Parte i

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Parte i

  1. 1. Capitulo IV<br />Ejecución <br />
  2. 2. Participación de los <br />Directivos de la<br />Empresa<br />
  3. 3. Al iniciar la fase de ejecución de una evaluación integral, el coordinador se comunicará y coordinará con los directivos de la empresa con el fin de explicarles la metodología, los objetivos que se persiguen los beneficios esperados y el carácter propositivo.<br />
  4. 4. La participación de los directivos en esta etapa es indispensable, ya que ellos son los que conocen profundamente la organización, y deben proporcionar todas las facilidades necesarias al grupo de evaluadores para el buen desarrollo de los trabajos.<br />
  5. 5. Generalmente los contralores y auditores internos son el enlace principal entre evaluadores y la empresa. ellos son los que realizan periódicamente este tipo de tareas y por ello, son los indicados para orientar al grupo en la revisión. <br />
  6. 6. Metodología para <br />Ejecutar la<br />Evaluación <br />
  7. 7. La ejecución de la evaluación integral se divide seis etapas fundamentales.<br /><ul><li> Análisis preliminar
  8. 8. Revisión integral
  9. 9. Evaluación especifica
  10. 10. Opiniones y recomendaciones
  11. 11. Programa de implantación de recomendaciones</li></li></ul><li>Cada etapa de la evaluación integral se deberá efectuar con el cuidado suficiente que garantice y asegure que la información que se obtiene y las conclusiones preliminares que van surgiendo tengan bases sólidas para que las etapas subsecuentes estén soportadas sobre situaciones reales. <br />
  12. 12. Análisis<br />Preliminar<br />
  13. 13. En esta etapa se pretende obtener una visión general de la empresa. El grupo deberá definir cuáles son los elementos de mayor importancia que se van a evaluar, de tal forma que se pueda elaborar una proyección inicial en cuanto a características del trabajo, el tiempo y costo aproximado. <br />
  14. 14. Hay que programar un tiempo razonablemente corto para esta etapa, para que el cliente autorice la revisión y se den los anticipos correspondientes para iniciar la segunda etapa.<br />
  15. 15. Planeación y conducción del Reconocimiento<br /> la planeación y conducción del reconocimiento requiere de un procedimiento previamente diseñado que ha continuación se describe<br />
  16. 16. 1. Solicitud y recopilación de información: la información que se solicita es la que la empresa tiene documentada como ser: <br /><ul><li>Base legal
  17. 17. Manuales
  18. 18. Planes de programas y presupuestos generales y específicos
  19. 19. Controles institucionales
  20. 20. La información financiera y contable
  21. 21. Estados financieros de preferencias dictaminados
  22. 22. Presupuestos de programas
  23. 23. Plantilla de Personal
  24. 24. Currícula de mandos medios y superiores
  25. 25. Contratos laborales</li></li></ul><li><ul><li>Instrucciones y acuerdos diversos
  26. 26. Estrategias de comercialización e imagen
  27. 27. Información comercial</li></ul>Si es una entidad publica deberá recopilar<br /><ul><li>Plan de nacional de desarrollo 1989-1994
  28. 28. Programa nacional de modernización de la empresa publica
  29. 29. Planes y programas que correspondan al sector y a la empresa en estudio. </li></li></ul><li> 2. Recepción, registro, revisión, clasificación y archivo <br /> 3. Visita de campo<br /> 4. Entrevista y aplicación de cuestionarios preliminares dentro y fuera de la empresa.<br />
  30. 30. PROPUESTA INICIAL<br />Es el primer documento que recibe el cliente por parte del grupo de evaluación. Es asimismo, la primera oferta de trabajo que se le hace al cliente por lo que debe tener calidad, ya que seguramente competirá con otras propuestas similares <br />
  31. 31. Para elaborar una propuesta deben contestarse cuatro preguntas clave:<br />¿Qué se pretende hacer?<br />Se determinan objetivos, metas, alcance, etapas que conformaran el estudio, espectativas de rendimiento y enfoque técnico. <br /> ¿Cuándo se va realizar?<br />Presentación del plan de trabajo.<br />Fecha de inicio.<br />Programa de actividades definiendo tiempos por etapas y responsables.<br />Programas de reuniones.<br />Fecha aproximada de entrega del estudio concluido.<br />
  32. 32. ¿Cuánto va costar?<br />Se debe especificar el numero de horas estimadas y los horarios profesionales en el caso de los auditores externos o consultores, incluyendo expertos contratados.<br />El costo aproximado de la evaluación se puede calcular con diferentes métodos tales como el establecimiento del costo por horas hombre por nivel jerárquico del grupo de evaluación integral, mas el costo de las horas-hombre de expertos o establecer una iguala por un periodo previamente establecido o por un proyecto o trabajo determinado.<br />
  33. 33. Para llevar un control de horas se hará uso de la bitácora de trabajo en la que se llevara por cada etapa de la evaluación, el registro por cada uno de los integrantes del grupo.<br />En la bitácora se anotan datos referentes a la empresa como:<br />Fecha de la constitución.<br />El propósito para la cual fue creada.<br />Estructura legal.<br />Subsidiarias asociadas o filiales, oficinas regionales, plantas industriales, etc.<br />Domicilio de las principales oficinas.<br />Superficie total del terreno<br />
  34. 34. Descripción de construcciones.<br />Valor actual de propiedades.<br />Valor y antigüedad de maquinaria y equipo de producción.<br />Otras inversiones (clase y valor)<br />Mercado en el que se desarrolla.<br />Integrantes del consejo de administración.<br />Los nombres de los principales directivos, con sus teléfonos y domicilios de sus oficinas.<br />Numero de personas que laboran en el área administrativa, en el área de ventas; técnicos, trabajadores especializados.<br />
  35. 35. Numero de trabajadores base, confianza, sindicalizados y por honorarios.<br />Integrantes de órganos de vigilancia.<br />Comité de auditoria y comités técnicos de apoyo con los que cuente la empresa y el calendario de sesiones.<br />
  36. 36. El marco de referencia debe contener: <br />Condiciones ambientales <br />Aspectos relacionados con la existencia de objetivos <br />Aspectos relacionados con la existencia de programas <br />Aspectos favorables o adversos <br />Aspectos críticos para el logro de objetivos <br />
  37. 37. Condiciones ambientales <br />Externas <br />. <br />Internas <br />
  38. 38. Aspectos relacionados con la existencia de: <br />Objetivos,planes,programas,presupuesto,politicas y normas <br />Manuales administrativos,metodos,procedimientos y sistemas de control<br />
  39. 39. Aspectos relacionados con la existencia de programas <br />Capacitación <br />Calidad total y mejora continua <br />Cambio <br />estructural <br />Modernización<br />
  40. 40. Aspectos críticos para el logro de los objetivos <br /><ul><li>Analisis y evaluación del sistema de control interno
  41. 41. Principales fortalezas y debilidades de los sistemas </li></li></ul><li>Revisión Integral <br />
  42. 42. El programa debe cumplir el estudio, análisis y examen de: <br /><ul><li>El entorno o medio ambiente
  43. 43. La estructura de la organización
  44. 44. Los planes comerciales , financieros y de operación
  45. 45. Los objetivos ,programas ,procedimientos y controles
  46. 46. El clima laboral
  47. 47. La coordinación interna
  48. 48. El flujo de operaciones
  49. 49. Los programas y proyectos específicos
  50. 50. La planeación estratégica y respectiva del negocio
  51. 51. La efectividad directiva
  52. 52. L implantación de procesos de mejoramiento
  53. 53. El crecimiento histórico
  54. 54. La experiencia y prestigio
  55. 55. El alcance de sus beneficios </li></li></ul><li>Definicion de las áreas criticas <br />

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