4. La
implementación
de
TIC
no
se
trata
solo
de
so4ware
y
hardware

5. Jefe:
por
fin
encontré
el
archivo!!!

6. ¿Alguien
sabe
donde
quedó
el
e-­‐mail?

7. ¿Tener
un
escáner
me
convierte
en
“cero
papel”?

8. Que
busca
impulsar
la
masificación
del
uso
del
Internet
para
dar
el
salto
hacia
la
PROSPERIDAD
PARA
TODOS

9. ECOSISTEMA DIGITAL
OFERTA
ECOSISTEMA
DIGITAL
INFRASTRUCTURA
SERVICIOS
USUARIOS
DEMANDA
A Todos los colombianos cuenten al
menos con una solución de
conectividad gracias a una moderna
Autopista de la información
Los colombianos tengan acceso
a una oferta competitiva de
servicios de última tecnología
Se reduzca la brecha digital en
Colombia a través de la capacitación y
apropiación de las TIC
Los colombianos tengan una vida
más fácil y productiva gracias a una
amplia oferta de aplicaciones y
contenidos digitales
APPS

10. Contribuye con la construcción de un Estado más
eficiente, más transparente y participativo y que presta
mejores servicios con la colaboración de toda la
sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC.

11. Gobierno en línea
OBJETIVO
GENERAL
La
Estrategia
de
Gobierno
en
línea
contribuye
con
la
construcción
de
un
Estado
más
eficiente,
más
transparente
y
parWcipaWvo
y
que
presta
mejores
servicios
con
la
colaboración
de
toda
la
sociedad,
mediante
el
aprovechamiento
de
las
TIC.
Lo
anterior,
con
el
fin
de
impulsar
la
compeWWvidad
y
el
mejoramiento
de
la
calidad
de
vida
para
la
prosperidad
de
todos
los
colombianos.
Contribuir
al
incremento
de
la
transparencia
en
la
gesEón
pública
Promover
la
parWcipación
ciudadana
haciendo
uso
de
los
medios
electrónicos
Facilitar
la
eficiencia
y
colaboración
en
y
entre
las
enEdades
del
Estado,
así
como
con
la
sociedad
en
su
conjunto
Fortalecer
las
condiciones
para
el
incremento
de
la
compeWWvidad
y
el
mejoramiento
de
la
calidad
de
vida

12. Gobierno en línea
GEL
hace
parte
de
Plan
Nacional
de
Desarrollo
2010
–
2014
“Prosperidad
para
todos”
Plan
Vive
Digital
PolíEca
de
Buen
Gobierno
y
Eficiencia
AdministraEva
Ley
de
TIC
PolíEca
AnE
trámites

13. Asi funciona Gobierno en línea
1. Tendencias-
Definimos líneamientos
2. Acompañamiento- Más
servicios y más tramites.
3. Monitoreamos y
evaluamos

14. Evolución de Gobierno en línea.
3.0(2010 ...)
Innovación Gubernamental
Open Gov, Open data, IT servicios
Democracia y participación en línea
2.0(2007-2010)
Centrado en el ciudadano
Servicios interactivos (Social Media)
Servicios móviles
1.0(... 2007)
Centrado en el Gobierno
Presencia en la Web
Información en línea

15. DEMOCRACIA
TRANSACCIÓN
INFORMACIÓN
INTERACCIÓN
TRANSFORMACIÓN
Avanzamos gracias al diseño de una Estrategia
dividida por fases:

16. El Portal del Estado Colombiano es el punto integrado
de información, trámites y servicios del Estado
Colombiano
www.gobiernoenlinea.gov.co
Trámites y servicios
Directorio de entidades
Espacios de participación
Redes sociales
Centro de Contacto Ciudadano
Reconocido internacionalmente como una
herramienta de transparencia y
participación del Estado Colombiano

17. Portal o Catalogo de Datos abiertos del Gobierno Colombiano
www.datos.gov.co
Promueve la publicación de información pública para que
terceros puedan desarrollar herramientas y aplicaciones que
generen valor agregado al ciudadano. Ya se cuenta con
información de 4 entidades.
El portal cuenta con más de 46 Aplicaciones en categorías como
salud, educación, contratación pública, turismo y otros tema.
www.aplicaciones.gov.co

18. El Portal para servidores públicos www.sirvoamipais.gov.co y el
Portal de alcaldes y Gobernadores de Colombia
www.portalterritorial.gov.co reivindican y orientan a los
servidores en su labor

19. Los ciudadanos usan Gobierno en línea
23 % han participado en la
definición de normas, planes,
programas o proyectos de
entidades públicas usando
medios electrónicos
Entre quienes utilizan canales
electrónicos se encuentra
que….
49% han presentado PQR ante
una entidad pública por medios
electrónicos
66% ha obtenido información
general de las entidades
públicas por medios
electrónicos y el 64%
específicamente de trámites y
servicios.

20. LECCIONES APRENDIDAS
El desarrollo del Gobierno en línea, va mucho más allá de la prestación de servicios
a través de Internet, implica emprender acciones y esfuerzos en varias áreas:
ü Nuevas capacidades administrativas,
ü Gestión del cambio,
ü Ajustes en los marcos normativos,
ü Desarrollos tecnológicos
Debe involucrar un proceso de
modernización integral de las
administraciones públicas
Es necesario no sólo aumentar el
número y uso de los servicios sino
que también mejorar la calidad y el
acceso a los mismos
Las TIC tiene un potencial importante para promover el
desarrollo sostenible de la sociedad, siempre y cuando durante
el proceso la sociedad sea involucrada y exista una visibilidad
de los asuntos públicos

21. BUEN
GOBIERNO
Y
CERO
PAPEL

22. Buen Gobierno
• EnEdades
públicas
que
prestan
servicios
de
una
manera
eficaz,
eficiente
y
efecEva
• Un
Estado
que
mejora
permanentemente
su
gesEón
• Un
sector
público
que
complementa
y
potencia
las
acciones
del
sector
privado
• Una
gesEón
pública
innovadora
y
eficiente
• Un
mejor
y
más
amplio
servicio
al
ciudadano

23. Buen Gobierno: Principios
Principios
orientadores
Transparencia
GesEón
pública
efecEva.
Vocación
por
el
servicio
público.
ParEcipación
y
servicio
al
ciudadano.
Lucha
contra
la
corrupción.

24. Cero papel
• Desde
los
años
70’s
basado
en
redes
y
e-­‐
mail
• Enfocado
en
el
eficiente
uso
de
recursos
(Eempo,
insumos,
espacios
de
almacenamiento,
desperdicios,
contaminación)
• Enfocado
en
mejor
gesEón
de
la
información
Reducción
sistemáWca
del
uso
del
papel
mediante
la
susWtución
de
soportes
en
papel
por
medios
electrónicos
Oficina
sin
papel

25. NUEVAS
TENDENCIAS
EN
EL
TRATAMIENTO/GESTIÓN
DE
DOCUMENTOS
DE
ARCHIVO
ELECTRÓNICOS.
DR.
EDUARDO
PEIS.
UNIVERSIDAD
DE
GRANADA.

26. EL IMPACTO TECNOLÓGICO
• “revolución
de
la
información
electrónica”
– reducción
(anulación)
de
las
distancias
espacio-­‐temporales,
e
incluso,
las
barreras
jerárquicas
– cambios
sobre
el
modo
de
trabajar,
jugar,
socializar,
organizar,
enseñar...
• cambios
para
los
sistemas
de
archivo/gesWón
– nuevas
prácWcas
de
comunicación
– nuevas
formas
documentales
– cambio
en
la
estructura
organizaWva

27. MODIFICACIÓN DE LOS MÉTODOS DE TRABAJO
• recreación
de
la
organización
y
sus
acWvidades
de
un
modo
tecnológicamente
accesible
24
horas
al
día,
desde
cualquier
lugar
y
sin
barreras
jerárquicas
• Instantaneidad
• descentralización
organizaWva
→
comunicaciones
horizontales:
“espacio
virtual
de
trabajo
común”
• los
ficheros
de
datos,
en
sí
mismos,
dejan
de
ser
estáWcos:
entorno
service-­‐delivery

28. CAMBIO EN LA FORMA DEL DOCUMENTO:
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
• fácilmente
manipulable,
enlazable
interna
y
externamente,
rápidamente
transformable,
intrínsecamente
localizable,
instantáneamente
transportable
e
infinitamente
replicable
(Schamber)
• no
es
una
enWdad
hsica
inerte,
con
la
estructura
lógica
y
las
relaciones
hsicas
interdependientes
• sus
atributos
hsicos
son,
en
gran
medida,
función
del
so4ware
y
están
separados
del
contenido
informaWvo
o
del
contexto
del
documento

29. INADAPTACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS
TRADICIONALES
• principio
de
procedencia
– los
métodos
por
los
que
la
oficina
creadora
puede
usar
los
registros
no
reflejan
almacenamiento
hsico,
son
establecidos
por
las
funcionalidades
so4ware.
– lo
que
preserva
el
orden
hsico
son
las
asociaciones
lógicas
entre
los
registros
• selección
y
valoración
– no
Wene
senWdo
hablar
de
“master
file”,
ni
del
ciclo
de
vida
– instantaneidad,
mulWplicidad
y
conjnua
variabilidad

30. INADAPTACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS
TRADICIONALES
• retención
y
conservación
– conservación
soporte
hsico
→
conWnuidad
de
uso
• organización
y
descripción
– hsica
e
intelectual:
La
ordenación
hsica
de
los
documentos
electrónicos
es
de
escasa
importancia
– descripción
contextual
• acceso
y
uso
– descripción
a
posteriori:
control
intelectual
colecWvo
– sistemas
de
acceso
basados
en
la
oferta

31. EL “NUEVO PARADIGMA”
• “reinvención”
de
los
archivos
– contenido
del
registro
→
contexto
– registro
en
sí
mismo
→
función
– preservación
y
acceso
→
intervención
en
la
creación
– el
contexto
y
el
entorno
funcional
– importancia
de
la
valoración
– no
custodia

32. PROCESOS
ELECTRÓNICOS
• Racionalización
y
opEmización
de
procesos
• AutomaEzación
(BPM)
DOCUMENT
OS
ELECTRÓ-­‐
NICOS
• Manejo
seguro
de
acEvos
de
información
• Aplicaciones
de
gesEón
documentos
electrónicos
• Uso
de
estándares
BUENAS
PRÁCTICAS
• Aprovechamiento
de
TIC
en
buenas
pracEcas
• Cambio
cultura
organizacional
Establecer
lineamientos
p a r a
h a c e r
m á s
eficientes
y
efecEvos
los
trámites
y
eliminar
el
uso
del
papel
en
la
gesEón
que
realizan
las
enEdades
públicas,
tanto
para
sus
procesos
internos
como
para
los
servicios
que
prestan
hacia
los
ciudadanos.
La
iniciaWva
cero
papel,
como
parte
del
Plan
Vive
Digital
busca…
Cero papel

33. Cero papel: evolución uso del papel
Fase
1:
• Uso
exclusivo
de
papel,
administración
manual.
Fase
2:
• Uso
exclusivo
de
papel,
administración
apoyada
en
aplicaciones
de
tecnología.
Fase
3:
• Combinación
de
papel
con
documentos
digitalizados,
administración
apoyada
en
aplicaciones
de
tecnología.
Fase
4.
• Combinación
de
papel
y
documentos
digitalizados
con
documentos
electrónicos,
administración
apoyada
en
aplicaciones
de
tecnología.
Fase
5.
• Uso
exclusivo
de
documentos
electrónicos,
administración
exclusiva
mediante
aplicaciones
de
tecnología.

34. Gasto
anual
en
impresiones
USD
1.3
billones.
Ahorro
potencial:
USD
440
millones
Impresión
promedio
día
x
empleado:
30
hojas
Baja
implementación
de
buenas
prácWcas
en
enEdades:
• Polí&cas
de
impresión
11%
• Impresión
doble
cara
9%
• Control
individual
impresión
5%
Razones
para
excesos
de
impresión
• Necesidad
firmas
en
papel
57%
• Para
revisar
en
reuniones
54%
• Para
compar2r
con
otros
51%
• Requisitos
de
archivo
/
almacenamiento
38%
Informe
2009
de
impresión
del
gobierno",
Lexmark
y
O'Keeffe
&
Company,
Marzo
de
2009
12
30
Casa
Oficina
Hojas
impresas
Teletrabajo
Cero papel: Experiencia USA Gobierno
Federal: Buenas prácticas

35. • Cada
año
se
dedican
al
menos
362
millones
de
horas
y
147
mil
millones
de
euros
a
gesEonar
procesos
de
documentación
empresarial
críEca
• El
31%
de
todas
las
organizaciones
europeas
siguen
perdiendo
documentos
importantes
• Solo
22%
disponen
de
procesos
completamente
automaWzados
para
gesEonar
la
información
empresarial
críEca
• En
promedio,
el
42%
de
la
información
críEca
está
disponible
solo
en
formato
impreso.
• Existen
oportunidades
en
gesEón
del
conocimiento,
la
seguridad
y
la
efecWvidad
en
las
organizaciones
• Las
barreras
principales
para
opEmizar
procesos
son
la
falta
de
Wempo,
falta
de
personal
asignado,
y
falta
de
apoyo
real
de
la
dirección.
Índice
de
Eficiencia
de
Procesos.
Coleman
Parkes
Research
para
RICOH
–
Junio
2011
.
458
organizaciones
en
Bélgica,
Francia,
Alemania,
Italia,
los
Países
Bajos,
Suecia,
Finlandia,
Noruega
y
Dinamarca,
España,
Suiza
y
el
Reino
Unido.
Cero papel: Experiencia: Europa: eficiencia
de procesos

36. MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL

37. SITUACIÓN
ACTUAL
1
Principales soportes normativos
• Reglamenta
el
acceso
y
uso
de
los
mensajes
de
datos,
comercio
electrónico,
firma
digital,
el
valor
probatorio,
la
validez
y
eficacia
de
los
mismos
frente
a
una
acción
judicial,
establece
el
carácter
de
originalidad
siempre
que
cumpla
con
los
requisitos
de
autenEcidad
e
integridad.
Ley
527
de
1999.
• Ley
General
de
Archivos.
Programas
de
gesEón
de
documentos,
pueden
contemplar
el
uso
de
nuevas
tecnologías
y
soportes,
en
cuya
aplicación
deberán
observarse
los
principios
y
procesos
archivísEcos.
Los
documentos
emiEdos
por
los
citados
medios
gozarán
de
la
validez
y
eficacia
de
un
documento
original,
siempre
que
quede
garanEzada
su
autenEcidad,
su
integridad
y
el
cumplimiento
de
los
requisitos
exigidos
por
las
Leyes
procesales.
Ley
594
de
2000,
• En
el
que
se
detallan
los
lineamientos
generales
de
la
Estrategia
de
Gobierno
En
Línea
(GEL)
que
han
dado
lugar
a
un
conjunto
importante
de
iniciaEvas
D.
Ley
1151
de
2008.
• Con
el
cual
se
expide
el
código
contencioso
administraEvo,
introduce
el
concepto
de
expediente
electrónico,
sede
electrónica,
noEficación
electrónica
entre
otras.
Ley
1437
de
2011.

38. SITUACIÓN
ACTUAL
1
Principales soportes normativos
• Denominado
el
“decreto
anE
trámites”
se
enfoca
a
suprimir
trámites
y
procedimientos
innecesarios
en
la
administración
pública,
incenEvando
e
impulsando
el
uso
de
los
medios
electrónicos
y
las
nuevas
tecnologías
en
estas.
Decreto
019
de
2012.
• Establece
los
lineamientos
generales,
para
la
implementación
de
la
iniciaEva
Cero
Papel
en
la
administración
pública,
con
el
fin
de
idenEficar,
racionalizar,
simplificar,
automaEzar
los
trámites
y
procesos,
procedimientos
y
servicios
internos,
para
lograr
una
eficiente
y
oportuna
prestación
de
los
servicios
a
cargo
de
esas
enEdades.
DirecEva
Presidencial
004
de
2012.
• Con
la
cual
se
expide
el
código
general
del
proceso,
introduce
elementos
a
considerar
en
el
manejo
de
expedientes
y
uso
de
las
tecnologías
de
la
información
y
las
comunicaciones
en
todas
las
actuaciones
judiciales
Ley
1564
de
2012.

39. CÓMO PONER EN PRÁCTICA CERO PAPEL EN MI ENTIDAD
PROCESOS
ELECTRÓNICOS
DOCUMEN
TOS
ELECTRÓ-­‐
NICOS
BUENAS
PRÁCTICAS
1. Hacer
un
diagnósEco
(cuanto
consumimos)
2. Adoptar
buenas
prácEcas
y
promover
el
cambio
de
cultura
3. Seguimiento
y
monitoreo
¿En
que
me
apoyo?
• Guía
de
buenas
prácEcas
para
reducir
el
consumo
de
papel
• Guía
de
primeros
pasos
para
implementar
una
estrategia
cero
papel
• Formularios
y
cuesEonarios
de
ejemplo
1. Hacer
una
caracterización
y
priorización
de
procesos
1. IdenEficar
requerimientos
y
necesidades
en
materia
de
documentos
(valor/riesgos)
2. Evaluar
los
sistemas
existentes
3. IdenEficar
estrategias
para
gesEonar
los
documentos
electrónicos
4. Presentar
proyecto
5. Implementación
piloto
6. Masificar
7. Evaluación
y
mejora
conEnua
¿En
que
me
apoyo?
• NTC/ISO
15489-­‐1
• Circular
Externa
02
de
2012
AGN
/
PGD
AGN
• Circular
Coinfo
04
de
2010
• Guía
interoperabilidad
• Guía
seguridad
1. Hacer
una
caracterización
y
priorización
de
procesos
2. OpEmizar
procedimiento
priorizados
3. OpEmizar
otros
procedimientos
4. Implementar
herramientas
de
gesEón
de
procesos
(BPM)
¿En
que
me
apoyo?
• NTCGP
1000
/
MECI
/
• Guía
de
racionalización
de
tramites
y
procedimientos

40. BUENAS
PRÁCTICAS
1. Hacer
un
diagnósEco
(línea
base:
¿cuanto
consumimos?)
2. IdenEficar
oportunidades
clave
3. Adoptar
buenas
prácEcas
y
promover
el
cambio
de
cultura
4. Seguimiento
y
monitoreo
¿En
que
me
apoyo?
• Guía
de
buenas
prácEcas
para
reducir
el
consumo
de
papel
• Guía
de
primeros
pasos
para
implementar
una
estrategia
cero
papel
• Formularios
y
cuesEonarios
de
ejemplo
Buenas prácticas

41. DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Planificar
la
incorporación
de
esquemas
de
gesEón
de
documentos
electrónicos
(ISO
15489-­‐1):
• análisis
de
los
procesos
y
negocios
de
la
enEdad,
• idenEficar
requisitos
y
necesidades,
• evaluar
sistemas
existentes,
• definir
estrategias,
diseñar
el
sistema,
• implementar,
seguimiento
y
mejoramiento.
¿En
que
me
apoyo?
• NTC/ISO
15489-­‐1
• Circular
Externa
02
de
2012
AGN
/
PGD
AGN
• Circular
Coinfo
04
de
2010
• Guía
interoperabilidad
• Guía
seguridad
Documentos electrónicos

42. NTC/ISO
15489:
CaracterísEcas
de
los
documentos
AUTENTICIDAD
Es
lo
que
afirma
ser;
ha
sido
creado
o
enviado
por
la
persona
de
la
cual
se
afirma
que
lo
ha
creado
o
enviado
ha
sido
creado
o
enviado
en
el
momento
en
que
se
afirma
INTEGRIDAD
El
documento
esta
completo
y
no
ha
sido
alterado.
Se
deben
limitar
las
adiciones
o
anotaciones
posteriores
a
su
creación.
Cualquier
anotación,
adición
o
supresión
autorizada
debe
dejar
evidencia.
FIABILIDAD
Su
contenido
es
una
representación
completa
y
precisa
de
las
operaciones,
acEvidades
o
los
hechos
de
los
que
da
tesEmonio
y
al
que
se
puede
recurrir
en
el
curso
de
posteriores
operaciones
o
acEvidades
DISPONIBILIDAD
Puede
ser
localizado,
recuperado,
presentado
e
interpretado.
Muestra
la
acEvidad
u
operación
que
lo
produjo
IdenEfica
el
contexto
de
acEvidades
y
funciones
de
la
organización
ManEene
vínculos
entre
documentos
que
reflejan
secuencias
de
acEvidades
Documentos electrónicos

43. Documentos electrónicos
INTEGRIDAD
Controlar
el
acceso,
la
idenEficación
del
usuario,
la
destrucción
autorizada
y
la
seguridad.
CONFORMIDAD
Cumplir
con
los
requisitos
reglamentarios
y
expectaEvas
de
la
sociedad.
Deben
evaluarse
periódicamente
y
conservar
los
resultados.
EXHAUSTIVIDAD
El
sistema
debe
gesEonar
los
documentos
procedentes
de
todas
las
acEvidades
de
la
organización.
CARÁCTER
SISTEMÁTICO
SistemaEzar
mediante
el
diseño
y
funcionamiento
de
sistemas
de
gesEón
de
documentos
como
de
otros
sistemas
de
gesEón
FIABILIDAD
Funciona
de
modo
regular
y
conEnuado
mediante
procedimientos
fiables.
Incorporar
todos
los
documentos
ligados
a
las
acEvidades
Organiza
los
documentos
de
manera
que
reflejen
los
procesos
Protege
los
documentos
de
modificaciones
o
disposiciones
no
autorizadas
NTC/ISO
15489:
CaracterísWcas
de
los
sistemas
de
gesWón
documental

44. PROCESOS
ELECTRÓNICOS
1. Hacer
una
caracterización
y
priorización
de
procesos
2. OpEmizar
procedimiento
priorizados
3. Implementar
herramientas
de
gesEón
de
procesos
(BPM)
4. OpEmizar
otros
procedimientos
¿En
que
me
apoyo?
• NTCGP
1000
/
MECI
/
• Guía
nacional
de
simplificación,
el
mejoramiento
y
la
racionalización
de
procesos,
procedimientos
y
trámite
(DAFP)s
• Lineamientos
para
procesos
electrónicos
(GEL)
Procesos electrónicos

45. INICIAL
Diseño
del
plan
de
eficiencia
BÁSICO
Desarrollo
e
implementación
AVANZADO
Masificación
MEJORAMIENTO
PERMANENTE
Medición
y
seguimiento
• Sensibilización
implementación
de
buenas
prácEcas
• Programa
de
formación
y
gesEón
del
cambio
• Cultura
cero
papel
apropiada
en
la
enEdad
SOCIOCULTURAL
TECNOLÓGICO
ORGANIZACIONAL
• Evaluación
de
sistemas
existentes
• Evaluación
de
soluciones
externas
• Implementación
soluciones
GDoc
y
Workflow
• Adopción
de
estándares
• Interoperabilidad
interna
y
externa
• Infraestructura
ajustada
a
arquitectura
GEL
• Evolución,
mantenimiento
y
opEmización
• Adopción
de
mejores
prácEcas
• Mejoramiento
de
indicadores
• Sostenibilidad
de
la
iniciaEva
POLÍTICO
/
LEGAL
Reglamentación
interna
ajustada
conforme
a
la
normaEvidad
generada
en
el
marco
de
la
iniciaEva
• Análisis
y
priorización
de
procesos,
flujos
documentales,
funciones
y
responsabilidades
• AutomaEzación
procedimientos
internos
priorizados
• Adopción
de
estándares
• AutomaEzación
de
la
mayoría
de
los
procedimientos
internos
PASOS DE ACCIÓN EN LAS ENTIDADES

46. 2.
ELEMENTOS
DE
LA
DIRECTIVA

47. Objetivos de la Directiva 04
• Racionalizar
los
procesos
y
procedimientos
administraEvos
internos
• Eliminar
el
uso
del
papel
en
la
gesEón
que
realizan
las
enEdades
públicas
en
sus
procesos
internos
• Hacer
más
eficaz
la
interacción
de
las
enEdades
públicas
• Promover
una
cultura
organizacional
que
priorice
la
eficiencia
y
la
innovación
en
el
marco
del
mejoramiento
conEnuo.

48. A quienes aplica la Directiva 04
Fuente:
Imprenta
Nacional
de
Colombia.
Diario
Oficial
No.
48.392.
Bogotá,
D.C.,
martes,
3
de
abril
de
2012.
• EnEdades
y
organismos
del
sector
central
y
descentralizado
de
la
Rama
EjecuEva
del
Orden
Nacional
¿
A
QUIÉNES
APLICA
?
• Ministros,
Directores
de
los
Departamentos
AdministraEvos,
Directores
de
enEdades
y
organismos
¿
QUIÉNES
SON
RESPONSABLES
DE
SU
EJECUCIÓN?

49. 2.3 Entidades detrás de la Directiva 04
• Estrategia
Gobierno
en
línea:
arquitectura
de
negocio,
datos,
aplicaciones
y
tecnología
MINISTERIO
DE
TECNOLOGÍAS
DE
LA
INFORMACIÓN
Y
LAS
COMUNICACIONES
–
PROGRAMA
GOBIERNO
EN
LÍNEA
• Fortalecimiento
del
sector
administraEvo
de
la
función
pública
y
apoyo
a
la
vocación
e
integridad
por
el
servicio
público
ALTA
CONSEJERÍA
PARA
EL
BUEN
GOBIERNO
Y
LA
EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
• Formación,
capacitación
y
racionalización
• GesEón
de
Calidad
y
MECI
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DE
LA
FUNCIÓN
PÚBLICA
• PolíEcas
y
lineamientos
en
manejo
de
archivos
electrónicos
ARCHIVO
GENERAL
DE
LA
NACIÓN

50. Qué implica para las entidades
1.
Delegar
un
líder
de
eficiencia
y
cero
papel
2.
Elaborar
un
plan
de
eficiencia
administraEva
3.
IdenEficar
y
aplicar
buenas
prácEcas
para
reducir
el
consumo
de
papel
4.
Realizar
seguimiento
periódico
y
reportar
los
avances

51. Lineamientos
1.
La
designación
de
un
líder
de
eficiencia
administraEva
y
cero
papel
y
formular
un
plan
de
eficiencia
administraEva
2.
IdenEficar
y
aplicar
buenas
prácEcas
para
reducir
el
consumo
de
papel
3.
Implementar
la
susEtución
de
memorandos
y
comunicaciones
internas
en
papel
por
soportes
electrónicos
4.
Implementar
mecanismos
para
intercambio
de
correspondencia
entre
las
enEdades
por
medios
electrónicos

52. Lineamientos
5.
Indicar
en
el
Plan
de
Eficiencia
las
acEvidades
que
permitan
garanEzar
a
sus
usuarios
el
derecho
de
actuar
ante
las
autoridades
uElizando
medios
electrónicos,
de
conformidad
con
lo
previsto
en
la
Ley
1437
de
2011
6.
Enviar
mediante
correo
electrónico
a
la
Alta
Consejería
para
el
Buen
Gobierno
y
la
Eficiencia
AdministraEva
a
más
tardar
veinte
(20)
días
el
plan
de
eficiencia
administraEva.
7.
Promover
acciones
que
permitan
la
parEcipación
de
servidores
públicos
y
los
contraEstas
en
la
mejora
de
la
eficiencia,
la
innovación
y
el
Buen
Gobierno
y
el
portal
www.sirvoamipais.gov.co

53. Lineamientos
8.
Cumplir
con
todos
los
lineamientos
establecidos
por
la
Estrategia
de
Gobierno
en
Línea
que
lidera
el
Ministerio
de
Tecnologías
de
la
Información
y
las
Comunicaciones,
así
como
aquellos
que
en
materia
de
gesEón
documental
establezca
el
Archivo
General
de
la
Nación.
9.
Aceptar
como
evidencia
suficiente
de
la
realización
de
acEvidades,
los
documentos
electrónicos
de
archivo
que
cumplan
con
los
requisitos
de
autenEcidad,
fiabilidad,
integridad
y
disponibilidad
establecidos
en
la
ley.

54. Lineamientos
10.
SusEtuir,
en
lo
posible,
el
uso
de
papel
por
documentos
y
canales
electrónicos,
en
la
elaboración
y
difusión
de
materiales
informaEvos,
publicaciones,
guías,
manuales,
entre
otros,
dirigidos
a
servidores
públicos,
contraEstas,
ciudadanos
o
empresas.
11.
Adoptar
los
lineamientos
relacionados
con
Eficiencia
AdministraEva
y
Cero
Papel
dispuestos
en
el
“Manual
para
la
implementación
de
la
Estrategia
de
Gobierno
en
Línea
de
la
República
de
Colombia”

55. ACTIVIDADES

56. • Incorporación
de
«Cero
Papel»
en
el
Plan
Unificado
• Incorporación
de
«Cero
Papel»
en
Decreto
GEL
• Elaboración
de
Modelos:
• Implementación
Cero
papel
• IdenEficación
electrónica
• Interoperabilidad
de
comunicaciones
oficiales
• Elaboración
de
guías
técnicas
• Documento
y
Expediente
Electrónico
• Digitalización
cerEficada
• Requisitos
para
aplicaciones
de
Sistemas
de
GesEón
Documental
• Requisitos
para
aplicaciones
de
registro
de
comunicaciones
oficiales
• Ajustes
normaWvos
con
Archivo
General
de
la
Nación
• Documentos
y
expedientes
electrónicos
• Digitalización
• Comunicaciones
oficiales
• Conservación
de
largo
plazo
QUÉ ESTÁ EN DESARROLLO

57. os
invitamos
a
parEcipar
en
los
foros
virtuales
de
discusión
sobre
gesEón
de
documentos
electrónicos
en
la
IniciaEva
Cero
Papel,
registrándose
en
el
micro
siEo
web
www.preservandoparaelfuturo.org
en
la
opción
"Registro"
del
menú
principal
o
directamente
en
www.preservandoparaelfuturo.org/index.php/registro.
Una
vez
registrado
puede
ingresar
a
la
opción
"Foro"
del
menú
principal
para
parEcipar.
La
consulta
pública
Eene
como
propósito
abrir
un
espacio
de
parEcipación
ciudadana,
en
el
que
los
diferentes
actores
interesados
puedan
contribuir
en
la
formulación
de
los
lineamientos
que
regirán
la
gesEón
de
documentos
electrónicos
en
el
Estado.
Las
infograxas
y
documentos
que
se
someterán
a
consulta
son
elaborados
por
el
Archivo
General
de
la
Nación,
con
base
en
los
avances
de
la
IniciaEva
Cero
Papel
y
el
proyecto
de
invesEgación
de
Colciencias
"Construcción
del
Modelo
de
Administración
Electrónica
de
Cero
Papel",
bajo
la
coordinación
técnica
de
Gobierno
en
Línea
y
el
Archivo
General
de
la
Nación,
en
el
marco
del
Convenio
de
Asociación
446
de
2011
celebrado
entre
ambas
enEdades.
DISCUSIÓN PÚBLICA

58. Vive
Gobierno
en
línea
@Gobiernoenlinea
ViveGobiernoenlinea
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co