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Proceso
Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que
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Gestión y Análisis
Documental
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Aspectos a tener en cuenta
• Los hallazgos de la auditoria podrán catalogarse como Conformes o No Conformes; los primeros
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Matriz de documentos externos
Procedimientos
Matriz de servicios no conformes
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Criterios a tener en cuenta para auditar
Criterios a tener en cuenta en la auditoria
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Criterios a tener en cuenta en la auditoria
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  1. 1. POLÍTICA DE CALIDAD UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE La Universidad Autónoma de Occidente, comprometida en integrar las funciones de docencia, investigación y extensión, liderar sus procesos, mediante prácticas que permiten el desarrollo de los servicios prestados, a través de la planeación, organización, dirección, control y mejora continua de los procesos, en busca de la eficiencia y eficacia de sus áreas académicas y administrativas, disponiendo de manera óptima los recursos para su gestión, y contando para ello con el talento humano idóneo, obteniendo la satisfacción de los usuarios, el bienestar de la comunidad Universitaria y el cumplimiento de los objetivos estratégicos en el marco del proyecto educativo Institucional. Funciones Misionales Manuales y procedimientos Planeación y mejora Recursos Talento humano Satisfacción del usuario Bienesta r Proyecto educativo La política de calidad no tienes que aprendértela de memoria, debes relacionarla a tu función y responsabilidad desde el cargo que desempeñas y cómo le aportas a ella
  2. 2. Proceso Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan transformando elementos de entrada(insumos) en elementos de salida (producto o servicio) y permanece en continuo mejoramiento.
  3. 3. Proceso de Auditoría Interna PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR *Definir los procesos a auditar *Conformar el equipo de auditores internos *Preparar las auditorías internas de calidad(Listas de verificación) >*Ejecutar las auditorias internas de calidad * Elaborar informe de resultados de las auditorias Internas *Retroalimentación hacia los procesos *Cierres respectivos *Evaluación de auditor interno *Registro de acciones
  4. 4. Sistema Universitario Internacionalización Excelencia académica Pertinencia Social Excelencia administrativa Calidad de vida PROCESOS PROCEDIMIENTOS Gestión y Fortalecimiento de Colecciones Gestión y Análisis Documental Circulación, Préstamo y Devolución de Material Bibliográfico. Formación de Usuarios Servicios de Referencia ¿Cómo apoyo a los objetivos de la Calidad desde mis procesos y procedimientos? Toda la gestión de Procesos del Censei, la encontrara en el Portal Administrativo Formatos Indicadores
  5. 5. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Gestión y Fortalecimiento de Colecciones Gestión y Análisis Documental Circulación, Préstamo y Devolución de Material Bibliográfico. Formación de Usuarios Servicios de Referencia ¿Cómo apoyo a los objetivos de la Calidad desde mis procesos y procedimientos? Disponer del material bibliográfico oportunamente para las diferentes colecciones de la biblioteca, proporcionando a los programas académicos los recursos que apoyen las mallas Brindar a la comunidad de usuarios información científica, académica en forma eficiente y oportuna el acervo bibliográfico adquirido por la biblioteca. Proporcionar a la comunidad universitaria de los recursos bibliográficos que apoyan sus actividades académicas e investigativas. Orientar y capacitar a usuarios internos y externos sobre los servicios y uso efectivo de los recursos que ofrece la biblioteca de la Universidad Autónoma de Occidente, para el apoyo y fortalecimiento de sus actividades académicas e investigativas, así mismo, fomentar la lectura y difundir la cultura como vehículos de formación. Proporcionar a la comunidad de la Universidad Autónoma de Occidente, así como a usuarios externos la orientación necesaria para satisfacer sus necesidades académicas e investigativas.
  6. 6. Aspectos a tener en cuenta • Los hallazgos de la auditoria podrán catalogarse como Conformes o No Conformes; los primeros obedecen al pleno cumplimiento de los aspectos normativos ISO 9001 y del procedimiento; los segundos obedecen al incumplimiento de un requisito de norma o de procedimiento. • Base su auditoria en muestras (2 o 3) a través de la trazabilidad de todo el procedimiento. • Recuerde, no se salga del alcance y criterios definidos en el plan de auditoria.
  7. 7. Formatos Indicadores Matriz de documentos externos Procedimientos Matriz de servicios no conformes Se identifica un material documental que está mal rotulado, con un estatus de préstamo, ubicación o código de barras errado
  8. 8. Criterios a tener en cuenta para auditar
  9. 9. Criterios a tener en cuenta en la auditoria Para visualizar estos documentos(Procesos, Procedimiento, Formatos); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm Para visualizar estos documentos(Procesos, Procedimiento, Formatos); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm  FORMACIÓN DE USUARIOS  FORMACIÓN DE USUARIOS  FORMACIÓN DE USUARIOS  REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LA NORMA ICONTEC PARA TRABAJO DE GRADO  CAPACITACIÓN DE USUARIOS  ANIMACIÓN CULTURAL CSI-2.8-FO20- AUTORIZACIÓN PARA LA PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA BIBLIOTECA DIGITAL CSI-2.8-FO21 - REMISIÓN DE TRABAJOS SEGÚN MODALIDAD CSI-2.8-FO07 - REVISIÓN Y ASESORIA DE LA NORMA ICONTEC - Listado de asistencia a capacitaciones. - Listado de Biblioteca en Movimiento. - Estadísticas de formación de usuarios. - Listado de Autónoma Traveling in Book. - Listado del Programa a Leer!!. - Estadísticas de animación cultural. - Registro de Biblioteca Viva. - Mejor Lector.. 1. Proceso a Evaluar: Formación de usuarios:
  10. 10. Criterios a tener en cuenta en la auditoria Para visualizar estos documentos(Procesos, Procedimiento, Formatos); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm Para visualizar estos documentos(Procesos, Procedimiento, Formatos); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm  CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - DEVOLUCIÓN  PRÉSTAMO DE MATERIAL DOCUMENTAL  DEVOLUCIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL - Aleph, Ficha de devolución, Tarilla de multa. Estadísticas de servicio. 1. Proceso a Evaluar: Circulación y préstamo y Devolución:  EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS  REPOSICIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL  RENOVACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL  PRESTAMO PERMANENTE CSI-2.8-FO10- Reposición de Material Documental - Aleph, Carta autorización para préstamo permanentes. Estadística de servicio. - Aleph, Catalogo en línea. - Estadística de servicio. - SICA Y ALEPH - Aleph, Ficha de devolución, Tarilla de multa. Reporte de multas. Estadística de servicio. Reporte de libros perdidos y pagados.
  11. 11. Criterios a tener en cuenta en la auditoria Para visualizar estos documentos(Indicadores, Servicio no conforme, Módulo de mejoramiento: acciones correctivas, preventivas o de mejora); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm Para visualizar estos documentos(Indicadores, Servicio no conforme, Módulo de mejoramiento: acciones correctivas, preventivas o de mejora); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm 1. Proceso a Evaluar: : Formación de usuarios SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS FRENTE A LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR EL CSI Se identifica un material documental que está mal rotulado, con un estatus de préstamo, ubicación o código de barras errado Relaciona la solicitud en matriz de servicio no conforme. *Llenar el registro de servicio no conforme DEOM-3.3.4-FO28. COMO SE IDENTIFICAN? Mejoramiento continuo de los procesos: FALTA IMPLEMENTAR UN MEDIO ADECUADO PARA MEDIR EL GRADO DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE QUE PERMITA PERCIBIR LA CALIDAD DEL SERUICIO PRESTADO Y LA RETROALIMENTACIÓN NECESARIA PARA UN PROCESO DE MEJORA CONTINUA EN LA COORDINACIÓN DE NORMA ICONTEC - TRABAJOS DE GRADO. FALTA DOCUMENTAR EL PROCESO EMPLEADO INTERNAMENTE PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE LIBROS, PUBLICACIONES SERIADAS Y COLECCIONES. SE EVIDENCIA UNA FALTA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN A NIVEL ESPECIALIZADO EN EL ÁREA DE PROCESOS TÉCNICOS EN BIBLIOTECOLOGÍA Y CURSOS DE ACTUALIZACIÓN RELACIONADOS CON ESTE TEMA. FORMACIÓN EN LAS NUEVAS REGLAS DE CATALOGACIÓN RDA PARA MEJORAR EL ACCESO Y RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES Y OTROS TRADICIONALES. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES (DONDE ANOTA ACTIVIDADES) EN LOS PLANES DE TRABAJO. UNIDAD (i) REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES (EVIDENCIAS) CUALQUIER DOCUMENTO QUE EVIDENCIE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS:E j: ESTADISTICAS
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