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  • 1. Capitulo IV
    Ejecución
  • 2. Participación de los
    Directivos de la
    Empresa
  • 3. Al iniciar la fase de ejecución de una evaluación integral, el coordinador se comunicará y coordinará con los directivos de la empresa con el fin de explicarles la metodología, los objetivos que se persiguen los beneficios esperados y el carácter propositivo.
  • 4. La participación de los directivos en esta etapa es indispensable, ya que ellos son los que conocen profundamente la organización, y deben proporcionar todas las facilidades necesarias al grupo de evaluadores para el buen desarrollo de los trabajos.
  • 5. Generalmente los contralores y auditores internos son el enlace principal entre evaluadores y la empresa. ellos son los que realizan periódicamente este tipo de tareas y por ello, son los indicados para orientar al grupo en la revisión.
  • 6. Metodología para
    Ejecutar la
    Evaluación
  • 7. La ejecución de la evaluación integral se divide seis etapas fundamentales.
    • Análisis preliminar
    • 8. Revisión integral
    • 9. Evaluación especifica
    • 10. Opiniones y recomendaciones
    • 11. Programa de implantación de recomendaciones
  • Cada etapa de la evaluación integral se deberá efectuar con el cuidado suficiente que garantice y asegure que la información que se obtiene y las conclusiones preliminares que van surgiendo tengan bases sólidas para que las etapas subsecuentes estén soportadas sobre situaciones reales.
  • 12. Análisis
    Preliminar
  • 13. En esta etapa se pretende obtener una visión general de la empresa. El grupo deberá definir cuáles son los elementos de mayor importancia que se van a evaluar, de tal forma que se pueda elaborar una proyección inicial en cuanto a características del trabajo, el tiempo y costo aproximado.
  • 14. Hay que programar un tiempo razonablemente corto para esta etapa, para que el cliente autorice la revisión y se den los anticipos correspondientes para iniciar la segunda etapa.
  • 15. Planeación y conducción del Reconocimiento
    la planeación y conducción del reconocimiento requiere de un procedimiento previamente diseñado que ha continuación se describe
  • 16. 1. Solicitud y recopilación de información: la información que se solicita es la que la empresa tiene documentada como ser:
    • Base legal
    • 17. Manuales
    • 18. Planes de programas y presupuestos generales y específicos
    • 19. Controles institucionales
    • 20. La información financiera y contable
    • 21. Estados financieros de preferencias dictaminados
    • 22. Presupuestos de programas
    • 23. Plantilla de Personal
    • 24. Currícula de mandos medios y superiores
    • 25. Contratos laborales
    • Instrucciones y acuerdos diversos
    • 26. Estrategias de comercialización e imagen
    • 27. Información comercial
    Si es una entidad publica deberá recopilar
    • Plan de nacional de desarrollo 1989-1994
    • 28. Programa nacional de modernización de la empresa publica
    • 29. Planes y programas que correspondan al sector y a la empresa en estudio.
  • 2. Recepción, registro, revisión, clasificación y archivo
    3. Visita de campo
    4. Entrevista y aplicación de cuestionarios preliminares dentro y fuera de la empresa.
  • 30. PROPUESTA INICIAL
    Es el primer documento que recibe el cliente por parte del grupo de evaluación. Es asimismo, la primera oferta de trabajo que se le hace al cliente por lo que debe tener calidad, ya que seguramente competirá con otras propuestas similares
  • 31. Para elaborar una propuesta deben contestarse cuatro preguntas clave:
    ¿Qué se pretende hacer?
    Se determinan objetivos, metas, alcance, etapas que conformaran el estudio, espectativas de rendimiento y enfoque técnico.
    ¿Cuándo se va realizar?
    Presentación del plan de trabajo.
    Fecha de inicio.
    Programa de actividades definiendo tiempos por etapas y responsables.
    Programas de reuniones.
    Fecha aproximada de entrega del estudio concluido.
  • 32. ¿Cuánto va costar?
    Se debe especificar el numero de horas estimadas y los horarios profesionales en el caso de los auditores externos o consultores, incluyendo expertos contratados.
    El costo aproximado de la evaluación se puede calcular con diferentes métodos tales como el establecimiento del costo por horas hombre por nivel jerárquico del grupo de evaluación integral, mas el costo de las horas-hombre de expertos o establecer una iguala por un periodo previamente establecido o por un proyecto o trabajo determinado.
  • 33. Para llevar un control de horas se hará uso de la bitácora de trabajo en la que se llevara por cada etapa de la evaluación, el registro por cada uno de los integrantes del grupo.
    En la bitácora se anotan datos referentes a la empresa como:
    Fecha de la constitución.
    El propósito para la cual fue creada.
    Estructura legal.
    Subsidiarias asociadas o filiales, oficinas regionales, plantas industriales, etc.
    Domicilio de las principales oficinas.
    Superficie total del terreno
  • 34. Descripción de construcciones.
    Valor actual de propiedades.
    Valor y antigüedad de maquinaria y equipo de producción.
    Otras inversiones (clase y valor)
    Mercado en el que se desarrolla.
    Integrantes del consejo de administración.
    Los nombres de los principales directivos, con sus teléfonos y domicilios de sus oficinas.
    Numero de personas que laboran en el área administrativa, en el área de ventas; técnicos, trabajadores especializados.
  • 35. Numero de trabajadores base, confianza, sindicalizados y por honorarios.
    Integrantes de órganos de vigilancia.
    Comité de auditoria y comités técnicos de apoyo con los que cuente la empresa y el calendario de sesiones.
  • 36. El marco de referencia debe contener:
    Condiciones ambientales
    Aspectos relacionados con la existencia de objetivos
    Aspectos relacionados con la existencia de programas
    Aspectos favorables o adversos
    Aspectos críticos para el logro de objetivos
  • 37. Condiciones ambientales
    Externas
    .
    Internas
  • 38. Aspectos relacionados con la existencia de:
    Objetivos,planes,programas,presupuesto,politicas y normas
    Manuales administrativos,metodos,procedimientos y sistemas de control
  • 39. Aspectos relacionados con la existencia de programas
    Capacitación
    Calidad total y mejora continua
    Cambio
    estructural
    Modernización
  • 40. Aspectos críticos para el logro de los objetivos
    • Analisis y evaluación del sistema de control interno
    • 41. Principales fortalezas y debilidades de los sistemas
  • Revisión Integral
  • 42. El programa debe cumplir el estudio, análisis y examen de:
    • El entorno o medio ambiente
    • 43. La estructura de la organización
    • 44. Los planes comerciales , financieros y de operación
    • 45. Los objetivos ,programas ,procedimientos y controles
    • 46. El clima laboral
    • 47. La coordinación interna
    • 48. El flujo de operaciones
    • 49. Los programas y proyectos específicos
    • 50. La planeación estratégica y respectiva del negocio
    • 51. La efectividad directiva
    • 52. L implantación de procesos de mejoramiento
    • 53. El crecimiento histórico
    • 54. La experiencia y prestigio
    • 55. El alcance de sus beneficios
  • Definicion de las áreas criticas