P.perniagaan (pengawalan)

11,856 views
11,554 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
11,856
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
287
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

P.perniagaan (pengawalan)

  1. 1. FATINHANIF
  2. 2.  Pengawalan ialah proses pemantauan prestasi dan membandingkan apa yang dirancang dengan yang ditetapkan dan mengambil tindakan bagi memastikan aktiviti orgaanisasi dilaksanakan mengikut perancangan yang telah dibuat pada peringkat awal. Pengawalan melibatkan penggunaan pelbagai alat untuk memantau aktiviti dengan merekod hasil yang di peroleh sebenar dengan pencapaian yang dirangcang Perancangan dibuat oleh 3 peringkat pengurusan iaitu :
  3. 3. PENGURUSAN ATASANPENGURUSANPERTENGAHANPENGURUSAN BAWAHAN
  4. 4.  Sekiranya pengawalan tidak dilakukan dengan baik, maka hasil akhir mungkin tidak seperti yang dijangkakan. Kesannya, matlamat organisasi mungkin tidak akan tercapai.. Perbezaan antara pencapaian sebenar dengan pencapaian yang dirancang akan mewujudkan sisihan. Sisihan ini menunjukkan penyelewengan telah berlaku. Setiap penyelewengan harus dikenal pasti dengan segera supaya tindakan pembetulan yang tepat boleh diambil.
  5. 5. Membolehkan segala aktiviti yang telah dirancang dilaksanakan dengan baik Membantu untukMendapatkan mengelakkanmaklum balas KEPENTINGAN sebarang penyelewenga n yang boleh dijangka Membolehkan punca kesilapan atau penyelewengan dikenal pasti segera agar tindakan pembetulan yang tepat dapat diambil dengan segera
  6. 6.  Suatu ketepatan atau garis panduan yang penting harus dibentuk bagi mengelakkan penyelewengan daripada peringkat awal hingga peringkat akhir pelaksanaan sesuatu aktiviti.
  7. 7.  Sekiranya penyelewengan telah berlaku pada masa lalu, pengawalan dapat memastikan penyelewengan yang sama tidak berulang lagi pada masa akan datang.
  8. 8.  Kadang kala penyelewengan tidak dapat dielakkan terutamanya bagi aktiviti baru yang tidak mempunyai rekod masa lepas.
  9. 9.  Melalui pengawalan, sebarang aktiviti yang telah berlaku akan direkodkan. Maklumat yang diperoleh boleh digunakan oleh pengurus sebagai garis panduan untuk melakukan perancangan dan pengawalan pada masa akan datang
  10. 10.  Kawalan ke atas organisasi ialah kawalan yang melibatkan keseluruhan bahagian organisasi bagi memastikan matlamat organisasi tercapai. Pengawalan akan bermula daripada peringkat pengurusan atasan hingga peringkat pengurusan bawahan. Pihak pengurusan bawahan dikehendaki mematuhi sebarang perancangan dan pengawalan yang ditetapkan oleh pihak pengurusan atasan. Kawalan organisasi sangat penting bagi memastikan aktiviti yang dijalankan selari dan konsisten dengan matlamat jangka pendek dan jangka panjang organisasi.
  11. 11.  Melalui prinsip kawalan ini, organisasi dapat bergerak ke arah pencapaian matlamat yang ditetapkan , selaras dengan peraturan dan polisi organisasi.
  12. 12.  Tahap kawalan ke atas program merujuk kepada proses pengawalan yang berlaku pada setiap peringkat perancangan organisasi. Sesebuah organisasi lazimnya, mempunyai 3 tahap kawalan program mengikut tahap – tahap pengurusan yang berlainan iaitu :
  13. 13. KAWALANSTRATEGIK KAWALAN TAKTIKAL KAWALAN OPERASI
  14. 14.  Merupakan kawalan terhadap kaedah pelaksanaan yang diamalkan oleh pengurusan atasan. Apabila pengurusan atasan melakukan kawalan strategik, mereka terlibat dalam 3 aspek kawalan yang penting iaitu :  memantau faktor - faktor penting dalam persekitaran yang dapat mempengaruhi daya maju sesuatu rancangan strategik yang telah ditetapkan.  Menilai kesan rancangan – rancangan strategik.  Memastikan rancangan strategik dilaksanakan seperti yang dijangka.
  15. 15.  Kegagalan kawalan ini akan mengakibatkan kegagalan kawalan taktikal dan operasi serta keseluruhan organisasi. Kawalan strategik juga menuntut pengurus atasan untuk memastikan rancangan strategik dilaksanakan seperti yang dijangkakan. Misalnya, untuk memastikan kos organisasi dikurangkan, pemberhentian pekerja perlu dilaksanakan bagi kerja – kerja yang tidak penting dalam tempoh yang ditetapkan.
  16. 16.  Merupakan kawalan yang dijalankan bagi memastikan kaedah kawalan yang diamalkan oleh setiap bahagian dalam organisasi dapat mencapai objektif bahagian yang telah ditetapkan. Tahap kawalan ini dapat menyokong dan memperincikan tahap kawalan strategik. Pengurusan pertengahan merupakan pihak yang bertanggungjawab terhadap kawalan ini. Pengurusan pertengahan juga terlibat dalam kawalan strategik dari segi membekalkan meklumat atau laporan. Pengurus pertengahan juga terlibat dalam kawalan operasi hanya dari segi memastikan rancangan operasi yang penting dilaksanakan dengan berkesan.
  17. 17.  Misalnya, katakan kawalan strategi organisasi adalah untuk mengurangkan kos operasi pada semua peringkat. Maka strategi ini perlulah dilaksanakan oleh semua bahagian atau jabatan dalam organisasi. Setiap bahagian atau jabatan pula perlu menetapkan rancangan taktikal masing – masing. Contohnya, salah satu rancangan taktikal dalam jabatan pengurusan dalam jabatan sumber manusia ialah pengurangan penggunaan kertas sebanyak 20% setiap bulan.  Apabila rancangan taktikal ini dilaksanakan, pengurus pertengahan perlu memantau dan mengawasi pelaksanaan rancangan tersebut.  Laporan mingguan perlu diberikan kepada pengurus pertengahan untuk menilai sejauh manakah penggunaan kertas telah berlaku. Sekiranya tidak ada sebarang perubahan, maka pengurus pertengahan perlu membuat tindakan pembetulan, contohnya dengan mengurangkan pembelian kertas.
  18. 18.  Kawalan organisasi berkait rapat dengan pelaksanaan aktiviti dalam organisasi. Tahap kawalan ini penting dalam menentukan pencapaian matlamat organisasi. Kawalan operasi dilakukan oleh pengurus lini/penyelia. Dalam hal ini, pengurus lini mengawal aktiviti operasi harian, memantau hasil kerja harian dan mengambil tindakan pembetulan sekiranya diperlukan. Kawalan operasi memberikan maklum balas kepada pengurus atasan tentang sejauh manakah rancangan jangka pendek dan jangka panjang dilaksanakan dengan berkesan.
  19. 19. JENIS KAWALANKAWALAN KAWALANLUARAAN DALAMAN
  20. 20.  Kawalan dalaman merupakan suatu bentuk kawalan kendiri. Dalam erti kata lain, pekerja dibenarkan mengawal tindak tanduk mereka sendiri. Dalam kawalan kendiri pekerja akan menentukan objektif dan standard yang ingin dicapai. Pekerja akan bertanggungjawab terhadap hasil akhir yang dikeluarkan. Dari segi kepimpinan, pengurus yakin terhadap keupayaan perkerja untuk menyempurnakan tugasnya. Pengurus akan menyediakan sumber atau kemudahan yang diperlukan dan pekerja akan diberi kebebasan untuk membuat kepurusan .
  21. 21.  Kawalan luaran melibatkan pengawalan terhadap pekerja yang menjalankan sesuatu aktiviti. Dalam erti kata lain, pengurus mengawal tindak – tanduk pekerja bawahannya. Seseorang ketua akan bertindak mengawal dan menyelia pekerja bagi memastikan semua aktiviti berjalan seperti yang dirancang. Sekiranya berlaku penyelewengan, penyelia akan mengenal pasti tindakan pembetulan yang perlu diambil. Jenis kawalan ini berdasarkan sistem ganjaran dan hukuman . Pengurus juga dibenarkan menggunakan peralatan teknologi untuk melicinkan proses pengawalan ini.
  22. 22.  Proses dan kitaran pengawalan merujuk kepada langkah pengawalan yang tersusun dan sistematik. Proses pengawalan yang berkesan memudahkan pencapaian matlamat organisasi. Kitaran pengawalan merujuk kepada proses pengawalan yang berlaku sepanjang masa dalam pengurusan organisasi. Proses pengawalan berakhir dengan pemerolehan maklum balas sebagai panduan untuk membuat perancangan pada masa akan datang.
  23. 23. MENENTUKAN STANDARD MENGUKUR PENCAPAIANMEMBUAT PERBANDINGAN ANTARAPENCAPAIAN SEBENAR DENGANSTANDARD MENGAMBIL TINDAKAN PEMBETULAN
  24. 24.  Standard merupakan asas untuk menilai matlamat atau objektif yang ingin dicapai. Standard mestilah jelas, mudah difahami, boleh diukur dan dapat dicapai. Standard boleh diukur dalam sebutan kuantiti, kualiti, wang dan masa.
  25. 25.  Pengukuran pencapaian bertujuan untuk mengetahui tahap pencapaian organisasi sepanjang pelaksanaan sesuatu aktiviti. Selain itu, pencapaian boleh diukur secara berkala dan berterusan Pencapaian boleh diukur dari segi masa, bentuk dan siapa dengan menggunakan pelbagai cara samaada melalui : Pemantauan Secara lisan atau bertulis kaedah automatik
  26. 26.  Perbandingan antara pencapaian sebenar sengan standard dibuat untuk mengukur keberkesanan proses pengawalan yang telah dijalankan. Pengurus akan melakukan analisis untuk mengenal pasti sebarang perbezaan/sisihan antara pencapaian sebenar dengan standard. Tindakan ini dapat mengesan sebarang penyelewengan yang mungkin telah berlaku.
  27. 27.  Tindakan pembetulan hanya akan diambil apabila penyelewengan yang besar atau ketara telah berlaku. Pengurus perlu mengenal pasti punca penyelewengan dengan tepat. Penyelewengan mungkin berpunca daripada penyalahgunaan sumber fizikal dan manusia atau kesilapan semasa menetapkan standard. Tindakan pembetulan lazimnya, dilakukan pada peringkat transformasi dan output.
  28. 28. KAWALAN AWALANKAWALAN SEMASAKAWALAN SELEPAS
  29. 29.  Kawalan ini dilaksanakan sebelum sebarang kerosakkan atau penyimpangan berlaku. Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti yang melibatkan penggunaan mesin atau peralatan Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa, membaiki atai menggantikan peralatan mesin yang telah rosak. Kawalan awalan dilaksanakan sebelum aktiviti dimulakan.  Misalnya, sebuah mesin pencetak didapati rosak, maka kawalan awalan yang boleh dilaksanakan ialah menggantikan mesin tersebut dengan yang baru.
  30. 30.  Kawalan semasa dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti sedang berjalan. Kawalan ini melibatkan tindakan pemulihan, pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan atau penyimpangan berlaku. Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kuantiti dan prestasi. Misalnya, pemeriksaan terhadap sampel untuk mengenal pasti sebarang kerosakan. Seterusnya, tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil terhadap sampel yang telah rosak berdasarkan punca kerosakan yang telah dikenal pasti.
  31. 31.  Kawalan selepas hanya akan dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktiviti tamat. Melalui kaedah kawalan ini, organisasi dapat mengetahui sama ada hasil sebenar yang diperoleh menepati perancangan yang telah dibuat atau sebaliknya. Kesannya, kecekapan dan kebersanan sesuatu aktiviti yang telah dijalankan dapat dikenal pasti. Analisis varian boleh digunakan untuk menilai kejayaan dan kegagalan sesuatu proses atau aktiviti.
  32. 32. PROSESINPUT TRANFORMASI OUTPUT TENAGA MENUKARKANKERJA, MESIN, KERETA, BAJU, INPUT KEPADADAN BAHAN DAN PERABOT OUTPUT MENTAHKAWALAN KAWALAN KAWALAN AWALAN SEMASA SELEPAS
  33. 33.  Kawalan awalan ialah kawalan ialah kawalan yang dijalankan sebelum aktiviti pengawalan ke atas input. Kawalan ini dibuat bertujuan untuk mengelakkan pemesongan atau penyelewengan dan memastikan aktiviti pengeluran mengikut spesifikasi yg ditetapkan. Kawalan semasa ialah pengawalan pada peringkat proses penukaran input kepada output. Ia meliputi memasang, mencatum, menggred, mengawet, mengadun dan menyisihkan barabg cacat semasa proses pengeluaran. Kawalan selepas ialah kawalan yang dibuat setelah aktiviti pengeluaran selesai dijalankan. Kawalan ini meliputi aktiviti menyemak output, membanding output dengan standard.
  34. 34. CIRI KAWALANYANG BERKESAN
  35. 35. MUDAH • Maklumat yang dibekalkan haruslah DIFAHAMI mudah difahami. • Sistem kawalan haruslah dapat mengesan sebarang penyelewengan yang berlaku PANTAS DAN dengan pantas dan dapat memberikanBERORIENTASI petunjuk tentang punca penyelewengan.PENGECUALIAN • Seterusnya, jenis tindakan yg perlu diambil untuk memperbetulkannya. • Memberi ruang kepada pekerja utk membuat pertimbangan tentang apa yg patut dilakukan supaya aktiviti berjalan ANJAL dgn lancar. • Setetrusnya, membuat perubahan kepada standard yg ditetapkan sekiranya perlu.
  36. 36. • Sistem kawalan yg baik perluMENYOKONG berdasarkan kpada sikap saling KAWALAN mempercayai dan penglibatan semua KENDIRI ahli organisasi. • Hendaklah memberikan penekanan kpda pembangunan, perubahan serta pembaikan dan yidak seharusnya menekankan kpada BERSIFAT hukuman dan displin. POSITIF • Dengan cara ini, pekerja akan lebih komited untuk membantu memastikan standard organisasi tercapai. • Hedaklah mempunyai standard yg tepat, yakni boleh dicapai dan difahami oleh pekerja. ADIL DAN • Standard yg ditetapkan perlu OBJEKTIF mengutamakan peningkatan prestasi dan bukannya untuk memenuhi kepentingan peribadi tertentu
  37. 37.  Perancangan dan pengawalan merupakan 2 fungsi pengurusan yang mempunyai perkaitan rapat dan amat penting dalam menentukan pencapaian matlamat organisasi. Perancangan memainkan peranan penting bagi memastikan hala tuju organisasi selari dengan matlamat yang ingin dicapai. Pengawalan pula, adalah perlu untuk memastikan pelaksanaan setiap perancangan yyang telah ditetapkan. Tanpa pengawalan sebarang perancangan tidak akan membawa kesan kepada organisasi. Dalam proses pengawalan, alat pengawalan memainkan peranan yg penting.
  38. 38.  Kadangkala, alat pengawalan juga dikenali sabagai alat perancangan Jenis alat pengawalan adalah seperti berikut :  ANALISIS PULANG MODAL  BELANJAWAN  CARTA GANTT  ANALISIS PERT/CPM
  39. 39. ALAT DEFINISI FUNGSIPENGAWALAN  mengawal kos operasi supaya tidak melebihi kos belanjawan. mengawal prestasi pekerja untuk memastikan segala Teknik untuk aktiviti yg dijlankanANALISIS meghubungkaitkan antara mencapai matlamat yg telahPULANG volum jualan, kos dan ditetapkan olh sasaran keuntungan dalam keluaran.MODAL sesebuah organisasi.  mengenal pasti unit pengeluaran yg minimun yg perlu dicapai supaya perniagaan tidak boleh mengalami kerugian dan seterusnya membolehkn perniagaan terus kekal dalam industri.
  40. 40. • memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat membiayai kos aktiviti yg dirancang. Alt untuk menganggarkan • memastiakn setiap peruntukan dan peruntukan mengagihkan sumber perbelanjaanBELANJAWAN kewangan secara cekap digunakan secara untuk melaksanakan berkesan bagi sesuatu kegiatan/projek. mengelakkan pembaziran. • memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan belanjawan disediakan berdasarkan data berangka.
  41. 41. •Mengawal penggunaan masa dan aktiviti dalam proses pengeluaran bagi memastikan Carta yg menunjukkan sumber digunakan tahap kemajuan dan dengan cekap. pencapaian setiap •Memastikan segalaCARTA aktiviti berdasarkan aktiviti disiapkan jangka masa ygGANTT mengikut jadual masa diperlukan dan yg telah ditetapkan. ditetapkan. •Memantau aktiviti yg perlu dijalankan secara serentak bagi mengelakkan pembaziran masa dan tenaga.
  42. 42. PERT • memastikan setiap Teknik pengurusan aktiviti disiapkan projek dengan masa pada masa ygANALISIS kegiatan bersifat dirancang . kebarabgkalian. • memastikan aktivitiPERT/CPM genting dan kritikal(CRITICAL CPM disiapkan pada masaPATH Teknik pengurusan yg ditetapkan supaya projek dengan masa tidak menjejaskanANALYSIS) kegiatan dianggap perjalanan diketahui dengan keseluruhan projek. tepat. • mengawal aktiviti luar jangka yg mungkin berlaku dalam proses pengeluaran.

×