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Proyecto del manual de normas y procedimientos
 

Proyecto del manual de normas y procedimientos

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EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE ...

EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE
ADMINISTRACION

(Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)

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    Proyecto del manual de normas y procedimientos Proyecto del manual de normas y procedimientos Document Transcript

    • UPTAEB PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN ADMINISTRACIONEVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE ADMINISTRACION(Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”) Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro Fecha: Abril 2012 Barquisimeto, Abril 2012
    • INDICE GENERAL ppLISTA DE CUADROS………………………………………………………… ivRESUMEN……………………………………………………………………… vI PARTE 1DESCRIPCION DEL PROYECTO…………………………………………..1. Diagnostico Situacional…………………………………………………… 1 1.1. Descripción del Contexto………………………………………… 1 1.1.1. Razón Social de la Organización…………………………... 1 1.1.2. Naturaleza de la Organización……………………………… 1 1.1.3. Localización Geográfica…………………………………….. 2 1.1.4. Historia de vida de la Organización………………………... 3 1.1.5. Organizaciones vinculadas al proyecto……………………. 4 1.2. Problemas, necesidades o intereses del Contexto…………… 5 1.2.1. Descripción del diagnostico situacional……………………. 5 1.2.2. Jerarquización y selección de las necesidades…………... 8 1.2.3. Selección de las necesidades………………………………. 9 1.2.4. Alternativas de soluciones…………………………………... 92. Justificación e Impacto Social …………………………………………… 10 2.1. Razones que llevan a realizar el proyecto………………………. 10 a) Desde el punto de vista teórico y sus aportes al 11 conocimiento……………………………………………………. b) Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción……….. 12 c) Desde la razón legal…………………………………………… 13 d) Desde el Contexto Participante – Comunidad……………… 14 e) Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación, Líneas de investigación del PNF en Administración y Transversalidad con los ejes 14 proyecto, socio critico y profesional………………………….. 2.2. Población 17 Beneficiada…………………………………………….......3. Objetivos……………………………………………………………………. 18 3.1. General……………………………………………………………… 18 …. 3.2. Específicos 18 ……………………………………………………………..II PARTEPLANIFICACION DEL PROYECTO………………………………………… 191. Plan de Acción……………………………………………………………. 202. Cronograma de Actividades…………………………………………….. 23 ii
    • III PARTERESULTADOS Y LOGROS…………………………………………………. 241. Conclusiones y Recomendaciones……………………………………… 24 1.1. Conclusiones……………………………………………………….. 24 1.2. Recomendaciones…………………………………………………. 26IV PARTEANÁLISIS DE RESULTADOS………………………………………………. 28REFERENCIAS………………………………………………………………... 29ANEXOS……………………………………………………………………….. 32 A. Guión de la entrevista………………………………………………….. 34 B. Hoja para la Revisión del Manual…………………………………….. 37 iii
    • LISTA DE CUADROS Pp.Cuadro 1 6Cuadro 2 8Cuadro 3 20Cuadro 4 24 iv
    • EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE ADMINISTRACION(Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”) Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro Fecha: Abril 2011 RESUMENEl presente proyecto socio integrador, tiene como finalidad evaluar elManual de Normas y Procedimientos para el Proceso de Compras del CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”,Barquisimeto, Estado Lara. La investigación se enmarca bajo la modalidadde Investigación-Acción Participativa, donde los participantes se involucrandirectamente con el objeto de estudio. En este proyecto socio productivo, seaplicaron técnicas de recolección de datos como: Observación Participante yEncuesta. La encuesta se realizó al personal que labora en el CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.Se Tomó como población objeto de estudio el personal de la Coordinación deAdministración que tiene la responsabilidad de gestionar las compras. Lainformación recolectada se analizó, discutió y sirvió de base para formular losresultados de la evaluación. Entre las conclusiones a las que se llegó, setiene que, los manuales son una guía para toda organización donde sereflejan las actividades de manera metódica, al realizar este estudio secontribuye a mejorar eficazmente la comunicación y la ejecución de losprocesos, para tal efecto, se recomienda la actualización periódica de losmanuales, contando con la participación de todos los trabajadoresinvolucrados y tener en cuenta los nuevos conocimientos y herramientasadquiridos.Descriptores: Compras, Manual, Normas y Procedimientos, ProcesosAdministración v
    • I PARTE DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO1. Diagnostico Situacional 1.1. Descripción del Contexto 1.1.1 Razón Social El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz” está adscrito a la Empresa Socialista “Pedro Camejo”. (Compañía de Mecanizado Agrícola y Transporte Pedro Camejo S.A.) 1.2.2 Naturaleza de la organización Producto de la necesidad de desarrollar la industria agroalimentaria venezolana en aras de lograr un apalancamiento de la soberanía alimentaria del país, el Gobierno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela fundó la Corporación Venezolana de Alimentos, la cual crea las bases para la gestión y organización del sector agrícola del país, el cual se vincula directamente con el sector alimentario. En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria crea nuevas empresas que se encargan del control del sector alimentario, entre ellas la Empresa Socialista “Pedro Camejo” que se crea como el brazo ejecutor de las políticas de mecanización agrícola para los pequeños y medianos productores excluidos en antiguas políticas gubernamentales. 1
    • En el año 2010, producto de la reestructuración de la CVA, ésta pasa a ser la Corporación Venezolana de Alimentos, en donde a través de su empresa, la Empresa Socialista “Pedro Camejo” crea el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, con el objeto de capacitar en los aspectos técnico-productivos, sociopolíticos y milicianos a los trabajadores y trabajadoras de la empresa, a miembros de los Consejos Comunales de la región y a representantes de los países de la Alternativa Bolivariana para las Américas (A.L.B.A.). La organización en estudio se dedicará a capacitar a los trabajadores y trabajadoras, miembros de Consejos comunales y compañeros y compañeras de los países que integran la Alternativa Bolivariana para los Pueblo de Nuestra América (A.L.B.A.), en el área de la mecanización agrícola.1.2.3 Localización Geográfica El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, está ubicado en Urachiche, Estado Yaracuy, Municipio Urachiche, en el Corredor Agroindustrial “Prudencio Vásquez”, donde también funcionan otras empresas de la Corporación Venezolana de Alimentos.1.2.4 Historia de Vida de la Organización El Gobierno Nacional crea el 13 de noviembre del 2001 a través del Decreto de Ley de Tierras y Desarrollo Agrario se crea la Corporación Venezolana Agraria, la cual establece empresas dedicadas a las diferentes áreas del sector agrícola 2
    • con el objeto de desarrollar la agricultura para una mayorproducción de alimentos. En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria pasa aser Corporación Venezolana de Alimentos, ahora también seencarga de la producción y comercialización de productosalimenticios a través de sus empresas, sin dejar de lado susempresas de servicios, como la Empresa Socialista “PedroCamejo”, la cual fue fundada el 14 de Junio del 2006 con elobjeto de prestar servicios de mecanización agrícola a lospequeños y medianos productores de las diferentes regionesagrícolas del país. En vista de la necesidad de capacitar al personal quelabora en dicha organización, se crea el CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola“Manuela Sáenz”, el cual se concibe como un espacio formativoen las áreas técnico-productivas apoyando la capacitación delas diversas maquinarias e implementos utilizados paramecanizar la agricultura, y a su vez generar conciencia encuanto al uso de esa maquinaria y su cuidado. La puesta enmarcha de esta organización aportará a una mayor relación conlos países del ALBA y a su vez permitirá fortalecer la soberaníaagroalimentaria de nuestras naciones. El centro Latinoamericano de Formación en MecanizaciónAgrícola “Manuela Sáenz” comenzó a funcionar el 28 denoviembre del 2010, brindando su I Curso de MecanizaciónAgrícola a 32 personas entre ellos 2 bolivianos y 2nicaragüenses y el resto entre trabajadores, trabajadoras ypostulados por los Consejos Comunales de la localidad deUrachiche, estado Yaracuy. Se estima su inauguración para elaño 2011. 3
    • 1.2.5 Nombres de las Organizaciones Vinculadas al Proyecto En este proyecto socio productivo se vinculan las siguientes organizaciones: a. Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”: ubicado en Urachiche, Municipio Urachiche del Estado Yaracuy, lugar donde se llevó a cabo el proyecto. b. Empresa Socialista “Pedro Camejo”: cuya sede principal se encuentra ubicada en Cabudare, Municipio Palavecino del estado Lara. c. Corredor Agroindustrial del Estado Yaracuy “Prudencio Vásquez”, sede de las distintas empresas de la Corporación Venezolana de Alimentos como: Leguminosas del ALBA, Empresa Socialista “Bravo Cacique”, ISOPESCA, Corporación CASA, Empresa Socialista “Pedro Camejo” y el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”. d. Consejos comunales y demás organizaciones sociales: diferentes órganos del Poder Popular de la localidad de Urachiche, estado Yaracuy. e. Fundos Zamoranos.1.2. Problemas, Necesidades o Interés del Contexto. A través de un diagnóstico situacional realizado durante la fase III, se determinó la necesidad del diseñó del Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de Compras de la Coordinación de Administración del Centro Latinoamericano de formación en 4
    • Mecanización Agrícola “Manual Sáenz”, para alcanzar los objetivosperseguidos para solucionar el problema que le dio origen. Posteriormente, durante la evaluación realizada en la fase IV,los participantes obtuvieron información fundamental que permiteestablecer la necesidad, de realizar ajustes en el diseño, de tal formade facilitar el cumplimiento de las actividades programadas y el logrode los objetivos. Esta información se detalla a continuación:1.2.1 Descripción del Diagnostico Situacional El desarrollo de la evaluación se fundamentó en un proceso de triangulación de información, utilizando diferentes recursos para recopilar las experiencias de los diversos actores involucrados en el proyecto. De gran importancia es, indicar que se utilizaron técnicas de recolección de evidencia; según Arias (2004), son “las distintas formas o maneras de obtener información” (p. 35). En este sentido, para llevar a cabo la fase diagnóstica se utilizo, la entrevista, la cual consiste en la formulación de un o varias preguntas que son respondidas de manera oral y estas se pueden realizar tanto a una sola persona como a un grupo en particular (Ver Anexo A). Por su parte, Pérez Serrano, (citado por Hernández, 2008), señala que la entrevista es una técnica mediante el cual el entrevistador sugiere al entrevistado unos temas sobre los que este es estimulado para que exprese todos sus sentimientos y pensamientos de forma libre, conversacional poco formal. Su uso es variado, pero principalmente se usa como complemento en la búsqueda de datos específicos, es decir obtener información que sería muy difícil conseguir con otra técnica. Además de ello, se buscó la información a través del 5
    • diseño y uso de una hoja de revisión del Manual (Ver Anexo B), que permitió detectar requerimientos de ajustes en el mismo. Se debe mencionar, que tanto la entrevista, como la hoja de revisión fueron dirigidas a cada uno de los miembros de la población beneficiada directamente y al personal del Departamento de Organización y Métodos, unidad responsable de la revisión de Manuales dentro de la organización. Ahora bien, la información y evidencias recolectadas durante esta fase, a través de las técnicas de recolección, le proporcionaron los insumos necesarios a los participantes, para que los mismos, reflexionaran sobre las necesidades detectadas, así pues, se realizó una matriz de análisis del Manual de Normas y Procedimientos, dando como resultado los siguientes aspectos a tomar en cuenta al momento de realizar la evaluación, así como la formulación de las estrategias y sugerencias a ser tomadas en cuenta por la Gerencia de la Planta:Cuadro 1Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos Estrategias o Análisis Situación Actual Análisis Critico Sugerencias 6
    • Identificar la La portada no tiene Se desconoce a empresa en la identificada a la qué empresa portada del empresa pertenece Manual. Se desconoce Se recomienda Evaluación del Falta información quién (es) ubicar al pie deManual de normas y con respecto a la elaboraron el página de todoprocedimientos para unidad encargada manual, a su vez, el manual dicha el proceso de del diseño y quien (es) de la información, así compras de la aprobación del Junta Directiva como las firmas coordinación de manual. dieron visto bueno y sellos en señal Administración del mismo. de aprobación. Caso: Centro El objetivo delLatinoamericano de manual está Formación en presente en el Mecanización manual. Sin Se debe colocar Agrícola “Manuela embargo, falta la información de Sáenz”) describir el alcance las unidades y las unidades involucradas involucradas están mal ubicadas dentro del mismo. 7
    • Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual Los flujogramas de donde se detallan procesos están mal los flujogramas de ubicados dentro del proceso deben ir al manual. final de cada proceso respectivamente. Las bases legales están correctamente ubicadas. No presenta un Colocar el glosario glosario de de términos. términos Evaluación del Se observa queManual de normas y las normas noprocedimientos para están el proceso de identificadas Identificar y ubicar compras de la Las normas correctamente de manera correcta coordinación de generales y según la las normas Administración específicas no estructura del generales y las Caso: Centro están delimitadas manual. Las normas especificas,Latinoamericano de de manera clara y normas separadas unas de Formación en precisa. específicas no las otras, con sus Mecanización están respectivos títulos. Agrícola “Manuela organizadas Sáenz”) según los procedimientos. En el manual de procedimientos se encuentra Incluir la Separar en manual inmerso el información anexo los cargos manual de correspondiente de que se presentan, cargos y cargos y funciones así como las funciones, en el manual funciones por cuando esta existente cargo. información correspondiente. debe estar por separado en un manual independiente. Evaluación del Los formatos que Diseñar manualManual de normas y se muestran en el de uso de losprocedimientos para manual de normas formatos el proceso de y procedimientos utilizados. compras de la no poseen 8
    • coordinación de Administración Caso: Centro informaciónLatinoamericano de referente al modo Formación en de uso de los Mecanización mismos. Agrícola “Manuela Sáenz”)Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012) De los resultados anteriores se desprende la necesidad de la evaluación, pues como lo señala Sapag Chain (s/f), la evaluación es un instrumento que ayuda a establecer objetivamente ciertos aspectos resultantes del estudio, para medir objetivamente las premisas y supuestos, estas deben nacer de la realidad misma en la que el proyecto estará inserto y en el que deberá rendir sus beneficios. 1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades Es necesario puntualizar que se han evidenciado algunas necesidades, entre ellas se tiene: 1. Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras. 2. Falta de Control en la aplicación de los manuales de normas y procedimientos para el correcto cumplimiento de los mismos. Es importante resaltar, que las necesidades antes mencionadas se han considerado de acuerdo al orden de importancia y según su prioridad. 1.2.3. Selección del Problema o Necesidades Es importante destacar, que la selección de las necesidades se ha realizado atendiendo a la importancia que 9
    • tiene para el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, el Manual de normas y Procedimientos, para la correcta realización de las transacciones correspondientes a las compras, proceso este fundamental dentro del Centro. En ese sentido, se selecciona como único problema a tratar en este proyecto socio integrador, el que corresponde a las Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras, esto debido a la relevancia de establecer claridad y precisión en toda la información contenida en el Manual, y que es primordial para el desarrollo de las transacciones mencionadas anteriormente. Además de lo expuesto anteriormente, se decide abordar el problema, pues, está directamente relacionado con nuestra área de competencia como participantes del Programa Nacional de Formación en Administración.1.2.4. Alternativas de Solución Para efectos de este proyecto socio integrador, considerando la necesidad seleccionada, se propone como alternativa de solución la Evaluación del Manual del Procedimiento de Compras para el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz” (CLFMA). Dicho Manual de Procedimiento se basa en los distintos aspectos legales y administrativos establecidos en las leyes de la República Bolivariana de Venezuela y en las normativas establecidas por la empresa. En cuanto al aspecto legal, para este manual, son especiales las leyes referentes a los procedimientos administrativos en las empresas públicas o empresas del 10
    • Estado, la Ley de contrataciones y la Ley sobre Simplificación de Tramites Administrativos. En tal sentido, el desarrollo de la Evaluación del Manual del procedimiento de compras del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”, permitirá realizar ajustes en el diseño del mismo, permitiendo el adecuado cumplimiento de las actividades programadas y el logro de los objetivos, trayendo como consecuencia la efectividad y eficiencia para el procedimiento de referencia, y por ende para el Centro.2. Justificación e Impacto Social 2.1. Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto En lo que respecta a las razones que conllevan a realizar el Proyecto Socio Integrador, se debe mencionar, que evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el proceso de compras permite al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”, obtener información relevante para la toma de decisiones, y determinar de la manera más significativa y objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de las actividades implicadas en el Manual, a la luz de los objetivos. De este modo, la evaluación del Manual es fundamental, porque sirve como un instrumento que provee información para la toma de decisiones, además que permite emitir un juicio sobre la bondad o conveniencia del diseño del mismo, ayudando a estudiar objetivamente e identificar los aspectos que fallan o no en dicho diseño, y si estuvieron a la altura de las expectativas. 11
    • Ahora bien, a continuación se presentan algunas razones quejustifican la realización de este proyecto:a. Teórico-Conocimiento: la presente investigación se desarrolla en el marco del Programa Nacional de Formación en Administración, el cual busca formar el nuevo administrador y la nueva administradora cónsono con el nuevo Modelo Productivo Socialista establecido en el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social de la Nación Simón Bolívar 2007-2013. Al respecto, este Administrador debe conocer a fondo todos los procesos administrativos llevados a cabo dentro de una organización, y los procedimientos desarrollados para el buen desempeño de actividades dentro de la empresa. Cabe mencionar, que uno de los procedimientos más importantes que se realiza en la organización en estudio es el de compra, según Bassi (2001) las compras se definen como “actividades que atañen a un negocio en lo que respecta a costo, calidad y disponibilidad física de materiales, pues deben asegurar las materias primas para la fabricación de los productos o la prestación de los servicios y su comercialización” (p. 301). Para este procedimiento se toman en cuenta diversas variables como: abastecimiento, precios, existencia, alternativas, costos. Por otro lado, es importante resaltar que evaluar el procedimiento de compras pasa por un análisis de gestión de compras que Mecinas (1999) define como “un proceso que contribuye a los objetivos comunes de la empresa mediante la adquisición de material necesario para obtener el producto” (p. 65). Por lo antes expuesto, se nota la importancia de la realización de un manual de procedimientos para la compra que permita garantizar un proceso limpio y justo, además de legal según las 12
    • normas y leyes de Venezuela y que a su vez garantice el cumplimiento de los objetivos de la organización.b. Técnico – ámbito de acción: el desarrollo de un nuevo modelo productivo, capaz de incentivar el desarrollo humano sostenible y no subordinado al capital como único motor de la humanidad, requiere de profesionales de la administración capaces de afrontar nuevos retos que se adecuen a las necesidades del país y de las organizaciones bajo un modelo más humanista de desarrollo. En tal sentido, durante la realización de esta investigación, los participantes desarrollan una herramienta de evaluación que permite verificar si se están cumpliendo los objetivos en el proceso de compras para mejorar la transparencia y uso de los recursos en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, trayendo como consecuencia el desarrollo eficaz y eficiente de dicho procedimiento. Por último, se puede decir, que con este ámbito se busca consolidar la integración de los diversos procesos y áreas operativas, para que exista el crecimiento de la organización y del colectivo. En se sentido, los participantes del proyecto Socio Integrador proporcionaran alternativas de solución para las necesidades plasmadas de los resultados obtenidos, lo cual, ayudara al progreso de esta organización y mejorar los servicios que le ofrecen a las comunidades.c. Legal: el presente proyecto Socio Integrador tiene su fundamento legal en las siguientes leyes y decretos: como principal base legal, se tiene la “Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Otra base legal corresponde a la Ley Orgánica de la Administración Pública, la cual rige los procedimientos administrativos a seguir, que se deben considerar al momento de analizar y proponer procedimientos administrativos innovadores. 13
    • Vale resaltar, que la Ley Orgánica de la Administración pública comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los principios Constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica”. Además de las anteriores, se tiene como base la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico, esta establece en su artículo 2, qué comprende la administración financiera del sector y qué principios los rige. Así mismo, el Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico, establece las disposiciones básicas para el funcionamiento del sistema de contabilidad pública, el cual será único, integrado y aplicable a todos los órganos de la República. Por otro lado, encontramos la Ley Orgánica de las Contrataciones Públicas y la Ley de Licitaciones. También, se fundamenta en la Ley de Contrataciones y la Ley de simplificación de Trámites Administrativas, esta última encargada de establecer lineamientos bajo los cuales los órganos y entes de la Administración Pública realizarán la simplificación de los trámites administrativos que se efectúan ante los mismos.d. Participante-Comunidad: El proyecto favorece a la búsqueda del perfeccionamiento de las actividades ejecutadas por los integrantes de esta organización, y a las mejoras sistemáticas de cada uno de los departamentos, para que ello genere un mejoramiento en las compras del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”. Así mismo, los participantes proporcionaran las herramientas para la ejecución de dichas propuestas, y cumplirlas a cabalidad, 14
    • es lo esperado. La iniciativa de los participantes de abordar esta empresa socialista, permitirá hacer seguimiento a todos los procedimientos que allí se ejecutan, para posteriormente realizar propuestas y recomendaciones según las necesidades observadas. En virtud de lo expuesto, el proyecto contribuye al mantenimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, a través del desarrollo del proceso de evaluación, lo que permitirá la determinación de estrategias que repercutirán en el logro de los objetivos, y en lo enmarcado en su misión y visión.e. Vinculación del proyecto con el Plan de desarrollo Económico y social de la Nación 2007-2013, Líneas de investigación del PNFA y transversalidad con el eje proyecto, socio crítico y profesional: Este proyecto Socio Integrador, se encuentra relacionado con las Líneas Generales del “Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013” la línea número 3: Modelo Productivo Socialista, que tiene como finalidad desarrollar el nuevo modelo productivo endógeno como base económica del Socialismo del Siglo XXI, incrementar la soberanía alimentaria y consolidar la seguridad alimentaria, lográndose esto a través del fortalecimiento de los mecanismos de creación y desarrollo de Empresas Socialista y de redes en la economía social, al igual que mantener la sostenibilidad de la economía social. Ahora bien, el Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz” surge como un modelo mediante la participación comunitaria, contribuyendo a incrementar la calidad de vida de la población bajo principios de justicia y equidad. Asimismo, se vincula con la Línea de Investigación N° 2 del Programa Nacional de Formación en Administración (PNFA), la cual establece la “Producción Sostenible en los Modelos 15
    • Productivos”, específicamente en el objetivo de “Planificar,controlar y evaluar los procesos de compras de insumos y bienesde servicios, dirigidos al desarrollo endógeno y al crecimientosostenido de las comunidades”. Además de lo anterior, se encuentra vinculado con laestructura curricular, ya que cumple en ser un proyecto de caráctersocio integrador teniendo como finalidad la resolución de unproblema colectivo, en este caso, la Evaluación de procedimientosadministrativos, permitiendo así, el correcto funcionamiento delCentro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola“Manuela Sáenz”. Es necesario destacar, que el perfil del egresado enadministración bajo la modalidad del PNF claramente explica que,es un ciudadano que detecta y soluciona problemas propios de suámbito de actuación mediante la creatividad, análisis ycomprensión organizacional dentro del marco legal vigente, que lepermite integrarse con conciencia al desarrollo socioeconómico,político, sustentable y sostenible, acompañado por una altamotivación, además de ser un ciudadano integral activo, critico,innovador, emprendedor y solidario, que practique y respete losvalores humanísticos, con aptitudes para desempeñarseoperativamente en todas las fases del proceso administrativo. En tal sentido, se demuestra la Transversalidad de los ejes delPNFA con el proyecto, puesto que se han tomado de los tres ejes,información importante para poner en ejecución el mismo. En el ejesocio-critico se hace profundizar lo que en Venezuela se vienedesarrollando, un proceso de transformación en lo político, social,educativo, económico y cultural, donde obligatoriamente senecesita de cuadros profesionales capaces de diseñar y deadministrar nuevas formas de producción y nuevas formas de 16
    • propiedad de medios de producción, al servicio de la satisfacciónde las necesidades fundamentales de la población, y concapacidad para generar y conducir nuevas organizaciones conconciencia ética y ecológica y orientadas hacia el desarrollosustentable. Para ello es necesaria la participación de todos los actoresinvolucrados en el hecho educativo (Facilitadores, Participantes,Comunidades). Así, los egresados se forman con una tendenciadiferente, donde debe prevalecer como administradores, valoreshumanistas que van más allá de un interés individual y de lucro, ala vez de estar obligados a llevar esta propuesta a cada comunidadque abra sus puertas, y den la oportunidad de ofrecerles un nuevomodelo de administrar sus negocios, como es el caso del CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”ManuelaSáenz”, quienes confiaron en esta propuesta de estudio, ybrindaron el apoyo institucional solicitado. En cuanto al Eje Profesional, se han impartido diferentesunidades curriculares a lo largo del trayecto IV , lo cual hadesarrollado en cada uno, como participantes, destrezas yhabilidades, conocimientos y eficiencia, en lo que respecta al áreaAdministrativa, Contable-Financiera, Talento Humano yComercialización lo que ha permitido la formación como seres,humanistas, integradores, socialistas, capaces de resolver odetectar problemas, y estar abiertos a los cambios internos yexternos, de manera que permite una integración en lametodología de proyectos de participación comunitaria,actualmente difundida y ejecutada dentro de los nuevos planes decarrera universitaria en el marco de la Misión Alma Mater. 17
    • 2.2. Población Beneficiada Dentro de los beneficiados directos tenemos a los trabajadores del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola. Cuadro 2 Población Beneficiada Directamente CARGO CANTIDAD Administrador 1 Talento Humano 1 Planificador 1 Coordinador 1 Obreros 11 Conductor 1 Docentes 4 TOTAL 20 Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012) En cuanto a la población beneficiada indirectamente, tenemos a los trabajadores y trabajadoras de la empresa Socialista “Pedro Camejo” miembros de Consejos Comunales, y compañeros y compañeras de los países que integran la Alternativa Bolivariana para los pueblos de nuestra América (A.L.B.A).3. Objetivos del Proyecto General 18
    • Evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso deGestión de Compras de la coordinación de Administración del CentroLatinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “ManuelaSáenz” en Urachiche, estado Yaracuy.Específicos1. Diagnosticar la situación actual del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.2. Analizar las mejoras al Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de compras del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.3. Sugerir las estrategias para desarrollar y mejorar la aplicación del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de compras. 19
    • II PARTEPLANIFICACION DEL PROYECTO 20
    • 1. Plan de Acción Cuadro 3 Plan de Acción QUE COMO CUANDO DONDE QUIENES CON QUE RECURSOS FÍSICOS: Cámara fotográfica, celulares. Reunión con los miembros del Centro Centro Latinoamericano de Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS: Oscaida Vargas Formación en Mecanización Formación en Viáticos Visita programada al Centro Moisés Leal Agrícola “Manuela Sáenz” Mecanización Barquisimeto-Urachiche Latinoamericano de Helbis Nunes donde se dio información de 06/09/11 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Daniel Rodríguez parte de los integrantes del Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. Herver Castillo proyecto, sobre la evaluación Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y Carlos Gonzales del manual de normas y Urachiche, Urachiche – Barquisimeto procedimientos. Estado Yaracuy. 5 x 30 = 150 Bs.23 Alimentos y Bebidas 5 x 50 = 250 Discusiones Grupales. Oscaida Vargas Lluvia de ideas. Reunión con el Tutor Moisés Leal RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, Análisis del contenido del Aula de Clase del Asesor Prof. William 13/09/11 Helbis Nunes paginas blancas, programa del Proyecto Socio Integrador y UPTAEB. Rodríguez. Daniel Rodríguez PNFA. del Programa del PNF en Herver Castillo Administración. Carlos Gonzales Entrega de Informe de Se acordó la evaluación del Avance del Proyecto Socio Oscaida Vargas manual de compras, en el Integrador del Trayecto IV Aula de Clase del Moisés Leal Centro Latinoamericano de 07/10/11 RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, para su revisión por parte UPTAEB. Helbis Nunes Formación en Mecanización paginas blancas, programa del del Tutor Asesor Prof. Daniel Rodríguez Agrícola “Manuela Sáenz. PNFA., cámara fotográfica, y William Rodríguez. Herver Castillo grabadora. Carlos Gonzales
    • Se acordaron las siguientes Reunión de equipo donde estrategias: Guion de Oscaida Vargas se establecieron las entrevistas al personal de Moisés Leal estrategias innovadoras a Centro Latinoamericano de RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, Casa de Helbis Helbis Nunes implementar en el Centro Formación en Mecanización 17/01/12 paginas blancas, programa del Nunes Daniel Rodríguez Latinoamericano de “Manuela Sáenz”, destacando PNFA. Herver Castillo Formación en Mecanización la Evaluación del Manual de Carlos Gonzales Agrícola “Manuela Sáenz. Compras para la empresa. RECURSOS FÍSICOS: Cámara fotográfica, celulares. Reunión con el nuevo Tutor Centro Externo Carlos Lázaro Se obtuvo información de las Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS: Oscaida Vargas asignado en el Centro acciones ejecutadas por el Formación en Viáticos Moisés Leal Latinoamericano de Centro Latinoamericano de Mecanización Barquisimeto-Urachiche Helbis Nunes Formación en Mecanización Formación en Mecanización 07/02/12 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de Daniel Rodríguez Agrícola “Manuela Sáenz, Agrícola “Manuela Sáenz, la Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización Herver Castillo en compañía del Tutor cual fue muy lucrativa para Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y Carlos Gonzales Asesor Prof. William ambas partes. Urachiche, Urachiche – Barquisimeto Rodríguez. Estado Yaracuy. 5 x 35 = 175 Bs.23 Alimentos y Bebidas 5 x 60 = 300 RECURSOS FÍSICOS: Cámara fotográfica, celulares. Centro Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS: Se idearon propuestas para Oscaida Vargas Formación en Viáticos Visita programada al Centro que el manual, sea aceptado Moisés Leal Mecanización Barquisimeto-Urachiche Latinoamericano de por todos los miembros del Helbis Nunes 22/02/12 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Centro Latinoamericano de Daniel Rodríguez Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. Formación en Mecanización Herver Castillo Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y Agrícola “Manuela Sáenz. Carlos Gonzales Urachiche, Urachiche – Barquisimeto . Estado Yaracuy. 5 x 35 = 175 Bs. Alimentos y Bebidas 5 x 60 = 300
    • Oscaida Vargas Se realizo la Revisión de Moisés Leal formatos, la Requisición, las RECURSOS FISICOS: Reunión con el Tutor Aula de Clase del Helbis Nunes Notas de entrega y el Acta de 06/03/12 Manual de compras., Asesor Prof. William UPTAEB. Daniel Rodríguez recibido. Se nos sugirió la Programa del PNFA, Hojas Rodríguez. Herver Castillo mejora de los formularios y Tamaño Carta. Carlos Gonzales agregarle algunos tips. Oscaida Vargas Entrega del Proyecto Socio Entrega del proyecto para Moisés Leal RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, Integrador del Trayecto IV corroborar trabajo realizado en Aula de Clase del Helbis Nunes paginas blancas, programa del para su revisión por parte el Centro Latinoamericano de 19/03/12 UPTAEB. Daniel Rodríguez PNFA, Borrador del Proyecto del UPTAEB. Formación en Mecanización Herver Castillo Socio Integrador. Agrícola “Manuela Sáenz”, Carlos Gonzales Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)23
    • 2. Cronograma de Actividades Cuadro 4 Cronograma de Actividades SEPTIEMBRE OCTUBRE ENERO FEBRERO MARZO No. ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 Visita programada al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. 2 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez. 3 Entrega de Informe de Avance del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del Tutor Asesor Prof.23 William Rodríguez. 4 Reunión de equipo donde se establecieron las estrategias innovadoras a implementar en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. 5 Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos Lázaro asignado en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, en compañía del Tutor Asesor Prof. William Rodríguez. 6 Visita programada al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz. 7 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez. 8 Entrega del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del UPTAEB. Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012).
    • III PARTE RESULTADOS Y LOGROS1. Conclusiones y Recomendaciones 1.1. Conclusiones La consulta de fuentes bibliográficas y documentales, así como el análisis e interpretación de la evidencia recabada en el estudio, permitieron llegar a las siguientes conclusiones, de acuerdo con los objetivos del estudio referidos al plan de acción: 1. Con respecto al primer objetivo, Diagnosticar la situación actual del Manual de Normas y Procedimientos del proceso de Compras, se determinó, según la evidencia recabada, que el mismo presenta los siguiente requerimientos: a. La portada no tiene identificada el Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, por lo que se desconoce a quien pertenece, pudiendo esto generar dudas entre el personal que debe aplicar sus normas y procedimientos. b. Existe una falta información con respecto a la unidad encargada de la elaboración y aprobación del manual, por lo que hay un desconocimiento total del área encargada de dar el visto bueno del mismo, generando esto, al igual que el caso anterior, dudas en el personal que debe aplicar sus normas y procedimientos. c. El objetivo del manual está presente en el mismo, sin embargo, falta describir el alcance y las unidades involucradas están mal ubicadas dentro del mismo. d. Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro del manual. 25
    • e. No presenta un glosario de términos. f. Las normas generales y específicas no están delimitadas de manera clara y precisa. g. Los formatos que se muestran en el manual de normas y procedimientos no poseen información referente al modo de uso de los mismos. De lo expuesto se deduce, que el manual no cumple con todos los requisitos del Manual de Normas y Procedimientos, puesto que, no contempla todos los aspectos relacionados con su elaboración, filosofía y objetivos del centro.2. En cuanto al siguiente objetivo; Analizar las mejoras del Manual de Normas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, se pudo establecer que se deben hacer mejoras a la portada identificando en ella a la empresa, además se debe ofrecer información sobre la unidad encargada de la elaboración y aprobación del Manual, se deben reestructurar las normas generales y específicas, asimismo, se deben reubicar los flujogramas de los procesos, entre otras mejoras; de tal forma de garantizar la calidad del Manual y así posibilitar la aplicación de una variedad apropiada de actividades y de habilidades, asegurar que las tareas sean identificables como una unidad significativa de trabajo y no como algo fragmentado y sin contenido, además de mantener un clima de seguridad para todo el personal, al tener una fuente de referencias única y fiable para sus actuaciones.3. En lo referente al tercer objetivo; se concluyó, que es fundamental la puesta en práctica de un conjunto de estrategias dirigidas a mejorar la aplicación del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de compras, así pues, se plantean las siguientes: a. Identificar la empresa en la portada del Manual. 26
    • b. Se recomienda ubicar al pie de página de todo el manual la información de la unidad responsable del Manual, así como las firmas y sellos en señal de aprobación. c. Se debe colocar la información de las unidades involucradas. d. Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual donde se detallan los flujogramas de proceso deben ir al final de cada proceso respectivamente. e. Colocar el glosario de términos. f. Identificar y ubicar de manera correcta las normas generales y las normas especificas, separadas unas de las otras, con sus respectivos títulos g. Incluir la información correspondiente de cargos y funciones en el manual existente correspondiente. h. Diseñar manual de uso de los formatos utilizados.1.2. Recomendaciones En relación con lo planteado anteriormente, se sugiere lo siguiente:1. Tener un modelo unificado para todo el Centro.2. Tener un formato que permita su constante revisión y actualización, ya que debe revisarse periódicamente.3. Tener en cuenta y ser consecuente con la filosofía y objetivos del Centro y el Departamento de Compras.4. Que hayan manuales disponibles en todas las unidades, de manera que todo el personal tenga acceso a ellos.5. Que sea aceptado par todo el personal al que va dirigido.6. Capacitar y divulgar a todo el personal, la importancia del uso del manual de normas y procedimientos de la empresa. 27
    • 7. Separar el manual de normas y procedimientos del manual de cargos y funciones, ya que, de esta manera, se delimitara de forma más detallada las funciones que deben ejecutar cada área específica, y cada colaborador de las mismas. Esto es importante al momento de inquirir responsabilidades. 28
    • FASE IV ANÁLISIS DE RESULTADOS Se determinó la necesidad de evaluar los procesos existentes en elManual de Nomas y Procedimientos del proceso de Compras del CentroLatinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,buscando el mejoramiento de los mismos. Los participantes establecieroncomo prioridad el cumplimiento del manual tal y como está establecido, porencima de los procesos realizados empíricamente. De esta manera se realizaron visitas programadas, y se efectuaronentrevistas a cada uno de los miembros de la población beneficiadadirectamente dentro de la organización, para visualizar las fallas que poseenen la ejecución de sus procedimientos, además se les hizo entrega de unahoja para la evaluación del Manual, de tal forma de que se pudiera ampliar lainformación recabada; esta también le fue entregada al personal delDepartamento de Organización y Métodos, por ser este el área encargada dela elaboración y aprobación de los Manuales del Centro. Al tener toda la información redactada y acorde a lo previamentetrazado, se diseño la matriz de análisis del manual de normas yprocedimientos, destacando la situación actual, el análisis crítico y lassugerencias con respecto a diversos aspectos en el área de compras, asícomo de los formatos que deben utilizarse en dicha área. Dichos resultados sirvieron de base para el mejoramiento de losprocesos donde fueron detectadas las fallas, a la vez de permitir lamodificación y actualización del manual de normas y procedimientos, deaquellos procesos que estén obsoletos y no estén acordes con la realidad dela organización. 29
    • REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICASButteriss, M. (2000, p.68).Reinventando Recursos Humanos: cambiando los roles para crear una organización de alto rendimiento. Ed. Gestión 2000,2ª edición, México.Buchele, R. (2007, p.36).Manual de Control Interno. Editorial Mc Graw Hill, edición Colombia.Biegler, J. (2007, p.36). Manual de Control Interno. Editorial Mc Graw Hill, 12º.Edicion Colombia.Balestrini, M. (2006, p. 19-25). Como se elaborar el proyecto de Investigación. Servicio Editorial de Consultores y Asociados. Caracas.Certo, S.y Peter, P. (2003, p.92). La administración estratégica.Comportamiento Humano en el Trabajo. Editorial Mc Graw. Administraciòn de los Recursos Humanos. México.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial Nº36.860 del 30 de Diciembre de 1.999. Capítulo Vll. de los derechos Económicos (p, 37-39).Código de Comercio, Gaceta Nº475 Extraordinaria del 21 de Diciembre de 1982).Titulo l. De los Comerciantes Sección ll de las Obligaciones de los Comerciantes. De la Contabilidad Mercantil. (p. 15-16).Chiavenato, I. (2000-2007). Administración de Recursos Humanos. Editorial Mc Graw-Hill. México.Davis, K. y Newtron, J. (2006).Comportamiento Humano en el Trabajo. Editorial Mc Graw. Administraciòn de los Recursos Humanos. México.Duhat, M. y Terry, G. S/F. Definiciones de un Manual. Disponible en http://www.universidadabierta.edu.mx.Biblio/G/Gonzalez%20Hector- Manuales%20administrativos.htm(consulta 2011, narzo).Ferry, G.S/F. Definiciones de un manual, disponible: http://www.universidadabierta.edu.mx.Biblio/G/Gonzalez%20Hector- Manuales%20administrativos.htm(consulta 2011, Marzo).Gómez, G. (2005-06).Planeación y Organización de Empresas. 4ta edición. Editorial Mc Graw Hill Interamericana. México 30
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    • ANEXOS 33
    • ANEXO AGUIÓN DE LA ENTREVISTA 34
    • GUIÓN DE LA ENTREVISTA1. ¿Está Ud. involucrado con algunos de los procedimientos que seencuentran descritos en el Manual de Normas y Procedimientos?, si larespuesta es afirmativa, ¿En cuál y de qué forma?2. ¿Ha tenido oportunidad de leer el Manual completamente o solo una parte de él?3. ¿Considera Usted que el proceso donde se encuentra involucrado está descrito de forma clara y precisa?4. ¿Considera Usted que en el proceso donde se encuentra involucrado están descritos todos los pasos y unidades que lo conforman? Por ejemplo: • Debe ser un modelo unificado para toda la organización. • Las normas y procedimientos que se incluyan han de ser los necesarios y no más. • Hay que tener en cuenta que al seleccionar los aspectos de trabajo que se deben normalizar, habitualmente caemos en el error de incluir en el manual fundamentalmente, normas y procedimientos complejos y de utilidad muy específica y poco frecuente. Sin embargo, pensamos que, precisamente aquellos aspectos del trabajo habitual que pueden parecer simples y muy conocidos por su frecuente utilidad, es donde más fácilmente se puede caer en defectos por la rutina, lo que puede ser un factor decisivo de deterioro de la calidad. • El manual tendrá un formato que permita su constante revisión y actualización, ya que debe revisarse periódicamente. 35
    • • Todo su contenido ha de tener en cuenta y ser consecuente con la filosofía y objetivos de la institución y el Departamento que corresponda. • Habrá manuales disponibles en todas las unidades, de manera que todo el personal tenga acceso a ellos. • El manual deberá ser aprobado y respaldado por los órganos de gobierno de la organización. • Deberá ser conocido y aceptado par todo el personal al que va dirigido.5. ¿En relación a la pregunta anterior, considera Usted que el Manual requiere algún ajuste o a su parecer cumple con los requisitos expuestos? 36
    • ANEXO BHOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL 37
    • HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL 38