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Inventory Accounting & I    t  A       ti  & Management for Company X
Contents:  Introduction  Wh  i  i   What is inventory and Purpose of inventory                      d P         f i  In...
Introduction This presentation is prepared for justifying the relation‐ ships between Finance and Accounting function and ...
What is inventory                  y  A physical resource of items held in stock with the      intent of using it for dri...
Recognizing inventory    g     g         y  Material in Transit and Incoterms 2000    FOB       CIFCFR       Ex‐Work s...
Recognizing inventory    g     g         y  Inventory owned by Company and held in the      warehouse or site.     wareho...
Risks and Inventory                  y  Risk of transporting stocks      D       Damage  Risk of holding stock       I...
Inventory Controls        y Inventory controls should be designed and evaluated by COSO or  any Internal Controls Framewor...
Inventory Costing Formula        y       g  FIFO     Th        The materials that are first‐in are first out            ...
Reporting Requirements  p     g q  International Financial Reporting Standards (IFRS).     Fi      Financial Statements ...
Reporting Requirements ‐ Cont  p     g q  Internal Reporting.    AAccounting purposes              ti       Drilling & ...
Audit on Inventory                 y  International Standards on Auditing (ISA)     Audit samples     Testing controls ...
Audit on Inventory ‐ Continued                 y  Joint Operation Agreement and Joint Venture Audit.     A dit S      Au...
Recommendations 1 Keeping drilling materials owned by entity in different    records from consignments, rental materials. ...
Recommendations ‐ Continued 6 Coordinating with Drilling management that have clear    drilling plan program  to determine...
Recommendations ‐ Continued  9 Transferring excess materials between licenses    operated by Corporate rather than purchas...
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Inventory accounting & management [compatibility mode]

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Accounting for and Management of Drilling Materials Inventory in Oil and Gas Companies.

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  1. 1. Inventory Accounting & I t  A ti  & Management for Company X
  2. 2. Contents:  Introduction  Wh  i  i What is inventory and Purpose of inventory   d P   f i  Inventory Recognition.  Risks associated with inventory.  Inventory Controls.  Inventory Cost Structure.  Reporting requirements for inventory.  Inventory Audit.6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 2
  3. 3. Introduction This presentation is prepared for justifying the relation‐ ships between Finance and Accounting function and  Supply Chain and Logistics function in order to make  the transactions process between two different functions  goes in harmony to achieve entity’s overall objectives,  and to increase the effectiveness and efficiency of each  y different function. This presentation does not cover the initial purchase for  inventory, it covers the inventory management in details  and supply chain in summary. pp y y6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 3
  4. 4. What is inventory y  A physical resource of items held in stock with the  intent of using it for drilling wells. intent of using it for drilling wells P Purpose of holding stock.   f h ldi   k  Economies of purchasing (Discount, hedge)  Transportation savings   Meet variations in drilling well needs. g6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 4
  5. 5. Recognizing inventory g g y  Material in Transit and Incoterms 2000  FOB  CIFCFR  Ex‐Work seller’s premises or buyer’s premises/DDP6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 5
  6. 6. Recognizing inventory g g y  Inventory owned by Company and held in the  warehouse or site. warehouse or site  Consignment held in the warehouse or site.6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 6
  7. 7. Risks and Inventory y  Risk of transporting stocks D Damage  Risk of holding stock  Inventory growing at a rate greater than needs.  Obsolescence  Missing or stolen materials.  Damage  Drilling operation stoppage.  High purchasing cost. g p g6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 7
  8. 8. Inventory Controls y Inventory controls should be designed and evaluated by COSO or  any Internal Controls Framework.  Procure inventories based on final drilling program and  considering the lead time from requesting the materials and  received them in the entity’s premise  Maintaining inventory recording system (Inventory receipt and  issuance authorization, documentation, tracking records) issuance authorization  documentation  tracking records)  Potential cost and benefits of large purchases  Physical count  Storage safety environment.6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 8
  9. 9. Inventory Costing Formula y g  FIFO  Th   The materials that are first‐in are first out t i l  th t   fi t i    fi t  t  The Drilling well is charged by old inventory price  Th   The remaining stock on hand is evaluated based on  i i   k   h d i   l d b d    current price.  Specific Identification.  For small number of items  For small movement of items.6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 9
  10. 10. Reporting Requirements p g q  International Financial Reporting Standards (IFRS).  Fi Financial Statements and disclosures. i l St t t   d di l  Production Sharing Agreement (PSA).( )  Statement of Expenditures (SOE).  List of inventory held by the Company.  Cost Recovery Statements (CRS).  Joint Operation Agreement (JOA) J p g (J )  Joint Interest Billing (JIB).6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 10
  11. 11. Reporting Requirements ‐ Cont p g q  Internal Reporting. AAccounting purposes ti    Drilling & Management purposes6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 11
  12. 12. Audit on Inventory y  International Standards on Auditing (ISA)  Audit samples  Testing controls  Substantive test (Analytical procedures  and Test of details)  Audit Report.    P d i  Sh i  A Production Sharing Agreements and Cost Recovery Audit.   d C  R  A di  Audit Samples  Review the documents  approval and calculations Review the documents, approval and calculations.  Checking how far from budget.  Cost Recovery Audit Report y p6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 12
  13. 13. Audit on Inventory ‐ Continued y  Joint Operation Agreement and Joint Venture Audit.  A dit S Audit Samples l  Review the documents .  Ch ki  h  f  f Checking how far from budget.  b d  Checking the existence of inventory  J i  V Joint Venture Audit Report  A di  R  Audit is checking some financial assertions (e.g.  Existence, ownership, Accuracy and Valuation) E i   hi  A   d V l i )6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 13
  14. 14. Recommendations 1 Keeping drilling materials owned by entity in different  records from consignments, rental materials. g , 2 Using consistent stock code over years. 3 Applying FIFO method for evaluating drilling materials in  pp y g g g agreement with Corporate policy. 4 Recording the drilling materials owned by entity to LLI  then issued from LLI except for consignment and rental  items that should be direct well cost. 5 Establishing new policy or updating the current policy to  cover the physical count, inventory reports, normal and  abnormal inventory variances (shortage or overage) and  how to treat such variances, and safety of the warehouses. h  t  t t  h  i   d  f t   f th   h6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 14
  15. 15. Recommendations ‐ Continued 6 Coordinating with Drilling management that have clear  drilling plan program  to determine the required materials  per well and giving Logistics proper lead time to order and  ll d l d d d receive the materials. 7 Inventory records and Purchase orders records should have  adequate information and common references between  other records with Finance and our Customs Authority’s  records to have easily and proper reconciliations between  the records. 8 Performing physical count on frequently basis, reconcile it  to the inventory records and adjust the variances obtain the  approval for variances from the proper parties as per the  agreements.6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 15
  16. 16. Recommendations ‐ Continued 9 Transferring excess materials between licenses  operated by Corporate rather than purchasing the  t d b  C t   th  th   h i  th   materials with considering the risk of price  transferring. t f i 10 Looking at the potential cost and benefit for any  large purchases made, and find ways to save  l   h   d   d f d        money for the entity.6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 16
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