collate  as‐built  dates  and percentages  of  completion.  More  time  is required  to  review  and  scrutinise  the integrity of the programme at the time of update.  In  many  cases,  the  same  team would  be  tasked  to  attend  programme coordination  meetings,  all  other  meetings as  well  as  the  preparation  of  weekly  and monthly  comprehensive  reports,  just  to name a few in the Malaysian scenario.  It  is  likely  that,  due  to  the  budget constraints  of  a  project,  the  planning department  of  an  organization  would  not have been allocated sufficient resources in the form of experienced planners such that the complex detailed programme could be properly and accurately updated. It follows that,  the  practicality  and  accuracy  of  the updated construction programme suffers in that it loses its main function as a ‘crystal ball’  or  tool  for  projecting  future  event dates.   Simple  Construction  programme  –  this can’t be right?  It is a common and general perception in the Malaysian construction industry that a less  complex  and/or  less  detailed programme would be less “professional” or sophisticated and therefore less useful. For such  a  reason,  many  major  players  in  the industry  in  Malaysia  reject  a  simple programme as the Baseline Programme for a complex project. A common complaint on the simple programme approach is that the programme does not capture or reflect the full scope of the work.  It  may  be  true  that  a  simple  construction programme  may  lack  the  luxury  of informing  the  project  team  in  a  precise detailed  manner  such  as  ‘Construct  Level 40  –  Zone  2  –  Structural  Slab  –  Form  / Rebar / Concrete’.  However, a simple and higher  level  programme  would  be  able  to perform  the  same  function  as  that  of  a detailed  programme.  For  such  reason,  a simple  programme  may  not  lose  the functionality of being a useful programme as it nonetheless covers the major scope of the work.   In the above example, by reference to the simple  construction  programme,  the 
  2. 2. 1 May 2013                     Page 2 of 2Construction Programming Strategy in Malaysia – Size Matters?....Or does it?procurement  department  will  still  be  able to  identify  when  they  need  to  place  an order  and  the  required  delivery  of  the relevant reinforcement for Level 40 slab by reading  the  construction  activity  in  the simpler  programme,  i.e.  “Construct  Level 40 Slab” as opposed to those of the more detailed programme, e.g. “Construct Level 40 ‐ Zone 2 –Structural slab – Rebar” and similar in other Zones. The benefit of using a simpler construction programme for a complex project is that a higher  level  programme  is  easier  to manage.  This  is  especially  true  when  the programme  is  updated  and  programme logic might be revised to ensure a correct reflection  of  the  sequence  of  work  at  the time for projecting future event dates.  In many cases, an updated highly detailed programme  of  over  10,000  activities, despite  its  comprehensive  and  detailed coverage  of  the  works,  suffers  inaccuracy as a result of wrong or lax input of accurate dates and progress percentages; the logic is unlikely to have been properly reviewed or, if  necessary,  revised  due  to  the  fact  that there  are  quite  simply  too many  activities to handle.  This  situation  would  be  further complicated  with  the  incorporation  of other  additional  sub‐programmes  into  the Master  Programme.  For  example,  the interior  design  (ID)  work  detailed programme  for  a  shopping  arcade  by  a specialist sub‐contractor. Such a detailed ID works  programme  could  contribute  yet another  3,000  to  5,000  detailed  activities into the master programme.  With  application  of  this  programming approach,  the  final  result  could  be  the creation of an unwieldy “monster”.  Conclusion A  sophisticated  and  detailed  construction programme as the Baseline Programme is a viable  construction  programming  strategy only as long as it can be properly managed by experienced and a sufficient number of planning  staff.  In  addition,  it  is  equally important  that  the  planning  team  has sufficient  cooperation  and  support  from the  project  team  and  are  not  left  to operate  in  isolation;  the  planning  team must  be  constantly  made  aware  through feedback  from  the  project  team  as  to construction status and changes.  In reality, it appears difficult in Malaysia to have this ‘dream team’ as identified above. In  many  cases,  due  to  the  financial constraints of a project, the planning team is  rarely  given  sufficient  resources  to manage  very  large  and  complex programmes.  There  are  cases  where  the  planning  team lacks the full support from the construction teams  in  order  to  update  every  single activity  in  a  detailed  programme. Therefore,  due  to  misleading  or  incorrect data  sources,  a  very  detailed  programme becomes of little practical use in achieving the original intention.  In  such  circumstances,  a  simple construction  programme  would  make better sense; it is easier to manage (fewer activities) and it can still be practically used for  accurately  projecting  future  activity dates  and  completion  of  the  project  as  a whole.  Any shortcomings of a simple construction programme  (viz.  to  address the  complaint it does not fully cover the scope of work) can  be  remedied  by  other  means  such  as standalone mini‐programmes.  To  summarise,  in  the  view  of  the  author, size doesn’t matter; the simpler, the better.   This article is written by Pang Yoon Sang, Senior Consultant, Hill International Inc        Hill International Malaysia Sdn Bhd. Level 7 Unit 7 Block 3B Plaza Sentral Jalan Stesen Sentral 5  KL Sentral 50470 Kuala Lumpur, Malaysia. Tel: +65 6338 2455 | Fax: +65 6339 8568 |  E: | W:       Hill  International  is  a  leading construction consultancy firm providing innovative  program  and  project management,  management  consulting, tender  assistance,  dispute mitigation/resolution  and  construction consultancy  services  to  public  and private  clients  worldwide.    We specialise in construction risk mitigation and avoidance.   Additionally, we offer a full spectrum of services to assist clients to successfully manage  capital  construction  programs, from  initial  feasibility  through implementation  and  contract  closeout.  Hill has served public and private sector clients  in  many  varied  projects  from public works, transportation, hotels and resorts,  leisure  and  amusement  parks and  sports  complexes  to  heavy industrial  projects  such  as,  power  & nuclear  plants,  pipelines,  refineries, offshore  and  onshore  oil  refineries, petrochemical  plants,  public  utilities, water  and  sewer  systems  and treatment plants.     Hill  International  currently  has  over 3,800  employees  in  100  offices worldwide  providing  program management,  project  management, construction  management  and construction  claims  services.  Hill International,  Inc  is  listed  in  NYSE.  For more  information  on  Hill,  please  visit our website at Disclaimer:  This  article  does  not  constitute  advice,  legal  or otherwise,  and  is  provided  only  as  general  commentary. Appropriate professional advice should always be obtained before taking  or  refraining  from  taking  any  action  in  relation  to  such information and/or the application of applicable law. This article and the  materials  contained  in  it  are  provided  on  the  basis  that  all liability for any loss or damage, whether direct or indirect, arising out of or in connection with any use or reliance upon this article is excluded to the fullest extent permitted by law.