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Portal de Governança Corporativa

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Esta apresentação mostra o processo de decisão para a adoção de uma solução tecnológica de 3ª geração que atende as necessidades dos mais exigentes conselheiros e secretários de …

Esta apresentação mostra o processo de decisão para a adoção de uma solução tecnológica de 3ª geração que atende as necessidades dos mais exigentes conselheiros e secretários de conselho.

Atualização: Out/2012

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  • 1. PORTAL DE GOVERNANÇACritérios e Desafios para sua implementação Valter Faria (11) 99938-3340 E-mail vfaria@valorp.com.br
  • 2. www.valorpartners.com.brSua organização estudaa implantação de umPortal de Governança?Então fale conosco, pois a VALOR Partners tem especialistas quepoderão lhe ajudar a encontrar a melhor solução para sua organização, sejapara desenvolver uma solução em casa ou escolher entre as maissofisticadas soluções no mercado internacional.Também oferecemos total suporte na implantação (operação assistida), queconsiste em auxiliar na adequação dos processos, definição da taxonomia,preparação de regras e regimentos e, o mais importante, no treinamento dosusuários para acelerar a adoção e reduzir as resistências.
  • 3. Por que o Portal de Governança é importante? SUPERVISIONAR ORIENTAR DECIDIR APOIAR O que mudou COLABORAR nos últimos anos?COMPARTILHAR  Reuniões do Conselho tornaram- se mais frequentes  ESCLARECER  Maior responsabilidadeQUESTIONAR  Mais documentos para analisar ANALISAR CONSELHO  Menos tempo para ler, analisar,INFORMAÇÕES discutir e decidir  ACESSAR  Mais comitês para aprofundarINFORMAÇÕES Principais temas  ações dos PRESSÃO & RISCO Conselheiros AUMENTARAM! 3
  • 4. Por que o Portal de Governança é importante? FORNECER INFORMAÇÕES OBTER APOIO PROPOR & ADESÃO O que mudou PLANOS E INICIATIVAS ORIENTAR nos últimos anos? GERENCIAR Demanda dos conselheiros aumentou EXECUTAR Mais documentos para elaborar DECIDIR Menos tempo para monitorar, decidir , apurar resultados e prestar contas DIRETORIA APURAR RESULTADOS Riscos se multiplicaram e PRESTAR mecanismos de monitoramento não cresceram na mesma velocidades  Principais CONTAS PRESSÃO & RISCO ações dos AUMENTARAM! Gestores Executivos 4
  • 5. Por que o Portal de Governança é importante? FORNECER SUPERVISIONAR ORIENTAR INFORMAÇÕES OBTER APOIO PROPOR & ADESÃO PLANOS E DECIDIR INICIATIVAS APOIAR ORIENTAR COLABORAR GERENCIARCOMPARTILHAR EXECUTAR ESCLARECER DECIDIRQUESTIONAR ANALISAR CONSELHO DIRETORIA APURAR RESULTADOSINFORMAÇÕES ACESSAR PRESTARINFORMAÇÕES CONTAS DESAFIO: CRIAR AS CONDIÇÕES NECESSÁRIAS PARA PERMITIR CONTINUAMENTE E REMOTAMENTE O PLENO ACESSO ÀS INFORMAÇÕES, A INTERAÇÃO, O DIÁLOGO E A COLABORAÇÃO, SEM ABRIR MÃO DA MÁXIMA SEGURANÇA. 5
  • 6. Gestor da Governança e o Portal Multiplicidade de atividades requer agilidade e precisão! REGISTRAR CENTRALIZAR Comentários Agendas e Decisões CONSELHO DIRETORIA PADRONIZAR ASSEGURAR Documentos Rastreabilidade TRANSMITIR PERMITIR informações Buscas rápidas e eficientes GERENCIAR Informações MANTER-SE ATENTA ATENDER DEMANDAS DAR MANTER-SEACOMPANHAR E A DEMANDAS DE E PEDIDOS DE SUPORTE AO ATUALIZADA NAS ATENDER INVESTIDORES E APROVAÇÃO JURÍDICO E PRÁTICAS DEREGULADORES ACIONISTAS DEOUTRAS ÁREAS SOCIETÁRIO GOVERNANÇA MINORITÁRIOS DA EMPRESA 6
  • 7. Case Pioneiro no Brasil Principais pontos da experiência vivenciadaCompromisso dos Acionistas e da AdministraçãoPlanejamento de análise e decisão  Trabalhos preliminares  Fatores-chave de decisãoO cronogramaFuncionalidades do Portal ImplantadoConclusão. 7
  • 8. Compromisso dos Acionistas e da Administração Necessidades que o Portal de Governança deveria atender? Permitir trabalho Preservar a informação colaborativo em segura e permitir “tempo real” rastreabilidade dos usuáriosFlexibilidade para disponibilizarmateriais para Conselheiros emoutras localidades ou que viajam Prover eficiência no constantemente agendamento de reuniões e distribuição dos materiais Acesso imediato Potencial redução de às informações custos na produção de gerenciais e materiais impressos corporativas Aprovações online Reduzir/eliminar riscos de Atas, Minutas e de extravio de materiais Decisões impressos e vazamento de informações 8
  • 9. Princípios que norteiam o planejamento do Portal de Governança Portal de Governança é um canal central de informações para auxílio à tomada de decisão dos Conselheiros Permitir acesso imediato a documentos de maneira fácil e ágil  Especialmente para Conselheiros geograficamente dispersos Permitir dinâmica de interação remota nos documentos  Antecipar consultas, aprovações, opiniões e esclarecimentos sobre temas Controlar acesso e eliminar trânsito de documentos confidenciais Criar canal de comunicação segura via internet, garantindo que nenhuma informação possa ser extraviada, interceptada ou subtraída 9
  • 10. Cuidados para Prevenir Rejeição SIMPLICIDADE SEGURANÇA por parte dos usuáriosConsiderouDiferentes TECNOLOGIAPerspectivas Facilidade Contrôle e Colaboração Segurança de Acesso ProcessosConselho de Administração 1º 2º 3º 4º Secretário do Conselho 4º 3º 2º 1º Gestor de TI 3º 4º 1º 2º Lideranças de Comitês 3º 1º 4º 2º 10
  • 11. Considerou Tendências Forte tendência para o iPad Informações ao alcance dos Conselheiros de maneirasimples, rápida e segura. 11
  • 12. Planejamento de Análise e Decisão Um caminho criterioso para produzir uma decisão segura! Decisão envolveu:  Avaliados 11 fornecedores  Avaliação econômico-financeiro  Selecionados 3 mais bem  Comparativo qualificados  Desenvolver em Casa X Contratar Contatos Análise Seleção AprovaçãoDefinição do com os das do & Implantação Escopo fornecedores propostas Fornecedor Contratação Critérios 1.Segurança da Informação 5. Propriedade considerados 2.Atendimento ao Escopo 6.Identidade Visual na Definição 3.Prazo de Implantação; 7.Tecnologia do Escopo: 4.Custo de Implantação 8.Experiência do Fornecedor 12
  • 13. Algumas das opções consideradas Benchmark InternacionalBoardVantage BoardLink Diretors Desk Collaborate Thomson Reuters Nasdaq OMX Diligent BoardWorks BoardEffect Computershare BoardBooks Georgeson 13
  • 14. Trabalhos Preliminares Fluxo do canal central de informações para auxílio à tomada de decisão dos ConselheirosDiretorias (empresas e negócios) Diretoria de Governança Propõem deliberações (Secretaria do Conselho) Conselheiros e Comitês Geram conteúdos  Gerencia agenda do CA e comitês  Acessa informações Reporta status de projetos e  Coordena envio de convocações e (agenda, pautas, atas, investimentos materiais para deliberação relatórios , etc.)  Gerencia formalização das  Comenta, questiona e decisões e repasse para Diretorias aprova/rejeita, etc. proponentes  Consulta acervo quando A necessário B Portal de Governança  Agenda personalizada do Conselheiro NOTIFICAÇÃO  Material de apoio às reuniões C  Documentos do Conselho  Status de aprovações D ACESSO  Informes de execução  Informes dos negócio  Informações de interesse E (fontes públicas e de mercado) iPad  Informações de contato on- PROPOSTA line DECISÃO 14
  • 15. Trabalhos Preliminares Definição dos critérios de gestão do Conteúdo Considerou princípios de gestão do conhecimento, definindo taxonomia* e critérios de organização, acesso e manuseio dos documentos: Critérios de Critérios de Organização de Conteúdos Permissão de Acesso e Manuseio de DocumentosNatureza dos Temas Instâncias de Governança (ex. Conselho, Comitês, Grupos Técnicos, etc.)Instâncias de Governança Efetividade da Função (titular ou (ex. Conselho, Comitês, Grupos Técnicos, etc.) suplente)Periodicidade / Frequência Envolvimento com temas e/ou decisões (informação, consulta, aprovação e responsabilidade)* A taxonomia é um sistema para classificar e facilitar o acesso à informação, e que tem como objetivos: facilitar a busca pordocumentos, agilizar a comunicação, encontrar o consenso, melhorar o controle da diversidade de significação e oferecer um mapade área que servirá como guia em processos de gestão do conhecimento. É portanto, um recurso que permite alocar, recuperar ecomunicar informações dentro do Portal de maneira lógica e previsível. 15
  • 16. Trabalhos Preliminares Gestão do Conteúdo A organização de materiais nos repositório de conteúdo de cada empresa foi subdividido em 3 (três) blocos de assuntos e agrupados em pastas conforme a seguir: DIRETORIO DE CADA EMPRESA (holding e subsidiárias) Informações Organizacionais Neste diretório estão todos os documentos relacionados a organização administrativa e funcional das empresas do Grupo Documentos de Governança Corporativa e Fóruns de Decisão Neste diretório estão todos os documentos relacionados às discussões prévias, alinhamentos de interesse e decisões de acionistas e das diversas instâncias de governança que produzem efeito no negócio ou perante terceiros, bem como as regras de “compliance” e governança que devem ser seguidas pelos gestores Informações Gerenciais e Operacionais Neste diretório estão todas as versões dos documentos levados e discutidos nas instâncias de governança, bem como, as versões aprovadas relacionadas ao plano operacional, condução dos negócios e avaliação de desempenhos 16
  • 17. Trabalhos Preliminares Lista de Funcionalidades Previamente Requeridas Reuniões do Radar de Conselho e negócios outras instâncias  Visualização gráfica da  Repositório deFerramenta apresentações feitas em agenda de reuniões do de busca RCAs anteriormente conselheiro e encadeamento das reuniões precedentes  Pesquisa de material de  Confirmação de presença apresentações ao Conselho  Todo o portal deveria ter  Validação on-line de  Download e impressão com uma poderosa ferramenta atas/documentos identificação de segurança de pesquisa e busca que  Download e impressão com  Aviso de item novo permitisse localizar arquivos por palavras encontradas no identificação de segurança nome dos arquivos ou em seu conteúdo. Informe de ações tomadas pela Diretoria Contato com a Executiva Secretaria de Governança  Banco de dados histórico de propostas e Estatutos e  Envio de perguntas à ações tomada pela Diretorianormas internas Secretaria de Governança  Pesquisa multidimensional (por data, responsável, etc.)  Visualização dos contatos  Visualização gráfica de orçamentos com fotos e perfil  Repositório de documentos- (previsto x realizado) profissional texto normativos  Detalhe de conteúdo ao passar do  Download e impressão com mouse identificação de segurança  Aviso de item novo publicado no Portal 17
  • 18. A decisão final foi influenciada por três fatores principais Aplicação imediata (implantação rápida)  Segurança da Informação Assistência aos usuários (ambiente criptografado e (instrução sênior e individualizada) certificação digital) Barreiras Culturais  Proteção para a Empresa (resistência a tecnologia e (Combate aos Hackers) constrangimento em  Proteção para os Conselheiros reconhecer o bloqueio/temor) SIMPLICIDADE SEGURANÇA TECNOLOGIA  Funcionalidades Mandatórias (controles de acesso, permissões, aprovações e decisões, perfil dos executivos, calendário, segregação das diferentes instâncias, acesso offline, reuniões virtuais, uso em tablets, etc.)  Funcionalidades Desejáveis (nice to have – blog, painel de discussão, etc.) 18
  • 19. Segurança da Solução Adotada Auditado por Terceiros • Auditorias de processo e produto • Sistemas de segurança terceirizados/experts Certificações • Atende exigência das áreas de TI de mais de Digitais 700 empresas, inclusive principais bancos norte americanos e das principais empresas da Fortune 100 Processos Confiáveis • Certificação SAS70 Tipo 2 e atende SoX • Sem rastreamento de usuários • Sem acesso ao conteúdo do cliente Produto Seguro • Acesso configurável seguro • Repositório offline seguro com expurgo remoto • Mensagens seguras • Uso amigável com dois níveis de autenticação 19
  • 20. Mais sobre Segurança Preocupações Iniciais Eliminadas • O Portal da Companhia estará seguro? O fornecedor é certificada pelo SAS70 Tipo II. O aplicativo está hospedado em um data center seguro e protegido (criptografado) por duas chaves de autenticação. Todos os aspectos de segurança são continuamente validados por auditorias independentes e por equipes de TI dos clientes. • Alguém do fornecedor poderá ver informações ou arquivos da Companhia? Não. Todos os dados clientes são criptografados. Apenas os clientes tem acesso. • Alguém do fornecedor monitorará o uso dos Conselheiros da Companhia? Não. Inexiste possibilidade de verificar ações dos Conselheiros ou qualquer comunicação confidencial realizada na plataforma. Também inexiste possibilidade de acompanhamento eletrônico tais como arquivos de cache ou uso de cookies. • O que acontece se o Conselheiro deletar dados ou arquivos? O aplicativo mantém apenas uma cópia das informações dos clientes (unicamente acessível pelos próprios clientes), que são automaticamente deletadas a cada 48 horas. O Secretário do Conselho poderá recuperar dados nesse período. 20
  • 21. Cronograma de Implantação Principais eventos Execução da Abertura da Revisão do Início Estratégia Requisição Mobilização Término dos Número de Demanda de de Compra e estudos e e Licenças e Portal de Contratação (RC) Implantação Início RFP Escopo Governança (apoio de TI) Ago e Abr/2011 Jul e Jan/2011 Abr e Set/2011 Jun/2011 Ago/2011 Mai/2011 Validação dos Avaliação da Análise técnica das Contratação Mobilização do requisitos técnicos arquitetura de propostas finalizada em fornecedor –Envolvimento da para o “Portal de segurança das 18/08/11 Detalhamento deTI no trabalho de Governança”. soluções. Cronogramadefinição de Análise comercialrequisitos para o Mapeamento dos Realização de das propostas"Portal de principais players e Workshops (BookGovernança” e soluções e Portal) Negociação dasenvolvimento de Condições disponíveissuprimentos. Comerciais Desenvolvimento Análise Negociação dos da Estratégia de Build X Buy Termos de Contratação. • Build: ContrataçãoEntendimento do Pessoas,Escopo do Projeto Definição do Produto: 2 anos Softwares e Sourcing list. de contrato a Equipamentos preço fixo. Modelo • Buy: contratual Players locais baseado em e internacionais. ‘SaaS’ – Software as a Service. 21
  • 22. Cronograma de Implantação Principais eventos Evolução Início da Implantação (2ªFase) Suporte contínuo e estímulos para aumentar a adesão dos Conselheiros (1ª Fase) e eliminar comunicações via e-mail e A partir de impressos Set/2011 Out/2011Funcionalidades Evolução danativas da soluçãosolução + (interfaces comCustomização conteúdosVale alinhado aos internos do clienterequisitos para o e outras fontes de"Portal de informação)Governança”.Treinamento de TreinamentoUsuários contínuo de usuáriosEstruturação dosuporte de 1º e 2ºNiveis 22
  • 23. Mais de 60 usuários treinados TREINAMENTO DOS ADMINISTRADORES  O treinamento dos administradores é diferenciado, pois os processos e métodos de trabalho sofrem profunda mudança com a implantação do Portal. Também há necessidade de estabelecimento de perfil de usuários e diversos níveis de permissão de acesso a documentos e eventos TREINAMENTOS DE CONSELHEIROS  Foi fundamental ter consultores seniores para realizar o treinamento dos conselheiros que, preferencialmente, utilizam iPad para acessar documentos e tomar decisões. Executivos seniores eventualmente poder expressar rejeição a novas tecnologias e essa barreira somente é transposta com muita habilidade e experiência. SUPORTE CONTÍNUO PARA EXECUTIVOS DURANTE VIAGENS  Toda mudança gera resistência e foi muito importante estabelecer um atendimento contínuo para assegurar eficiência no uso da solução em questões que usualmente são urgentes 23
  • 24. Características Gerais do Portal Acesso Direto  Elimina gargalos e sobrecarga da equipe de governança da empresa PC & Experiência simplificada ao Usuário notebook  Conselheiro escolhe se deseja acessar de seu computador (browser) e/ou de seu iPad (browser) Conteúdo e Comunicações  O acesso imediato aos documentos é o principal ativo  Permite fórum de discussão, manter monitoramento de assuntos específicos (feeds), acompanhamento de decisões e conselheiros titulares, etc. Modelo de Permissão e Segurança  Todo conteúdo é protegido por acesso de senha criptografada iPad  Somente os usuários cadastrados pela companhia têm acesso ao conteúdo de governança Suporte contínuo para Executivos durante viagens  Online e offline  iPads e nos PCs 24
  • 25. Lista de Funcionalidades da Solução Perfil dos Aprovações Executivos e Decisões Calendário Discussões e Conferência Grupos de s Acesso Offline Trabalho (Briefcase, quando (TeamSpaces não há acesso a ) Internet) Acessibilidade Alinhamento Central deNotícias e Status Reuniões Organização Páginas de Customizadas Documentos (Repositório) Permissões Micro Blogging de Acesso Controle (discussões por tema) Chat Seguro (discussão entre Certificações Digitais Conselheiros) (garante mais segurança) 25
  • 26. Portal da Holding e das ControladasA solução permitiu incluir 10 (dez)portais de governança erespeitando as diferenças,incluindo as permissões,configuração e personalização quepermitem que diversos grupos detrabalho (comitês, comissões,conselhos fiscais e outros gruposde trabalho) possam utilizar o portalcom acesso controlado aosdocumentos e informações. 26
  • 27. Organização de Documentos (taxonomia) O plano de gestão de conteúdo contemplou exigentes expectativas, tais como o controle de versões e a completa rastreabilidade de usuários e acessos aos documentos. 27
  • 28. Controle & PermissõesHá umafuncionalidade quepermite filtrar oacesso aosconteúdos comprecisão suficientepara permitir quehaja colaboraçãoentre equipes comdiferentes níveishierárquicos ediferentes tipos decontrole de acesso. 28
  • 29. CalendárioOutro móduloextremamenteimportante, ocalendário organiza aagenda de atividadesdos conselheiros epossui uma série defunções que seintegram com sistemasde webcasting eprogramas de e-mail,como o Outlook®. 29
  • 30. ConferênciasEste módulo permiteuma dimensão visualpara as conferênciastelefônicas, poispermite compartilhardocumentos eapresentações comantecedência semcomprometer o acessoa documentos sigilosos.Inclusive visualizarapresentações dasreuniões em tempo reale a distância. 30
  • 31. Material de discussão BoardBookConseguimos facilmente criar, montar de distribuir o boardbook*., o qualpossui hiperlinks que permitem aos conselheiros irem diretametne para oitem da pauta que deseja ler. 31
  • 32. AprovaçõesEste módulo provê umprocesso simples paraformalizar aprovações ouvotos desfavoráveis emdecisões.Os resultados das votaçõessão registradosautomaticamente emostrados em gráficos depizza, permitindo que seusresultados sejamconhecidos imediatamentee que se identifique aopinião de todas as partesenvolvidas. 32
  • 33. Customização e layout A plataforma permitiu respeitar a identidade da holding e das 9 controladas, pois pudemos editar layouts personalizados, aplicação de imagens e textos personalizados. 33
  • 34. PerfisTambém pudemoscompartilhar asinformações relevantessobre a formação eexperiência profissionaldos conselheiros edemais profissionaisque atuam nagovernança e na gestãoda organização e, aomesmo tempo, permitium rígido controle desua visibilidade dentro efora do grupo. 34
  • 35. Chat SeguroEsta função permite queconselheiros e demaisparticipantes troquem ideias eopiniões instantaneamente. Estafuncionalidade atende esse tipode necessidade decomunicação instantânea coma devida segurança para osconselheiros. 35
  • 36. Painel de DiscussãoTambém é possívelcriar painéis dediscussões, onde osconselheiroscompartilhem visões,pensamentos ecomentários demaneira interativa emuito mais eficiente doque o e-mail. 36
  • 37. Ferramentas de Monitoramento (Feeds & Status)Esta ferramenta permitemonitorar as contribuiçõesdos usuários e rastrearacessos e alteraçõesrealizadas no conteúdo dosdiversos documentos deanálise e decisão (atas,pareceres, relatóriosgerenciais, etc.). 37
  • 38. Acesso via iPad O iPad combina uma rica animação própria desse tipo de equipamento. Permite também que o usuário utilize o efeito aumentar as visualização (pan-and-zoom) para acessar documentos da biblioteca de boardbooks, visualizar os participantes, os boardbooks e materiais de apoio. 38
  • 39. Controle de AcessoTal como o uso em computadores, o acesso via iPad possui sistemade acesso com senha e permite ler documentos criptografados. 39
  • 40. Acesso a diversos PortaisPor meio de um único ingresso de usuário, o Conselheiro podeacessar quaisquer dos Portais de Governança do Grupo aos quaistenha acesso e documentos para análise. 40
  • 41. Experiência iPadO Conselheiro também pode fazeranotações nos documentos e estasanotações poder ser compartilhadascom seus colegas ou seremmantidas confidencias, apenas parasua consulta e orientação pessoal 41
  • 42. Experiência iPadTem se mostrado irreversível a tendência do uso de iPads porconselheiros, ainda mais com as novas ferramentas e facilidades quepermitem aplicar no iPad as mesmas técnicas de leitura, avaliação ecomentário de documentos. Caneta para anotações  Pincel Marca Texto (desenhar ou escrever) 42
  • 43. Acesso aos repositório de documentosPor meio do iPad os conselheiros podem acessar materiais dasreuniões atuais, bem como informações gerenciais, discussões decomitês e atas de reuniões de diversos anos. 43
  • 44. Pasta de trabalho off line (Briefcase)Seja em equipamento iPadou laptop, o portal permiteacesso seguro adocumentos para consultaem situações em que nãoseja permitido o acesso ainternet.Exemplos de acesso offline:Durante vôosPrédios com bloqueio de acessoLocais remotos e sem cobertura de sinal de internet 44
  • 45. PessoasPor meio do iPad os conselheiros têm aceso ao perfil profissional eaos dados de contato de todas as pessoas com as quais precisa, sejamembros do Conselho ou de outras instâncias. 45
  • 46. ConclusãoOs portais de Governança atualmente são umanecessidade, pois Aumentam a eficiências dos Órgãos de Governança Minimizam Riscos Permitem compartilhar informações confidenciais de maneira segura e controlada Permitem construir um acervo de documentos e comunicações para segurança das empresas e dos Conselheiros Permitem combinar novas tecnologias 46
  • 47. www.valorpartners.com.brSua organização estudaa implantação de umPortal de Governança?Então fale conosco, pois a VALOR Partners tem especialistas quepoderão lhe ajudar a encontrar a melhor solução para sua organização, sejapara desenvolver uma solução em casa ou escolher entre as maissofisticadas soluções no mercado internacional.Também oferecemos total suporte na implantação (operação assistida), queconsiste em auxiliar na adequação dos processos, definição da taxonomia,preparação de regras e regimentos e, o mais importante, no treinamento dosusuários para acelerar a adoção e reduzir as resistências.
  • 48. PORTAL DE GOVERNANÇACritérios e Desafios para sua implementação Valter Faria (11) 99938-3340 E-mail vfaria@valorp.com.br

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