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PM Course Time Management 5th ed

  1. 1. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 1Diplomado en Gerencia de ProyectosJunio de2013Módulo – Gerenciadel TiempoIng. Hernán Ortiz A. MBA, PMPjun-13EstematerialespropiedaddeHernanOrtizA.PMPjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPGerencia de ProyectosGerencia del Tiempojun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPPrincipios*• Un proyecto tiene una justificación de negocioscontinua• Los equipos de Proyecto aprenden de susexperiencias previas• Un proyecto tiene roles y responsabilidadesdefinidos y acordados en una estructuraorganizacional que compromete los intereses delnegocio, usuarios y proveedores• Un proyecto es planeado, monitoreado ycontrolado por etapas
  2. 2. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 2jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPPrincipios*• Un proyecto tiene definidas tolerancias para cadaobjetivo del proyecto, que permitan establecerlimites de delegación de autoridad• Un proyecto se focaliza en la definición y entregade productos, en particular sus requerimientos dealcance y calidad• La metodología* es adaptada al ambiente delproyecto, su tamaño, complejidad, importancia,capacidad y riesgo*Tomado de Prince2 - OGCjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPContextualización• Cuales casos están llevando en el diplomado?• Como se definieron los resultados ?• Existe algún diseño o modelo de los resultados?• Tienen documentados los requerimientos ?• Esta claro el caso de negocio del proyecto?• Tienen definido un ciclo de vida o se ha tomadoalguno de referencia?• Que tanto han adelantado en los temas dealcance?• Están listos para hacer la programación?jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Definición de actividadesPara estimar el tiempo del proyecto es necesarioidentificar las actividades y secuenciarlas en elcorrecto ordenLa identificación y definición de actividadesconsiste en descomponer los paquetes detrabajo del WBSMuchas veces este proceso se realiza durante laconstrucción del WBS
  3. 3. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 3jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Secuenciación de actividadesUna vez identificadas las actividades, esnecesario secuenciarlas en orden lógico yencontrar las dependencias entre ellasEl resultado mas importante de este proceso esun diagrama de redActividad 1Actividad 2Actividad 3 Actividad 4Actividad 5jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP6.3 SecuenciarActividades6.6 DesarrollarProgramaciónDiagrama de Flujo de Datos para Secuenciar Actividades5.3 DefinirAlcance• Lista de Actividades• Hitos• Atributos de actividades•Actualización Documentos6.1 PlanearProgramaciónOrganizaciónDocumentosProyecto• Declaración del alcance•Activos de Proceso•Factores ambientales6.2 DefinirActividadesjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Definiciones Importantes Dependencias Mandatorias (hard logic) Dependencias discrecionales (soft logic) Dependencias externasRed Gantt
  4. 4. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 4jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Método de diagramación porprecedencias (actividad en el nodo)Actividad 1Actividad 2Actividad 3 Actividad 4Actividad 5Inicio FinRelaciones lógicas: FS, FF, SS, SFjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Método de diagramación por flechas(actividad en la flecha)Inicio Actividad 1Actividad 2Actividad 3 Actividad 4Actividad 5Actividad 6 (dummy)Finjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• El proceso (*) consiste en determinar losrecursos físicos requeridos: en quecantidades y cuando deben estardisponibles para realizar las actividadesEstimación de Recursos
  5. 5. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 5jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP6.4 EstimarRecursos deActividades6.6 DesarrollarProgramaciónDiagrama de Flujo de Datos para Estimar Recursos12.2 HacerCompras• Calendarios de recursos• Disponibilidad• Capacidad•Actualización DocumentosOrganizaciónDocumentosProyecto•Activos de Proceso•Factores ambientales9.1 Hacer Plan deRecursos Humanos12.1 PlanearCompras9.2 ArmarEquipo Trabajo6.5 EstimarDuraciones• Lista de Actividades•Atributos de actividades•Requerimientos de recursos6.1 PlanearProgramación6.2 DefinirActividades7.2 Estimar Costos11.2 ArmarIdentificar Riesgosjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Un buen estimado de recursos tiene lassiguientes entradas: Lista de actividades Atributos de las actividades Información Histórica Lista de recursos Políticas organizacionalesjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Las herramientas mas usadas son: Juicio de expertos Análisis de Alternativas Estimados publicados y Software de gerencia de proyectos
  6. 6. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 6jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• El resultado es la hoja de estimación derequerimientos de recursos: es unadescripción de los tipos y cantidades derecursos necesarios para desarrollar cadaactividad del cronograma o paquete detrabajojun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Estimación de duración de Actividades El proceso toma las actividades definidas apartir del WBS y calcula el numero de periodosde trabajo necesarios para completarlas La duración estimada es el tiempo totaltranscurrido- tiempo del trabajo mas el tiempode espera. Estos periodos se expresan en horaso días Para todas las estimaciones se debe utilizar unabase de tiempo consistente como horas, días osemanasjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP6.5 EstimarDuración deActividades6.6 DesarrollarProgramaciónDiagrama de Flujo de Datos para Estimar Duraciones12.2 HacerCompras• Calendarios de recursos• Disponibilidad• Capacidad•Actualización Documentos6.2 DefinirActividadesOrganizaciónDocumentosProyecto•Activos de Proceso•Factores ambientales11.2 IdentificarRiesgos9.2 ArmarEquipo Trabajo5.3 DefinirAlcance• Lista de Actividades•Atributos de actividades•Declaración del Alcance6.4 EstimarRecursos• Requerimientos•de Recursos•Estimados de•Duración11.2 IdentificarRiesgos
  7. 7. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 7jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Estimación de duración de Actividades El estimado se tiene que basar en la cantidadde recursos que se espera utilizar. En los proyectos que se tiene un alto grado deincertidumbre sobre la estimación de laduración, se recomienda utilizar tres calculos:uno optimista, uno pesimista el más probable.jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Estimación de duración de Actividades Las herramientas mas comúnmente usadas son:• Juicio de experto• Estimación análoga• Estimación basada en cantidades• ContingenciaEstimación Duracionesjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPCalcularAreasPañetarParedes1 5 2 7Numero de la actividadDuración Estimada1 2 3Calcular Areas Pañetar Paredes5 7
  8. 8. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 8jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPTaller : Construyendo la red• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo nuevamente• Paso 2: Tome el WBS del ejercicio anterior y definalas actividades del proyecto• Paso 3: Elija un formato de red• Paso 4: Secuencie actividades y construya la red• Paso 5: Estime duraciones de las actividades• Paso 6: Presente resultados del grupojun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Antes de desarrollar el cronograma esnecesario haber realizado:Definir el alcance – Declaración AlcanceCrear el WBS – WBSPlaneación de recursos – Hoja de recursosDefinición y secuenciación de actividades – RedIdentificación de riesgos – Matriz (*)Estimación de la duración de actividadesEstimación del costo de los recursosjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP“ Desarrollar el cronograma o laprogramación significa determinar unafecha de inicio y una de fin para lasactividades del proyecto”
  9. 9. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 9jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP6.6 DesarrollarProgramación6.7 ControlarProgramación12.2 HacerCompras• Calendarios de recursos• Disponibilidad• Capacidad•Actualización Documentos6.2 DefinirActividadesOrganizaciónDocumentosProyecto•Activos de Proceso•Factores ambientales7.2 EstimarCostos9.2 ArmarEquipo Trabajo5.3 DefinirAlcance• Lista de Actividades•Atributos de actividades•Declaración del Alcance6.4 EstimarRecursos• Requerimientosde RecursosDiagrama de Flujo de Datos para Desarrollar Programación6.3 SecuenciarActividades6.5 EstimarDuraciones• Estimados de duración•Red del Proyecto4.2 DesarrollarPlan de Gerencia12.1 PlanearCompras7.3 DeterminarPresupuesto8.1 PlanearCalidad•Programación11.2 IdentificarRiesgosjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• El primer paso es definir el inicio y terminaciónestimado del proyecto de manera global• Teniendo la estimación de la duración para lasactividades, se debe determinar si es posiblerealizar las actividades en el tiempo de terminaciónrequerido• Para cada actividad es necesario definir los tiempostempranos de inicio y terminación y los tiempostardíos de inicio y terminaciónjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• El tiempo de inicio temprano (ES) es lo mas prontoque se puede iniciar una actividad, teniendo encuenta las duraciones precedentes y la fecha deinicio del proyecto• El tiempo de terminación temprano (EF) es lo maspronto que se puede terminar una actividad y secalcula sumando la duración estimada al tiempo deinicio temprano (EF= ES + Duración estimada)• Los tiempos ES y EF se calculan iendo de izquierdaa derecha en la red
  10. 10. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 10jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Regla 1: El tiempo de inicio más temprano de unaactividad es el mayor tiempo de terminacióntemprana de todas las actividades precedentesinmediatas1 52 103 44 20 50010410 12jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• El tiempo de terminación más tardío (LF) es lo mastarde que se puede completar una actividad, paraque el proyecto concluya en la fecha acordad y secalcula sobre la base del tiempo de terminaciónrequerido y la duración estimada.• El tiempo de inicio más tardío (LS) es la fecha mástardía en la que se puede iniciar una actividad y secalcula restando la duración del tiempo determinación tardío (LS= LF - Duración estimada)• Los tiempos ES y EF se calculan iendo de derecha aizquierda en el diagrama de redjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Regla 2: El tiempo de terminación más tardío parauna actividad es el menor de los tiempos de iniciomás tardíos de todas las actividades que surgendirectamente de ésa actividad2 103 51 825 3020 3012 20
  11. 11. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 11jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• En cada proyecto existe una diferencia entre lafecha de terminación más temprana calculada parala última actividad y la fecha de terminaciónrequerida. Esta diferencia se denomina HOLGURATOTAL.• Para cada tarea la holgura se calcula restando lafinalización temprana de la finalización tardía o elinicio temprano del inicio tardío• HT= LF – EF o HT=LS - ESjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Análisis matemático, incluye tres técnicascomúnmente conocidas: PERT CPM GERTjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Definiciones Importantes“ CPM – Critical Path Method – El método de la RutaCrítica es una técnica para estimar la duración de lasactividades. CPM determina fechas tempranas ytardías, de inicio y finalización basadas en unasecuencia especifica y una única duración estimada.El punto más importante consiste en determinarcuales actividades tienen la menor flexibilidad en laprogramación”
  12. 12. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 12jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Definiciones Importantes“ Ruta Crítica – es la secuencia de actividades quedeterminar la mas temprana finalización delproyecto. Frecuentemente estas actividades tienencero flexibilidad de programación, lo que quiere decirque un atraso en alguna de ellas atrasa el proyectocompleto”jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Definiciones Importantes“ PERT – Program Evaluation and Review Technique– LaTécnica de Programación, Evaluación y Revisión esutilizada para estimar la duración de las actividadesen los proyectos. PERT difiere de CPM en que utilizala distribución media o valor esperado (p +4m +o)/6en vez del estimado mas probable”jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Compresión de la duración toma dos formasposibles: Crashing: es un “acuerdo” entre eltiempo y los costos (pej. adicionandorecursos, limitando el alcance, cambiandola secuencia de las tareas) Fast Tracking: inicio en paralelo dostareas que iniciarían en secuencia
  13. 13. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 13jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Existen dos tipos de calendarios, elcalendario del proyecto y los calendarios delos recursos• Lags (retraso) es tiempo adicional para quearranque una tarea dependiente• Leads (adelanto) es tiempo que resta delinicio o finalización de la tarea dependientejun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMP• Los resultados de este proceso son: El cronograma o programación (Gantt) El plan de gerencia del cronograma Detalles de soporte Actualización de los requerimientos derecursosjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPTaller: Programando la red• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo• Paso 2: Retome la red desarrollada en clase hasta elmomento• Paso 3: Defina los inicios tempranos y terminacionestempranas• Paso 4: Defina la terminación tardía e inico tardío• Paso 5: Cual es la ruta crítica del proyecto ?• Paso 6: Cual es la holgura total del proyecto ?
  14. 14. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 14jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPControl de la programación6.7 ControlarProgramación•Actualización DocumentosOrganizaciónDocumentosProyecto•Activos de Proceso•Factores ambientales4.5 HacerControl Int deCambios4.2 DesarrollarPlan de Gerencia4.3 Dirigir ygestionarel trabajo•Información del trabajo6.6 DesarrollarProgramaciónDiagrama de Flujo de Datos para Controlar la Programación4.4 Monitorearel Trabajo•Programación• Calendarios•Plan de Gerencia del proyectoActualización de:•Activos de Proceso•Factores ambientales•Solicitudes de cambio• Medidas de desempeño del trabajojun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPTaller MS Project - 1• Cual es el ambiente de herramientas de su oficina de proyectos• Conociendo el panel de MS Project. Tipos de vistas• Cambiando tablas y campos• Creación de los datos de un proyecto• Asignas un calendario laboral al proyecto• Definir tareas. Tipos de tareas (resumen, normal, crítica)• Tareas de unidades, duración, trabajo fijo• Esquematizar tareasjun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPTaller MS Project - 2• Duración de las tareas• Vínculos entre tareas – Predecesoras y sucesoras• Estableciendo restricciones• Clases de recursos, asignación de recursos desde diferentesvistas• Costos de los recursos• Disponibilidad y carga de los recursos• Análisis de la ruta crítica• Creación de líneas base
  15. 15. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 15jun-13EsteMaterialespropiedaddeHernanOrtizPMPReflexión• Que esperar del Project Manager?• Que debo saber para aplicar la metodología ?• Como delegar autoridad sin perder el control ?• Que decisiones se espera que tome?• Que información debo tener para tomardecisiones?• Como adapto la metodología a diferentesproyectos?• Como conformar un efectivo comité de proyectos?

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