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Sistema de gestíon documental
 

Sistema de gestíon documental

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    Sistema de gestíon documental Sistema de gestíon documental Presentation Transcript

    • SISTEMA DE GESTÍON DOCUMENTAL ENTREGADO POR: HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA GESTIÓN DOCUMENTAL II G4 La principal ventaja que aportan los sistemas de gestión electrónicos frente a los métodos manuales, es básicamente el ahorro de tiempo y recursos. Las labores implicadas en la gestión de un documento son a grosso modo las siguientes: clasificación, registro, distribución, generación de copias, archivado y consulta.
    • TALLER DE GESTIÓN DOCUMENTAL II G4 HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUMENTAL II G4 ARMENIA 2013
    • TALLER DE GESTIÓN DOCUMENTAL II G4 HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUMENTAL II G4 ARMENIA 2013
    • TABLA DE CONTENIDO No. Diapositiva • 0. Introducción 5 • 1. Objetivo general 6 • 2.Objetivos específicos 7 • 3. Sistema de Gestión Documental 8 • 4. 4.INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 24 • 5. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN 58 • 4. Conclusiones 106 • 5.Bibliografias 107
    • 0. INTRODUCCIÓN • El objetivo de este trabajo es dar a conocer el Sistema del Programa de Gestión Documental de INFITULUA, Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Tuluá, en donde se describe el paso a paso de la unidad de correspondencia y ventanilla única, instructivo de producción documental y el Manual para la Administración de archivos de Gestión. • Todo un Sistema basado en la Normatividad vigente, con excelentes tendencias de organización y herramientas tecnológicas que conllevan a un control optimo y de buena calidad.
    • 1.OBJETIVO GENERAL • Conocer el Sistema de Gestión Documental de INFITULUA, para obtener un aprendizaje significativo en el ámbito de organización, garantizando su perfecto estado de conservación, conociendo las diferentes herramientas como pilares para que el S.G.D funcione.
    • 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS -Entender la gestión documental como herramienta que se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. -Conocer las ventajas de la reducción drástica de situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. -Aprender la Seguridad y fiabilidad de Información, documentos de gran valor para la organización pueden custodiarse con herramientas ofimáticas, tecnológicas.
    • • Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla. • En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas. 3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
    • INFITULUA Se dio inicio a operaciones en el mes de Febrero de 2.006, y a lo largo de los años 2.006, 2007 y 2.008 se hicieron créditos a algunas entidades estatales, a personas jurídicas de derecho público y privado, y a personas naturales INFITULUA hace parte de las instituciones denominadas INFIS en nuestro país. Se crea a partir de la modificación que se hizo a los estatutos de lo que inicialmente se denominaba INCENTIVA, entidad que fue creada en el año 2.004 producto de los dineros que obtuvo el municipio de Tuluá por la venta de la Telefónica TELECOM. Se obtiene con esta operación un patrimonio de aproximadamente Setenta mil millones de pesos mcte ($70.000.000.000), dineros con los cuales la Administración municipal de ese momento decide crear la entidad para apoyar el desarrollo económico y social del municipio y la región a través de la prestación de servicios de crédito
    • INFITULUA siendo este último punto el que conllevó al cambio de estatutos en Diciembre de 2.008, para redireccionar los servicios y los clientes objetivo del Instituto de acuerdo con las directrices de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca y de la Administración Municipal. Promovemos el modelo de gestión para la innovación industrial y comercial de Tuluá a través de la plataforma tecnológica, Tuluá Compite. Realizamos estudios de prefactibilidad y gestión con el fin de: Generar empleo. Crear un Centro de Asistencia Industrial. Crear un Centro de Reciclaje Crear un Centro de Bienes y Servicios Formular el Plan de Desarrollo Turístico. Ejecutar el Plan de Citymarketing
    • ORGANIGRAMA
    • MISIÓN DE INFITULUA Promovemos el bienestar de Tuluá y la región, gestionando desarrollo socioeconómico a través de servicios de financiamiento y gestión de proyectos
    • VISIÓN DE INFITULUA En el año 2015, INFITULUÁ habrá consolidado su modelo de gestión y financiamiento, a través del desarrollo de proyectos socioeconómicos que garanticen su rentabilidad y promuevan el bienestar de la región.
    • OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1. Gestionar proyectos que generen impacto socioeconómico en Tuluá y la región. 2. Incrementar la utilización de los servicios. 3. Incrementar la rentabilidad económica con impacto social. 4. Contribuir a la dinamización de la economía para la disminución de las necesidades básicas insatisfechas de Tuluá. 5. Elevar la competitividad institucional mediante el desarrollo de sus capacidades. 6. Mejorar el nivel de competencias individuales. 7. Aumentar el nivel de satisfacción de nuestros clientes.
    • DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL DESARROLLO TERRITORIAL INVERSIONES DESARROLLO INSTITUCIONAL EJES ESTRATÉGICOS
    • PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO Desarrollar actividades especificas que permitan coordinar y controlar de forma sistemática la recepción, organización, descripción, indexación, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos, De manera ágil, segura para el control de los documentos de origen externo e interno de INFITULUA
    • ALCANCE El proceso inicia desde la producción De documentos hasta la disposición final Incluyendo su recuperación
    • UNIDAD DE CORRESPODENCIA Y VENTANILLA ÚNICA Unidad de Correspondencia y Ventanilla única: Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
    • MISIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y VENTANILLA ÚNICA Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), Facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.
    • FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y VENTANILLA ÚNICA 1) Control de Ingreso de la Documentación. 2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir). 3) Conservación. 4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos. 5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central. 6) Digitalización de los Documentos. 7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles. 8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.
    • UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y VENTANILLA ÚNICA En la entidad Se implementó el software, “Manejo Integral de Documentos, MiDoc” Versión 5.0 para el manejo de la correspondencia, las tablas de retención y valoración documental y del archivo central o fondo acumulado. MiDoc, se ha desarrollado de acuerdo con las políticas, criterios y procedimientos establecidos en el Archivo General de la Nación para el manejo integral de los documentos en las entidades públicas y privadas. Objeto del sistema: Automatizar el manejo integral de los documentos de las entidades, desde el manejo de las Tablas de Retención Documental, el recibo y despacho de los documentos entre entidades y dependencias, ruta interna del documento por actividad, transferencias documentales entre archivos, inventario de documentos, eliminación de documentos y el préstamo de documentos.
    • PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS
    • PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Objetivo Describir las actividades para la elaboración de las comunicaciones oficiales, que se generan como resultado de las funciones del Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Tuluá “INFITULUA”.
    • 4.INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Base Normativa -ACUERDO No. 060 del 30 de octubre de 2001), por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. -GTC – 185 Guía Técnica Colombiana “Documentación Organizacional” -Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o Trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Características de redacción y presentación Para todas las comunicaciones oficiales se recomienda: -Tratar un solo tema por comunicación -Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. -Usar un tratamiento respetuoso y cortés -Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo. -Distribuir el texto de acuerdo a su extensión. -Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. -La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Tipo de fuente o letra y tamaño La fuente será Arial 12, con el fin de hacerla más agradable a la vista del lector y así no presente inconvenientes para su lectura, impresión y digitalización. Se recomienda no utilizar negrilla. Márgenes Superior 4 cm. Inferior 2 cm. Lateral Izquierdo 4 cm. Lateral Derecho 3 cm. Estilo Para la distribución del contenido se utilizara el estilo bloque extremo. En este todas las líneas parten del margen izquierdo.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Estilo de Bloque: Para la distribución del contenido se utilizara el estilo bloque extremo. En este todas las líneas parten del margen izquierdo. -Tipo de fuente o letra y tamaño La fuente será arial 12, con el fin de hacerla más agradable a la vista del lector y así no presente inconvenientes para su lectura, impresión y digitalización. Se recomienda no utilizar negrilla. Líneas especiales: Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos Interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra 10. El bloque de anexos y copias se ubica a un interlineado sencillo, sin abreviar, y alineado. El bloque correspondiente a transcriptor y proyectó se deja a una interlinea libre del anterior y también alineado.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS CIRCULAR Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. PARTES DE LA CIRCULAR -Encabezado y código: Para el caso del Instituto se entenderá como encabezado el nombre de la Unidad Administrativa que emite la CIRCULAR, el cual se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla a una interlinea libre de la Zona 1. Lugar de origen y fecha de elaboración: Se inicia de una a dos interlineas libres del código, se escribe el nombre de la ciudad, seguido de (,) se escribe la fecha y el mes. Los meses se escriben en minúscula. Ejemplo: Tuluá, 12 de enero de 2010
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION: Se inicia de una a dos interlineas libres del código, se escribe el nombre de la ciudad, seguido de (,) se escribe la fecha y el mes. Los meses se escriben en minúscula. •Ejemplo: Tuluá, 12 de enero de 2010 ASUNTO: Se inicia a dos interlineas libres del encabezamiento y destinatarios, se escribe en mayúscula sostenida, constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar y sin negrilla. SALUDO: Se incluye en el inicio del texto. -TEXTO: Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior can una interlínea libre. En circulares de uno a dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y media entre renglones y doble entre párrafos.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS DESPEDIDA: •Se inicia de una a dos interlineas libres del texto. Es una expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.) REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES •Se inicia de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, se escriben los Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas y el cargo se en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente. LINEAS ESPECIALES •Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos Interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra 10.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Ejemplo circular DIRECCION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ CIRCULAR 400-12-1.01 ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ Tuluá, 13 de octubre de 2009 ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ PARA PERSONAL INFITULUA ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Asunto: Convocatoria Capacitación ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ Atento saludo, con el fin de dar a conocer la identificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, se solicita su presencia el viernes 16 de octubre de 2009, a las 7:30 am. En la sala de Juntas del Instituto.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Atentamente, ------------------ ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) CAROLINA RODRIGUEZ OSORIO Directora Financiera y Administrativa ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlinea ) Transcriptor: Fabiola Morales Bedoya Calle 21 # 34-57 PBX- 2261285 2261432 Ext. 101 FAX- 104 www.infitulua.gov.co
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS • Carta Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes a otras entidades, personas naturales y/o jurídicas y en las relaciones laborales del Instituto.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PARTES DE LA CARTA CÓDIGO: Se escribe a dos interlineas libres del encabezado, se inicia con el número que identifica la unidad administrativa productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie o sub-serie que corresponda, a continuación del código se coloca punto (.) y se asigna el número de consecutivo. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION: Se inicia de una a dos interlineas libres del código, se escribe el nombre de la ciudad, seguido de (,) se escribe la fecha y el mes. Los meses se escriben en minúscula. Ejemplo: Tuluá, 12 de enero de 2010
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS DESTINATARIO: •A PARTIR DEL LUGAR DE ORIGEN Y LA FECHA DE ELABORACIÓN: se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento. Está conformado por los siguientes componentes. •Denominación o título académico: Primera interlinea libre. Con mayúscula inicial. -Nombre del destinatario: Segunda interlinea libre. Con mayúscula inicial. -Cargo: Tercera interlinea libre. Con mayúscula inicial. Organización: •Interlinea libre subsiguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir razón social, sigla o acrónimo (se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la entidad lo haya registrado de manera diferente).
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Doctor GUILLERMO GARCIA SANCHEZ Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnológico Calle 57 43-19 Armenia, Quindío Ejemplo Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente. Nombre del lugar de origen: De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas. Dirección
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Asunto •Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se inicia de dos a tres interlineas libres de los datos del destinatario. SALUDO: •Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres después del asunto. •TEXTO: Se inicia a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo independiente. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlinea libre entre párrafos. DESPEDIDA: •Se inicia de una a dos interlineas libres del texto. Es una expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración).
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES Se inicia de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, se escriben los Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas y el cargo se en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Ejemplo Carta : UNIDAD ADMINISTRATIVA 100-42-3.05 ------------------ ( 1 interlínea ) Tuluá, 30 de diciembre de 2009 ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ Arquitecta MARTHA LILIANA VALLEJO Jefe Oficina Asesora de Planeación Carrera 25 No. 25 - 04 Alcaldía Municipal Tuluá ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Asunto: Plan Parcial cinco ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas)
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Cordial saludo. ------------------ ( 1 interlínea) Requiero información sobre los últimos avances del Plan parcial cinco, con el objetivo de presentar informe al señor alcalde. ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Agradeciendo su amable atención, ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 interlíneas ) ------------------ JOSE EDIER CARDONA DEL RIO Gerente ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Transcriptor: Beatriz Torres Redactor: Lina Romero Calle 21 Nº 34 – 57 PBX – 2261285 2261432 Ext. 101 FAX 104 www.infitulua.gov.co
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ACTA Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. PARTES DEL ACTA -TÍTULO: EI título está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior. Se escribe en mayúscula sostenida y sin negrilla. Ejemplo: REUNION ORDINARIA COMITÉ DE ARCHIVO -DENOMINACION DEL DOCUMENTO Y NUMERO: A una o dos interlineas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el numero consecutivo que Ie corresponda. Se suprime el símbolo (#) o la abreviatura (No.) Ejemplo: ACTA 01 ENCABEZAMIENTO: EI encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Lugar de origen y fecha de elaboración: Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlineas Libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AI frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha. Ejemplo. FECHA: Tuluá, 12 de enero de 2010 Hora: Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AI frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión. Ejemplo: De las 9:00 horas a las 16:00 horas Lugar: Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AI frente se escribe el sitio de la reunión.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Asistentes: Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AI frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. EI cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. Invitados: A continuación de la lista de asistentes, a una interlínea libre del ultimo nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen Izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla y después del tratamiento. Ausentes: Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una interlinea libre del ultimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo, a dos interlineas libres del ultimo nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A una interlinea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS DESARROLLO: Contra el margen izquierdo, a una o dos interlineas libres del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo. CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, a tres interlineas libres del ultimo renglón del texto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntas (:). FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: EI nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida 0 con mayúscula inicial, de cuatro a cinco interlineas libres a partir de la última línea del acta. EI cargo se escribe a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. Ejemplo: MANUEL CHACON CORREA JUAN CAMILO VELEZ CANO Presidente Secretario
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ------------------ (1 interlínea) 100-1-2 ------------------ (1 interlínea) REUNION ORDINARIA COMITÉ DE CREDITO ------------------ (1 interlínea) ACTA 01 ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ FECHA: Tuluá, 4 de enero de 2010 ------------------ (1 interlínea) HORA : De las 14:00 horas a las 18:00 horas ------------------ (1 interlínea) LUGAR: Sala de Juntas INFITULUA ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas) Ejemplo Acta:
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ASISTENTES: ANDRES LEONARDO MEJIA , Director– Presidente CAROLINA CANO BASTIDAS , Secretario Comité ADALGIZA OROZCO, Técnico, Vocal ------------------ (2 interlíneas) AUSENTES: WILLIAM MARTÍNEZ JIMÉNEZ, Jefe División - Vocal ------------------ ------------------ (2 interlíneas) ORDEN DEL DÍA: ------------------ (1 interlínea) 1o. Verificación de Quórum 2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior. 3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de la Alcaldía Municipal de Tuluá.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ------------------ ------------------ (2 interlíneas) DESARROLLO: ------------------ (1 interlínea) 1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. ------------------ (1 interlínea) 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. ------------------ (1 interlínea) ------------------ ( 2 interlíneas) CONVOCATORIA: La próxima reunión se efectuará el 10 de enero de 2010, a partir de las 10:00 horas en la sala de Juntas del Instituto. RECOMENDACIONES (Cuando aplica) ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ (4 interlíneas)
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ADALGIZA OROZCO ANDRES LEONARDO MEJIA Presidente Secretario ------------------ ------------------ (2 interlíneas) Transcriptor: Fabiola Morales Bedoya y/o Redactor: Alexander González Calle 21 Nº 34 – 57 PBX – 2261285 2261432 Ext. 101 FAX 104 www.infitulua.gov.co
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal y pueden ser de: Tiempo de servicio Experiencia Salarios u honorarios, ENTRE OTROS EI certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS RESOLUCIONES Para las características de redacción y presentación, márgenes, estilo, tipo de fuente y tamaño y líneas especiales, ver el punto 5 de este instructivo. PARTES DE LA RESOLUCION ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida, sin negrilla, INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE TULUA. CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie y/o sub-serie que corresponda. RESOLUCION No.__: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas, sin negrilla RESOLUCION No.__ Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año, y se cierra cada año calendario. El consecutivo de las resoluciones del Instituto será controlado por la Gerencia y por la Dirección Jurídica en el caso que aplique.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS FECHA: Escribir el día, mes y año entre paréntesis, así: 12 de agosto de 2010) REGISTRAR EXPRESION “Por medio del cual…” De una a dos interlineas de la identificación del documento se escribirá la expresión: Por medio de la cual, acompañada de una síntesis del objeto de la Resolución, centrada, sin negrilla, entre comillas “”. NOMBRE DEL CARGO Y DE LA ENTIDAD: Se escribe el cargo y entidad, como se muestra a continuación, sin negrilla y centrado: El Gerente General del INSTITUTO de FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN y DESARROLLO de TULUÁ., INFITULUÁ, en uso de sus atribuciones constitucionales, legales y estatutarias, especialmente las conferidas… CONSIDERANDO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas, sin negrilla, se escribirá CONSIDERANDO, y a continuación detallar cada párrafo, una vez se describan los Considerandos, en la parte final se escribe la frase: Por lo expuesto, se…
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS CONSIDERANDO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas, sin negrilla, se escribirá CONSIDERANDO, y a continuación detallar cada párrafo, una vez se describan los Considerandos, en la parte final se escribe la frase: Por lo expuesto, se… COMUNIQUESE Y CUMPLASE Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas, sin negrilla, se escribirá COMUNIQUESE Y CUMPLASE ó NOTIFIQUESE Y CUMPLASE ó PUBLIQUESE en el caso que aplique. Al final escribir la frase, “dado en la ciudad que se elabore, el día especificado en letras y entre paréntesis en número, el mes y el año en letras y números. FIRMAS Registrar las firmas de quien corresponda, en mayúscula sostenida, sin negrilla.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Ejemplo Resolución ------------------ ------------------ (2 interlíneas) 100-50 ------------------ ------------------ (2 interlíneas) RESOLUCIÓN No.__ (12 de enero de 2009) ------------------ ------------------ (2 interlíneas) “Por medio de la cual ………………” ------------------ (1 interlínea) El Gerente General del INSTITUTO de FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN y DESARROLLO de TULUÁ., INFITULUÁ, en uso de sus atribuciones constitucionales, legales y estatutarias, especialmente las conferidas… ------------------ ------------------ (2 interlíneas) CONSIDERANDO ------------------ ------------------ (2 interlíneas)
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Ejemplo Resolución Que… ------------------------- (1 interlínea) Que … ---------------------------(1 interlínea) Por lo expuesto, se… ------------------ ------------------ (2 interlíneas) RESULEVE ----------------- (1 interlínea) ARTICULO PRIMERO............... ----------------- (1 interlínea) ARTICULO SEGUNDO................ ----------------- (1 interlínea) COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Según se requiera) ----------------- (1 interlínea) Dada en Tuluá, a los veintiocho días (28) del mes de septiembre del año dos mil nueve (2009) ----------------- ----------------- (2 interlíneas) JOSE EDIER CARDONA DEL RIO Gerente ----------------- (1 interlínea) Transcriptor: Fabiola Morales Bedoya Redactor: Alexander González
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS CORREO ELECTRONICO MENSAJES ELECTRÓNICOS El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o Más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través del internet. Este medio se Puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier Otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, Razón por la Cual se recomienda tener en cuenta las disposiciones de esta guía para cada uno de Estos casos. Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las Siguientes subgerencias. PARTES: De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de La Internet, a continuación se identifican las partes del correo electrónico. Se recomienda a las organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo Electrónico, reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en Usuarios debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ENCABEZAMIENTO De (From): Informa a los receptores quién es el remitente del mensaje. Para (To): indica la dirección del destinatario. Asunto (Subject): es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el Correo se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del Mensaje. NOTA La fecha la suministra el servicio de correo. CUERPO DE EL TEXTO Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (Tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras).
    • INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque solo sea el Nombre también puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono Y la extensión, entre otros. NOTA 1 tener el menor número posible de mensajes en la bandeja De entrada, para ello se sugiere crear carpetas personales. Estas carpetas se Pueden organizar por temas, labores, proyectos, mensajes pendientes, años, entre Otros. Ejemplo:
    • 5. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN
    • ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO Dar a conocer las políticas y procedimientos para la adecuada organización de los archivos de gestión del Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Tuluá, con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, y velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES El Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Tuluá “INFITULUA” en cumplimiento de las disposiciones legales contenidas en la Ley 594 de 2000, y la reglamentación que viene expidiendo el Archivo General de la Nación a través de Acuerdos, Circulares, Decretos, especialmente el Acuerdo No. 042 de Octubre 31 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Artículo 19. Soporte Documental. Artículo 16. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Artículo 13. TITULO IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Generalidades de la Ley 594 de 2000
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN TITULO V GESTION DE DOCUMENTOS Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Artículo 22. Procesos Archivísticos. Artículo 23. Formación de archivos •Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. •Artículo 26. Inventario Documental. •Conservación Documental, según ACUERDO AGN No. 048 (5 de mayo de 2000) Condiciones de edificios y locales destinados a archivos, según el Acuerdo AGN 49 DE 2000 (Mayo 5) •ARTÍCULO 1º-Edificios de archivo.
    • POLÍTICAS CON RESPECTO A LA CONSERVACIÓN Conservación Documental, según ACUERDO AGN No. 048 (5 de mayo de 2000) “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental”. Los documentos de archivo deberán estar contenidos en las unidades de conservación lo más adecuadas posibles y debidamente identificadas, y que garanticen la preservación del Fondo Documental. Para el caso del Instituto se utilizará la carpeta libre de ácido de dos tapas y gancho plástico, los cuales cumplen los lineamientos y recomendaciones del Archivo General de la Nación y garantizan la conservación de la documentación. Con la conservación se ejecutarán, principalmente, tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos. Se adoptarán las estrategias, técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación. MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Políticas con respecto a la Eliminación Documental, según el Acuerdo 46 de 2000 (Mayo 5) "Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental". ARTICULO 1º-Aprobar el siguiente procedimiento para la eliminación de documentos: -La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. -La decisión sobre la eliminación de documentos, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la misma. -Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente. -Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención documental. En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informará por conducto del jefe del archivo central al comité de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas. Las eliminaciones secundarias serán responsabilidad del jefe de archivo central quien deberá solicitar autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo. en todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectiva relación. ARTICULO 2º- El "acta de eliminación" contendrá: Entidad Dependencia Código de la dependencia y de la serie documental Series Fechas Volumen Unidades de conservación Nombres completos y firmas del presidente, secretario, y otros miembros del comité de archivo.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Políticas con Respecto a la Foliación de la Documentación La foliación es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales; es constitutiva del inventario único documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (del archivo de gestión al archivo central) como secundarias (del archivo central al archivo histórico). Para el caso del Instituto todos los documentos deben cumplir con las siguientes especificaciones: -La foliación se realiza a todas y cada una de las unidades documentales de una serie, cabe resaltar que se debe verificar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental. -La unidad documental (carpeta) contiene un máximo de 200 folios. -La foliación se efectúa utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, ó lapicero negro.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN El número debe escribirse en la esquina superior derecha de la cara recta del folio de manera legible y sin enmendaduras, como se muestra en la figura, sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 1
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN La numeración se realiza de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. No se folian los documentos utilizando números con suplementos como A, B, C, ó bis. 5 5 A
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN No se realiza foliación sobre pastas o documentos en blanco, que por alguna razón deban quedar en la carpeta. 1 Las series de documentos simples (Decretos, Circulares, Resoluciones), se folian de manera independiente por carpeta. Las series de documentos simples (Decretos, Circulares, Resoluciones), se folian de manera independiente por carpeta.1
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Políticas con Respecto al manejo de Carpetas y demás Unidades de Conservación: Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: Unidad Administrativa, serie, sub serie, asunto carpeta o expediente, fechas extremas, número de carpeta, número de folios, especificar si tiene reserva legal y su ubicación. La cantidad máxima de folios por carpeta son 200. Los documentos del archivo de gestión deben conservarse en carpetas que el instituto designe, en caso de requerir gancho, se utilizará de plástico, el cual se introduce en la tapa izquierda de la carpeta, de afuera hacia adentro, de forma que el gancho legajado se cierra sobre el verso del último folio que se ha ingresado a la carpeta. La ubicación y organización de los archivos, cuando existen estantes, se identifican de izquierda a derecha y la bandeja de arriba hacia abajo.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Políticas con Respecto al manejo de Documentos de Apoyo Para el caso del Instituto os documentos de apoyo (facilitativos o informativos) no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las Unidades Administrativas y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia; dichos documentos deben identificarse con una marcación visible.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Políticas con Respecto a la Consulta de Documentos El ACUERDO No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”. En el ARTICULO 1: Acceso a los documentos e información, establece: “Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos de archivo, por ser ellos fuentes de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica de la Nación, garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones de las instituciones. Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida”.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Consulta o préstamo de documentos a ciudadanos u otras instituciones El Acuerdo AGN 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva. Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida”. oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Consulta o préstamo para trámites Internos El Acuerdo AGN 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN PROCEDIMIENTOS
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Seleccionar Papelería A- Emplear papelería pre-impresa o diseñada en el computador de acuerdo con el modelo del estándar de carta. Funcionario de la Unidad Administrativa 2. Elegir el tipo de documento a elaborar A- Establecer el tipo de documento a elaborar ya sea, Comunicación, Acta, Circular, Resolución u otra, si se desconoce la forma de elaboración consultar el instructivo de Normas Aplicables a la Producción de documentos. Funcionario de la Unidad Administrativa Documento que aplique
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 3. Elaboración y entrega de la comunicación oficial A- Elaborar la comunicación de acuerdo a los requisitos de presentación y firmarla. ▲ Funcionario de la Unidad Administrativa Comunicació n Original B- Sacar una o varias fotocopias dependiendo del número de destinatarios a los que vaya dirigido el documento. Fotocopias de la Comunicació n Original C- Entregar la comunicación con sus fotocopias en la oficina de correspondencia y ventanilla única para su radicación y posterior distribución. Comunicació n Original y Fotocopias D- Archivar la comunicación foliada en la serie documental de la oficina productora de dicho documento, de acuerdo a lo establecido en las TRD. Funcionario de la Unidad Administrativa Documentos Foliados
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Organización de documentos A- Identificar y clasificar por grupos de asuntos (Series – Sub-series) de acuerdo a las Tablas de Retención Documental de cada Unidad Administrativa. Funcionario encargado del Archivo de Gestión Tabla de Retención Documental B- Depurar los documentos que se archivarán y seleccionar aquellos que sean de apoyo los cuales no son de archivo, así como la duplicidad documental. Funcionario encargado del Archivo de Gestión Archivos Depurados C- Organizar cronológicamente los expedientes (asuntos), ubicando de primero en la carpeta el documento con la fecha más antigua de producción y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. Funcionario encargado del Archivo de Gestión Documentos Organizados de forma Cronológica
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 2. Organización de carpetas y foliación de documentos A- Identificar y rotular las carpetas de tal forma que permita su ubicación y recuperación, utilizando los respectivos formatos, una vez se realice el cierre respectivo a las carpetas cada año. Funcionario encargado del Archivo de Gestión Formato de Rótulos para Carpetas B- Foliar cada una de las series y sub-series documentales (físicamente cada carpeta), de acuerdo como se indica en el numeral 4.7 Políticas con respecto a la foliación de documentos del presente Instructivo. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión Series y Sub- series Foliadas
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN C- Archivar en cada carpeta el máximo de folios permitidos y abrir una carpeta adicional solo en caso de que dicha carpeta supere los 200 folios, identificándola con la información señalada, y anexándole el número de orden de la carpeta. Ejemplo: 1 de 2, 2 de 2 respectivamente. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión Carpetas D- Diligenciar el formato Guía de Archivo de Gestión por cada carpeta, con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión F-404-06 Formato Guía de Archivos de Gestión
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 3. Inventario, ubicación y eliminación de documentos de apoyo. A- Inventariar los documentos archivados, utilizando el Formato Único Inventario Documental. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión Formato Único Inventario Documental B- Ubicar las carpetas en el mobiliario de archivo destinado para tal fin. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión N/A C- Eliminar o reciclar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión Documentos de Apoyo Reciclado
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 4. Organización de los anexos A- Diligenciar el formato rótulo para anexos cuando un documento tenga anexos tales como videos, cd, planos, o cualquier otro formato que no sea papel convencional, en dicho formato se debe especificar a que carpeta pertenece y cual es su ubicación física. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión Formato Rótulos para Anexos 5. Consulta o préstamo de documentos a ciudadanos u otras instituciones A- Solicitar la consulta de documentos mediante solicitud verbal o escrita, dirigida al Jefe del Área o funcionario responsable del Archivo de Gestión. Solicitante Comunicación si aplica B- Recibir y tramitar la solicitud de consulta de documentos, verificando que la información solicitada no tenga carácter de reserva, conforme a la Constitución y a las Leyes. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión Comunicación
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN C- Registrar el préstamo de documentos utilizando el formato de préstamo de documentos para consulta externa para hacer la entrega a la persona solicitante. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión F-404-05 Formato de Préstamo Documentos Consulta Externa D- Registrar la devolución de las comunicaciones y expedientes en el formato de préstamo de documentos para consulta externa. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión Formato de Préstamo Documentos Consulta Externa E- En caso de que se necesiten o que se desee la expedición de copias, se solicitará autorización para fotocopiar documentos al jefe de la respectiva oficina. Solicitante Fotocopias
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 6. Préstamo de documentos para trámites internos A- Solicitar los documentos requeridos a la Unidad Administrativa. Funcionario de oficina solicitante Comunicación o solicitud verbal B- Diligenciar el formato Testigo de documento afuera del archivo de gestión, para efectos de seguimiento y control, y reemplazar el documento o folio prestado con el formato en mención. Funcionario de oficina productora F-404-03 Formato Testigo De Documento Afuera Archivo De Gestión
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN C- La Unidad Administrativa productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. La custodia y préstamo de documentos de los archivos de gestión es responsabilidad del jefe de cada Unidad Administrativa. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión F-404-04 Formato Préstamo documentos consulta Interna D- Destruir el formato Testigo una vez se reciba nuevamente el documento o folio prestado. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión N/A
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN CONSERVACIÓN PREVENTIVA Conservación preventiva A- Revisar el almacenamiento de los documentos, la señalización y adecuación del área de archivo. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión N/A B- Realizar un diagnóstico integral de los Archivos de Gestión, evaluando las condiciones en que se encuentran actualmente los archivos en conservación documental. Coordinador (a) de Gestión Documental o quien haga sus veces Informe de Diagnóstico C- Establecer las necesidades, recomendaciones y prioridades de acción. Coordinador (a) de Gestión Documental o quien haga sus veces Comunicación
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN CONSERVACIÓN PREVENTIVA D- Organizar y distribuir el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinada al Archivo de Gestión cumpliendo los lineamientos de almacenamiento y conservación dados por el Archivo General de la Nación. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión N/A
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Eliminación de Documentos A- Identificar y determinar la disposición final de las series y sub- series, eliminando de los documentos según lo señalado en la Tabla de Retención Documental de cada Unidad Administrativa. Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión N/A B- Diligenciar el formato de Solicitud eliminación documental, y enviarlo al Jefe de la Unidad Administrativa al que pertenecen los documentos, para visto bueno. Funcionario Unidad Administrativa encargado del Archivo de Gestión F-404-09 Formato Solicitud Eliminación Documentos
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS C- Revisar la información del formato de eliminación documental y determina cuales de estos documentos se pueden eliminar y cuales no, le informa mediante comunicado al funcionario que diligenció la solicitud. Nota: Se deben argumentar los motivos por los cuales no se pueden eliminar algunos documentos. Jefe de Unidad Administrativa Comunicación D- Colocar el visto bueno en el formato de eliminación documental y lo devuelve funcionario que realizó la solicitud. Nota: Se debe otorgar una prorroga de tiempo a la documentación que no se puede eliminar con base a los argumentos especificados por el Coordinador de Grupo. Jefe de Unidad Administrativa F-404-09 Formato Solicitud Eliminación Documentos
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS E- Generar el acta de eliminación documental en la cual lista los documentos a eliminar y citar al Comité de Archivo. Funcionario Unidad Administrativa encargado del Archivo de Gestión F-404-08 Formato Acta de Eliminación de documentos F- Aprobar el acta de eliminación documental mediante firma del presidente de Comité de Archivo. Nota: En caso de no aprobar la eliminación de alguno de los documentos relacionados en el acta, se debe modificar el acta y otorgar una prorroga de tiempo a esa documentación. Comité de Archivo F-404-08 Formato Acta de Eliminación de documentos
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Transferencias Documentales A- Elaborar plan anual de transferencias, de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD. Coordinador (a) de Gestión Documental o quien haga sus veces Plan de Transferencias B- Comunicar a los productores documentales la Programación definitiva de transferencias. Coordinador (a) de Gestión Documental o quien haga sus veces Comunicación C- Preparar físicamente la documentación: Se debe verificar la correcta organización, depuración y marcación del archivo a Transferir. Funcionario Unidad Administrativa encargado del Archivo de Gestión N/A
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN TRANSFERENCIA DOCUMENTAL D- Numerar las carpetas y elaborar el Inventario: Una vez ordenadas las carpetas, se numeran de (1) hasta (n) según la cantidad que se vaya a transferir y se prepara el Inventario documental en el formato establecido. Funcionario Unidad Administrativa encargado del Archivo de Gestión F-404-07 Formato Único de Inventario Documental E- Entregar la documentación de acuerdo a las fechas programadas en el plan de transferencias, para su revisión. Funcionario Unidad Administrativa encargado del Archivo de Gestión N/A
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN TRANSFERENCIA DOCUMENTAL F-Verificar las series que por tabla de retención deben ser transferidas al archivo central, comprobando que la documentación transferida cumpla con todos los requerimientos exigidos en el instructivo para la organización de archivos. Si en la revisión se encuentran inconsistencias se pide la revisión y ajustes de aplicación de la Tabla de Retención. Coordinador (a) de Gestión Documental o quien haga sus veces N/A G- Recibir los documentos y ubicarlos en el lugar correspondiente en el archivo central, respetando los principios de procedencia y orden original. Coordinador (a) de Gestión Documental o quien haga sus veces N/A
    • MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN TRANSFERENCIA DOCUMENTAL H- Realizar en el acta la realización de la Transferencia. Coordinador (a) de Gestión sus veces y Funcionario oficina Productora F-404-10 Formato Acta de realización de Transferencia
    • 6.REGISTRO FOTOGRAFICO DEL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTIÓN ANTES DEL S.G.D
    • ARCHIVO CENTRAL El archivo central actualmente se encuentra inventariado y con una base de datos, donde se puede ubicar fácilmente los documentos en el archivo central. A continuación se muestra el archivo central antes de la implementación del S.G.D.
    • ANTES
    • ARCHIVO CENTRAL
    • ARCHIVO CENTRAL
    • ARCHIVO CENTRAL
    • ACTUAL
    • ARCHIVO CENTRAL
    • ARCHIVO CENTRAL
    • ARCHIVO CENTRAL
    • ARCHIVO CENTRAL
    • 7. CONCLUSIONES • La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento. • Una experiencia significativa, al evaluar cada herramienta que hacen parte fundamental del Sistema de Gestión Documental de INFITULUA.
    • 8. WEBGRAFIA Gestión Documental Véase en : http://www.onegolive.com/ventajas-gestion-documental-empre sas.aspx. Archivo General de la Nación – Normatividad Véase en : http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1147
    • MUCHAS GRACIAS