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  1. 1. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007DÉFINITION DUNE BASE DE DONNÉESUne base de données est un ensemble dinformations concernant un sujet donné.Lexemple principal qui structure ce support est constitué des renseignementsnécessaires pour gérer des bons de commandes, émettre des factures, imprimerdes étiquettes, faire des statistiques sur les ventes, et ce pour une société fictive.Mais une base de données peut concerner des sujets entièrement différents,comme la gestion dun magasin vidéo, la gestion du personnel, les stocks, unecollection de tableaux, etc... Les principes sont les mêmes.Base de données sans informatique Armoir des bons de commande traités Classeur des produits Classeur rotatif Bons de commande des clients reçu le jour même Factures établies à partir des bon de commande StatistiquesUne base de données servant à facturer pourrait être constituée ainsi :Un classeur rotatif contenant toutes les "fiches clients". Les fiches sont classées parordre alphabétique, mais pour éviter les confusions dues aux homonymies, chaqueclient a un numéro.Une armoire contenant les bons de commande, classés par jour. Chaque jour, lesbons de commande reçus donnent lieu à une facture, puis sont classés.Un catalogue, sous forme de classeur avec des fiches cartonnées, décrivant lesproduits.Ces informations servent à émettre des factures, et à faire diverses statistiques,comme la liste des clients parisiens ou le chiffre daffaires pour une catégorie de 1
  2. 2. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007produits.Cet exemple est simplifié : beaucoup dautres informations (commerciaux,fournisseurs, etc..) peuvent être ajoutées à la base de données.Ces informations sont reliées entre elles : par exemple, lors du traitement dun bonde commande, il faut vérifier que le client ait une fiche client, que les articlesdemandés existent bien, que leur prix soit correct, et chercher ces informations oùelles sont stockées.Des informations concernant un sujet (la facturation) et des liens logiques entre cesinformations : cest ce qui définit une base de données.Dans cet esprit, les supports matériels de linformation font partie de la base dedonnées. Une fiche client, mais aussi un bon de commande, une facture ou une listedes produits les plus vendus sont des objets de la base de données.Base de données avec informatiqueUne base de données informatique peut reprendre tel quel lensemble desinformations ci-dessus.Seront stockés dans la base de données informatique tous les renseignements,comme les fiches clients, les fiches produits, les informations concernant lescommandes, etc...Un système informatique de base de données gère les relations entre lesinformations. La saisie dun bon de commande comportera un contrôle automatiquepour vérifier si un article existe ou pas.Cette capacité à gérer les relations entre les informations explique le nom de :Système de Gestion de Base de Données Relationnelle (S.G.B.D.R.).Une base de données informatisée peut présenter ses écrans de manière identiqueaux formulaires de papiers, pour faciliter la saisie.Contrairement à un formulaire de papier, le formulaire décran exécutera descalculs, comme le total de la commande.Bien sûr, une base de données peut servir à imprimer des factures, des étiquettes,des listes avec des totaux (quantité de produits commandés par catégorie, parexemple) et à répondre à des questions, comme : quels sont les produits dont le prixest supérieur à 1 000 € ?Microsoft Access vous permet de gérer plusieurs bases de données.Chaque base de données est intégralement enregistrée dans un fichier, sur ledisque dur.Vous pourrez avoir autant de bases de données que vous le désirez, maisMicrosoft Access ne permet de travailler que sur une base de données à la fois.Lancer ou quitter Access 2
  3. 3. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007LANCER ACCESSn Dans démarrer tous programmes Microsoft Office.n Dans le menu déroulent de Microsoft Office, double-cliquez sur licône de programme Microsoft Office Access 2003.QUITTER ACCESS Sélectionnez le menu Fichier et choisissez la commande Quitter.Fenê tre Microsoft Access1 Case système Un double clic dessus ferme Microsoft Access.2 Barre doutils Regroupe les outils (Icônes) permettant deffectuer rapidement les opérations courantes en évitant de passer par les menus.3 Barre de titre Titre de la fenêtre dapplication.4 Barre de menu Ligne des menus.5 Bouton réduire Transforme la fenêtre en icône dans la barre de taches. 3
  4. 4. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/20076 Bouton agrandir Pour passer en taille maximale ou pour restaurer la taille de la fenêtre.7 Bouton Fermer Fermer lapplication.8 Barre détat Indications relatives au mode de travail que vous utilisez, et ligne daide. Sur la droite saffichent des abréviations indiquant certains états, comme NUM pour indiquer que le pavé numérique est actif. 4
  5. 5. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007VUE GLOBALE DE MICROSOFT ACCESSCe chapitre vous familiarisera avec la structure dune base de données Access.Il ne sagit que de présenter les fonctionnalités dAccess, chacune des notionsabordées sera développée dans les chapitres suivants.Uniquement dans ce chapitre, la base de données sera constituée par :•Des informations sur des auteurs.•Des informations sur des romans.•Une question, que lon pourra poser à chaque fois que nécessaire : Quels sont les titres des romans dauteurs français ?•Un écran conçu pour faciliter et rendre agréable la saisie des fiches auteurs.•La liste imprimée des livres.Créer, ouvrir et fermer une base de donnéesCRÉERn Cliquez sur ou sur Fichier Nouvelle base de données... La boîte de dialogue Nouvelle fichier saffiche.n Dans la zone Créer, Cliquez sur Base de données vide. 5
  6. 6. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007n Dans Nom de fichier tapez biblio. Ce sera le nom du fichier contenant tous les éléments de la base.n Éventuellement, sélectionnez le lecteur, et le répertoire dans la zone Enregistrer dans, ou vous désirez créer la base de données.n Cliquez sur Créer. Access crée une base de données vide et affiche la fenêtre de base de données.FERMERnCliquez sur Fichier puis sur Fermer.OUVRIRnCliquez sur ou sur Fichier Ouvrir... La boîte de dialogue Ouvrir une base de données saffiche. 6
  7. 7. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007nChoisissez éventuellement, dans la zone Regarder dans où se trouve la base dedonnées. Access ouvre la base de données biblio et affiche la fenêtre Base de données :TablesAccess stocke les informations dans des tables. 7
  8. 8. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007Une table est un groupe dinformations sur un domaine précis. Par exemple, toutce qui concerne les clients peut être enregistré dans une table, et tout ce quiconcerne les produits dans une autre.Les tables présentent linformation sous forme de tableau. Prenons lexempledune table dauteurs de romans, elle pourrait se présenter ainsi : Nom Prénom Nationalité Deplagne Arnaud Français Munoz Guillaume Espagnol Sorba Antoine Français Meniere William FrançaisLa table ci-dessus concerne un sujet précis : les auteurs. Les romans sont un autresujet et auront leur propre table.Nous verrons plus loin la nécessité de fractionner linformation entre plusieurs tables.Chaque ligne de cette table concerne un auteur, et représente le contenu dune ficheAuteurs.Une ligne est appelée enregistrement. Dans un enregistrement, les renseignementssont saisis dans différentes zones (colonnes) appelées champs. Ainsi, le champPrénom du troisième enregistrement contient la valeur Antoine.CRÉER UNE TABLE AVEC LASSISTANTNous allons créer la table des auteurs. La fenêtre Base de données est affichée, etlonglet Table est sélectionné. Double Cliquez sur Créer une table à laide de lassistant. La boîte de dialogue Assistant Table saffiche. 8
  9. 9. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007Lassistant apparaît. Son but est de vous aider à créer une table. Pour cela, il vouspropose des tables exemples, dans lesquelles vous pouvez sélectionner des champs.Ces champs seront des éléments de votre table. Lisez attentivement les instructionsde lassistant.Rappelez-vous que nous désirons une table (Auteurs) avec trois champs (troiscolonnes) : Nom, Prénom, Nationalité. 1. Cliquez sur loption Privé. 2. Faites défiler vers le bas la liste des tables exemples, puis cliquez sur la table dexemple Auteurs. 3. Cliquez sur le champ dexemple Nom.nCliquez sur le bouton marqué dun > pour ajouter le champ NomFamille dans lanouvelle table. 9
  10. 10. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007 Ajoute le champ sélectionné Ajoute tous les champs. Enlève le champ sélectionné Enlève tous les champs.nCliquez sur Prénom puis sur >nCliquez sur Nationalité puis sur >nCliquez sur Suivant >Létape suivante saffiche. Lisez attentivement le texte affiché. Lassistant proposeAuteurs comme nom de table. Par défaut, il sagit du nom choisi dans la zoneTables exemple de lécran ci-dessus. Il faut également choisir entre laisser Accesscréer une clé primaire ou en définir une soi-même. 10
  11. 11. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007nCliquez sur Non, je définirai moi-même la clé primaire.CLÉ PRIMAIRELa notion de clé primaire est dune importance cruciale.Supposons quun comptable dune société doit vous adresser un chèque, il estpréférable quil trouve votre adresse (dans une table Access), et non celle duneautre personne.Si la recherche est basée sur le nom, il peut y avoir homonymie. Pour éviter cesconfusions, il faut quil y ait un champ dont le contenu soit unique pour chaqueenregistrement, comme un numéro de sécurité sociale.La clé primaire sert à identifier chaque enregistrement, et, accessoirement, àordonner une table. Access nautorise pas les valeurs en double dans une cléprimaire.Le numéro de sécurité sociale pourrait être une clé primaire dans une tableAccess : la personne qui a votre numéro est sûre de trouver votre enregistrement.Dans notre table, nous choisirons le champ NomFamille comme clé primaire(nous ne pouvons donc pas avoir deux auteurs ayant le même nom). Nousverrons plus tard quune clé primaire peut être composée de plusieurs champs. Access demande ensuite quel type dinformation il y aura dans le champ NomFamille (servant de clé primaire). Les deux premières options proposent des nombres, la dernière permet de saisir nimporte quel caractère.Dans cet exemple extrêmement simplifié, nous choisissons le nom comme cléprimaire. La plupart du temps il est plus judicieux de choisir un champ contenant unnombre ou une référence, pour éviter les problèmes de doublons.Loption Nombres et/ou lettres étant sélectionnée, cliquez sur le bouton Suivant> 11
  12. 12. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007n Laissez sélectionnée loption Entrer des données et cliquez sur le bouton Terminer. La nouvelle table, vide, saffiche.nFermez cette table en double-cliquant sur sa case système.CRÉER UNE TABLE SANS ASSISTANTVous allez créer la table Livres 1. Longlet Table doit être sélectionné. Au besoin cliquez dessus. 2. Double cliquez sur Céer une table en mode création. 12
  13. 13. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007 1. Sélectionner le Mode Création. 2. Cliquez sur le bouton OK.II est possible que dautres fenêtres saffichent. Dans ce cas, fermez-les en double-cliquant sur leur case système.Notez, en bas à droite de la fenêtre Table, le texte daide dAccess. Souvent, un textedaide apparaît dans la barre détat de la fenêtre dAccess.Cette fenêtre permet dajouter et de définir les champs que contient la table. La tableLivres doit contenir les champs (colonnes) suivants : Titre, Auteur, Genre et Prêté à.n Saisissez Titre dans la première colonne sur la première ligne. En cas derreur, utilisez la touche  (retour arrière) pour effacer.n Appuyez ensuite sur  pour placer le curseur dans la première colonne, ligne 2. De la même manière, saisissez les champs Auteur, Genre, Prêté à.Il faut maintenant définir la clé primaire de la table Livres. La clé primaire seracomposée à partir du champ Titre. Le titre servira donc à identifier précisément unenregistrement (une ligne) de la table Livres, et ne pourra pas être en double. 13
  14. 14. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007 1. Cliquez sur ce bouton. Cest un sélecteur, Il sert à sélectionner une ligne. 2. Cliquez sur ce bouton pour que le champ Titre soit une clé primaire. 3. Une petite clé apparaît sur le sélecteur du champ sélectionné.nCliquez sur ou choisissez Fichier Enregistrer sous...nDans la boîte de dialogue qui apparaît, tapez Livres.n Cliquez sur OK. La table est créée.n Fermez-la en double-cliquant sur sa case système. Dans la fenêtre Base de données, avec longlet Table sélectionné, on voit les deux tables récemment créées. 14
  15. 15. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007RÔLE DES TABLESLe rôle des tables est de stocker linformation. Tout ce que vous désirez saisir etconserver dans la base de données sera enregistré dans une table.Relations entre les tablesLa notion de relation entre les tables est importante. Il y a une relation entre lestables Auteurs et Livres. Pour quun livre existe, il faut un auteur. Ainsi, si noussaisissons un nom dauteur dans la table Livres, il faut que ce nom existe aussidans la table Auteurs, où, en tant que clé primaire, il sert à identifier unenregistrement.Access empêchera aussi que lon supprime un enregistrement pour un auteur, dans latable Auteurs, sil y a des livres portant son nom, dans la table Livres.Veiller à ce que ce type de problème ne se pose pas sappelle "appliquer lintégritéréférentielle". Nous allons voir comment établir ce genre de relation entre la tableAuteurs et la table Livres, et comment veiller à lintégrité référentielle.CRÉATION DUNE RELATION ENTRE DEUX TABLESCliquez sur le bouton pour afficher la fenêtre Relations. Elle saffiche, vide, et uneboîte de dialogue nous invite à ajouter des tables. 1. Cliquez sur Auteurs. 2. Cliquez sur Ajouter. 3. Cliquez sur Livres. 4. Cliquez sur Ajouter. 5. Cliquez sur Fermer.Les deux tables apparaissent dans la fenêtre Relations.Vous allez créer une relation entre le champ NomFamille de la table Auteurs et lechamp Auteur de la table Livres. 15
  16. 16. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007 1. Cliquez sur le champ NomFamille et gardez enfoncé le bouton de la souris. 2. Déplacez le curseur sur le champ Auteur et relâchez le bouton de la souris. 1. Cliquez sur la case à cocher Appliquer lintégrité référentielle. 2. Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur bouton Créer .Dans la zone doption Une à Plusieurs. Cela signifie quun auteur peutavoir plusieurs livres. A une fiche de la table Auteurs peuvent correspondreplusieurs fiches de la table Livres. On appelle ce type de relation unerelation un à plusieurs.Loption Une demanderait à Access de naccepter dans la table Livrequune seule fiche par fiche de la table Auteurs. On appelle ce type derelation une relation un à un.Désormais, une relation appliquant lintégrité référentielle existe entre les tablesAuteurs et Livres. Elle est symbolisée par le trait qui relie les deux tables dans lafenêtre Relations. 16
  17. 17. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007Les symboles 1 et ∞ signifient relation de un à plusieurs entre A u t e u r s et Livres,par lintermédiaire des champs NomFamille et Auteur.Pour établir une relation, la table du coté UN doit obligatoirement avoir uneclé primaire. Cette clé primaire sert de lien vers la table de destination.Il est possible, avec la fenêtre Relations, de supprimer une relation déjàexistante.II faut sélectionner le lien entre les tables concernées (en cliquant sur le traitqui unit les tables) et utiliser Edition Supprimer. Au besoin, avec la souris,éloigner les tables lune de lautre, dans la fenêtre Relations, pour que le liensoit visible.Dans la fenêtre Relations, en double-cliquant sur le lien qui unit deux tables,la boîte de dialogue Relations apparaît. Il est alors possible de changer lesoptions de la relation.nEnregistrez en cliquant surnFermez la fenêtre R e l a t i o n s en double-cliquant sur sa case système.Nous allons tester cette relation en ajoutant des données dans les tables. Dans lafenêtre Base de données, longlet Table doit être sélectionné.nCliquez sur la ligne Auteurs puis cliquez sur le bouton Ouvrir .La table A u t e u r s souvre en mode feuille de données. Elle ressemble ainsi à unefeuille de calcul dun tableur. Elle est, pour linstant, vide.n Saisissez les renseignements ci-dessous. Les touches fléchées permettent de déplacer le curseur dans la table. Après chaque renseignement saisi, appuyez sur  pour valider et passer au champ ou à lenregistrement suivant. La t o u c h e ; Suppr efface les caractères sélectionnés, et sil ny a pas de caractère sélectionné, ceux à droite du curseur. 17
  18. 18. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007 La touche(effacement arrière) efface les caractères sélectionnés ou ceux à gauche du curseur. On sélectionne des caractères en cliquant devant un caractère, en gardant le bouton de la souris enfoncé, en déplaçant le curseur derrière le dernier caractère à sélectionner, puis en relâchant le bouton de la souris.nFermez la table Auteurs en double cliquant sur sa case système.n Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur Livres , puis sur Ouvrir . Pour tester lapplication des règles dintégrité référentielle par Access, vous allez saisir le premier enregistrement avec un auteur inconnu.nSaisissez R e c e t t e d oe uf s , appuyez sur EntrnSaisissez B omb a r et validez avec Entr. Notez quAcess ne réagit pas encore.nSaisissez C u i s i n e et validez avec EntrnValidez le champ Prêté à avec Entr.Un message derreur saffiche. Lorsque vous avez tenté de quitter lenregistrement, Access a essayé de le sauvegarder. Mais lauteur Bombar nexistant pas dans la table Auteurs, lenregistrement na pas été sauvegardé, et un message derreur sest affiché.nCliquez sur le bouton OK.n Choisissez Édition Annuler enregistrement en cours. Tout ce que lon vient de taper est annulé, et la condition derreur nexiste plus. 18
  19. 19. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007n Saisissez les renseignements ci-dessous, en validant avec :Entr à chaque champ.nFermez la table Livres en double-cliquant sur sa case système.n Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur Auteurs , et sur le bouton Ouvrir .La table souvre en mode feuille de données.nAppuyez sur la touche Suppr pour supprimer lenregistrement.Un message derreur saffiche.Les règles dintégrité référentielle sont respectées : on ne peut supprimer un auteursil y a des livres à son nom.nCliquez sur le bouton OK. nPuis, fermez la table Auteurs.Dans la table Auteurs, on peut modifier ce que lon désire sauf le champ clé primaire(Nom), car le nom est aussi dans la table Livres, et sert à faire le lien. Si pour un auteurle nom changeait dans la table Auteurs et pas dans Livres, Access ne pourrait plusétablir la relation entre les deux tables. Si lon tente de le modifier, le même messagederreur saffichera.Si vous désirez pouvoir modifier la clé primaire dans une table du coté UN (le champNom dans la table Auteurs), il faut cocher Mise-à-jour en cascade dans la boîte dedialogue Relations (voir page 31). Dans ce cas Access accepte la modification duchamp et modifie automatiquement le champ Auteur dans les enregistrements 19
  20. 20. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007concernés de la table Livres.De même, si vous désirez pouvoir supprimer un enregistrement de la table Auteursmême sil y a des enregistrements liés dans la table Livres, vous devez cocherSuppression en cascade dans la boîte de dialogue Relations. Dans ce cas, quandvous supprimez lenregistrement pour un auteur dans la table Auteurs, Accesssupprime automatiquement tous les enregistrements pour cet auteur dans la tableLivres.RÔLE DES RELATIONSLes relations permettent essentiellement de maintenir lintégrité des informations :éviter lincohérence entre les informations stockées dans des tables différentes.RequêtesUne requête est une action qui porte sur plusieurs enregistrements.Les requêtes les plus courantes sont les requêtes sélection, qui sont des questionsque lon pose à Access sur la base de données.Mais il existe dautres types de requêtes, comme les requêtes suppression, quisuppriment tous les enregistrements correspondant à certains critères.Demander la liste des livres dauteurs français est une requête sélection.nCliquez sur le bouton Nouveau de la fenêtre Base de données, afin de créer unenouvelle requête.nCliquez sur Mode Création et ensuite sur OK 20
  21. 21. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007Access demande, dans la boîte de dialogue Ajouter une table, où sont lesrenseignements utiles pour effectuer la requête.Ils sont dans les tables Livres (pour avoir au moins le titre) et Auteurs (pour avoir lanationalité). 1. Cliquez sur Auteurs. 2. Cliquez sur Ajouter. 3. Cliquez sur Livres. 4. Cliquez sur Ajouter. 5. Cliquez sur FermerLa requête, actuellement affichée en mode création, se présente sous la forme dunefenêtre constituée de deux parties. La partie supérieure contient les tables de larequête. La partie inférieure sert à préciser le résultat que lon attend. 21
  22. 22. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007La requête doit afficher les champs Titre, Auteur et Nationalité. Un champ sajoutetrès simplement : en lattrapant à la souris et en le relâchant à sa nouvelle position,comme dans le dessin ci-après. 1. Cliquez sur le champ Titre et gardez enfoncé le bouton de la souris. 2. Placez le curseur sur champ et relâchez le bouton de la souris. 3. De la même manière, placez les champs Auteur et Nationalité.Vos champs sont sélectionnés. Il faut maintenant indiquer à Access de restreindrelaffichage aux seuls auteurs français, autrement dit de saisir les critères desélection. 22
  23. 23. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007 1. Saisissez français sur la ligne Critères, dans la colonne Nationalité.Votre requête est prête.nEnregistrez la requête en cliquant sur (ou sur Fichier Enregistrer sous...).nSaisissez Liste des livres d auteurs français et cliquez sur OK.Les objets dAccess ont au moins plusieurs modes dutilisation : création, feuille dedonnées.Bouton mode Création, enfoncéBouton mode Feuille de données.Votre requête est actuellement en mode création (le bouton mode création estenfoncé). Dans le mode création, on peut créer ou modifier lobjet (supprimer unchamp dune requête ou ajouter un champ à une table).Le mode feuille de données sert à visualiser et à modifier les informations, commenous lavons vu avec les tablesnCliquez sur le bouton mode feuille de donnéesLa requête sexécute et le résultat apparaît sous la forme dune feuille de données.MUNOZ, lauteur espagnol, nest pas affiché. 23
  24. 24. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007Le résultat dune requête est généralement une nouvelle vue sur des informations quiexistent déjà dans les tables. Il ne sagit pas dune nouvelle table (mais il existe desexceptions à ce sujet, que nous verrons plus tard). La feuille de données sur votreécran nest, en quelque sorte, quune partie des tables Auteurs et Livres. Si lonmodifie les données dans la requête affichée, on les modifie aussi dans les tables.n Changez le titre du roman de M. Deplagne, Orion 418, saisissez à la place Orion 417 (il suffit de cliquer juste avant le 8, dappuyer sur la touche Suppr et de taper 7).n Fermez la fenêtre de la requête en double-cliquant sur sa case système. La requête apparaît dans la fenêtre Base de données. Vous pourrez la lancer à chaque fois que vous le souhaitez. Vérifiez que le changement de titre que vous avez effectué dans la requête a bien été répercuté dans la table Livres.n Cliquez sur longlet Table de la fenêtre Base de données, puis cliquez sur Livres , dans la liste des tables.n Cliquez sur Ouvrir, la table Livres saffiche. Le titre a bien été modifié. 24
  25. 25. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007nFermez la table en double-cliquant sur sa case système.RÔLE DES REQUÊTESLes requêtes ont essentiellement trois rôles :•Poser une question.• Modifier automatiquement la base de données (supprimer certains enregistrements, par exemple).• Servir à construire dautres objets dAccess, comme des formulaires.Une requête construite avec plusieurs tables permet de saisir dans ces diverses tables.Dans lexemple ci-dessus, modifier des données dans la requête Liste des livresdauteurs français les modifie dans les tables Auteurs et Livres.FormulairesUn formulaire permet de présenter linformation sous forme de fiche, plutôt que sousforme de feuille de données.CRÉATION INSTANTANÉE DUN FORMULAIRE 25
  26. 26. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007Longlet Table et la table Auteurs doivent être sélectionnés.nCliquez sur le bouton formulaire instantané Le formulaire est créé et saffiche à lécran.nCliquez sur Fichier puis sur Enregistrer le formulaire sous...nSaisissez Auteurs et cliquez sur OK.Fermez le formulaire en double-cliquant sur sa case système. Notez, dans la fenêtreBase de données, la présence du formulaire. 26
  27. 27. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007RÔLE DES FORMULAIRESLes formulaires présentent linformation de façon plus agréable et conviviale, sousforme de fiche. Ils peuvent intégrer les éléments habituels de Windows : cases à cocher,zone doptions, listes déroulantes, etc...ÉtatsUn état sert à imprimer le contenu dune table ou dune requête.CRÉATION INSTANTANÉE DUN ÉTATn Dans la fenêtre Base de données, sélectionnez longlet Table et cliquez sur la table Livres.nCliquez sur loutil état instantané 27
  28. 28. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007 Access crée votre état, et laffiche en mode aperçu. Le mode aperçu permet de visualiser un état avant de limprimer. Vous pouvez explorer le document en utilisant les barres de défilement horizontales ou verticales, et, si votre liste était plus grande, en affichant dautres pages.Si vous disposez dune imprimante :n Cliquez sur loutil , et validez la boîte de dialogue qui apparaît en cliquant sur OKVotre état simprime. Il ne reste plus quà enregistrer votre état, afin de pouvoir lutiliserde nouveau.n Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous... La boîte de dialogue denregistrement détat apparaît.n Saisissez Livres, et validez en cliquant sur OKn Fermez létat en double-cliquant sur sa case système.RÔLE DES ÉTATSLes états servent à imprimer le contenu de tables ou de requêtes. Les états sont desoutils danalyse.Gestion des objets dAccessTables, requêtes, formulaires et états sont les objets qui composent une base dedonnées Access. Ils peuvent être copiés, effacés, renommés, exporter.OUVERTURE DES OBJETS 28
  29. 29. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007Pour ouvrir une table, une requête ou un formulaire, il suffit de cliquer sur longletcorrespondant dans la fenêtre Base de données, de sélectionner lobjet en cliquantdessus, et de cliquer sur le bouton Ouvrir.Pour les états, le bouton Aperçu permet de les visualiser, ils peuvent être imprimésavec Fichier Imprimer...ÉCRANLa fenêtre Access peut contenir plusieurs fenêtres ouvertes simultanément. Le menuFenêtre donne la liste des objets Access ouverts. Il suffit de cliquer, dans le menu,sur le nom de lobjet pour que sa fenêtre devienne active et saffiche au-dessus desautres.Dautre part, la commande Fenêtre Mosaïque permet de diviser lécran dAccessentre les fenêtres ouvertes.Access affiche parfois une multitude de fenêtres, et il est important de savoir lesdéplacer, afin de visualiser ce quelles pourraient cacher.Pour déplacer une fenêtre, il suffit de lattraper à la souris grâce à sa barre de titre, etde la relâcher ailleurs, comme dans lillustration ci-dessous.IMPRESSIONChaque élément dAccess peut être imprimé avec Fichier Imprimer...IMPRIMER LA DÉFINITION DUN OBJETDans la fenêtre Base de données, pour imprimer la structure dune table, dunerequête, des renseignements sur un formulaire ou un état, il faut utiliser FichierImprimer la définition...COPIER UNE TABLE 29
  30. 30. Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007n Cliquez sur longlet Table de la fenêtre Base de données, et cliquez sur la table Auteurs.n Choisissez Edition Copier pour mettre une copie de la table dans le presse papiers.n Choisissez Edition Coller et saisissez double comme nom de table, et validez.CHANGEMENT DE NOMnCliquez sur la table double.nChoisissez Fichier Renommer... et saisissez Sauvegarde Auteurs.nValidez.SUPPRESSIONn Dans la fenêtre Base de données, cliquez la table Sauvegarde Auteurs et choisissez Édition Supprimer.n Confirmez en cliquant sur OK.ANNULER LA DERNIÈRE ACTIONEn cas derreur, pour annuler la dernière action effectuée : utilisez Edition Annuler(ou en cliquant sur le bouton ). 30

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