Your SlideShare is downloading. ×
0
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely

1,012

Published on

Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely. Presented at the Software Measurement European Forum 2010 (Rome, June 2010)

Request for Proposal (RFP) management - Ask the right questions and choose wisely. Presented at the Software Measurement European Forum 2010 (Rome, June 2010)

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
1,012
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
12
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V. Een veel gehoord bezwaar tegen het meten van de omvang is dat het pas in een veel te laat stadium mogelijk is. Wat men meestal bedoelt is dat het moment waarop dat met 100% betrouwbaarheid kan veel te laat ligt. Dat wil niet zeggen dat omvang niet in een eerder stadium gemeten kan worden . . . er zit alleen een bandbreedte aan. Pas op het moment dat het functioneel detailontwerp klaar is, dus als de requirements op het niveau van waarom en wat gedefinieerd zijn, is de functionele omvang min of meer stabiel. Is dat erg? Er zullen vaak meer aspecten van een business case een bandbreedte kennen. Daarop valt prima te sturen. Waar je naar moet zoeken is een acceptabel optimum tussen de onzekerheid die je wilt accepteren en de snelheid waarmee je beslissingen wilt kunnen nemen.
  • Sogeti Nederland B.V. Een veel gehoord bezwaar tegen het meten van de omvang is dat het pas in een veel te laat stadium mogelijk is. Wat men meestal bedoelt is dat het moment waarop dat met 100% betrouwbaarheid kan veel te laat ligt. Dat wil niet zeggen dat omvang niet in een eerder stadium gemeten kan worden . . . er zit alleen een bandbreedte aan. Pas op het moment dat het functioneel detailontwerp klaar is, dus als de requirements op het niveau van waarom en wat gedefinieerd zijn, is de functionele omvang min of meer stabiel. Is dat erg? Er zullen vaak meer aspecten van een business case een bandbreedte kennen. Daarop valt prima te sturen. Waar je naar moet zoeken is een acceptabel optimum tussen de onzekerheid die je wilt accepteren en de snelheid waarmee je beslissingen wilt kunnen nemen.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V. Al in de definitiestudiefase kun je een bandbreedte vaststellen. Als je businesscase gebaseerd is op een time-to-market van 3 maanden en een maximale IT-investering van anderhalve ton kun je al in een vroegtijdig stadium vaststellen dat deze business case niet succesvol gaat worden. Op deze sheet is een voorbeeld gegeven hoe scopemanagement zou kunnen werken op een Javaproject van ons Nederlands deliverycenter in de definitiestudiefase.
  • Sogeti Nederland B.V. Vanuit het scopemanagement zijn grenzen aangegeven waarbinnen een realistisch voorstel voor het IT-project zich zou kunnen bevinden. Als een voorstel én goedkoper én sneller is dan de meest optimistische inschatting vanuit het scopemanagement is er een vrij grote kans dat dit voorstel niet realistisch is. De inzet van scopemanagement wijst dan uit dat het goedkoopste voorstel niet het beste voorstel hoeft te zijn.
  • Sogeti Nederland B.V. Al in de definitiestudiefase kun je een bandbreedte vaststellen. Als je businesscase gebaseerd is op een time-to-market van 3 maanden en een maximale IT-investering van anderhalve ton kun je al in een vroegtijdig stadium vaststellen dat deze business case niet succesvol gaat worden. Op deze sheet is een voorbeeld gegeven hoe scopemanagement zou kunnen werken op een Javaproject van ons Nederlands deliverycenter in de definitiestudiefase.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Sogeti Nederland B.V.
  • Transcript

    • 1. Request for Proposal (RFP) Management Ask the right questions and choose wisely! Harold van Heeringen Sizing, Estimating & Control [email_address] www.twitter.com/haroldveendam Rome, June 2010
    • 2. Sogeti MD SEC
      • Division MD – RVO’s
      • Sizing, Estimating & Control
        • 11 (COSMIC) Function Point Analysts
        • 2 metrics consultants
      • Responsible for metrics part of a quotation.
        • Size: FPA/COSMIC
        • Estimation: QSM / Sogeti tool / ISBSG
        • Scenario’s !
        • Product: Methodical Estimation Report
    • 3. Request for Proposal (RFP)
      • An invitation for suppliers, through a bidding process, to submit a proposal on a specific product or service (source: wikipedia)
      • Information provided:
        • Corporate information
        • Schedule of bidding process
        • Project Summary
        • Detailed overview of the project
        • Decision criteria
    • 4. Demand issues (RFP sender)
      • Provide the right information
        • Detailed
        • Up-to-date
      • Ask the right questions
      • Build a good decision model
      • Evaluate the proposals
      • Choose wisely
    • 5. Supplier issues (RFP responder)
      • Deliver the required functionality ?
      • Meet the technical and quality requirements ?
      • Within the time limits required ?
      • Answer all RFP questions ?
      • Estimate the project costs accurately ?
      • Score the best on the clients decision model ?
      • Support our claims with proof ?
      Can we:
    • 6. RFP – Typical Metric Questions
      • What is your productivity for Java projects?
      • How long do you need to build a .Net application of 500 FP?
      • What is your price per function point for a 500 FP Oracle system?
      • Are these the right questions ??
    • 7. Generic Estimation Model Size Size Defects Effort Duration Defects Productivity Metric: Size Function points Metric: Size Function Points Metric: Effort Number of hours Manpower buildup Peak staff Metric: Duration Number of weeks Metric: Quality Number of defects Metric: Process productivity Skills and experience team Development environment Complexity Quality Management System External influences Need Software Energy Software development process Waste Time
    • 8. Supplier: Estimate the project
      • Requirements: often early / high level
      • Estimate:
        • Size
        • Duration
        • Effort
        • (Quality)
    • 9. Size: Cone of uncertainty time Concept Definition High Level Design Low level Design Realization Idea Why What How Size: Function Points RFP 4x 3x 2x 1x 0.8x 0.5x Project Rate 1 4 2 3 3 1 4 1 5 1 6 2 7 4 8 4 9 5 10 5 Average 3
    • 10. Metric: size time Size in FP Concept Definition High Level Design Low level Design Realization Idea Why What How Size: Function Points RFP
    • 11. Metric: Duration
      • Effort =
      Impossible Unpracticle Effort Duration Example: To increase duration from 10 to 12 months (20 % longer duration) the amount of effort decreases by 51 %. (same productivity and system size) Constant Duration 4 Plan A: 6.000 hours Plan B: 4.200 hours
    • 12. Scenarios Estimate / Business Case Cost depended on Time-to-market Example Scenario 1: Duration: 5,5 months Effort: 5.000 Mhr Team size: 6,7 fte Cost: € 430.000 Example Scenario 2: Duration: 5,2 months Effort: 5.500 Mhr Team size: 7,5 fte Cost: € 480.000 Example Scenario 3: Duration: 4,8 months Effort: 5.900 Mhr Team size: 8,3 fte Cost: € 530.000 Example Scenario 4: Duration: 4,5 months Effort: 6.300 Mhr Team size: 9,4 fte Cost: € 620.000 Example Scenario 5: Duration: 5,8 months Effort: 5.200 Mhr Team size: 6,2 fte Cost: € 400.000 Example Scenario 6: Duration: 6,1 months Effort: 4.900 Mhr Team size: 5,8 fte Cost: € 380.000 Example Scenario 7: Duration: 6,3 months Effort: 4.700 Mhr Team size: 5,5 fte Cost: € 360.000
    • 13. Metric questions… answer Q1 Q1: What is your productivity for Java projects? Which duration? Which size? Which technical complexity? Other influences?? PDR = 12,2 PDR = 8,2 18 Impossible Unpractical Effort (hour) Duration
    • 14. Metric questions… answer Q2
      • Q2: How long do you need to build a .Net application of 500 FP?
        • Which max. cost / effort?
        • Which quality?
        • Which technical complexity?
        • Other influences??
      4 months 8 months 19 Impossible Unpractical Effort Duration
    • 15. Metric questions… answer Q3
      • Q3: What is your price per function point for a 500 FP Oracle system
        • Which duration?
        • Which quality?
        • Which technical complexity?
        • Other influences??
      967 €/FP 643 €/FP Impossible Unpractical Effort Duration
    • 16. Client: Evaluating bids
      • Understand the size of the project
      • Understand the technical complexity
      • Estimate range with possible cost estimates: minimal, probable and maximum scenario
        • Commercial tools
        • ISBSG database
    • 17. Cost of high and low estimates
    • 18. High and low estimates in practice 10.000 5.000 hours 3.000 hours 7.000 hours 7.000 Estimation Result ! 7 A Realization (hours) 5.000 15.000 C B Fails 10.000 hours 12 months B: Realistic 5.000 hours 7 months Successful ! Efficient! 5.000 hours months Successful ! Not efficient ! 7.000 hours 11 months A: Optimistic 3.000 hours 5 months C: Pessimistic 7.000 hours 11 months
    • 19. Assess Reality ISBSG 24 MIN PROB MAX Size in FP 370 400 520 PDR in hours/FP 6.4 7.5 9.4 Effort in hours 2400 3000 4900 Duration in months 4.0 5.0 5.8 Cost x € 1.000,= 220 275 450 Cost in euro/FP 589 688 865
    • 20. Selecting the right partner ISBSG
      • Is the suppliers bid realistic?
      Price €/FP Duration mnth Realistic scenario 589 - 865 4.0 – 5.8 Bids IT department / suppliers Price €/FP Duration mnth Proposal 1 850 4 Proposal 2 610 5 Proposal 3 540 3
    • 21. Assess Reality Tool (QSM) Proposal Productivity (hour/FP) 1 8,5 2 6,1 3 5,4
    • 22. Assess Reality Tool (QSM)
    • 23. RFP Question should include
      • Metric to compare between competitors, for instance
        • Productivity (hours/FP, Function points/hour, PI)
        • Costs (Price/FP)
        • Quality (defects per function point, Mean-time-to-defect (MTTD))
      • Technology
        • for instance Java, Cobol, Oracle or MS.NET
      • Size (in Function Points or COSMIC FP)
      • Technical/ Functional Complexity
        • for instance high/mediate/low
      • Phases/Activities to include
        • for instance Technical Design, Coding, Unit testing, systems testing.
      • Duration required !!
    • 24. Example RFP Question
      • ‘ What is your productivity rate (hours/FP) for a moderately complex Java project of 500 function points and a duration of 20 weeks? Phases to include are technical design, coding, unit testing, systems testing and support of the user organization during the user acceptance test.’
    • 25. Conclusions
      • Ask the right questions:
        • Size, Cost, Productivity, Duration and Quality are highly inter dependent
        • State the questions as specific as possible!
      • Evaluate bids
        • Assess reality of proposals
      • Choose wisely
        • Don’t go automatically for the cheapest supplier!
    • 26. Next steps
      • IWSM, Stuttgart (Nov. 10-12, 2010)
      • Workshop on proposing a standard framework for the use of software metrics in RFP management
    • 27. H.S. van Heeringen [email_address] Twitter @haroldveendam Thank you for your attention

    ×