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Asignar materia, Etiquetado, Cuadro de clasificacion

Titulo del Curso:
Software “Herramienta de Documentalista”
Su uso para profesionales de la informacion
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TEMARIO
1 Instalacion y personalizacion del software
2 Alta, baja y modificacion de un documento (registro)
3 Recolectar RSS, lector de feed
4 Recolectar enlaces, captura masiva de documentos en internet
5 Definicion de la Tabla de materias y del Cuadro de clasificacion
6 Asignar materia, Etiquetado, Cuadro de clasificacion
7 Importar imagenes de un disco, extraer metadatos
8 Importar documentos de un disco, extraer metadatos
9 Metadatos y Recuperacion de la informacion
10 Difusion de la informacion, Generar informes
11 Gestion de necesidades de informacion, calcular relevancia y
pertinencia.

DESCRIPCION Y OBJETIVOS DE ESTE TEMA
Introduccion al “Organizador”, el motivo de esta introduccion, es que el
“Organizador” va a ser utilizado cuando queramos recuperar los documentos a
los que asignemos materias o a un cuadro de clasificacion.
Asignar una Materia a uno o multiples documentos.
Etiquetado de un documento.
Asignar un documento a un codigo del Cuadro de Clasificacion, seleccionar
varios documentos y asignarlos a un codigo del Cuadro de Clasificacion

Recordando las dos diferencias fundamenales entre tabla de MATERIAS y
CUADRO DE CLASIFICACION y comparacion con el etiquetado libre
Un documento, volumen o expediente solo puede pertenecer
1
a un solo codigo del cuadro de clasificacion
Un documento puede pertenecer a una o varias materias
2
El cuadro de clasificacion tiene una organzacion jerarquica
Las materias son una lista sin jerarquia, aunque
conceptualmente puedan establecerse relaciones de
pertenencia. Pero ya estarimos aproximandonos al concepto
de tasauro
Una etiqueta es una palabra o varias que se asignan a un
documento
3
Un documento puede tener asignadas varias etiquetas,
Una etiqueta puede estar asignada a varios documentos
Las etiquetas se eligen libremente y describen a un miliciano en las trincheras,
Entrevistando un
aspecto del documento España 1937

Introduccion al “Organizador”
A continuacion veremos someramente las diferentes
maneras de presentar la informacion con el
organizador.
Aunque en este Tema 6, solo utilizaremos Materia y
Cuadro de Clasificacion

Desde el menu principal elegimos la opcion Organizador
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

Diferentes formas de ver los documentos de forma organizada, en las siguientes
diapositivas se muestra un ejemplo de las 7 opciones de este menu.
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

1) Ver todos los documentos: Muestra la pantalla principal de control, con todos los
documentos, incluyendo todas las tipologias, formatos etc...
Este numero indica el total de
documentos recogidos en
nuestra base de datos, en
este ejemplo 43.316

2) Tesauro / Documentos
Documentos que
Esquema modelo
pertenecen al descriptor
deTesauro Jerarquizado
Historia del Siglo XX
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

3) Materia / Documentos
Documentos que pertenecen
a la materia
Agentes Inteligentes
Lista de materias, donde
hemos seleccionado la materia
Agentes Inteligentes
Documento con
copia en el directorio de
preservacion

4) Presentacion / Documentos
Al señalar la presentacion Blog,
a la derecha nos aparecen los
Blogs almacenados en nuestra
Presentaciones base de datos,
definidas en este ejemplo 2.013
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

5) Cuadro de Clasificacion / Expedientes / Volumenes / Documentos
Documentos pertenecientes al
codigo seleccionado
Cuadro de Clasificacion 3.1 Prensa Historica
Nota: Este cuadro es solo un
ejemplo, no sigue ninguna
clasificacion funcional
ni organica
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

6) Necesidad de Informacion / Documentos
Necesidades de Informacion
Documentos que satisfacen nuestra necesidad concreta de
informacion sobre “Interactive Brand Strategy”, con los
valores de pertinencia y relevancia según las claves que
pueden verse definidas enun pagina siguientetrincheras,
Entrevistando a la miliciano en las
España 1937

6.1) Necesidad de Informacion / Documentos Formulario de Definicion
de Claves y ecuaciones de busqueda
Este peso se asigna por el documentalista
y sirve para calcular la pertinencia y
relevancia de un documento para una
Necesidad de Informacion determinada
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

7) Pertenencia / Documentos
Dos documentos cuya
URL comienza
por http://www.csc.uvigo.es
Web CSC Universidad de Vigo
http://www.csc.uvigo.es
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

7.2 ) Pertenencia / Documento. Editando un documento (Pestaña relaciones
El documento
http://www.csc.uvigo.es/Espazo_europeo/Graos/GRAO_Publi.pdf
pertenece a
http://www.csc.uvigo.es

Asignando materias

Para asignar materias seleccionamos las casillas de verificacion de los documentos

Pulsamos en el icono Procesos
Elegimos la opcion Asignar una materia manualmente

Aparece una lista con las materias definidas, seleccionamos una, en este
ejemplo Bibliotecas y pulsamos Selec

En el organizador Materias / Documentos podremos ver los documentos
asignados a Bibliotecas , mas todos los que ya tenian asignada esa materia.

Asignando un documento a un
Cuadro de Clasificacion

Para asignar mata un cuadro de clasificacion se sigue el mismo metodo, que para
asignar materia. Seleccionamos las casillas de verificacion de los documentos

Pulsamos en el icono Procesos
Elegimos la opcion Asignar a Cuadro de Clasificacion

En la lista del Cuadro de Clasificacion, elegimos el codigo, en este caso
habriamos elegido Juzgados especiales y pulsamos en Selec.

Los documentos seleccionados apareceran asignados al Codigo elegido
1.1.6 Juzgados Especiales. Tambien pueden verse los documentos en
el organizador que pertenecen a ese Codigo en el Organizador.

Asignando una Etiqueta a un
documento

En el formulario de modificacion de un documento, en la pestaña Conceptos
podemos añadir nuestras etiquetas al margen de las que el propio programa
extrae, debemos cumplimentar el campo propiedad y valor

El campo propiedad permite introducir libremente cualquier propiedad como Tag,
Aspectus (*) , Hora, Autor... y el campo valor cualquier valor asociado.
(*) Aspectus: Tiene el mismo significado que Tag

Pulsamos Añadir Concepto -> y la propiedad y valor quedan registradas
para ese documento

“¿Que criterios
seguimos cuando
seleccionamos un
elemento de un
conjunto
aparentemente
homogeneo?"
Jose Molina y Martel
Introduccion a las
Matematicas
1962
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