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PKM Lecture 2 – Methods and Practices
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PKM Lecture 2 – Methods and Practices

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Personal Knowledge Management 2 –

Personal Knowledge Management 2 –
Methods and Practices
(Chapter 3 of the Knowledge Management Lecture at KIT. Wintersemester 09/10)

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PKM Lecture 2 – Methods and Practices PKM Lecture 2 – Methods and Practices Presentation Transcript

  • Agenda Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
    • 3.1 Why and What is PKM
    • 3.2 PKM Tools
    • 3.3 Soft Skills, Practices
  • PKM Methods: Fields Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010 personal knowledge bases personal network management competency portfolio reading techniques learning techniques task management self management meditation productivity techniques personal development knowledge visualization
  • Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
    • 3.1 Why and What is PKM
    • 3.2 PKM Tools
    • 3.3 Soft Skills, Practices
      • Reading/Learning Methods
      • Task Management / Productivity Methods
      • Self Management
    Agenda
  • First of All …
    • Get the basics right:
    • eat
    • drink
    • sleep
    • rest
    • get fresh air
    • relax your eyes
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • SQ3R Reading Technique (F.P. Robinson, 1970)
    • S urvey – get an overview
    • Q uestion – ask questions on the text
    • R ead – read the text, looking for the answers
    • R ecite – summarize in your own words
    • R eview – recapitulate, check what you remember
    • Many Successors (PQ4R, PQRST, MURDER, ...)
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010 Primary strategies: understanding (MURDER 1) Primary strategies: use and application (MURDER 2) setting the mood to study M setting the mood to study reading for understanding U understanding the requirements of the task recalling the material R recalling the main ideas relevant to the task requirements digesting the material D detailing the main ideas with specific information expanding knowledge via self-inquiry E expanding the information into an outline reviewing the effectiveness of studying R reviewing the effectiveness of studying
  • Pragmatic Approach to PKM by Martin Eppler
    • Aggregationsprinzip
    • Qualitätsprinzip
    • Hypothesenprinzip
    • Entwicklungsprinzip
    • http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/persoenliches-wissensmanagementvier-einfache-prinzipien-um-den-eigenen-umgang-mit-wissen-zu-verb/
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Pragmatischer Ansatz nach Eppler
    • Aggregationsprinzip: Fassen Sie wichtiges zu nicht mehr als sieben Elementen zusammen. Verdichten Sie Informationen soweit wie möglich, so konzentrieren Sie sich (und auch andere) auf das wesentliche. Mögliche Formen der Aggregierung sind Visualisierung (z.B. mittels Mind-Mapping, Concept Mapping, Clustering oder Matrizen.) oder Reduktion auf Stichwörter bzw. Tabellarische Darstellungen. Aggregation bedeutet jedoch auch eine Reduktion der regelmässig auf Sie eintreffenden Informationen (z.B. Verteiler, Zeitschriften, e-mails). Bündeln Sie diese (beispielsweise durch einen Pressespiegel oder Zusammenfassungen von Assistenten, bzw. Ghostreadern) gezielt. Strukturieren Sie dabei die benötigten Informationen aufgrund der Aufgaben Ihres Arbeitsbereiches und setzen Sie dementsprechend Prioritäten. Sie können nach folgender bewährter Technik (Eisenhower Matrix) vorgehen: Dringende und wichtige Informationen sofort behandeln, dringende aber weniger wichtige delegieren, wichtige und weniger dringende auf später verschieben (z.B. für den Zug) und unwichtige und nicht dringende Informationen direkt entsorgen.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Pragmatischer Ansatz nach Eppler
    • Qualitätsprinzip : Achten Sie genauer auf die Motive, welche hinter einer Information stehen (z. B. reine Absicherung vs. Informationsgehalt, "Selling vs. Telling") und die Signale, welche auf die Qualität einer Information schliessen lassen (Quelle, Stil, Medium, Autor, Datum etc.). Verlangen Sie von Ihren Arbeitskollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern, dass sie auf die Informationsqualität achten, d.h. dass sie kompakte, gut strukturierte Informationen mit Zusammenfassungen und Kommentaren zu Relevanz und Aufbau eines Textes liefern. Nutzen Sie Filter (persönliche, soziale, technologische) und persönliche Netzwerke intensiver, um nur die für Sie relevanten, verlässlichen Informationen zu erhalten.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Pragmatischer Ansatz nach Eppler
    • Hypothesenprinzip: Versuchen Sie anstatt ziellos und auf Vorrat Informationen zu sammeln, Hypothesen zu entwickeln, welche Ihre Informationssuche leiten und fokussieren können. D.h. entwickeln Sie eine mögliche Antwort auf Ihr Problem (= die Hypothese) und suchen Sie in der Folge nur nach Informationen, welche diese Antwort entweder bestätigen oder widerlegen können.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Pragmatischer Ansatz nach Eppler
    • Entwicklungsprinzip: Denken Sie jenseits des Tagesgeschäftes über die Fähigkeiten nach, die Sie in Zukunft benötigen werden und wie Sie diese schrittweise ausbauen können (z.B. via Projekte, Seminare, Kontakte zu Experten, Industrie-Erfahrungszirkel). Denken Sie dabei daran, welche Ihrer Fähigkeiten auch ausserhalb Ihrer Firma anwendbar sind und wie hoch deren Halbwertszeit ist. Verfügen Sie vor allem über kurzfristig relevantes Wissen, welches nur in Ihrer momentanen Firma eingesetzt werden kann (z.B. Ihre Kenntnisse über eine EDV-Insellösung), so nutzt Ihnen dies unter Umständen später wenig auf dem Arbeitsmarkt. Entwickeln Sie zudem Ihre Informations-kompetenz, indem Sie Diagonallesetechniken und Lernmethoden ausprobieren und indem Sie moderne Informationsinstrumente (wie z.B. personalisierte Nachrichtendienste, Metasuchmaschinen, Visualisierungstechniken) zu benutzen lernen. Entwicklung bedeutet auch eine Verbesserung der Absprache mit Kollegen, um so allenfalls Informationsaufgaben aufzuteilen zu können (wer liest was, bzw. ist wo Spezialist?). Vor allem bedeutet Entwicklung jedoch, die Auseinandersetzung mit der eigenen Zukunft und den dafür notwendigen Fertigkeiten und Kenntnissen.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • The 7 Habits of Highly Effective People (Stephen Covey)
    • Be Proactive
    • Begin with the End In Mind
    • Put First Things First
    • Think Win/Win
    • Seek First to Understand, Then to be Understood
    • Synergize
    • Sharpen the saw
    • http://www.stephencovey.com/
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010 dependence 1-3  independence 4-6  interdependence
  • Time Management: The Eisenhower Matrix (promoted by Steven Covey) Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010 not important important urgent not urgent Q1: Stress crisis, pressing problems deadline-driven projects ==> do now Q2: Value prevention, recreation, relationship building new opportunities ==> schedule time Q3: Deception interruptions... ==> delegate / reorganize Q4: Regret trivia, timewasters ==> eliminate / ignore
  • Getting Things Done (David Allen)
    • Collect Capturing everything that is necessary to track, remember, or take action in
    • Process Defining actionable things discretely into outcomes and concrete next steps
    • Organize Organizing reminders and information in the most streamlined way, in appropriate categories, based on how and when you need to access them
    • Review Keeping current and “on your game” with appropriately frequent reviews of the six horizons of your commitments (purpose, vision, goals, areas of focus, projects, and actions)
    • Do
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  •  
  • GTD – what’s behind?
    • build a trustable system to hold and remind you of all tasks
      • allow mind to let go of tasks
    • use / counteract Zeigarnik effect
      • uncompleted tasks are remembered better than completed ones
    • substitute reminder function
      • mind is unreliable at automatically reminding without external triggers
    • ‘ distributed cognition’
      • reduce cognitive load (overhead) by externalizing what is not important for current situation
    • ‘ mind like water’
      • Martial Art of Knowledge Work
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Further Reading on GTD
    • The Book: David Allen (2002): Getting Things Done – The Art Of Stress-Free Productivity.
    • Scientific Article (cognitive psychology) : Heylighen, Francis & Vidal, Cl é ment (2008): Getting Things Done – The Science behind Stress-Free Productivity (submitted)
    • David Allen‘s Website : http://www.davidco.com/what_is_gtd.php
    • Related Sites , e.g.: http://www.43folders.com/
    • Tools , e.g. OmniFocus: http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Practicing the Mind
    • Fred Gratzon
    • never kept a job longer than 2 months
    • founded several extremely successful companies
    • The Lazy Way to Success
    • “ If there is a way to great success, hard work is not it!”
    • Teaches Transcendental Meditation
    • http ://lazyway. net
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Practicing the Mind
    • Kai Romhardt
    • Wissen Managen (Probst, Raub & Romhardt, 1999)
    • Slow Down your Life (2004)
    • Teaches how the practice of Zen and Taoist principles can be used to improve work in economy and science
    • http://romhardt.com/
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen Meditation
    • Zen is strongly influenced by Taoist principles
      • simplicity
      • emptiness
      • overcoming conceptual thinking
    • actual discussion on Zen meditation (May 13th 2008) :
      • http://www.spiegel.de/wissenschaft/mensch/0,1518,552185,00.html
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Instruction to Zen Meditation
    • Sit upright and relaxed.
    • Focus on your breath.
    • Let your thoughts go.
    • Essentially:
    • Sit quietly and let yourself be.
  • bringing it all together: “Zen To Done”
    • Original by blogger Leo Babauta http://zenhabits.net/
    • German translation: http://imgriff.com/serien/zen-to-done
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010 GTD 7 Habits simplicity ZTD
  • Zen To Done
    • Focuses on
      • simplicity
      • implementation
      • 10 Habits
    • Train one habit at a time – 1/month
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 1: Collect
    • Capture ideas, tasks, information everywhere.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 2: process
    • Make quick decisions on things in your inbox, do not put them off.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 3: plan
    • Set Most Important Tasks for every week and every day.
    • Avoid context switching.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 4: do
    • Do one task at a time, without distractions.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 5: simple trusted system
    • Keep simple lists, check daily.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 6: organize
    • A place for everything.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 7: review
    • Review your system & goals weekly.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 8: simplify
    • R educe your goals & tasks to essentials.
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 9: routine
    • Set and keep routines .
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen To Done
    • Habit No. 10: find your passion
    • Increase your own energy by seeking work for which you are passionate .
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • ZTD: 10 Habits
    • collect
    • process
    • plan
    • do
    • simple trusted system
    • organize
    • review
    • simplify
    • routines
    • find your passion
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Zen practice in everyday life
    • do only one thing at a time
    • perceive without categorizing and judging
    • understand your own motivations
    • use awareness helpers:
      • bells of awareness (church bells, telephone, ...)
      • place contracts with everyday things (door, stairs, ...)
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010
  • Summary
    • Using cognitive tools for personal knowledge management can…
    • help recall (=reconstruction!) of knowledge
    • help meta cognition by acting as a mirror to mental processes
    • help to deal with complexity by
      • structuring, clustering, searching, filtering, visualising, ...
    • help you keep your mind clear
    • help you get things done
    • make you happy ;-)
      • contact me: heiko.haller@fzi.de
    Vorlesung Wissensmanagement WS 2009/2010