0
PENULISAN MINIT         MESYUARAT             AJES BIN TUAH       KETUA PENOLONG PENGARAHBAHAGIAN PERANCANGAN STRATEGIK DA...
MINIT MESYUARAT ( MM )Satu rekod bertulis tentangperkara-perkara yang dibincangkandi dalam sesuatu mesyuarat.
PRINSIP PENULISAN MINIT MESYUARAT
Prinsip Penulisan Minit Mesyuarat                 Correct                 ( Betul ) Concise                         Clear(...
Betul ( Correct )Aspek Bahasa :•Ejaan dan tatabahasa betul.•Bahasa yang mudah difahami.•Elakkan ayat yang terlalu panjang ...
Jelas ( Clear )• Format penulisan mengikut kehendak  Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991• Catatan minit mesyuarat sepatutnya ...
Lengkap ( Comprehensive ). Maklumat yang dicatat perlulah lengkap.. Tidak menambah atau mengurangkan perkara-  perkara yan...
Ringkas dan Padat ( Concise )• Bahasa yang ringkas dan penulisan yang padat  dari segi pengolahan.• Sekiranya pegawai tida...
PeringatanMM hendaklah merekodkan :a.    Perkara-perkara penting yangdibincangkan.b.   Keputusan-keputusan yang dibuat.c. ...
FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT
PENGERTIAN MINIT MESYUARATSatu rekod atau kenyataan bertulis secaraformal mengenai catatan ke atas sesuatuperbincangan dan...
PENGHANTARAN              /   Edaran      MinitMesyuaratMinit yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklahdiedarkan kepada ...
FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT         PKPA BIL.2 /1991
Minit Mesyuarat Berseri(Catatkan Nama Mesyuarat)Bil………………          Tahun…………(Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan Tahun)Tarikh ...
Kehadiran :Senaraikan nama ahli yang menghadirimesyauarat berkenaan, bermula dengan namaPengerusi   Mesyuarat.    Susunan ...
Turut Hadir:Senarai nama pegawai yang bukan ahli tetapidijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atautelah turut sama mengh...
Urus Setia:Senaraikan nama-nama pegawai yang menjadi urussetia mesyuarat dan hendaklah mengikutkekananan.
1. Perutusan Pengerusi   Ruang ini mengandugi catatan tentang   perkara-perkara penting yang dibangkitkan   oleh Pengerusi...
2. Minit Mesyuarat yang lepas   Catatankan keputusan MM lepas iaitu sama   ada disahkan tanpa pindaan @ disahkan   tertakl...
4. Perkara-perkara      Berbangkit       Jika   Berkaitana. Ruangan ini mengandungi catatan tentang   perkara-perkara yang...
c. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih   memerlukan tindakan, catatkan juga agensi   atau nama jawatan pegawai yang ...
5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja –   Jika Berkaitan   Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja   dibentangkan unt...
d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam     kertas kerja tersebut.e. Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan   is...
6. Hal-hal Lain – Jika AdaRuangan ini merekodkan perkara-perkara lainyang dibincangkan di dalam mesyuarat yang padamulanya...
7. Penutup Minit Mesyuarat   Ruang ini merekodkan perkara seperti yang   berikut :   a. Bila mesyuarat tamat atau ditanggu...
Urus SetiaCatatkan nama Agensi / Bahagian / Unit yangbertanggungjawab sebagai Urus Setia Mesyuarat.TarikhCatatkan tarikh M...
CONTOH-CONTOH MINIT MESYUARAT*     Contoh Format :- Minit Mesyuarat*   Contoh Minit :- Contoh Minit Mesyuarat.doc,      CO...
APA YANG PERLU DILAKUKAN ?
SEBELUM MESYUARAT DIADAKAN1. Surat pemakluman mesyuarat/ surat memanggil   mesyuarat kepada ahli ( 7 hari sebelum)   i. Ny...
SEMASA MESYUARAT DIADAKAN1.   Setiausaha     i. Edarkan Borang kehadiran     ii. Mencatit butir-butir perbincangan:-      ...
SELEPAS MESYUARAT DIADAKAN1.   Membuat minit :-     i. Deraf minit mesyuarat mesti siap        dalam 3 hari dari tarikh me...
FORMAT MESYUARAT1.   Nama Mesyuarat.2.   Mesyuarat Bilangan ke berapa.3.   Tarikh Mesyuarat4.   Masa Mesyuarat5.   Kehadir...
FORMAT MINIT MESYUARATBIL                 PERKARA                      TINDAKAN1.0    Aluan Pengerusi/ Perutusan Pengerusi...
SEKIAN, TERIMA KASIHSELAMATBERMESYU AR AT
Penulisan Minit Mesyuarat
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Penulisan Minit Mesyuarat

100,128

Published on

Cara yang mudah dan betul untuk sediakan minit mesyuarat.

Published in: Education
17 Comments
16 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
100,128
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
11
Actions
Shares
0
Downloads
1,675
Comments
17
Likes
16
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Penulisan Minit Mesyuarat"

  1. 1. PENULISAN MINIT MESYUARAT AJES BIN TUAH KETUA PENOLONG PENGARAHBAHAGIAN PERANCANGAN STRATEGIK DAN PENYELIDIKAN DAN BAHAGIAN GERAK SARAF DAN PENGURUSAN ISU JABATAN PENERANGAN MALAYSIA SARAWAK
  2. 2. MINIT MESYUARAT ( MM )Satu rekod bertulis tentangperkara-perkara yang dibincangkandi dalam sesuatu mesyuarat.
  3. 3. PRINSIP PENULISAN MINIT MESYUARAT
  4. 4. Prinsip Penulisan Minit Mesyuarat Correct ( Betul ) Concise Clear( Ringkas ) 4C ( Jelas ) Comprehensive ( Lengkap )
  5. 5. Betul ( Correct )Aspek Bahasa :•Ejaan dan tatabahasa betul.•Bahasa yang mudah difahami.•Elakkan ayat yang terlalu panjang hinggasukar difahami.
  6. 6. Jelas ( Clear )• Format penulisan mengikut kehendak Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991• Catatan minit mesyuarat sepatutnya mengikut agenda• Kandungan catatan minit: Perkara, Keputusan dan Tindakan• Sistem nombor diguna pakai
  7. 7. Lengkap ( Comprehensive ). Maklumat yang dicatat perlulah lengkap.. Tidak menambah atau mengurangkan perkara- perkara yang dibincangkan dan yang diputuskan dalam mesyuarat.
  8. 8. Ringkas dan Padat ( Concise )• Bahasa yang ringkas dan penulisan yang padat dari segi pengolahan.• Sekiranya pegawai tidak menghadiri mesyuarat berkenaan tetapi dengan membaca minit tersebut, boleh faham dan mengambil tindakan berasaskan keputusan mesyuarat.
  9. 9. PeringatanMM hendaklah merekodkan :a. Perkara-perkara penting yangdibincangkan.b. Keputusan-keputusan yang dibuat.c. Tindakan-tindakan susulan yang perludiambil perhatian.
  10. 10. FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT
  11. 11. PENGERTIAN MINIT MESYUARATSatu rekod atau kenyataan bertulis secaraformal mengenai catatan ke atas sesuatuperbincangan dan keputusan yang dicapaidalam perbincangan tersebut sebagaibahan rujukan, tindakan susulan danpelaporan semula untuk perbincanganakan datang.
  12. 12. PENGHANTARAN / Edaran MinitMesyuaratMinit yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklahdiedarkan kepada semua ahli mesyuarat dalamtempoh seminggu daripada mesyuarat tersebutdiadakan.
  13. 13. FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT PKPA BIL.2 /1991
  14. 14. Minit Mesyuarat Berseri(Catatkan Nama Mesyuarat)Bil……………… Tahun…………(Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan Tahun)Tarikh :Masa:Tempat:
  15. 15. Kehadiran :Senaraikan nama ahli yang menghadirimesyauarat berkenaan, bermula dengan namaPengerusi Mesyuarat. Susunan namahendaklah mengikut kekananan.
  16. 16. Turut Hadir:Senarai nama pegawai yang bukan ahli tetapidijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atautelah turut sama menghadiri mesyuarat.Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.
  17. 17. Urus Setia:Senaraikan nama-nama pegawai yang menjadi urussetia mesyuarat dan hendaklah mengikutkekananan.
  18. 18. 1. Perutusan Pengerusi Ruang ini mengandugi catatan tentang perkara-perkara penting yang dibangkitkan oleh Pengerusi. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi pada awal mesyuarat, semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja.
  19. 19. 2. Minit Mesyuarat yang lepas Catatankan keputusan MM lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan @ disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan. Pencadang & Penyokong Bersetuju sebulat suara
  20. 20. 4. Perkara-perkara Berbangkit Jika Berkaitana. Ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.b. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan peranggan MM lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.
  21. 21. c. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau nama jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan.4. Perbincangan – Agenda / Isu yang Dibincangkan Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.
  22. 22. 5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja – Jika Berkaitan Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah : a. Tajuk kertas kerja berkenaan. b. Agensi yang menyediakan kertas kerja. c. Tujuan utama kertas kerja disediakan.
  23. 23. d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja tersebut.e. Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan isu yang dbangkitkan dalam kertas kerja berkenaan.f. Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan isu-isu yang perlu diambil perhatian.
  24. 24. 6. Hal-hal Lain – Jika AdaRuangan ini merekodkan perkara-perkara lainyang dibincangkan di dalam mesyuarat yang padamulanya tidak termasuk di dalam agendamesyuarat.
  25. 25. 7. Penutup Minit Mesyuarat Ruang ini merekodkan perkara seperti yang berikut : a. Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkankan. b. Ucapan terima kasih Pengerusi. c. Catatan tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikh telah ditetapkan.
  26. 26. Urus SetiaCatatkan nama Agensi / Bahagian / Unit yangbertanggungjawab sebagai Urus Setia Mesyuarat.TarikhCatatkan tarikh MM berkenaan disediakan.
  27. 27. CONTOH-CONTOH MINIT MESYUARAT* Contoh Format :- Minit Mesyuarat* Contoh Minit :- Contoh Minit Mesyuarat.doc, CONTOH MINIT MESYUARAT (2).doc* Contoh Maklum Balas Minit Mesyuarat :- Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat.doc* Contoh Agenda Mesyuarat :-Contoh Agenda Mesyuarat.doc
  28. 28. APA YANG PERLU DILAKUKAN ?
  29. 29. SEBELUM MESYUARAT DIADAKAN1. Surat pemakluman mesyuarat/ surat memanggil mesyuarat kepada ahli ( 7 hari sebelum) i. Nyatakan Tarikh ii. Tempat Mesyuarat iii. Jam iv. Agenda Mesyuarat2. Bilangan Mesyuarat ke berapa3. Notis seminggu sebelum mesyuaratContoh Surat / Memo Pemakluman Mesyuarat :-Contoh Surat Panggilan Mesyuarat.docx
  30. 30. SEMASA MESYUARAT DIADAKAN1. Setiausaha i. Edarkan Borang kehadiran ii. Mencatit butir-butir perbincangan:- a. Tulisan b. Rakaman iii. Ulangi perkara penting sebelum mesyuarat ditangguhkan
  31. 31. SELEPAS MESYUARAT DIADAKAN1. Membuat minit :- i. Deraf minit mesyuarat mesti siap dalam 3 hari dari tarikh mesyuarat untuk semakan. ii. Minit lengkap dan edarkan dalam masa 7 hari untuk perhatian dan tindakan ahli.
  32. 32. FORMAT MESYUARAT1. Nama Mesyuarat.2. Mesyuarat Bilangan ke berapa.3. Tarikh Mesyuarat4. Masa Mesyuarat5. Kehadiran6. Tidak hadir7. Turut hadir
  33. 33. FORMAT MINIT MESYUARATBIL PERKARA TINDAKAN1.0 Aluan Pengerusi/ Perutusan Pengerusi Makluman ahli2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 1/2012 2.1 Pencadang & Penyokong Makluman ahli3.0 Perkara-Perkara Berbangkit :- 3.1 Laporan Biro Program/Aktiviti Ketua Biro 3.2 Laporan Biro Sukan & Rekreasi Ketua Biro 3.3 Laporan Kewangan Bendahari4.0 Hal-Hal Lain 4.1 Cadangan Lawatan Sambil Belajar ke Ketua Biro Sosial BEO Bintulu. dan Aktiviti. 4.2 Penggunaan Baju Seragam Kelab Setia Presiden dan semua ahli.5.0 Penangguhan Mesyuarat Makluman semua. Mesyuarat akan datang pada _______ ? Semua ahli.
  34. 34. SEKIAN, TERIMA KASIHSELAMATBERMESYU AR AT
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×